Ma trận của Eisenhower - sử dụng thời gian chính xác

Trong thế kỷ cực kỳ nhanh chóng của chúng ta, thời gian dường như không chỉ trôi qua mà bay với tốc độ của một chiếc máy bay siêu thanh. Trong một chu kỳ của các sự kiện và ngày, với vô số các vấn đề và kế hoạch, thường chúng ta không thể nhận ra ngay cả một nửa những gì đã được lên kế hoạch. Và tôi muốn nắm bắt mọi thứ. Làm thế nào để sử dụng thời gian một cách chính xác, sử dụng ma trận Eisenhower, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết hơn.

Thời gian là tất cả những gì chúng ta có. Dù tốt hay xấu, chúng ta sống cuộc sống của mình trực tiếp phụ thuộc vào cách thức và những gì chúng ta dành thời gian cho chúng ta. Và những người muốn có thời gian để làm rất nhiều trong con đường của họ, như một quy luật, học cách quản lý hiệu quả thời gian của họ. Quản lý thời gian (quản lý thời gian) không gì khác hơn là lập kế hoạch. Đó là nó giúp ngừng lo lắng vì một cảm giác cay đắng rằng thời gian là ngắn, nó vô cùng thiếu, và vì điều này không có gì có thể được thực hiện.

Ngày xửa ngày xưa, nhân vật chính trị và quân sự nổi tiếng người Mỹ Dwight David Eisenhower đã nghiêm túc tham gia vào việc tìm giải pháp cho vấn đề lập kế hoạch hiệu quả, ông cũng là tổng thống Hoa Kỳ. Và anh ta đã tìm ra giải pháp cho vấn đề này, anh ta thậm chí đã nghĩ ra hệ thống quản lý thời gian.

Nó chỉ xảy ra rằng bộ não con người dễ dàng hơn và nhận thức tốt hơn thông tin có cấu trúc, nghĩa là, được đưa vào một số hệ thống cụ thể, được chia thành các kệ. Đồng thời, sẽ rất tốt khi hình dung các kệ này, để làm cho chúng trực quan, ví dụ, sử dụng một số loại sơ đồ hoặc sơ đồ.Chính xác là nguyên tắc phân phối các trường hợp này làm nền tảng cho ma trận Eisenhower, một trong những phương pháp hàng đầu trong lý thuyết quản lý thời gian hiệu quả.

Hình dung kế hoạch hành động và hành động sử dụng ma trận rất đơn giản. Vẽ một hình vuông trên giấy, chia nó với hai đường vuông góc thành bốn trường bằng nhau. Bạn nên có một cửa sổ với một vỉ nướng ở dạng chữ thập. Các lĩnh vực này sẽ chia trường hợp của bạn thành 4 nhóm, mỗi nhóm sẽ phụ thuộc vào các dấu hiệu quan trọng / không quan trọng và khẩn cấp / không khẩn cấp. Các trường được hình thành từ giao điểm của các dòng được gọi là góc phần tư (khái niệm toán học) và được ký hiệu như sau:

• góc phần tư A (nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp);
• góc phần tư B (nhiệm vụ quan trọng, nhưng không khẩn cấp);
• góc phần tư C (không quan trọng, nhưng nhiệm vụ khẩn cấp);
• góc phần tư D (nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp).

Ma trận Eisenhower có cả ưu điểm và nhược điểm. Chúng tôi sẽ mô tả cả điều đó và điều khác, và chúng tôi sẽ bắt đầu với những lợi thế.

• Mặc dù tên của nó là Ma trận, có nghĩa là một thứ gì đó phức tạp, nhưng hệ thống này thực sự rất dễ hiểu và được áp dụng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
• Các trường hợp, mục tiêu và mục tiêu được chia thành 4 loại, điều này giúp điều hướng chúng tốt hơn.
• Việc phân phối các nhiệm vụ theo tiêu chí cấp bách và quan trọng cho phép bạn đẩy các vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng vào nền, từ đó cho phép bạn di chuyển lên phía trước quan trọng và cấp bách. Đây là cách các trường hợp được phân tích và lọc. Những người không cần lãng phí thời gian sẽ bị loại bỏ.
• Ưu điểm chính là ma trận cho phép bạn tạo ra chi phí thời gian hiệu quả nhất có thể, do đó, điều này giúp bạn có thể làm mọi thứ đúng hạn.

