Shrnutí

Tipy pro psaní shrnutí tajemníka

Obsah

Co dělá odborník?
Struktura
Co nemusí být uvedeno?
Jak napsat motivační dopis?
Ukázky

Tajemník společnosti přebírá úkoly spojené s organizací práce práce a zejména s vedoucím společnosti. Jedná se o asistenta vedoucího společnosti, a proto jsou na tuto pracovní pozici kladeny poměrně přísné požadavky. Pojďme se podrobněji zabývat otázkami sestavování úspěšného životopisu pro žádost o místo sekretáře.

Co dělá odborník?

Práce jakéhokoli sekretáře vyžaduje schopnost rychle přejít z jednoho typu pracovní činnosti na druhý. Tato osoba plní řadu úkolů, ale všechny jsou zaměřeny na pomoc první osobě ve společnosti v práci, jakož i na úsporu jeho pracovního a osobního času. Mezi pracovní funkce tohoto specialisty patří tradičně papírování, práce s telefonem, pobočkovou ústřednou a kancelářským zařízením, redistribuce hovorů, stejně jako organizace schůzek, služebních cest a některých dalších prací.

Sekretářka na recepci Je zodpovědný za počáteční příjem zákazníků a návštěvníků, komunikaci po telefonu, příjem faxů a servisní podporu při jednání vedoucího.
Správní povinnosti zahrnuje organizaci nejúčinnější interakce mezi zaměstnanci podniku, udržování pořádku v kancelářských prostorech, údržbu kancelářského vybavení, zajišťování veškerého potřebného kancelářského zboží a potřeb pro domácnost v kanceláři společnosti.
Úkoly osobního asistenta vedoucího se mírně liší. Tento specialista je vždy aktuální s nadcházejícími událostmi.Je na jeho bedrech, aby vypracoval plán pracovních schůzek šéfa, vykonával jeho osobní úkoly a mnoho dalších úkolů, které jsou obvykle projednávány individuálně v každém případě.
Soudní úředník obvykle připojený k jednomu soudci - tento úředník se účastní soudních jednání a vykonává veškerou nezbytnou dokumentární práci. Soudní úředník se zabývá archivací dokumentů, převodem materiálů do kanceláře, vedením záznamu o soudním jednání a rozesíláním předvolání. Požadavky na tuto pozici jsou velmi vysoké: zaměstnanec musí mít vyšší právnické vzdělání a nejméně 2 roky odborné praxe.
Mluvčí dohlíží na problematiku prezentace značky, spolupracuje s médii, sestavuje výběr aktuálních zpráv. Osobní asistent přijímá veškerou korespondenci, připravuje veškeré obchodní doklady pro první osobu společnosti, shromažďuje informace tak či onak související s přijímáním důležitých rozhodnutí a také provádí jednorázové příkazy šéfa.

Specifika existují také v činnostech notářského asistenta, sekretářského překladatele a zaměstnanců školské jednotky ve škole.

Struktura

Jakýkoli životopis se skládá z několika bloků. Níže jsou uvedena doporučení, co v každém z nich naznačit budoucímu tajemníkovi.

Odpovědnosti

V rozšířené verzi je seznam úkolů jakéhokoli sekretáře následující:

přijímání příchozích dopisů a žádostí, jejich přerozdělování, předávání odpovědným osobám;
příjem dokumentace k podpisu vedoucímu;
přijímání příchozích hovorů a jejich přesměrování;
organizace obchodních jednání vedoucího;
vyhotovení odvolání, dopisů a jiných dokumentů na žádost hlavy;
příprava schůzek a pracovních schůzek, shromažďování potřebných materiálů, informování všech účastníků akce o místě a čase jejich konání, finalizace zápisu z jednání;
poskytování služeb pro organizování setkání hostů hlavy;
kontrola provádění příkazů správy zaměstnanci společnosti;
zajištění administrativy společnosti potřebným kancelářským vybavením, kancelářským vybavením a dalšími prostředky, které usnadní hladký chod zaměstnanců;
příjem návštěvníků;
vedení archivu společnosti;
organizování služebních cest první osoby společnosti: nákup vstupenek, jakož i rezervace hotelových pokojů;
provádění dalších pokynů.

Pokud se ucházíte o místo asistenta, připravte se, aby seznam povinností obsahoval ověření dokumentů, přípravu analytických přezkumů, sběr materiálů pro zprávy a projevy.

