مهارات الاتصال التجاري ضرورية لمهنة ناجحة في أي مجال: سيعتمد النجاح في التواصل المؤسسي إلى حد كبير على مهارات الاتصال اليومي ، ومع ذلك ، فإن المجال المهني له خصائصه الخاصة. إن ثقافة التواصل التجاري هي طريقة للتفاعل مع الزملاء والرؤساء والمرؤوسين والشركاء ، بالإضافة إلى قواعد معينة. من المهم جدًا بناء التواصل اعتمادًا على الموقف والأهداف والغايات ، بالإضافة إلى القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة.
الميزات
الثقافة الاتصالية هي مفهوم أوسع من مجموعة من أعمال الكلام. يتكون من العديد من المكونات. في ثقافة التواصل التجاري ، يكون المظهر ذو أهمية كبيرة: يجب أن يتوافق مع مجال نشاطك والوضع المحدد.
للعمل مع العملاء عادة ما يكون هناك زي موحد ، للعمل في المكتب - بدلة عمل ، يرتدي الأشخاص في المهن الإبداعية بطريقة معينة ، وأولئك الذين يشغلون مناصب عليا يحتاجون إلى التأكيد على وضعهم بالملابس والإكسسوارات. قد يبدو أن المظهر لا يرتبط مباشرة بالاتصال التجاري. ومع ذلك ، فإن الانطباع الأول الذي تتركه يحدد موقف المحاور تجاهك. إذا كان هذا الانطباع سلبيًا ، فسيتعين عليك إنفاق الكثير من الطاقة في عملية الحوار من أجل إعادة تأهيل نفسك.
اللغة غير اللفظية مهمة بنفس القدر في التواصل. مواقفك وإيماءاتك وسلوكياتك مهمة جدًا من وجهة نظر علم النفس. حاول التأكد من أن تعابير الوجه مقيدة تمامًا. الإيماء مهم جدًا ، ولكن يجب أن يكون معتدلًا وليس شديدًا.
إذا كنت ملتزمًا بحوار الشركاء ، فمن الأفضل اختيار وضع مفتوح.يمكنك محاولة التكيف بلطف مع وضعية المحاور. لتجنب التعرض للعدوان ، يجب ألا يستغرق التواصل البصري سوى بضع ثوانٍ. الجلوس على طاولة المفاوضات ليس مقابل المحاور مباشرة ، ولكن قليلاً على الجانب.
من الأهمية بمكان ما تقوله وكيف تقوله. من المهم جدًا الحصول على معلومات موثوقة والقدرة على العمل على الحقائق وبناء محتوى المناقشة بشكل صحيح.
في الوقت نفسه ، لا تنسى الفروق الدقيقة الأخرى: السلس وحتى الكلام بمعدل متوسط ، والتوقف المؤقت والتركيز على نقاط معينة أمر مهم لتحقيق فهم أفضل.
من المهم اختيار الكلمات ، والتجويد ، والإيماءات والإيماءات لموقف معين ، لأنه في حالات مختلفة سيكون السلوك المناسب مناسبًا. يمكن تقسيم ثقافة التواصل التجاري ، اعتمادًا على الوضع والأهداف المنشودة ، إلى عدة أنواع:
- نوع الموجه يعني التعديل. يُعد هذا الخيار نموذجيًا للعملية التدريبية للمتدربين ، لحدث تعليمي وعلمي ، لشرح لحظات العمل الفردية الثانوية ، وكذلك للعمل الجماعي مع الزملاء ، إذا كنت خبيرًا في المجال الذي يكونون فيه أقل دراية. في كثير من الأحيان ، يتم بناء هذا التواصل في شكل مونولوج ، ومع ذلك ، في التواصل التجاري الحديث ، يعتبر الحوار الأفضل: حتى في عملية التعلم ، حاول إشراك المحاورين في المناقشة والاستماع إلى وجهات نظرهم.
- نوع تحفيزي والهدف من ذلك هو اهتمام شخص بالمشروع ، وإقناعه بمدى ملاءمة وظيفة معينة ، ومساعدة الموظفين على الإيمان بأنفسهم والشعور بمزيد من الثقة في بعض الأعمال الجديدة أو الصعبة ببساطة. للنجاح ، حاول تجنب العبارات الشائعة و الكليشيهات. أفضل شيء هو أن تكون مثالًا شخصيًا ، وأن تحكي قصتك الخاصة وتشرح بكلماتك الخاصة ما يجذبك تمامًا إلى مشروع معين.
- نوع المواجهة الثقافة الاتصالية تثير المحاور أن يعترض عليك ، ويختلف مع وجهة نظرك. يتضمن هذا النوع عددًا من التقنيات المستخدمة في حالة وجود تضارب في المصالح. غالبًا ما تكون حالة المواجهة من سمات المفاوضات ، بالإضافة إلى زيادة الانتباه عند العمل مع جمهور سلبي خامل.
