Cultura de la comunicació empresarial

Les habilitats de comunicació empresarial són necessàries per a una carrera d’èxit en qualsevol àmbit: l’èxit en la comunicació corporativa dependrà en gran mesura de les habilitats de la comunicació quotidiana, però l’àmbit professional té les seves pròpies particularitats. La cultura de la comunicació empresarial és una forma de relacionar-se amb els companys, els superiors, els subordinats i els socis, així com algunes regles. És molt important construir comunicació en funció de la situació, objectius i objectius, així com poder adaptar-nos ràpidament a situacions canviants.

La cultura comunicativa és un concepte més ampli que un conjunt d’actes de parla. Consta de molts components. En la cultura de la comunicació empresarial, l’aparença té una gran importància: ha de correspondre a l’àmbit de la vostra activitat i a la situació específica.

Per treballar amb clients normalment hi ha un uniforme, per treballar a l’oficina un vestit d’empresa, les persones que tenen professions creatives es vesteixen d’una manera determinada i les persones que ocupen càrrecs alts han de destacar el seu estat amb roba i accessoris. Pot semblar que l’aparença no està directament relacionada amb la comunicació empresarial. Tanmateix, és la primera impressió que feu que determina l’actitud de l’interlocutor envers vosaltres. Si aquesta impressió és negativa, haureu de gastar molta energia en el procés de diàleg per rehabilitar-vos.

El llenguatge no verbal és igual d’important en la comunicació. Les teves postures, gestos i conductes són molt importants des del punt de vista de la psicologia. Proveu d’assegurar-vos que les expressions facials estan força restringides. La gesticulació és molt important, però ha de ser moderada i no massa intensa.

Si esteu compromesos amb el diàleg entre els socis, és millor triar una proposta oberta.Podeu intentar adaptar-vos suaument a la postura de l’interlocutor. Per evitar que es percebi amb agressió, el contacte visual només hauria de passar uns segons. Sentar-nos a la taula de negociació no està directament davant l’interlocutor, sinó una mica de costat.

La mateixa importància és el que dius i com ho dius. És molt important tenir informació fiable, poder operar sobre fets i construir correctament el contingut de la discussió.

És important triar les paraules, l’entonació, les posicions i els gestos per a una situació concreta, ja que en diferents casos serà adequat un comportament diferent. La cultura de la comunicació empresarial, segons la situació i els objectius perseguits, es pot dividir en diversos tipus:

• El tipus de mentor implica edificació. Aquesta opció és típica per al procés d’entrenament d’estudiants, per a un esdeveniment educatiu i científic, per explicar moments de treball individus subordinats, així com per al treball en equip amb els companys, si sou un expert en l’àmbit en què s’estimen menys. Molt sovint, aquesta comunicació es construeix en forma de monòleg, però, en la comunicació empresarial moderna, el diàleg es considera preferible: fins i tot en el procés d’aprenentatge, intenteu implicar els interlocutors en la discussió i escoltar els seus punts de vista.
• Tipus motivacional l’objectiu és interessar una persona en un projecte, convèncer-la de l’adequació d’una determinada feina, ajudar els empleats a creure en si mateixos i a sentir-se més segurs en algun negoci nou o senzillament difícil. Per obtenir èxit, intenteu evitar frases i clics habituals. El millor és posar un exemple personal, explicar la teva pròpia història i explicar amb les teves paraules què t'atrau exactament cap a un determinat projecte.
• Tipus confrontacional La cultura comunicativa provoca que l’interlocutor s’hi oposi, per no estar d’acord amb el seu punt de vista. Aquest tipus inclou diverses tècniques utilitzades en cas de conflicte d’interès. Molt sovint, la situació d’enfrontament és característica de les negociacions, així com per augmentar l’atenció quan es treballa amb un públic passiu i inert.
• Tipus d’informació el més neutre: en el seu marc simplement podeu transmetre aquesta o aquella informació a l’oient. Intenta evitar confondre el tipus d’informació amb d’altres. Si l’objectiu és informar l’interlocutor, no cal que intenteu ensenyar-lo, infectar-vos amb el vostre entusiasme ni entrar en conflicte. Al mateix temps, és necessari que la presentació sigui intel·ligible; per a això, intenteu adaptar-vos a l’interlocutor i explicar-ho tot amb exemples clars per a ell.

La majoria de les qüestions importants relacionades amb les activitats professionals, van decidir resoldre en el procés de comunicació personal. Per a persones sociables i obertes que sàpiguen presentar correctament qualsevol informació (mitjançant gestos, expressions facials i entonació), això suposa un avantatge més que menys. En la comunicació empresarial personal, el contingut de la discussió no juga un paper clau, el principal és establir contacte i exposar correctament la seva posició.

La comunicació personal pot consistir en monòlegs força llargs o, per contra, a partir de frases més o menys breus. I en això, i en un altre cas, és molt important no només constar la informació, com si escrivís un resum, sinó transmetre-la a un interlocutor específic, ajustant-la a ella. Abans de les negociacions, anoteu els punts clau que voleu discutir, però mai memoritzar el discurs: cal canviar la naturalesa de la narració, la seqüència, els exemples (segons la reacció de l’audiència).

