Eisenhowerova matice - používejte správně čas

V našem šíleně rychle se rozvíjejícím století se zdá, že čas nejde jen, ale letí rychlostí nadzvukové roviny. V takovém cyklu událostí a dnů, který je zatížen množstvím záležitostí a plánů, si často nedokážeme uvědomit ani polovinu toho, co bylo plánováno. A chci všechno chytit. Jak správně používat čas, pomocí matice Eisenhower, se budeme zabývat podrobněji.

Čas je vše, co máme. K lepšímu nebo horšímu, žijeme svůj život přímo závisí na tom, jak a na čem trávíme svůj čas. A ti, kteří chtějí mít čas na své cestě, se zpravidla učí efektivně řídit svůj čas. Time management (time management) není nic jiného než plánování. Je to to, co pomáhá přestat se bát kvůli hořkému pocitu, že čas je krátký, že mu to moc chybí, a proto se nedá nic dělat.

Kdysi dávno byla slavná americká vojenská a politická postava Dwight David Eisenhower vážně zapojena do hledání řešení problému efektivního plánování, byl také prezidentem Spojených států. A podařilo se mu najít řešení tohoto problému, dokonce přišel s jeho systém řízení času.

Stalo se tak, že lidský mozek snadněji a lépe vnímá strukturované informace, to znamená přivedené do nějakého specifického systému, rozdělené na police. Zároveň by bylo hezké tyto police vizualizovat, učinit je vizuálními, například pomocí nějakých diagramů nebo diagramů.Právě tento princip rozdělování případů je základem Eisenhowerovy matice, která je jednou z hlavních metod v teorii efektivního řízení času.

Vizualizace plánu akcí a akcí pomocí matice je velmi jednoduchá. Nakreslete čtvereček na papír a rozdělte jej dvěma kolmými čarami na čtyři stejná pole. Měli byste dostat okno s grilem ve tvaru kříže. Tato pole rozdělí váš případ do 4 skupin, z nichž každá bude záviset na známkách důležitosti / nedůvěry a naléhavosti / naléhavosti. Pole vytvořená z průsečíku čar se nazývají kvadranty (matematický koncept) a jsou označena takto:

• kvadrant A (důležité a naléhavé úkoly);
• kvadrant B (důležité, ale nikoli naléhavé úkoly);
• kvadrant C (ne důležité, ale naléhavé úkoly);
• kvadrant D (nedůležité a ne naléhavé úkoly).

Matice Eisenhower má výhody i nevýhody. Popíšeme to i další a začneme výhodami.

• Navzdory svému názvu „matice“, což znamená něco složitého, je systém ve skutečnosti velmi snadno pochopitelný a je bez problémů aplikovatelný.
• Případy, cíle a cíle jsou rozděleny do pouze 4 kategorií, což pomáhá jejich lepší orientaci.
• Rozdělení úkolů podle kriterií naléhavosti a důležitosti vám umožňuje vtlačit do pozadí nevýznamné a nedůležité záležitosti, a tak vám umožňuje přejít na frontu důležité a naléhavé. Takto jsou případy analyzovány a filtrovány. Ti, kteří vůbec nemusí ztrácet čas, jsou vyloučeni.
• Hlavní výhoda spočívá v tom, že matice umožňuje co nejefektivnější zefektivnění času, což umožňuje provádět vše včas.

Nevýhody tohoto systému jsou také k dispozici.

• Matice je při dlouhodobém plánování neúčinná. Je vhodný pro současné události nebo do blízké budoucnosti.
• Pokud neexistují žádné denní cíle, není třeba takový systém používat.
• Abyste mohli matici efektivně využívat, musíte rychle a přesně rozdělit cíle do skupin. K tomu je třeba pochopit, kterému z nich lze přiřadit stupeň „důležité“ a které cíle nejsou příliš důležité, které je třeba naléhavě dokončit a které jsou volitelné. Takový výcvik vyžaduje čas, to znamená, že matrice pro vás hned „nefunguje“, ale je to minus.
• A v důsledku předchozího odstavce mohou nastat chyby s přesností přiřazování případů určitému stavu.

Každý kvadrant matice zvažujeme podrobněji.

Pokud jste mistrem plánování, bude kvadrant A prázdný. Pokud se v ní objevily věci, znamená to, že vaše špatná organizace. Umožňujete vzdělání ve věcech zápletek a blokád. Důvodem tohoto obrázku je zpravidla lenost.

Nebo nemusíte správně určovat priority. Samozřejmě, že někdy jsou takové situace přípustné, ale když je to systematicky pozorováno, je prostě nutné pracovat na osobní sebekázni. Aby se předešlo „usazení“ výstřelku v kvadrantu A, je nutné se včas vypořádat s úkoly zavedenými ve zbývajících polích.

Stále však lze zadat malý seznam úkolů v kvadrantu A. Může to být:

• zdravotní problémy;
• případy, jejichž selhání může vyvolat výskyt problémů, zhoršit kvalitu života, ohrozit pohodu rodiny a práce;
• případy, jejichž selhání výrazně zkomplikuje cestu k dosažení hlavních cílů nebo povede k jejich narušení;
• cesta z různých nouzových a krizových situací.