Nhược điểm của hệ thống này cũng có sẵn.

• Ma trận là không hiệu quả trong kế hoạch dài hạn. Nó phù hợp cho các vấn đề hiện tại hoặc cho tương lai gần.
• Khi không có mục tiêu hàng ngày, thì không cần phải sử dụng một hệ thống như vậy.
• Để sử dụng ma trận hiệu quả, bạn cần phân phối nhanh chóng và chính xác các mục tiêu thành các nhóm. Để làm điều này, bạn cần hiểu mức nào trong số chúng có thể được chỉ định mức độ quan trọng của tầm cao, và mục tiêu nào không quan trọng lắm, phải hoàn thành khẩn cấp và tùy chọn nào là tùy chọn. Việc đào tạo như vậy cần có thời gian, nghĩa là ma trận không phải là công việc của bạn ngay lập tức, nhưng nó lại là một điểm trừ.
• Và, do kết quả của đoạn trước, có thể có lỗi với độ chính xác của việc gán các trường hợp một trạng thái nhất định.

Chúng tôi xem xét từng góc phần tư của ma trận chi tiết hơn.

Nếu bạn là một bậc thầy trong kế hoạch, thì góc phần tư A sẽ trống. Nếu mọi thứ xuất hiện trong đó, điều này cho thấy tổ chức kém của bạn. Bạn cho phép giáo dục trong các công việc lục lọi và phong tỏa. Lý do cho hình ảnh này là, như một quy luật, sự lười biếng.

Hoặc bạn có thể không ưu tiên đúng cách. Tất nhiên, đôi khi các tình huống như vậy được cho phép, nhưng khi điều này được quan sát một cách có hệ thống, đơn giản là cần thiết để làm việc theo kỷ luật cá nhân. Để tránh việc giải quyết các vấn đề của Fad trong góc phần tư A, cần phải đối phó với các nhiệm vụ được giới thiệu trong các lĩnh vực còn lại một cách kịp thời.

Nhưng một danh sách việc cần làm nhỏ trong góc phần tư A vẫn có thể được nhập. Nó có thể là:

• vấn đề sức khỏe;
• các trường hợp, sự thất bại trong đó có thể gây ra sự xuất hiện của các vấn đề, làm xấu đi chất lượng cuộc sống, đe dọa hạnh phúc của gia đình và công việc;
• trường hợp, sự thất bại trong đó sẽ làm phức tạp đáng kể con đường để đạt được các mục tiêu chính hoặc dẫn đến sự gián đoạn của họ;
• cách thoát khỏi các tình huống khẩn cấp và khủng hoảng khác nhau.

Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều điểm trong góc phần tư này, thì hãy từ bỏ mọi nỗ lực để loại bỏ chúng. Và đừng quên rằng việc thực hiện một số mục nhất định từ danh sách quan trọng và khẩn cấp có thể được chuyển hướng hoàn toàn, được ủy thác cho ai đó từ proxy, không nhất thiết phải gánh toàn bộ gánh nặng của tất cả các vấn đề đối với chính bạn.Cách tiếp cận này sẽ giúp nhanh chóng đối phó với sự đầy đủ của góc phần tư A.

Các quan sát cho thấy những người thích giải quyết vấn đề từ góc phần tư B trở nên thành công nhất, tiến lên nấc thang sự nghiệp nhanh hơn, thịnh vượng nhất về tài chính, không thiếu thời gian và sống một cuộc sống hài hòa, đầy đủ. Nhiệm vụ không khẩn cấp thuộc về loại ưu tiên và có triển vọng nhất, và nếu một người dành cho họ sự chú ý chính, thì mọi thứ sẽ phát triển như mong muốn.