De la mateixa manera cal treballar amb l’entonació i els gestos. Si perdeu l’atenció de l’interlocutor, feu que el discurs sigui més emotiu. Si sentiu un enfrontament no desitjat amb un company, proveu de copiar les postures i gestos de la persona.És molt important no comportar-se massa de forma limitada, en cas contrari, la presentació d’informació serà avorrida i donaràs la impressió d’una persona insegura.

En el transcurs d’una conversa personal, sovint s’ha de prendre decisions difícils espontàniament. Si el procés de negociació no aborda els temes que esperaves, és molt important mantenir-se en calma. Intenteu no respondre a problemes amb excés d’excitació, respongui sempre amb calma. Si no podeu determinar de forma immediata quina decisió cal prendre, sempre podeu trigar una estona a pensar i pesar tots els avantatges i inconvenients en un entorn tranquil.

Ara s’estan abordant per telèfon molts problemes. Normalment es tracta d’aclariments insignificants d’alguna informació o aspectes organitzatius: per exemple, quan fan una trucada telefònica, els companys sovint especifiquen noms i números exactes, fan cites, donen o reben tasques. Les llargues trucades telefòniques solen tenir lloc només quan no hi ha oportunitat de reunir-se en persona. D'altra banda, les trucades de vídeo que tenen les seves pròpies funcions són cada vegada més utilitzades per a una comunicació més completa.

Per tenir una conversa telefònica exitosa, que afecta els moments de treball, cal tenir en compte els matisos següents:

• Si truqueu a algú, és important preguntar-vos si la persona està còmoda parlant ara. No s’accepta la trucada després d’hores a la majoria de les empreses segons l’etiqueta (tret que hi hagués un acord separat).
• Tingueu en compte que pot haver-hi interferències amb la comunicació, o pot produir un soroll estrany en la conversa. En una conversa telefònica, és important parlar-ne amb claredat i no massa de pressa.
• Creeu el vostre discurs de manera que sigui el més específic possible i es percebi exactament tal com teníeu previst. En el procés de comunicació personal, les expressions facials i els gestos juguen un paper molt important: això permet comprendre millor els suggeriments, la subestimació i els motius ocults de l'interlocutor. Quan es parla per telèfon se li priva d’aquesta oportunitat.
• Intenteu discutir els problemes necessaris per telèfon el més breu possible. Per a negociacions complexes o debats controvertits, la conversa telefònica rarament és adequada, per tant és important indicar-ne només la més important. Els detalls es discuteixen de manera personalitzada o mitjançant vídeo.

Les trucades de vídeo a la cultura corporativa moderna comencen a utilitzar-se cada cop més. En primer lloc, ajuden a mantenir el contacte amb socis de diferents països i a negociar de la manera més eficaç possible. En segon lloc, ara molta gent treballa de forma remota des de casa i les videollamades faciliten la resolució de qualsevol problema.

Si teniu converses comercials, és important parar aquest aspecte:

• La vostra aparença passarà molt. Fins i tot si esteu a casa vostra, intenteu vestir-vos d’una manera similar als negocis.
• Trobeu un lloc a la casa on el fons serà més o menys neutre. Si al fons hi ha una cuina, un televisor de treball o jugar als nens, això pot interferir en la resolució de problemes empresarials.
• Ara molta gent utilitza auriculars, però val la pena recordar-ho: et permeten escoltar l’altra persona millor, però no et garanteixen que l’altra persona et pugui sentir bé si parles amb el soroll. Si resoleu problemes corporatius des de casa, demaneu que la vostra família estigui tranquil·la o simplement s’assegui en una habitació independent.
• Davant de la càmera és especialment important controlar els vostres propis gestos i expressions facials. Sovint es produeixen problemes de comunicació, es pot carregar lentament la imatge i es pot prestar atenció a totes les expressions facials que no tenen èxit.
• Si esteu discutint problemes greus que requereixen notes o documentació davant dels vostres ulls, prepareu-ho amb antelació (abans de la trucada) i reenvieu els materials necessaris al vostre interlocutor.

Per correspondència s’aborden ara molts problemes de les organitzacions. Un dels avantatges d'aquesta comunicació empresarial és l'estructura de la informació.Si en el procés de comunicació en directe no es pot prestar atenció a certs punts importants per a l’interlocutor (o simplement oblidar la informació necessària), de forma registrada serà possible tenir en compte tots els matisos.

Si parleu molt amb els companys i companys de correspondència, és molt important poder escriure correctament. Els editors de text no sempre corregeixen correctament els errors de gramàtica, per la qual cosa no us heu de refiar del tot. Si no esteu segurs de l’ortografia d’una paraula, consulteu-vos al diccionari. S'ha de tenir precaució en enviar missatges de text des de telèfons i tauletes - amb la funció d’introducció automàtica, les vostres paraules poden ser substituïdes per d’altres, i el missatge simplement resultarà sense sentit.

Molts consideren que la correspondència empresarial és una tasca més senzilla que negociar a la vida real; de fet, sempre hi ha temps per pensar en un missatge, i en el procés d’un diàleg real cal respondre espontàniament. Tanmateix, el que menys és que no rebeu cap reacció espontània de l’interlocutor, i aquest és un aspecte psicològic important.

Més informació sobre la cultura de la comunicació empresarial més endavant.