الأخلاق والقواعد الأساسية للاتصال التجاري

التواصل التجاري هو وسيلة للتواصل بين الناس في عملية تنفيذ أنشطة ريادية أو أداء واجبات العمل. أي أن هذا نوع من التواصل يرتبط بعملية إنتاج منتج أو تقديم أي خدمة ولا يرتبط بالعلاقات الشخصية أو الاجتماعية بين الناس.

تعتمد الاتصالات التجارية المتحضرة على مراعاة المشاركين فيها لبعض القواعد والمعايير غير المكتوبة التي تساهم في تحقيق الأهداف التي حددها الأطراف والحفاظ على علاقات تجارية جيدة بينهما ، ضرورية لمزيد من التفاعل متبادل المنفعة.

والفرق الرئيسي بين العلاقات التجارية وأي أخرى هو تنظيمها. وهذا يعني وجود حدود معينة في العلاقات التي تحددها تقاليد الثقافة والمبادئ الأخلاقية العالمية ومتطلبات الأخلاق المهنية.

أخلاقيات التواصل التجاري هي أحد مكونات الأخلاق المشتركة ، وتمتلك جميع خصائص هذا الأخير. بشكل عام ، يمكن اعتبار هذا المفهوم بمثابة مجموعة من الأفكار حول الأخلاق ، ومعاييرها وقواعدها التي توجه الناس في علاقاتهم مع بعضهم البعض في عملية النشاط الإنتاجي.

المبادئ الرئيسية لأخلاقيات العمل هي:

• الاستفادة من الحد الأقصى لعدد المشاركين في العلاقات التجارية ؛
• توفير الوصول المتساوي لموضوع العلاقات التجارية لجميع المشاركين في العلاقة.

في التواصل التجاري ، هناك تناقض حاد بين المعايير الأخلاقية وجوهر نشاط ريادة الأعمال ، والذي يحله رجال الأعمال بطرق مختلفة ، دائمًا ما يكون حادًا للغاية. على أي حال ، يعود هذا القرار إلى أحد المواقف الرئيسية:

• إن جوهر الموقف العملي أو مبدأ النفعية هو أن الأخلاق والأعمال ليست مفاهيم متوافقة. الشيء الرئيسي هو تحقيق أقصى ربح بأي وسيلة. بالحديث عن الأخلاق والمسؤوليات الاجتماعية والمعايير الأخلاقية ، يحاول رجال الأعمال الذين يلتزمون بوجهة النظر هذه تجنبها.
• يستند الموقف أو المبدأ الحضاري للحتمية الأخلاقية إلى حقيقة أن الأخلاق هي التي يمكن أن تساعد في تعظيم الأرباح ، وتوسيع أو تعزيز الاتصالات التجارية ، وتنفيذ وتعزيز القواعد الأخلاقية للسلوك في المجتمع ككل ، والتي لا يمكن إلا أن تسهم في تحقيق المزيد من الازدهار للأعمال.

تستخدم أخلاقيات العمل اليوم المعرفة من مختلف المجالات (الأخلاق وعلم النفس والتنظيم العلمي للعمل).

هناك عدة مهام رئيسية للآداب:

• إن وجود معايير معينة للسلوك والحاجة إلى الامتثال لها يبسط عملية الاتصال مع المنظمات الأخرى وضمن العمل الجماعي ، حيث أن العمل وفقًا للنماذج المقبولة بشكل عام يكون أسرع وأسهل. مع مراعاة آداب العمل ، يتصور المشاركون في الاتصالات بدقة ما يمكن توقعه من بعضهم البعض.
• يساهم الإتيكيت في الحفاظ على العلاقات الطبيعية مع ممثلي البيئة الخارجية للمنظمة ، بالإضافة إلى خلق بيئة عمل في الفريق.
• يدعم الراحة الأخلاقية لكل مشارك في التواصل. في الحياة البشرية ، غالبًا ما يكون الاستقرار العقلي أكثر أهمية من الراحة الجسدية. يساهم وجود قواعد العلاقات المهنية في إرضاء الشخص عن العمل.

