تعد المهارات التواصلية من أهم الشروط للتواصل الناجح بين الأشخاص وتبادل المعلومات وتحقيق النتيجة المرجوة. لقد بدأ استخدام آداب العمل منذ ظهور علاقات السوق. تمنحه ثقافات عديدة مكانة منفصلة في العلاقات بين الناس ، وترفعهم إلى مرتبة الاحتفالات. وهذا يؤتي ثماره ، لأن آداب العمل تساعد على إقامة اتصال مع شريك ، ونجاح المؤسسة يعتمد على سلوك الناس خلال اجتماع عمل.
ما هو التواصل التجاري؟
على عكس التواصل اليومي العادي ، فإن اتصالات الأعمال لها مبادئها الواضحة وتهدف إلى تحقيق هدف محدد من خلال الاتفاق والوفاء بالالتزامات. تتيح لك بيئة العمل إجراء اتصالات مفيدة جديدة يعتمد عليها نجاح عملك. ولكن لا يمكن دائمًا للشركاء في المستقبل التعاطف مع بعضهم البعض وإيجاد أرضية مشتركة.
تسمح لك آداب العمل بالتوصل إلى إجماع ، ووضع المحاور على نفسك ، وبناء علاقات مع أشخاص مختلفين تمامًا ، وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في الاتصالات التجارية.
الاتصال التجاري ينطوي على الربح. الأشياء الأخرى متساوية ، الشخص الذي يملك المعرفة وقواعد آداب العمل سيفوز. من السهل تتبع ذلك من خلال مثال تفاعل رجلين من رجال الأعمال ، أحدهما يجلب المحاور بسهولة وبشكل طبيعي إلى الاستنتاجات التي يحتاج إليها ، والثاني ليس لديه مهارات الاتصال التجاري أو الخطابة ويضطر إلى تفويت فرص الأعمال المربحة مرارًا وتكرارًا.
وبالتالي ، فإن التواصل التجاري هو نظام من المهارات يتضمن مجموعة كاملة من السلوك التواصلي:
- ثقافة الاتصال (المعتمدة في بلد معين) ؛
- خطبة
- أخلاقيات العمل (القواعد واللوائح) ؛
- علم نفس العلاقات.
- منطق بناء الكلام (الشفوي والمكتوب) ؛
- صورة
- جرس الصوت والتجويد.
أنواع الاتصالات التجارية
في العالم الحديث ، يتم تقديم الاتصالات التجارية في العديد من أشكالها في وقت واحد:
- محادثة تجارية - هذا اتصال شفهي أو افتراضي بين الزملاء أو الشركاء ، يهدف إلى مناقشة مشاكل العمل. في أغلب الأحيان ، تحدث محادثة بين المشاركين في نفس مجال العمل ، الذين يفهمون تفاصيل هذا الحوار ، قادرون على الحفاظ على محادثة حول موضوع مهني ضيق.
- اجتماع عمل - مناقشة موجهة بوضوح ، تتضمن مهامها حل المشكلات التنظيمية الحالية ، وتحليل المعلومات المتاحة للمشاركين ، وبناء خط لمزيد من السلوك ، واتخاذ القرارات والتعبير عنها.
- المراسلات التجارية - هذا اتصال رسمي من خلال رسالة عمل ، باستثناء أي مظهر من مظاهر الألفة أو اللغة العامية. خطاب العمل هو مستند يحتوي على رسالة رسمية ويتم تنفيذه وفقًا لجميع معايير المراسلات التجارية. كقاعدة ، في شكل ورقي وإلكتروني ، يتم توفير نموذج خطاب عمل مع شعار ، بيانات عنوان شركة أو مؤسسة. أيضا في رسائل الأعمال ، لوحظ ترميز معين على الصفحة.