Pokud přesto máte v tomto kvadrantu mnoho bodů, vzdejte se všech snah o jejich odstranění. A nezapomeňte, že implementaci některých položek ze seznamu důležitých a naléhavých lze zcela přesměrovat, přenést na někoho ze zástupců, není nutné nést celou zátěž ze všech záležitostí pouze na sebe.Tento přístup pomůže rychle se vypořádat s plností kvadrantu A.

Z pozorování vyplývá, že lidé, kteří upřednostňují řešení problémů z kvadrantu B, se stanou nejúspěšnější, rychleji se pohybují po žebříčku kariéry, jsou finančně prosperující, nemají nedostatek času a žijí harmonický, plnohodnotný život. Neodkladné úkoly patří do kategorie nejslibnějších a prioritních, a pokud jim člověk věnuje svou hlavní pozornost, pak se vše vyvíjí tak, jak má.

Je třeba mít na paměti, že nedostatek naléhavosti ve skupině B někdy vede ke zpoždění při plnění stanovených bodů a migrují do skupiny A, kde již budou vyžadovat rychlou reakci. Pokud postupně a pravidelně řešíme důležité, ale ne velmi naléhavé úkoly, bude tento proces probíhat klidně a efektivně. Je třeba přistupovat k tomuto druhu podnikání odpovědně a nedostatek naléhavosti umožňuje plně kontrolovat průběh záležitosti, přinést všechny podrobnosti k ideálu, jasně promyslet všechny kroky, a získat tak produktivní výsledek.

Eisenhowerova matice vás primárně naučí, jak stanovit priority. To znamená, že nejdůležitější věcí při plánování je schopnost rozlišovat důležité záležitosti, které vás vedou k velkým cílům od sekundárních. Úkoly, které je třeba přivést do skupiny C, nejsou v zásadě důležité, jedná se v podstatě o věci, které odvádějí pozornost od hlavních cílů, nepřispívají k pokroku, ale naopak pouze brzdí vývojový proces. Často vám brání soustředit se na dosažení důležitých cílů a tím snížit účinnost minulého času.

Neměli byste zaměňovat naléhavé záležitosti z oblasti C, které nejsou důležité, s naléhavými záležitostmi z oblasti A, které jsou prostě nesmírně důležité. To zpravidla vede k tomu, že skutečně důležité zůstane v pozadí. Živým příkladem takové situace mohou být schůzky uložené někým zvenčí, které nepotřebujete, nebo prázdné dlouhé konverzace, chodit na večírky a oslavy, pozvánky, které přicházejí od lidí, kteří vás nezajímají, některé domácí práce, poruchy domácích spotřebičů a podobně. Ano, to musí být provedeno naléhavě, ale řešení těchto úkolů není nezbytnou nutností a jejich nesplnění neznamená žádné potíže.

Třídy z této skupiny nedávají nic, naopak mohou hodně ublížit. Mělo by se o ně pokusit odložit až později a je lepší je zcela ignorovat. Nepřítel však musí být znám z pohledu - je nezbytné sestavit seznam takových „škůdců“ v poli D, protože to jsou právě ty činnosti, které „sníží“ náš čas. Právě tyto věci jsou pro mnoho lidí lákavé a přitažlivé pro jejich přímočarost a příslib dát relaxaci a potěšení, trávit čas v sladké blaženosti.

Takové vlastnosti těchto „případů“ vytvářejí velké pokušení se s nimi nejprve vypořádat a nechat, jak se říká, celý svět čekat. Může být nesmírně obtížné dostat se ze skupiny takových pseudo-položek, protože skutečně táhnou osobu. Neměly by však být opuštěny pokusy zničit zvyk jednat s nimi.

Tyto činnosti zahrnují:

• rozhovory o ničem, prázdné, nesmyslné rozhovory (telefonicky i živě);
• stejné jako rozhovory z předchozího odstavce, korespondence v poslech, sociálních sítích, všech druzích chatů;
• sledování filmů, seriálů, televizních programů, které nenesou sémantickou zátěž, odvádějí pozornost od závažných problémů a záležitostí a způsobují různé negativní emoce;
• počítačové a jiné (nevyvíjející se) hry.

Odpočinek pro tělo a duši je bezpochyby nezbytný, ale existuje mnoho dalších užitečných způsobů pro jeho realizaci:

• čtení kvalitní literatury;
• výlety na výstavy, divadla a muzea;
• hry rozvíjející inteligenci;
• třídy v bazénu, tělocvičně, pěší turistice na kluziště, výlety mimo město, cestování atd.

Pokud nemůžete úplně odstranit škodlivé činnosti ze skupiny D ze svého života, pak byste se měli alespoň pokusit je odložit, věnujte jim pozornost, pouze když jsou věci ze skupin A a B dokončeny. Pokuste se však minimalizovat množství času stráveného na „prázdných“ činnostech .