تستند المبادئ الأساسية لآداب العمل على حقيقة أنه عند اتخاذ القرار ، يجب أن يتم ذلك حتى يتم دمج حدود الإجراءات مع القيم الأخلاقية للمشاركين الآخرين في الاتصالات ويمكن تنسيقها مع مصالحهم. وفي الوقت نفسه ، ينبغي أن يكون للتنسيق هدف له ما يبرره أخلاقيا ، لتحقيق ما ينبغي فقط استخدام الأدوات ذات الصلة أخلاقيا.

هناك عدة مبادئ أساسية:

• الشخصية. أي اتصال ، بما في ذلك الأعمال التجارية ، يحدث بين الناس بخصائصهم الشخصية. وعلى الرغم من حقيقة أن الاتصال بينهما له توجه مهني ، إلا أن العلاقة بين الأشخاص ستظل تؤثر على عملية التفاعل.
• الاستمرارية. جوهر هذا المبدأ هو البدء في الاتصال المستمر من قبل المشاركين في الاتصال إذا وجدوا أنفسهم في مجال رؤية بعضهم البعض. استنادًا إلى حقيقة أن الأشخاص يتواصلون على حد سواء بالوسائل اللفظية وغير اللفظية ، فإنهم يشاركون باستمرار مع بعضهم البعض معلومات معينة ، والتي يعطي كل مشارك في الاتصال معناها الخاص ويستخلص استنتاجاته الخاصة.
• العزيمة. أي تفاعل له هدف محدد أو عدة أهداف. ومع ذلك ، يمكن أن تكون صريحة وضمنية. عند التحدث للجمهور ، فإن المتحدث لديه هدف صريح في نقل مواد معينة للجمهور ، ويضمن - على سبيل المثال ، أن يثبت للجمهور ذكاءه الفصيح والبلاغة.
• تعددية الأبعاد. يفترض هذا المبدأ أنه لا يوجد في العلاقات التجارية تبادل للمعلومات فحسب ، بل أيضًا تنظيم للعلاقات بين الطرفين. هذا هو ، في التفاعل المهني ، يبث المشاركون فيه بعضهم البعض موقفهم العاطفي ، الذي يعمل كمنظم لعلاقاتهم التجارية.

استنادًا إلى المهام المذكورة أعلاه ومبادئ أخلاقيات العلاقات التجارية ، من الممكن صياغة قواعد أخلاقية مهنية ضرورية على قدم المساواة للامتثال كموظفين عاديين في الفريق ، أو رئيس أو مالك المؤسسة.

إنها واحدة من الأدوات الرئيسية للنجاح في مهنة أو عمل:

• الدقة والالتزام بالمواعيد. بصفتك عضوًا في علاقة مهنية أو تجارية ، يجب ألا تتأخر أبدًا عن العمل أو الاجتماع أو اجتماع العمل. في الواقع ، درجة الاحترام والثقة في الشخص الذي يبقي نفسه ينتظر طوال الوقت وفي نفس الوقت يقضي وقت الآخرين يتناقص بسرعة. تشير هذه الجودة من جانب الآخرين إلى عدم القدرة على التكيف مع إيقاع الحياة الحديث ، وانعدام الأمن. من المهم أيضًا تقدير وقت الآخرين وعدم نقله إلى المحادثات غير الضرورية دون إذنهم.
• التنظيم الفعال لمساحة العمل. يمكن لمكان العمل أن يخبر صاحبه ببلاغة. من الواضح أنه إذا تم الحفاظ على النظام ، فيمكن قول الشيء نفسه عن أفكار الإنسان. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر هذا وقت العمل بشكل كبير. في الواقع ، قد يستغرق الأمر الكثير من الوقت للعثور على المستند الضروري على سطح المكتب ممتلئ بالأوراق.
• التواصل المهذب واحترام الآخرين. في العلاقات التجارية ، من المهم احترام والسعي لفهم المحاور ، لتكون قادرًا على وضع نفسك في مكانه وإلقاء نظرة على الموقف من خلال عينيه. إن الإهانات والإهانات في المجال المهني غير مقبولة ، فضلاً عن الصراخ والتعبيرات "القوية" والفظاظة. يجب أن يكون المرء قادرًا على التصرف ليس فقط لمصالحه الخاصة. في الوقت نفسه ، لا ينبغي للمرء أن يظهر الإيثار المفرط. قد يشير هذا النوع من السلوك إلى النعومة المفرطة.