Dovednosti

Úspěšný kandidát na pozici sekretáře musí mít následující dovednosti, které mohou být uvedeny v životopise:

papírování;
vedení telefonních rozhovorů;
setkání a počáteční konzultace s klienty;
kancelářská podpora;
zpracování korespondence;
organizování akcí a obchodních jednání;
časové řízení hlavy;
znalost kancelářského vybavení a kancelářských PC programů.

Jaké konkrétní dovednosti mají prioritu, závisí na sféře činnosti společnosti. Například, pokud je v lékařském středisku požadována sekretářka, pak je nepravděpodobné, že budete potřebovat důkladnou znalost papírování a správy dokumentů, stěží budete potřebovat schopnost vystavovat dokumenty k vízům. Tato pozice vyžaduje schopnost komunikace se zákazníky, znalost základů lékařských záležitostí, schopnost komunikace po telefonu ve velkém množství.

Úspěchy

Profesní úspěchy jsou důležité pro každého zaměstnavatele, mezi nejdůležitější patří obvykle následující body:

optimalizace správy dokumentů společnosti;
vytvoření optimálního pracovního klimatu v kanceláři;
organizace systému interakce jednotek;
Podpora cestování
koordinace kurýrních a úklidových služeb.

Profesní a osobní vlastnosti

Kompetentní sekretář by měl mít takové důležité vlastnosti jako:

otevřenost vůči komunikaci;
odpovědnost a orientace na výsledek;
aktivní životní postavení;
schopnost vykonávat povinnosti v multitaskingu;
schopnost rychle přejít z jedné činnosti na druhou;
nepřítomnost špatných návyků;
odolnost proti stresu;
přesnost a svědomitost;
touha dokončit to, co se začalo až do konce;
slušnost;
schopnost pracovat s osobními údaji;
kompetentní mluvený a psaný jazyk;
dobrá znalost obchodní etikety;
schopnost jednat v týmu.

Pracovní zkušenosti

Pokud jste již pracovali jako sekretářka, nebude pro vás obtížné popsat svou pracovní zkušenost. Bude to mnohem obtížnější pro uchazeče, kteří hledají práci v této specialitě poprvé. Nicméně nedostatek zkušeností není důvodem k rozrušení, vždy můžete zdůraznit své klíčové dovednosti, které vlastníte.

Můžete například zadat:

plynulost v angličtině a španělštině;
držení všech základních kancelářských programů;
znalost kancelářského vybavení;
10prstové slepé psaní (300 znaků za minutu).

Vždy musíte zdůraznit své trumfy - to umožní zaměstnavateli vidět, v čem jste silní, a začít se zajímat o vaši kandidaturu.

Vzdělání

Chcete-li se ucházet o pozici sekretáře-referenta v seriózní společnosti, musíte mít vysokoškolské vzdělání. Účinné plnění povinností však často vyžaduje další kurzy a školení v administrativní práci, archivaci a školení v práci s kancelářským zařízením. V malých kancelářích tajemníci často dodatečně vykonávají povinnosti mladšího právníka nebo vedou účetní záznamy. V tomto případě budete potřebovat právní nebo ekonomické vzdělání.

Při žádosti o místo tajemníka-správce a zaměstnance na recepci není přítomnost vysokoškolského vzdělání zásadní.

Co nemusí být uvedeno?

Pojďme se trochu více zabývat tím, co nemusí být v životopisu uvedeno.

Koníčky a koníčky. Neměli byste malovat podrobně, jak chcete pěstovat květiny / pletené / výšivky v případě, že s tím vaše budoucí aktivity nesouvisejí.
Všechny dostupné pracovní zkušenosti. Mnozí začínají svou kariéru pozicemi jako prodavač, školník nebo čistič. Pokud pracujete déle než 10 let, stačí se zastavit na 2-3 místech v podobné specialitě.
Tajemník musí mít příjemný vzhled, proto je vhodné k životopisu připojit fotografii. Zde však není dovoleno žádné sexuální pozadí - omezte se na přísnou fotografii „pro dokumenty“. Obrázky v plavkách nebo v restauraci nemusí být správně zpracovány.

Jak napsat motivační dopis?

Průvodní dopis není vyžadován, ale přesto působí na potenciálního zaměstnavatele příznivě. Není nutné opakovat vše, co je napsáno v samotném životopisu. Zde musíte identifikovat svůj zájem o volné pracovní místo a stručně zdůraznit přítomnost základních dovedností a kompetencíaby vám pomohl s profesionálními povinnostmi.

Na konci dopisu děkujeme za váš zájem a vyjádřete upřímnou naději na odpověď.