Kultura obchodní komunikace

Schopnosti obchodní komunikace jsou nezbytné pro úspěšnou kariéru v jakékoli oblasti: úspěch v podnikové komunikaci bude do značné míry záviset na dovednostech každodenní komunikace, profesionální sféra však má svá specifika. Kultura obchodní komunikace je způsob interakce s kolegy, nadřízenými, podřízenými a partnery, jakož i určitá pravidla. Je velmi důležité budovat komunikaci v závislosti na situaci, cílech a cílech a také se rychle přizpůsobit měnícím se situacím.

Komunikativní kultura je širší pojem než soubor řečových aktů. Skládá se z mnoha komponent. V kultuře obchodní komunikace je vzhled velmi důležitý: musí odpovídat sféře vaší činnosti a konkrétní situaci.

Pro práci s klienty obvykle existuje uniforma, pro práci v kanceláři - obchodní oblek, lidé v kreativních profesích se oblékají určitým způsobem a ti, kdo zastávají vyšší pozice, musí zdůraznit svůj status oblečením a doplňky. Může se zdát, že vzhled přímo nesouvisí s obchodní komunikací. Postoj partnera k vám však určuje první dojem, který uděláte. Pokud je tento dojem negativní, budete muset strávit hodně energie v procesu dialogu, abyste se sami rehabilitovali.

Neverbální jazyk je v komunikaci stejně důležitý. Vaše pozice, gesta a chování jsou velmi důležité z hlediska psychologie. Zkuste se ujistit, že výrazy obličeje jsou docela omezené. Gestulace je velmi důležitá, ale měla by být umírněná a ne příliš intenzivní.

Pokud jste odhodláni vést partnerský dialog, je lepší zvolit otevřenou pózu.Můžete se pokusit jemně se přizpůsobit pozici partnera. Aby nedošlo k agresivnímu vnímání, měl by oční kontakt trvat jen několik sekund. Posezení u jednacího stolu není přímo naproti partnerovi, ale trochu na straně.

Stejný význam má to, co říkáte a jak to říkáte. Je velmi důležité mít spolehlivé informace, být schopen pracovat na faktech a správně budovat obsah diskuse.

Je důležité zvolit slova, intonaci, pózy a gesta pro konkrétní situaci, protože v různých případech bude vhodné různé chování. Kulturu obchodní komunikace lze v závislosti na situaci a sledovaných cílech rozdělit do několika typů:

• Typ mentora znamená úpravu. Tato možnost je typická pro vzdělávací proces pro stážisty, pro vzdělávací a vědecké akce, pro vysvětlení podřízených individuálních pracovních okamžiků, stejně jako pro týmovou práci s kolegy, pokud jste odborníkem v oboru, ve kterém jsou méně dobře zběhlí. Taková komunikace je často budována ve formě monologu, v moderní obchodní komunikaci je však dialog považován za výhodnější: i v procesu učení se pokuste zapojit partnery do diskuse a poslouchat jejich názory.
• Motivační typ cílem je zajímat člověka o projekt, přesvědčit ho o vhodnosti konkrétního zaměstnání, pomoci zaměstnancům uvěřit v sebe a cítit se sebevědomě v nějaké nové nebo jednoduše obtížné podnikání. Pro úspěch se pokuste vyhnout běžným frázím a klišé. Nejlepší je dát osobní příklad, vyprávět svůj vlastní příběh a vysvětlit svými vlastními slovy, co vás přesně přitahuje k určitému projektu.
• Konfrontační typ Komunikační kultura provokuje partnera, aby vám vznesl námitky, nesouhlasil s vaším názorem. Tento typ zahrnuje řadu technik používaných v případě střetu zájmů. Konfrontace je nejčastěji charakteristická pro jednání, stejně jako pro zvýšení pozornosti při práci s pasivním, inertním publikem.
• Typ informace nejneutrálnější - v jeho rámci můžete jednoduše poslat tuto nebo tu informaci posluchači. Snažte se zaměnit typ informací s ostatními. Pokud je cílem informovat partnera, nemusíte se ho snažit učit, nakazit svým nadšením nebo vstoupit do konfliktu. Zároveň je nutné, aby prezentace byla srozumitelná - proto se pokuste přizpůsobit partnerovi a vysvětlit vše pomocí příkladů, které jsou mu jasné.

Většina důležitých otázek souvisejících s odbornými činnostmi se rozhodla vyřešit v procesu osobní komunikace. Pro společenské a otevřené lidi, kteří vědí, jak správně prezentovat jakékoli informace (prostřednictvím gest, výrazů obličeje a intonace), je to více než plus mínus. V osobní obchodní komunikaci nehraje obsah diskuse klíčovou roli, hlavní věcí je navázání kontaktu a správné uvedení vaší pozice.

Osobní komunikace se může skládat z poměrně dlouhých monologů nebo naopak z více či méně krátkých frází. A v tom, a v jiném případě, je velmi důležité nejen uvést informace, jako byste psali shrnutí, ale předat je konkrétnímu partnerovi a přizpůsobit je. Před vyjednáváním si poznamenejte klíčové body, o kterých chcete diskutovat, ale nikdy si nezapamatujte řeč - je nutné změnit povahu vyprávění, posloupnost, příklady (v závislosti na reakci publika).

