آداب المراسلات وأخلاقيات العمل

واقع الأعمال الحالي هو أن 15٪ فقط من أصحاب المشاريع المتوسطة والكبيرة الذين يسعون إلى تعزيز وضعهم في السوق يحققون الهدف. ولهذا السبب تزداد أهمية آداب العمل عدة مرات ، لأن عدم الامتثال لمعاييرها ، من بين أسباب أخرى ، غالبًا ما يؤدي إلى انهيار العلاقات التجارية المفيدة.

في تفسير واسع للأخلاق ، تعني مجموعة من المبادئ العامة تهدف إلى تنظيم العلاقات الاجتماعية. وفقًا لذلك ، تأخذ أخلاقيات العلاقات التجارية في الاعتبار القضايا المتعلقة بالترتيب المقبول وأسلوب التفاعل في مجال الأعمال.

تفاصيل الجوانب الأخلاقية للعلاقات التجارية هي آداب العمل ، بما في ذلك ، على سبيل المثال ، إجراء التفاوض ، وقواعد سلوك الشركات ، وتقاليد وطقوس الأعمال ، وعناصر التبعية ، وطرق وأساليب الاتصال والكتابة ، بالإضافة إلى قضايا الصواب في التعامل مع الشركاء وزملاء العمل.

تكمن أهمية الأخلاق والآداب ، كجزء لا يتجزأ ، في حقيقة أن الإطار التنظيمي الذي نشأ نتيجة للممارسة طويلة الأمد يبسط التواصل بشكل كبير ، مما يخلق سياقًا واضحًا ويمكن الوصول إليه في قطاع الأعمال يسمح للمرء بتحقيق الأهداف بشكل صحيح وتوفير الوقت بشكل كبير.

وبعبارة أخرى ، نحن نتحدث عن خوارزمية خاصة لحل مشاكل العمل التي تجعل من الممكن تحديد أهداف العمل وتحقيقها بنجاح بشكل عقلاني ودون تعارض. يسمح لك مستوى ملكية هذه الخوارزمية باستخلاص استنتاجات مباشرة حول درجة احتراف شريك العمل أو الخصم في نزاع العمل.

في هذا السياق ، من المهم الالتزام بالمبادئ العامة التالية:

• الالتزام بالمواعيد في كل مكان وفي كل شيء ؛
• الامتثال لأمن المعلومات ؛
• الإيثار الصوتي
• صورة مواتية مناسبة لبيئة الأعمال ؛
• اللغة المنطوقة والمكتوبة المختصة ؛
• اتباع قواعد ثقافة خطاب العمل.

تتنوع أنواع المراسلات التجارية ، مع درجة معينة من التقليدية ، يمكن تقسيمها إلى نوعين رئيسيين:

• الطريق السريع - بين مؤسسات الدولة والبعثات والمسؤولين الأجانب (مذكرات مختلفة ومذكرات وأشكال أخرى) - عناصر العلاقات الدبلوماسية ؛
• تجارية - رسائل شبه رسمية تستخدم في مجال العلاقات التجارية بين المؤسسات والمنظمات.

أسلوب كتابة خطاب الخدمة ، على الرغم من بعض الاختلافات اللغوية والتقليدية ، له أساس عام معين ومجموعة من المؤسسات التي وضعتها الممارسة المعمول بها. على سبيل المثال ، يعتمد عدد من متطلبات البروتوكول ، التي تحددها موضع المرسل والمرسل إليه ، على الإعدادات الأولية للاحترام المتبادل والصحة. لذلك ، بغض النظر عن نوع المستند ، من الناحية الهيكلية ، يجب أن يحتوي بالضرورة على العناصر التالية:

• الاستئناف (الوضع الرسمي للمرسل إليه) ؛
• مجاملة (نهاية مهذبة للرسالة) ؛
• التوقيع
• التاريخ (اليوم والشهر والسنة ومكان كتابة الرسالة) ؛
• عنوان المرسل (اللقب ، الوضع الرسمي ، العنوان موجود في أعلى أو أسفل الصفحة الأولى من الرسالة).

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدد من الأحكام المتعلقة مباشرة بالرسائل:

• يتم وضع خطابات الأعمال على أوراق ذات رأسية أو أوراق على وجهها الأمامي فقط ؛
• ترقيم الصفحات بالأرقام العربية ؛
• يتم تنفيذ الرسائل في نسخة ورقية ؛
• لا يُسمح بالمحو والتصحيح في نص المستند ؛
• تم طي الوثيقة للداخل ؛
• وقت الانتظار للرد على خطاب لا يزيد عن عشرة أيام.