- نوع المعلومات الأكثر حيادية - في إطارها يمكنك ببساطة نقل هذه المعلومات أو تلك إلى المستمع. حاول تجنب الخلط بين نوع المعلومات والآخرين. إذا كان الهدف هو إبلاغ المحاور ، فأنت لست بحاجة إلى محاولة تعليمه ، أو إصابة حماسك أو الدخول في صراع. في الوقت نفسه ، من الضروري أن يكون العرض واضحًا - لهذا ، حاول التكيف مع المحاور وشرح كل شيء بأمثلة واضحة له.
شخصي
قررت معظم القضايا المهمة المتعلقة بالأنشطة المهنية حلها في عملية التواصل الشخصي. بالنسبة للأشخاص الاجتماعيين والمنفتحين الذين يعرفون كيفية تقديم أي معلومات بشكل صحيح (من خلال الإيماءات وتعبيرات الوجه والتجويد) ، هذا أكثر من ناقص. في الاتصالات التجارية الشخصية ، لا يلعب محتوى المناقشة دورًا رئيسيًا ، والشيء الرئيسي هو إقامة اتصال وتحديد موقفك بشكل صحيح.
يمكن أن تتكون الاتصالات الشخصية من مونولوجات طويلة إلى حد ما أو ، على العكس ، من عبارات قصيرة إلى حد ما. وفي ذلك ، وفي حالة أخرى ، من المهم جدًا ليس فقط ذكر المعلومات ، كما لو كنت تكتب ملخصًا ، ولكن لنقلها إلى محاور معين ، والتكيف معها. قبل المفاوضات ، اكتب النقاط الرئيسية التي تريد مناقشتها ، لكن لا تحفظ الكلام أبدًا - من الضروري تغيير طبيعة السرد والتسلسل والأمثلة (اعتمادًا على رد فعل الجمهور).
بنفس الطريقة تحتاج للعمل مع التجويد والإيماءات. إذا فقدت انتباه المحاور ، فاجعل الخطاب أكثر انفعالية. إذا شعرت بمواجهة غير مرغوب فيها مع شريك ، فحاول نسخ مواقف الشخص وإيماءاته.من المهم جدًا ألا تتصرف بشكل مبالغ فيه ، وإلا سيكون عرض المعلومات مملاً ، وستعطي انطباعًا عن شخص غير آمن.
في الوقت نفسه ، فإن الحديث عاطفيًا لا يستحق ذلك ، وإلا قد لا يتم أخذك على محمل الجد.
في سياق محادثة شخصية ، غالبًا ما يتعين على المرء أن يتخذ تلقائيًا قرارات صعبة. إذا لم تعالج عملية التفاوض الموضوعات التي توقعتها ، فمن المهم جدًا أن تظل هادئًا. حاول ألا تستجيب لمشاكل الإثارة المفرطة ، استجب دائمًا بهدوء. إذا لم تتمكن من تحديد القرار الذي يجب اتخاذه على الفور ، يمكنك دائمًا تخصيص بعض الوقت للتفكير ووزن جميع المزايا والعيوب في بيئة هادئة.
عبر الهاتف
تتم معالجة العديد من القضايا الآن عبر الهاتف. عادة ما تكون هذه توضيحات غير ذات أهمية لأي معلومات أو جوانب تنظيمية: على سبيل المثال ، عند إجراء مكالمة هاتفية ، غالبًا ما يحدد الزملاء الأسماء والأرقام الدقيقة ، ويحددون المواعيد ، ويعطون أو يتلقون المهام. عادةً ما يتم إجراء المكالمات الهاتفية الطويلة فقط عندما لا تكون هناك فرصة للقاء شخصيًا. علاوة على ذلك ، يتم استخدام مكالمات الفيديو التي لها تفاصيلها الخاصة بشكل متزايد لاتصال أكثر اكتمالا.
لإجراء محادثة هاتفية ناجحة ، تؤثر على لحظات العمل ، من الضروري مراعاة الفروق الدقيقة التالية:
- إذا كنت تتصل بشخص ما ، فمن المهم أن تسأل عما إذا كان الشخص مرتاحًا للتحدث الآن. لا يتم قبول الاتصال بعد ساعات العمل في معظم الشركات وفقًا للآداب (ما لم يكن هناك اتفاق منفصل).
- ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك تداخل في الاتصال - أو أن الضوضاء الدخيلة قد تتداخل مع المحادثة. في محادثة هاتفية ، من المهم أن تتحدث بوضوح وليس بسرعة كبيرة.
- قم ببناء خطابك بحيث يكون محددًا قدر الإمكان ويتم إدراكه تمامًا كما تقصد. في عملية الاتصال الشخصي ، تلعب تعبيرات الوجه والإيماءات دورًا مهمًا جدًا - وهذا يسمح لك بفهم أفضل لإشارات المحاور ، وتقليله ، ودوافعه الخفية. عند التحدث على الهاتف ، ستحرم من هذه الفرصة.