Stejně tak musíte pracovat s intonací a gesty. Pokud ztratíte pozornost partnera, učinte řeč emotivnější. Pokud cítíte nechtěnou konfrontaci s partnerem, zkuste zkopírovat jeho postoje a gesta.Je velmi důležité nechovat se příliš zdrženlivě, jinak bude prezentace informací nudná a vy budete působit dojmem nezabezpečené osoby.

V průběhu osobní konverzace je často nutné spontánně činit obtížná rozhodnutí. Pokud proces vyjednávání neřeší očekávaná témata, je velmi důležité zůstat v klidu. Snažte se nereagovat na problémy s nadměrným vzrušením, vždy reagujte klidně. Pokud nemůžete okamžitě určit, jaké rozhodnutí učinit, můžete vždy udělat nějaký čas přemýšlet a zvážit všechny výhody a nevýhody v klidném prostředí.

Mnoho problémů se nyní řeší telefonicky. Obvykle se jedná o nevýznamná vysvětlení jakýchkoli informací nebo organizačních problémů: například při telefonním hovoru kolegové často uvádějí jména a přesná čísla, dělají schůzky, zadávají nebo přijímají úkoly. Dlouhé telefonní hovory se obvykle konají pouze tehdy, když není možné se osobně setkat. Kromě toho se videohovory, které mají vlastní specifika, stále více používají pro úplnější komunikaci.

Pro úspěšný telefonický rozhovor ovlivňující pracovní momenty je třeba zvážit následující nuance:

• Pokud někoho voláte, je důležité se zeptat, zda je nyní člověk v pohodě mluvit. Volání po hodinách ve většině společností není přijato podle etikety (pokud nedošlo k samostatné dohodě).
• Mějte na paměti, že může docházet k rušení komunikace - nebo do hovoru může zasahovat cizí šum. Při telefonním rozhovoru je důležité mluvit jasně a ne příliš rychle.
• Sestavte svůj projev tak, aby byl co nejkonkrétnější a aby byl vnímán přesně podle vašich představ. Při osobní komunikaci hrají velmi důležitou roli výrazy obličeje a gesta - to vám umožní lépe porozumět tipům, nedocenění a skrytým motivům partnera. Při telefonování jste této příležitosti zbaven.
• Pokuste se diskutovat o nezbytných problémech po telefonu co nejkratší dobu. Pro složitá jednání nebo kontroverzní diskuse je zřídka vhodný telefonický rozhovor, proto je důležité uvést pouze nejdůležitější. Podrobnosti jsou nejlépe diskutovány osobně nebo pomocí videa.

Videohovory v moderní podnikové kultuře se začínají stále více využívat. Zaprvé pomáhají udržovat kontakt s partnery z různých zemí a jednat co nejefektivněji. Za druhé, mnoho lidí nyní pracuje vzdáleně z domova a videohovory usnadňují řešení problémů.

Máte-li takové obchodní rozhovory, je důležité věnovat pozornost následujícímu:

• Váš vzhled půjde dlouhou cestu. Dokonce i když jste doma, zkuste se oblékat obchodním způsobem.
• Najděte místo v domě, kde bude pozadí víceméně neutrální. Pokud je v pozadí kuchyň, pracovní televize nebo hrající si děti, může to narušit řešení obchodních záležitostí.
• Mnoho nyní používá sluchátka, ale stojí za to si zapamatovat: umožňují vám lépe slyšet druhou osobu, ale nezaručují, že vás druhá osoba slyší dobře, pokud budete mluvit hlukem. Pokud řešíte firemní problémy z domova, požádejte svou rodinu, aby byla tichá nebo jen seděla v oddělené místnosti.
• Před kamerou je obzvláště důležité ovládat vlastní gesta a výrazy obličeje. Často se vyskytnou problémy s komunikací, obraz se může načítat pomalu a pozornost může být věnována všem neúspěšným výrazům obličeje.
• Pokud prodiskutujete vážné problémy, které vyžadují poznámky nebo dokumentaci před vašimi očima, připravte si vše předem (před zahájením hovoru) a předejte potřebné materiály svému partnerovi.

Mnoho otázek v organizacích je nyní řešeno korespondcí. Jednou z výhod takové obchodní komunikace je struktura informací.Pokud v procesu živé komunikace nemůžete věnovat pozornost určitým bodům, které jsou pro účastníka důležité (nebo jen zapomenout na potřebné informace), bude možné v zaznamenané podobě zohlednit všechny nuance.

Pokud hodně mluvíte s kolegy a partnery pro korespondenci, je velmi důležité být schopen psát správně. Textové editory ne vždy správně opravují gramatické chyby, takže byste se na ně neměli spoléhat úplně - pokud si nejste jisti pravopisem slova, zkontrolujte si ve slovníku. Při odesílání textových zpráv z telefonů a tabletů byste měli být opatrní - s funkcí automatického zadávání mohou být vaše slova nahrazena jinými a zpráva bude jednoduše bezvýznamná.

Mnozí považují obchodní korespondenci za jednodušší úkol, než vyjednávání v reálném životě - ve skutečnosti je vždy čas myslet na zprávu a v procesu skutečného dialogu musíte reagovat spontánně. Mínus je však to, že nedostanete spontánní reakci od partnera, a to je důležitý psychologický aspekt.

Přečtěte si více o kultuře obchodní komunikace.