يجب أن يكون لرسالة العمل تركيز صريح هادف وتحتوي على سؤال واحد ، ويجب أن يكون المعنى الكامل للنص خاضعًا تمامًا وكاملًا لمحتواه ، سواء كان اقتراحًا لمعاملة أو طلب تجاري أو مجرد معلومات ذات صلة.

تصنيف رسائل الأعمال متنوع ويعتمد على توجهها الوظيفي. على سبيل المثال ، الرسائل هي:

• إعلام؛
• يذكرنا.
• دعوات
• استعراض المعلومات ؛
• أوامر ؛
• مرافقة
• أنواع أخرى.

في المراسلات التجارية ، الأكثر شيوعًا هي:

• استفسارات
• اقتراحات ؛
• أوامر ؛
• الشكاوى ؛
• خطابات الضمان.

كواحد من أشكال الاتصالات التجارية ، بالمعنى الدقيق للكلمة ، تنقسم الحروف إلى نوعين - الأعمال والمسؤولين الخاصين.

من خلال الأعمال تشمل المراسلات ، التي تعمل بين المنظمات والمؤسسات. إن الرسالة الرسمية الخاصة هي رسالة يتم إرسالها إلى مؤسسة من قبل شخص خاص ، أو على العكس من قبل مؤسسة - إلى شخص خاص.

هناك عدد من قواعد المراسلات التجارية.

• يجب أن تحفز الرسالة ظهور الاهتمام التجاري لدى المتلقي ، بشكل واضح ومبني على أدلة مقنعة لإظهار فوائد الشراكات وعدم ملاءمة كسر الشراكات. يجب أن يكون النص حافزًا ومحفزًا للتعاون.
• إن إظهار العواطف الشخصية المفرطة في خطاب العمل ليس أفضل طريقة لإثبات حالتك وحل المشكلة.
• من أجل تجنب التحميل الزائد وانسداد نص الرسالة ، يجب على المرء تجنب أي مقارنات مجازية ، الاستعارات ، الرموز ، والقطع الزائد.
• للحصول على عرض واضح ودقيق للموضوع ، من الأفضل استخدام جمل بسيطة ، وتجنب التفاصيل والتفاصيل المفرطة. يجب دعم الفكرة الرئيسية للرسالة من خلال الحجج ذات الصلة حصريًا ، والتي يتم وضعها عادةً في مرفقات الرسالة (الرسوم البيانية والرسوم البيانية والبيانات الرقمية).
• يجب أن يبرز النص فقرات ، كل منها ، يمثل فكرًا مستقلاً ، يبدأ بخط جديد.

• يجب ألا تستخدم الرسالة التجارية المكتوبة الصفات الوصفية والتوضيحات والتفاصيل غير الضرورية. في نهاية الكتابة ، من المستحسن التحقق من الوثيقة والقضاء على العبارات التي لا تحمل محتوى دلالية ذات صلة.
• محو الأمية هو عنصر أساسي في النص. وجود أخطاء إملائية وأخطاء أخرى في الرسالة غير مقبول.
• مطلوب بيان موضوع الرسالة. يجب أن ينعكس الموضوع في المستندات باختصار وإيجاز ، وهذا يوفر الوقت عند القراءة ويميز المرسل بشكل إيجابي. إذا تم إرسال الرسالة بالبريد الإلكتروني وتحتوي على معلومات مهمة بشكل خاص ، فيجب أن يتم تجهيزها بـ "علم" خاص متوفر في الخدمة الإلكترونية.
• يتم توفير قراءة جيدة للنص من خلال خطوط Arial أو Times New Roman بمتوسط ​​حجم الخط. إذا كانت هناك حاجة خاصة ، فمن الممكن تسليط الضوء على الأفكار الرئيسية بخط مائل أو غامق.

• في النص ، من المفيد استخدام الترجمة (3-4) ، والتي توفر فهمًا أسهل للنص.
• من الأفضل أن يتم إعداد القوائم والقوائم باستخدام علامات خاصة.
• قالب (مخطط) هوية الشركة هو مؤشر ممتاز للكفاءة والموضوعية في الاتصالات التجارية. إنه مناسب بشكل خاص في الجانب المؤسسي ، لأنه يسمح لك بالتميز في ضوء موات والامتثال للمسؤولية الرسمية المعمول بها.

هيكل رسالة الأعمال نموذجي. تقليديا ، يحتوي على:

• مقدمة ؛
• الجزء الرئيسي ؛
• الاستنتاج.