• المظهر المناسب للحالة. يجب أن تتذكر دائمًا أن المظهر هو عنصر مهم في التواصل التجاري. الشيء الرئيسي في الصورة ليس وجود سمات باهظة الثمن ، ولكن الدقة والدقة. إذا تم اعتماد نمط ملابس معين في المكتب ، فمن الأفضل الالتزام به حتى لا تثير موقفًا سلبيًا تجاهك من الإدارة وزملائك.
• مزاج العمل. إذا كان الموظف يركز على النتيجة ، فإن هذا يؤثر بشكل إيجابي على كل من حياته المهنية وأداء الشركة. موقف "من خلال الأكمام" لا يمكن مصداقيته. مع هؤلاء الموظفين ، لا يمكن للشركة أن تأمل في تحقيق أهدافها.
• الإيماء المقيدة. لا تنس المساحة الشخصية. آداب العمل لا تقبل الاتصالات الملموسة بين المشاركين في التواصل. القبلات واللمسات غير مقبولة. الشيء الوحيد الذي يمكن أن يحدث هو مصافحة. يجدر أيضًا تقليل الإيماءات المختلفة وتعبيرات الوجه ، لأنه من خلالها يمكنك بسهولة تحديد النقص أو انعدام الأمن. يجب أن يبقى الظهر مستقيماً ، وأن تكون النظرة ثابتة ، وأن تكون الحركات واضحة.

• قواعد للجميع. آداب العمل هي نفسها بالنسبة لكل من الذكور والإناث. يمكن لسيدة الأعمال أن تصافح محاورها. في الوقت نفسه ، لا يمكنها المغازلة أو إلقاء نظرات لا لبس فيها أو الغش.لا يجب أن تكون خصائص شخصية المشارك في علاقة العمل متاحة للعامة. التقيد وضبط النفس هي القواعد الرئيسية التي يجب اتباعها في بيئة العمل.
• الامتثال الهرمي. في الاتصالات التجارية ، ليست السمة الجنسانية هي التي تبرز في المقدمة ، ولكن مبدأ التسلسل الهرمي. أي أن وضع الموظف يتحدد من خلال مكانه في السلم الوظيفي. يعد الامتثال للتبعية أحد أهم القواعد في العلاقات التجارية.
• علاقات الفريق. تحقيق الأهداف التي وضعتها الشركة مستحيل بدون فريق فعال. يتم بناء فريق جيد على التفاعل الصحيح بين أعضائه (العلاقات المتساوية ، وغياب "الحيوانات الأليفة" و "الضحايا" ، وعدم جواز العلاقات الشخصية).

• السرية. يجب أن يكون الموظفون قادرين على الاحتفاظ بالمعلومات السرية ، والأسرار الرسمية ، وعدم الانتشار حول الوضع في الشركة ، لمراقبة حماية البيانات الشخصية.
• نغمة الأعمال في الحروف.. في المراسلات المرسلة نيابة عن الشركة ، أو كرد على أي مستند ، من الضروري الالتزام بقواعد المراسلات التجارية.

في المجتمع التقليدي فيما يتعلق بقيم ومعايير آداب العمل في المنظمة هناك عدة أنواع من السلوك البشري:

• "منضبط" - موظف المنظمة المخلص الذي يقبل تمامًا قواعد السلوك المتبعة فيه ويتصرف بطريقة لا تخلق تضاربًا في المصالح (من نفسه والشركة).
• "التكيف" - الموظف الذي يتصرف وفقًا للمعايير المقبولة عمومًا في الشركة ولكنه لا يقبل قيمها. على الرغم من حقيقة أن مثل هذا الموظف يتبع القواعد ، إلا أنه لا يمكن وصفه بأنه مخلص ومخلص للشركة. في الظروف القاسية بالنسبة له ، قد يقوم بعمل يتعارض مع قيم الشركة.
• "أصلي" - نوع الموظف الذي يشترك في قيم الشركة ، ولكن معايير السلوك الموضوعة فيها غير مقبولة بالنسبة له. في هذا الصدد ، قد يكون لهذا الشخص صراعات مع الإدارة والزملاء. لا يمكن التكييف الناجح لمثل هذا الموظف إلا إذا سمحت له الشركة ، كاستثناء ، بعدم اتباع القواعد العامة.
• "المتمردين" - موظف تكون قيمته ومبادئه التي تحددها المنظمة غريبة. على الرغم من التحذيرات ، فإنه يكسر الحواجز ويتعارض باستمرار مع الآخرين على جميع مستويات التسلسل الهرمي. تدرك الحاجة إلى الالتزام بأنماط معينة بشكل سلبي. قد يكون السبب في ذلك هو التردد في فهم أهمية معايير الشركة وقيمها ، ونقص المهارات اللازمة لذلك.

تعتمد ميزات الاتصال ، بسبب المسؤوليات المهنية أو احتياجات العمل ، على أي مستوى أو بين مستويات التسلسل الهرمي الإداري الذي يحدثه. ضع في اعتبارك كل نوع من التفاعل بشكل منفصل.

يتم تقليل المحتوى الرئيسي للقواعد الأخلاقية في التواصل بين المرؤوس والمدير إلى بعض النقاط الرئيسية:

• يجب أن يساهم المرؤوس بسلوكه في الحفاظ على جو نفسي مريح في الفريق ومساعدة رئيسه في ذلك.
• ستعتبر محاولة المرؤوس لقيادة الرئيس تعبيراً عن عدم الامتثال للمبدأ الهرمي وعدم الاحترام. للمرؤوس الحق في التعبير عن رأيه في رأسه ، ولكن بالشكل الصحيح مع مراعاة موقفه.
• لا يسمح بنبرة فئوية عند التواصل مع الإدارة.
• يعتبر الاستئناف على رأس الرأس غير مقبول.

يتم تحديد خصائص فئة العلاقات عموديا من الأعلى إلى الأسفل بالقاعدة: مع المرؤوسين ، تحتاج إلى بناء العلاقات بالطريقة التي تريد أن تبدو بها العلاقات مع القائد.

يجب على المدير:

• نسعى جاهدين لإنشاء فريق متماسك يسعى لتحقيق الأهداف المشتركة ؛
• معرفة أسباب الصعوبات المصادفة في عملية النشاط المهني ؛
• للفت انتباه المرؤوسين إلى أوامر الإدارة التي لم ينفذوها
• لتقدير مزايا مرؤوسيه ؛
• ثق في مرؤوسيك ؛
• الاعتراف بأخطائك ؛
• معاملة جميع الموظفين على قدم المساواة.

لا يستطيع الرأس:

• انتقاد هوية الموظف ؛
• إبداء التعليقات مع المرؤوسين الآخرين ؛
• تبين للموظفين أن المدير لا يملك الموقف.

إن جوهر قواعد الآداب فيما يتعلق بالاتجاه الأفقي للعلاقات هو الامتثال لمبدأ التعاطف ، أي تمثيل نفسه في دور زميله.

فيما يلي بعض الأمثلة على قواعد الآداب على مستوى الموظف والموظف:

• استدعاء الزملاء بالاسم ، لأن الطريق إلى إقامة الصداقة يكمن من خلال اسم الشخص ؛
• ابتسم وأظهر موقفًا وديًا للزملاء ؛
• حاول الاستماع إلى الزملاء ، وليس نفسك فقط ؛
• اعتبار كل موظف كشخص ؛
• معاملة الزملاء علانية قدر الإمكان ؛
• محاولة تقاسم المسؤوليات عند أداء المهام المشتركة ؛
• لا تجعل الوعود المستحيلة.

سوف تتعلم المزيد عن أهم مهارات الاتصال التجارية من الفيديو التالي.