- الخطابة - تفاعل المتحدث والمستمع. هذا النوع من الاتصالات التجارية معقد ويتطلب مهارات خطابية. يجب أن يكون المتحدث كفؤًا قدر الإمكان في السؤال الذي يتم التعبير عنه ويمتلك مهارات الخطابة والفائدة وإقناع المستمعين. حسب نوع العرض التقديمي ، يمكن أن يكون الخطاب العام إعلاميًا (تقريرًا) ، ويحث (التحريض) ، والإقناع (الكلام الرسمي).
تلعب معرفة علم النفس والتواصل الاجتماعي دورًا كبيرًا في عملية الاتصال ، وتسمح لك ببناء علاقات فعالة بين الشركاء والزملاء ، لخلق مواقف يكون فيها النشاط المتبادل أكثر فائدة.
يؤدي فهم تفاصيل وأهمية الاتصال التجاري إلى استنتاج أنه يستطيع وينبغي عليه التعلم.
القواعد الأساسية لاتصالات الأعمال
إن الامتثال لقواعد آداب العمل ضروري لبناء علاقات تجارية ناجحة بين شركاء الأعمال والزملاء والدبلوماسيين من مختلف البلدان. ثقافة وسلوك الأعمال يمكن أن تكون مختلفة بشكل كبير عن بعضها البعض ، ولكن هناك قواعد سلوكية مقبولة بشكل عام يجب مراعاتها من قبل أي شخص يحترم نفسه بغض النظر عن الانتماء لمجتمع معين.
- الالتزام بالمواعيد. في بيئة الأعمال ، يعتبر قول "الوقت نقود" ملائمًا ، لذا فإن التأخر عن الاجتماعات وجعل انتظار محاورك هو قمة اللاأخلاقية.
- إجباري. إن الوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها هو أساس السمعة الجيدة التي بدونها يكون التفاعل الناجح في بيئة الأعمال مستحيلا.
- السرية إن القدرة على الحفاظ على سرية البيانات السرية ، ومراقبة أسرار الشركات هي أحد شروط الثقة المتبادلة والتعاون الكامل.
- موقف محترم. إن احترام المحاور ، والقدرة على الاستماع ، والتشبع بما قيل له ، يفتح فرصاً واسعة لإقامة اتصال. هذه المهارة مفيدة أيضًا عند التفاعل مع الموظفين والمرؤوسين.
- احترام الذات. فيما يتعلق بإدراك الذات في عملية الاتصال ، يجب أن تكون قادرًا على إيجاد "حل وسط". للرد بهدوء على النقد أو النصيحة ، ولكن أيضًا لعدم السماح لنفسك بالتلاعب ، والقدرة على كبح محاولات الكرامة للضغط ، وإعادة المحادثة إلى المسار الصحيح.
- صلاة. القدرة على ذكر أفكارك بوضوح ، ونقل معنى الكلام إلى المحاور ، دون سد العبارات بكلمات غير لائقة ودون إبعاد الفكر عن موضوع المحادثة. لا يتم منح هذه القدرة للجميع بطبيعتها ، لذلك يجب إعطاء الوقت للخطابة في تدريبها.
- محو الأمية. يعتمد وضوح الكلام إلى حد كبير على معرفة القراءة والكتابة للشخص ، والقدرة على الكتابة دون أخطاء شرط إلزامي في بيئة الأعمال.
- المظهر في العالم الحديث ، يوجد بالفعل نظام لباس ثابت (رمز الملابس) ، والذي يتضمن شكلًا معينًا من الملابس لزيارة مكان العمل أو الأحداث أو المنظمات أو المؤسسات. عادة ما تكون هذه الدعاوى التجارية للرجال والنساء ، وهي مجموعة قياسية من المجوهرات والاكسسوارات. في حالة الزيارة الأولى لمنظمة أو حدث غير معروف ، يجب أن تعرف مقدمًا عن قواعد اللباس المعتمدة.
المراحل
في هيكل الاتصالات التجارية ، يمكن تمييز أربع مراحل ، سيحقق تسلسلها أقصى تأثير في المفاوضات.