Cần lưu ý rằng việc thiếu khẩn cấp trong nhóm B đôi khi dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành các điểm được chỉ định và họ di chuyển đến nhóm A, nơi họ sẽ yêu cầu phản hồi nhanh. Nếu chúng ta giải quyết các nhiệm vụ quan trọng, nhưng không quá cấp bách dần dần và thường xuyên, thì quá trình này sẽ tiến hành một cách bình tĩnh và hiệu quả. Cần phải tiếp cận loại hình kinh doanh này một cách có trách nhiệm, và việc không khẩn cấp giúp kiểm soát hoàn toàn tiến trình của vấn đề, đưa mọi chi tiết đến lý tưởng, suy nghĩ rõ ràng qua tất cả các bước, từ đó đạt được kết quả hiệu quả.

Ma trận của Eisenhower chủ yếu dạy bạn cách ưu tiên. Điều này có nghĩa là điều quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch là khả năng phân biệt các vấn đề quan trọng dẫn bạn đến những mục tiêu lớn từ những mục tiêu thứ yếu. Các nhiệm vụ cần được đưa vào nhóm C không quan trọng, về bản chất, đây là những thứ làm sao lãng các mục tiêu chính, chúng không đóng góp cho sự tiến bộ, mà ngược lại, chỉ cản trở quá trình phát triển. Thường thì họ ngăn bạn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu quan trọng và do đó làm giảm hiệu quả của thì quá khứ.

Bạn không nên nhầm lẫn các vấn đề khẩn cấp từ trường C, không quan trọng, với các vấn đề khẩn cấp từ trường A, vốn cực kỳ quan trọng. Điều này, như một quy luật, dẫn đến thực tế là điều thực sự quan trọng sẽ vẫn còn trong nền. Một ví dụ sinh động về tình huống như vậy có thể là những cuộc họp do ai đó từ bên ngoài áp đặt mà bạn không cần, hoặc những cuộc trò chuyện dài trống rỗng, đi dự tiệc và lễ kỷ niệm, những lời mời đến từ những người không quan tâm đến bạn, một số công việc gia đình, sự cố của các thiết bị gia dụng và tương tự. Vâng, điều này phải được thực hiện khẩn cấp, nhưng giải pháp của những nhiệm vụ này không phải là một điều cần thiết quan trọng và việc họ không hoàn thành không gây ra bất kỳ rắc rối nào.

Các lớp học trong nhóm này không cung cấp bất cứ điều gì, ngược lại, họ có thể gây hại nhiều. Họ nên được cố gắng để hoãn lại cho đến sau này, và tốt hơn là hoàn toàn bỏ qua chúng. Nhưng kẻ thù phải được biết đến bằng mắt thường - bắt buộc phải lập một danh sách những loài sâu bệnh này như vậy trong lĩnh vực D, bởi vì đây là những hoạt động mà ăn thịt người thời gian của chúng tôi. Đó là những điều rất hấp dẫn và hấp dẫn đối với nhiều người vì sự thẳng thắn của họ và lời hứa sẽ mang lại sự thư giãn và niềm vui, để dành thời gian trong hạnh phúc ngọt ngào.

Những đặc điểm như vậy của những trường hợp này, những người khác tạo ra một sự cám dỗ lớn để đối phó với họ ngay từ đầu, và để, như họ nói, cả thế giới chờ đợi. Có thể cực kỳ khó khăn để thoát ra khỏi một nhóm các vật phẩm giả như vậy, vì chúng thực sự kéo một người. Nhưng những nỗ lực để phá hủy thói quen đối phó với chúng không nên từ bỏ.

Những hoạt động này bao gồm:

• cuộc trò chuyện về không có gì, cuộc trò chuyện trống rỗng, vô nghĩa (cả qua điện thoại và trực tiếp);
• giống như các cuộc hội thoại từ đoạn trước, thư từ trong các sứ giả, mạng xã hội, tất cả các loại trò chuyện;
• xem phim, phim, chương trình truyền hình không mang tải ngữ nghĩa, làm sao lãng những vấn đề và vấn đề nghiêm trọng, gây ra những cảm xúc tiêu cực khác nhau;
• máy tính và các trò chơi khác (không phát triển).