- حاول مناقشة القضايا الضرورية عبر الهاتف لفترة وجيزة قدر الإمكان. بالنسبة للمفاوضات المعقدة أو المناقشات المثيرة للجدل ، نادرًا ما تكون المحادثة الهاتفية مناسبة ، لذلك من المهم ذكر أهمها فقط. من الأفضل مناقشة التفاصيل شخصيًا أو باستخدام الفيديو.
بدأ استخدام مكالمات الفيديو في ثقافة الشركات الحديثة أكثر فأكثر. أولاً ، يساعدون في الحفاظ على الاتصال مع الشركاء من مختلف البلدان والتفاوض بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. ثانيًا ، يعمل العديد من الأشخاص الآن عن بُعد من المنزل ، وتسهل مكالمات الفيديو حل أي مشاكل.
إذا كان لديك مثل هذه المحادثات التجارية ، فمن المهم الانتباه إلى ما يلي:
- مظهرك سيقطع شوطا طويلا. حتى لو كنت في المنزل ، حاول أن ترتدي ملابس تشبه الأعمال.
- ابحث عن مكان في المنزل تكون الخلفية فيه أكثر أو أقل حيادية. إذا كان يوجد في الخلفية مطبخ أو تلفزيون عامل أو لعب الأطفال ، فقد يتعارض ذلك مع حل مشاكل العمل.
- يستخدم العديد من الأشخاص الآن سماعات الرأس ، ولكن من الجدير بالذكر أنها تسمح لك بسماع الشخص الآخر بشكل أفضل ، ولكن لا تضمن أن الشخص الآخر يمكنه سماعك جيدًا إذا تحدثت من خلال الضوضاء. إذا كنت تحل مشاكل الشركات من المنزل ، فاطلب من عائلتك أن تكون هادئًا أو مجرد الجلوس في غرفة منفصلة.
- أمام الكاميرا ، من المهم بشكل خاص التحكم في إيماءاتك وتعبيرات وجهك. غالبًا ما تحدث مشاكل في الاتصال ، وقد يتم تحميل الصورة ببطء ، وقد يتم الانتباه إلى جميع تعابير الوجه غير الناجحة.
- إذا كنت تناقش قضايا خطيرة تتطلب ملاحظات أو وثائق أمام عينيك ، فقم بإعداد كل هذا مسبقًا (قبل المكالمة) وأرسل المواد اللازمة إلى محاورتك.
المراسلات
يتم الآن معالجة العديد من القضايا في المنظمات عن طريق المراسلة. واحدة من مزايا مثل هذه الاتصالات التجارية هي بنية المعلومات.إذا كنت لا تستطيع في عملية الاتصال المباشر الانتباه إلى نقاط معينة مهمة للمحاور (أو ننسى المعلومات الضرورية فقط) ، في شكل مسجل سيكون من الممكن مراعاة جميع الفروق الدقيقة.
إذا كانت الصياغة والتفاصيل الصغيرة مهمة ، فمن الملائم جدًا الإجابة على المحاور في اقتباساته المحددة كتابة ، وعدم الإشارة إلى عباراته شفهيًا.
إذا كنت تتحدث كثيرًا مع الزملاء وشركاء المراسلات ، فمن المهم جدًا أن تكون قادرًا على الكتابة بشكل صحيح. لا يقوم محررو النصوص دائمًا بتصحيح الأخطاء النحوية بشكل صحيح ، لذلك لا يجب الاعتماد عليهم تمامًا - إذا لم تكن متأكدًا من تهجئة الكلمة ، فراجع نفسك في القاموس. يجب توخي الحذر عند إرسال رسائل نصية من الهواتف والأجهزة اللوحية - مع وظيفة الإدخال التلقائي ، يمكن استبدال كلماتك بأخرى ، وستظهر الرسالة ببساطة بلا معنى.
يعتبر الكثيرون أن المراسلات التجارية مهمة أبسط من التفاوض في الحياة الواقعية - في الواقع ، هناك دائمًا وقت للتفكير في رسالة ، وفي عملية حوار حقيقي عليك أن تستجيب تلقائيًا. ومع ذلك ، فإن ناقص هو أنك لا تحصل على رد فعل عفوي من المحاور ، وهذا جانب نفسي مهم.
بالإضافة إلى ذلك ، تُفرض متطلبات أكثر صرامة على النص المكتوب بدلاً من الكلام العامي: تجنب الكلمات التمهيدية الإضافية ، والقصائد الغنائية والعبارات العاطفية غير الضرورية في الرسالة.
اقرأ المزيد عن ثقافة التواصل التجاري بشكل أكبر.