Existuje vysoká pravděpodobnost připsání záležitosti nevhodné skupině. To je hlavní problém při budování hierarchie našich priorit. Abyste se s ním snáze vypořádali, musíte se naučit, jak odpovědět na dvě otázky pomocí dvou slov - „ano“ nebo „ne“. Například: „Pomůže mi realizace tohoto případu přiblížit se mému hlavnímu cíli?“ Odpověď „ano“ znamená důležitost případu, odpověď „ne“ není důležitá.

"Pokud tento problém nevyřeším hned, ztratí to zítra význam?" Odpověď „ano“ znamená naléhavost věci, odpověď „ne“ - nikoli naléhavost. Tímto způsobem určíte kategorii pro každou lekci tímto způsobem, nejprve ze skupiny A a poté ze skupiny B.

Nejlepší čas pro sestavení matice je začátek nového dne. Pečlivě přemýšlejte o úkolech, kterým v blízké budoucnosti čelíte, a zapište je do pravidelného seznamu. Pak vyzkoušejte každou z výše uvedených otázek a umístěte je do polí podle odpovědí. Nezapomeňte zmínit nejmenší a nejvýznamnější případy, které jen marně tráví náš čas.

Celkový počet úkolů, které sami určíte. Po rozdělení případů do příslušných kategorií můžete psát do poznámkového bloku nebo vytvořit běžný pohodlný seznam v telefonním pořadateli, protože naléhavost a význam klesají, takže první v seznamu jsou případy ze skupiny A, druhý z B, třetí z C a D nemusíte psát vůbec. Nezapomeňte, že úkoly ze skupin A a C podléhají delegování na příbuzné, přátele, kolegy nebo podřízené. Ale skupina B - to jsou věci, které je třeba dělat samostatně.

Eisenhowerovu matici mohou využít všichni, kdo ji potřebují. Je to dobré, protože to bude stejně užitečné pro všechny, bez ohledu na věk a sociální postavení: vedoucí organizací a podniků, běžní pracovníci a administrativní pracovníci, ženy v domácnosti a studenti a děti studující na školách.

Podívejme se na příklad toho, jak by mohly vypadat denní nahrávky v systému Eisenhower.

Skupina naléhavých a důležitých věcí:

• řídit auto na čerpací stanici k opravě, protože to potřebuji pro práci;
• předložit čtvrtletní zprávu;
• vypořádat se s problémem s kreditní kartou.

Skupina naléhavých, ale důležitých věcí:

• vypracovat nové téma a nastínit hlavní směry nového projektu;
• přestat kouřit;
• učit se anglicky;
• koupit členství v tělocvičně.

Skupina naléhavých, ale ne důležitých záležitostí:

• jděte k výročí San Sanychu z právního oddělení;
• první jarní den blahopřeji všem k sociálním sítím.

Skupina naléhavých a nedůležité záležitosti:

• vyčistěte skříň;
• rozeznat věci na mezipatře;
• sledujte sérii;
• hrát s papouškem.

Eisenhowerovu matici lze porovnat s purifikačním systémem, filtrem, který vám umožní zbavit se zbytečných věcí. Zpočátku to možná budete muset udělat každý den, ale s nahromaděním zkušeností začnete cítit na úrovni intuice, co podnikání patří do které kategorie. Jakmile se tento systém řízení času osvojí a naučíte se, jak jej efektivně využívat, a správně distribuovat případy podle kvadrantů, okamžitě pocítíte nárůst svobody.Začnete mít čas dělat všechno včas a zároveň se nespěchat, váš život se vrátí zpět k normálu, cíle, které se zdají nedosažitelné, budou najednou dosaženy. A bude vám zaručena přítomnost vynikající kondice a vysoké nálady, energie a vitality.

Disciplína je základem úspěchu. Určitě jste věnovali pozornost těm lidem, kteří takové vlastnosti postrádají, jsou v nekonečném víru nekonečných „skutků“, vždy dělají něco prázdného, ​​bezvýznamného, ​​ale podle jejich tvrzení je nemožné důležité. A pohled těchto lidí je neustále unavený, vyčerpaný, ztracený, nešťastný. Jsou vždy naštvaní, nervózní a neklidní.

Pokud nechcete být takoví a nechcete u lidí vzbudit jen soucit a lítost, pak musíte jednat na principu opaku. Pokud se pro ně stane všechno a chcete protikladné výsledky, musíte jednat opačným způsobem. Jmenovitě: uspořádat disciplínu, zvládnout metody sebeorganizace, dodržovat jasné plány, plány a režimy, jasně pochopit, kdy a co dělat, a co je nejdůležitější, proč to všechno, jaký je účel. A matice Eisenhower pro vás bude v těchto věcech velkým pomocníkem.

Opravdu, není to pro nic za to, že její zakladatel, jehož jméno nese, byl schopen vybudovat tak závratnou kariéru a stát se jedním z nejslavnějších a milovaných americkými prezidenty lidí, jakož i velmi úspěšnou vojenskou postavou. A to vše navzdory skutečnosti, že se tento velký muž narodil v chudé rodině. Můžete bezpečně vzít příklad od takových lidí a použít nástroje, které vynalezli.