Nghỉ ngơi cho cơ thể và tâm hồn chắc chắn là cần thiết, nhưng có nhiều cách hữu ích khác để thực hiện nó:

• đọc văn học chất lượng;
• các chuyến đi đến triển lãm, nhà hát và bảo tàng;
• trò chơi phát triển trí thông minh;
• các lớp học trong hồ bơi, phòng tập thể dục, đi bộ đường dài trên sân trượt băng, các chuyến đi thực địa ngoài thị trấn, du lịch, v.v.

Nếu bạn có thể loại bỏ hoàn toàn các nghề nghiệp có hại khỏi nhóm D khỏi cuộc sống của bạn, thì ít nhất bạn nên cố gắng trì hoãn chúng, chỉ chú ý đến chúng khi mọi thứ từ nhóm A và B hoàn thành. Nhưng hãy cố gắng giảm thiểu thời gian dành cho các hoạt động trống rỗng. .

Có khả năng cao là quy kết vấn đề cho một nhóm không phù hợp. Đây là vấn đề chính trong việc xây dựng một hệ thống phân cấp các ưu tiên của chúng tôi. Để làm cho việc giải quyết dễ dàng hơn, bạn cần học cách trả lời hai câu hỏi với sự trợ giúp của hai từ - vâng vâng hay hay không. Ví dụ: Vượt qua việc thực hiện trường hợp này có giúp tôi đến gần hơn với mục tiêu chính của mình không? Câu trả lời có, có nghĩa là tầm quan trọng của vụ án, câu trả lời là không có gì quan trọng.

Nếu tôi không giải quyết vấn đề này bây giờ, nó có mất đi sự liên quan vào ngày mai không? Câu trả lời có, có nghĩa là sự cấp bách của vấn đề, câu trả lời là không có - không cấp bách. Khi đã xác định danh mục cho mỗi bài học theo cách này, trước hết hãy làm những việc từ nhóm A, và sau đó từ nhóm B.

Thời gian tốt nhất để biên dịch một ma trận là bắt đầu một ngày mới. Hãy suy nghĩ cẩn thận về những nhiệm vụ bạn đang phải đối mặt trong tương lai gần và viết chúng xuống dưới dạng một danh sách thông thường. Sau đó kiểm tra từng câu hỏi bằng cách sử dụng các câu hỏi trên và đặt chúng vào các trường theo các câu trả lời. Đừng quên đề cập đến những trường hợp nhỏ nhất và không đáng kể nhất, điều này chỉ khiến chúng ta mất thời gian vô ích.

Tổng số nhiệm vụ bạn xác định cho chính mình. Sau khi chia các trường hợp thành các loại thích hợp, bạn có thể viết vào sổ ghi chép hoặc tạo một danh sách thuận tiện thường xuyên trong công cụ tổ chức điện thoại khi mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng giảm, do đó, trường hợp đầu tiên trong danh sách là các trường hợp từ nhóm A, thứ hai từ B, thứ ba từ C và từ D bạn không có gì phải viết cả. Đừng quên rằng các nhiệm vụ từ nhóm A và C có thể được ủy quyền cho người thân, bạn bè, đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Nhưng nhóm B - đây là những điều quan trọng phải tự làm.

Ma trận của Eisenhower có thể được sử dụng bởi tất cả những người cần nó. Điều này là tốt vì nó sẽ hữu ích như nhau đối với mọi người, bất kể tuổi tác và địa vị xã hội: người đứng đầu các tổ chức và doanh nghiệp, và người lao động bình thường và nhân viên văn phòng, và các bà nội trợ, và sinh viên, và trẻ em học tập tại trường.

Hãy xem xét một ví dụ về bản ghi hàng ngày trong hệ thống Eisenhower có thể trông như thế nào.