تلخص المقدمة الغرض من الرسالة. يصف الجزء الرئيسي جوهر القضية. في الختام ، من المستحسن تلخيص محتوى الجزء الرئيسي ، على سبيل المثال ، في شكل استنتاجات. "الحاشية" وأنواع مختلفة من الحواشي غير مرغوب فيها.

في الختام ، العبارات المتشابهة في الشكل مع العبارات غير مناسبة ، مثل: "آمل في شراكة مفيدة للطرفين" وهكذا. من الأفضل أن تقول وداعًا في رسالة عمل تحتوي على عبارات بسيطة - "التحيات" ، "أطيب التحيات" ، وما إلى ذلك.

في الجزء السفلي من الرسالة موضح: F. I. O. ، الوضع الرسمي ، اسم الشركة ، التوقيع. يشار إلى أرقام الاتصال أيضا.

يتم إرفاق الجداول والرسوم البيانية كملف منفصل (حزمة) ، مما يشير إلى ذلك في نهاية الرسالة. إذا كانت هناك مجموعة من المرفقات ، فسيتم إعطاء جردها بالأسماء.

يمكنك استخدام الاختصار والاختصارات الخاصة فقط إذا كنت متأكدًا من أن المستلم سيفهمها.

لإعطاء النص قدرًا أكبر من الدقة المنطقية والاتساق في مفردات الأعمال ، يتم استخدام دورات الكلام التالية كمجلدات:

• لهذا السبب ؛
• بناء على ما سبق ؛
• بحكم هذا ؛
• وفقًا للبيانات ؛
• بناء على هذا ؛
• النظر ؛
• وغيرهم.

في الفضاء الافتراضي ، يكون تفاعل الأعمال ، الذي يمثل الاتصال في صورة مصغرة ، محددًا ، ولا يتطلب أقل من الامتثال لمعايير آداب السلوك ذات الصلة. يتضمن العمل المختص بحرف ، وفقًا للممارسة ، الملاحظات التالية بشأن الحجم واللغة والهيكل والشكل.

• يجب أن تتوافق صيغة الموضوع تمامًا تمامًا مع الموضوع المذكور في النص. هذا يسمح لك بتعديل القارئ بسرعة حسب روح العمل المطلوبة.
• يناسب الحجم الأمثل للمستند الذي يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني "شاشة واحدة" ، مع حد أقصى للنص - ورقة واحدة بتنسيق A4.
• الحجم الأمثل للاستثمارات لا يزيد عن 3 ميجا بايت.
• من المستحسن "تعبئة" الملفات المرسلة في أرشيفات ترميز Zip أو Rar القياسية. غالبا ما يتم حظر الآخرين أثناء الشحن.
• يجب أن تكون الارتباطات التشعبية قياسية (زرقاء ، تحتها خط أدناه).
• يجب أن يوضع الجواب على المرسل إليه أعلاه ، في بداية الرسالة ، وليس أدناه. هذا يلغي الحاجة لشريك المراسلات للتمرير الزائد والقوي من خلال النص السابق.

• من الضروري استخدام لغة الكتابة الأكثر فهمًا للشريك. يتم تحديد مسألة استصواب استخدام الاحتراف والمفردات الداخلية والتعبيرات العامية والاختصارات (خاصة في المراسلات الخارجية) في الرسالة بشكل منفصل ، اعتمادًا على سياق وخصائص شركاء المراسلة.
• من المهم إبلاغ الشريك باستلام رسالته - فهذه علامة على حسن الذوق وجزء من آداب العمل ، تظهر الاحترام له.
• يجب أن تكون الإجابة سريعة قدر الإمكان. إذا تعذر لسبب ما الرد بسرعة ، فيجب إخطار الشريك باستلام رسالته وبيان وقت الرد. فترة التوقف الأخلاقي والمريح قبل إعطاء الإجابة هي 48 ساعة بعد تلقي الرسالة. بعد هذا الوقت ، عادة ما يعتقد الشخص أن الرسالة فقدت أو تم تجاهلها. غالبًا ما يرتبط التوقف المؤقت المفرط في المراسلات بخطر فقدان شريك ويفسر في العمل على أنه انتهاك للمعايير الأخلاقية.
• في نهاية الرسالة يجب وضع تفاصيل الاتصال المشار إليها في جميع الحروف ، دون استثناء ، بغض النظر عن ترتيب التوزيع.
• أثناء الشحن ، من المهم إيلاء اهتمام خاص لقضايا الخصوصية.

لمزيد من المعلومات حول آداب المراسلات التجارية ، راجع الفيديو التالي.