الاتصال
هنا ، يكون الانطباع الأول ذو أهمية أساسية. التحضير للقاء المحاور ، سيكون من المفيد العمل مع المعلومات مقدمًا: دائرة مصالح المحاور ، وبيئة وخصائص ثقافته ، والقواعد والتقاليد الهامة للمحاور. سيسمح لك ذلك بالشعور بمزيد من الثقة والاحترام الواجب للتعامل مع ميزة أو ميزات أخرى للشريك.
العبارات الأولى التي تم إنشاؤها بشكل صحيح هي مفتاح نجاح المزيد من التواصل. عليك أن تبدأ بجذب انتباه وموقع الخصم لنفسك. الصداقة الإنسانية المعتادة ، المجاملة ، مظهر الاهتمام المهذب بشخص المحاور ، نطق اسمه سيساعد في ذلك.
يعتمد نجاح المحادثة ونتائجها على نجاح أو فشل مرحلة الاتصال.
التوجه في الموقف
في عملية مناقشة المهام ، من الضروري التوافق مع المحاور من أجل "موجة" واحدة. يمكن تحقيق هذه النتيجة إذا كنت ترصد بعناية الحالة العاطفية للشريك أو الجو العاطفي العام داخل المجموعة عندما يتعلق الأمر بالمفاوضات مع الجمهور.
ستساعدك معرفة ثلاث قنوات رئيسية للإدراك: الرؤية والسمع والحركية (وهذا يشمل اللمس ، وحاسة الشم ، ووضعية الجسم ، والإيماءات وتعبيرات الوجه) على موالاة محاورتك.
من المهم مراعاة الإشارات غير اللفظية التي يرسلها المحاور ، بالإضافة إلى مراقبة طريقتك في التحدث والإيماء. يجب أن نتذكر أن النغمة المتزايدة والإيماءات النشطة يمكن أن تسبب العدوان أو الرفض ، وسوف يُنظر إلى الجدل الشديد أو الجرس الهادئ للخطاب على أنه ضعف ، وسيظهر الخطاب الذي يثير الشكوك الشك في النفس والخوف.
تحقيق الهدف
التركيز المباشر على موضوع الاجتماع ومناقشة المشاكل والمهام. الغرض من هذه المرحلة هو التوصل إلى اتفاقية مرضية قدر الإمكان لكلا الطرفين.
في المرحلة الثالثة ، يتم استخدام عدة مراحل ، يتكون جوهر الاتصال منها:
- تحديد دوافع وأهداف المحاور ؛
- الحفاظ على الانتباه: من المهم أن ترى الخيط الرئيسي للمحادثة ، لا تنحاز جانباً ولا تقفز من موضوع إلى آخر ؛
- الجدل والإقناع: يطبق في حالة الخلاف ؛
- يعد إصلاح النتيجة لحظة حاسمة في المحادثة ، عندما يجب عليك إنهاء التواصل حول هذا الموضوع ، بغض النظر عن النتائج ، فإن هذا الشعور الداخلي يأتي مع الخبرة ويعتمد على الملاحظة ، والقدرة على التقاط التغييرات الطفيفة في الخلفية العاطفية للمحاور بشكل واضح.
إنهاء الاتصال
يتكون الانطباع العام للاجتماع في المرحلة الأخيرة من الاتصالات التجارية ويتم تسجيله بوضوح أكبر في الذاكرة. لذلك ، يمكن أن تكون القدرة على إتمام المحادثة بشكل صحيح عاملاً محددًا في مزيد من التعاون.
تصبح الكلمات الأخيرة ، وجهات النظر ، والمصافحة ورغبات الشركاء لبعضهم البعض هي ربط خيط النية الحسنة ، والذي بفضله يظهر احتمال التواصل متبادل المنفعة.
تعرف على كيفية التواصل بشكل جميل في الفيديو التالي.