Nhóm các vấn đề khẩn cấp và quan trọng:

• lái xe đến trạm dịch vụ để sửa chữa, vì tôi cần nó cho công việc;
• nộp báo cáo hàng quý;
• đối phó với một vấn đề với thẻ tín dụng.

Một nhóm các vấn đề khẩn cấp nhưng quan trọng:

• để phát triển một chủ đề mới và phác thảo các hướng chính của một dự án mới;
• bỏ thuốc lá;
• học tiếng anh;
• mua một thành viên phòng tập thể dục.

Nhóm các vấn đề khẩn cấp, nhưng không quan trọng:

• đi đến lễ kỷ niệm San Sanych từ bộ phận pháp lý;
• chúc mừng tất cả mọi người trên mạng xã hội vào ngày đầu tiên của mùa xuân.

Nhóm các vấn đề khẩn cấp và không quan trọng:

• dọn tủ quần áo;
• làm ra những thứ trên gác lửng;
• xem loạt phim;
• chơi với một con vẹt

Ma trận của Eisenhower có thể được so sánh với một hệ thống thanh lọc, một bộ lọc cho phép bạn loại bỏ những thứ không cần thiết. Lúc đầu, bạn có thể cần phải biên dịch nó hàng ngày, nhưng với sự tích lũy kinh nghiệm, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy ở mức độ trực giác doanh nghiệp thuộc loại nào. Và ngay khi hệ thống quản lý thời gian như vậy được làm chủ, và bạn học cách sử dụng nó một cách hiệu quả, cũng như phân phối chính xác các trường hợp theo góc phần tư, bạn sẽ ngay lập tức cảm thấy tự do.Bạn sẽ bắt đầu có thời gian để làm mọi thứ đúng giờ và đồng thời không vội vàng, cuộc sống của bạn sẽ trở lại bình thường, những mục tiêu dường như không thể đạt được sẽ đột nhiên đạt được. Và bạn sẽ được đảm bảo sự hiện diện của điều kiện tuyệt vời và tinh thần, năng lượng và sức sống cao.

Kỷ luật là nền tảng của thành công. Chắc chắn bạn đã chú ý đến những người thiếu những phẩm chất như vậy, họ đang ở trong một cơn lốc không bao giờ kết thúc của những hành động vô tận, những lúc họ đang làm một điều gì đó trống rỗng, vô nghĩa, nhưng, theo tuyên bố của họ, không thể quan trọng. Và cảnh tượng của những người này không ngừng mệt mỏi, kiệt sức, lạc lõng, khốn khổ. Họ luôn khó chịu, quấy khóc và bồn chồn.

Nếu bạn không muốn như thế và không muốn khơi dậy ở mọi người chỉ sự cảm thông và thương hại, thì bạn phải hành động theo nguyên tắc ngược lại. Nếu mọi thứ xảy ra như vậy đối với họ, và bạn muốn kết quả ngược lại, thì bạn cần phải hành động theo những cách ngược lại. Cụ thể: sắp xếp kỷ luật theo thứ tự, nắm vững các phương pháp tự tổ chức, tuân thủ các kế hoạch, lịch trình và chế độ rõ ràng, hiểu rõ khi nào và phải làm gì, và quan trọng nhất, tại sao tất cả những điều này, mục đích là gì. Và ma trận Eisenhower sẽ là một người trợ giúp tuyệt vời cho bạn trong những vấn đề này.

Thật vậy, không phải vì người sáng lập, mà cô mang tên, có thể xây dựng một sự nghiệp chóng mặt như vậy và trở thành một trong những người nổi tiếng và được yêu mến nhất bởi các tổng thống nhân dân Mỹ, cũng như một nhân vật quân sự rất thành công. Và tất cả điều này mặc dù thực tế là người đàn ông tuyệt vời này sinh ra trong một gia đình nghèo. Bạn có thể lấy một ví dụ từ những người như vậy một cách an toàn và sử dụng các công cụ do họ phát minh ra.