Quản lý văn phòng: đây là ai và nó làm gì?

Trong kinh doanh hiện đại, không một công ty nào có văn phòng có thể làm mà không có công việc của một người quản lý văn phòng. Vị trí này liên quan đến việc quản trị và quản lý quy trình làm việc của một văn phòng tổ chức.

Về bản chất, người quản lý văn phòng là đó là liên kết thông tin và hàng đầu, nơi tất cả các khoảnh khắc làm việc của công ty hội tụ và được quyết định. Anh ta tương tác giữa người đứng đầu và cấp dưới, thông báo cho nhân viên bình thường về các tài liệu được ký bởi người đứng đầu, tương tác với khách hàng của công ty, theo dõi thư tín, theo dõi hoạt động của công ty và cung cấp cho văn phòng văn phòng, và làm theo chỉ dẫn trực tiếp của giám đốc và các phó giám đốc.

Quản lý văn phòng - một nhân viên cung cấp cho toàn bộ văn phòng một quy trình làm việc chính thức. Mô tả về nghề nghiệp sẽ giúp hiểu rõ hơn về bản chất của công việc.

Theo phân loại nghề nghiệp và vị trí của nhân viên, nghề quản lý văn phòng và nhiệm vụ của anh ta khác biệt đáng kể so với nghề thư ký. Người quản lý văn phòng, trước hết, người tổ chức không gian văn phòng của công ty, người quản lý và quản trị viên trong một người. Nghề nghiệp của một thư ký ngụ ý sự phụ thuộc của anh ta vào một người cụ thể (giám đốc, phó giám đốc, quản lý cấp cao) và chỉ thực hiện các công việc của anh ta.

Người quản lý văn phòng kiểm soát tất cả các công việc hiện tại của văn phòng, chủ yếu là công việc giấy tờ. Theo dõi không bị gián đoạn thiết bị văn phòngcung cấp nhân viên công ty văn phòng phẩm, thông báo kịp thời cho nhân viên về các đơn đặt hàng, hướng dẫn và thông báo cho văn phòng do người đứng đầu ban hành, nhận các cuộc gọi điện thoại đến, nếu cần thiết, giữ một lịch các cuộc họp và chuyến đi của giám đốc. Trong trường hợp này, vị trí tuyển dụng được gọi là "quản lý văn phòng với các chức năng của một thư ký."

Vì công việc của người quản lý văn phòng bao gồm các hành động tổ chức, thông tin và hành chính, trách nhiệm công việc của anh ta bao gồm các nhiệm vụ chức năng nhất định. Chính trong đó, việc làm và bản chất của hoạt động quản lý văn phòng là nằm ở chỗ:

• để chuẩn bị văn phòng cho ngày làm việc mới: kiểm tra hoạt động của điện thoại, máy tính và thiết bị văn phòng, tính khả dụng của vật tư tiêu hao (giấy, hộp mực máy in nạp lại);
• giám sát, giám sát sự sạch sẽ trong khuôn viên văn phòng, tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh (ánh sáng thích hợp, thông gió, điều kiện nhiệt độ trong cơ sở), kiểm tra hoạt động của các hệ thống phân chia;
• mua vật tư văn phòng kịp thời và cung cấp cho họ nhân viên văn phòng đúng giờ;
• gọi nước uống, chất tẩy rửa, giấy vệ sinh, khăn ăn;
• kiểm soát quy trình công việc hiện tại: chuẩn bị các tài liệu, báo cáo, tài liệu làm việc cần thiết cho công việc chính thức của văn phòng, giải quyết các thời điểm và nhiệm vụ làm việc khác;
• giám sát công việc hàng ngày của tài xế và chuyển phát nhanh;
• theo chỉ dẫn của người quản lý, quản lý văn phòng phân phối nhiệm vụ giữa các nhân viên, đặt ra các nhiệm vụ cho họ, mang đến cho họ sự chú ý về thông tin làm việc cần thiết, xác định mức độ trách nhiệm của họ, phân tích hiệu quả của kết quả;
• tính toán và ước tính chi phí tài chính hàng tháng về việc bảo trì văn phòng, giám sát việc thực hiện của nó;
• giữ một bảng thời gian số ngày và giờ làm việc của mỗi nhân viên trong tháng dương lịch, đúng hạn để chuyển bảng chấm công sang kế toán cho bảng lương;
• giám sát tuân thủ kỷ luật lao động: trong trường hợp trì hoãn, nghỉ việc sớm, vắng mặt nhân viên, thông báo cho ban quản lý công ty, theo dõi các vi phạm và không tuân thủ quy định về trang phục;
• tổ chức các cuộc họp đăng ký và hỗ trợ du khách giải quyết các vấn đề của họ.

Những năng lực chính của người quản lý văn phòng bao gồm chuẩn bị và tiến hành đàm phán, họp, họp:

• anh ta phải chuẩn bị tất cả các vật liệu cần thiết, đảm bảo tham dự các sự kiện của tất cả các bên quan tâm, lưu giữ hồ sơ cuộc họp;
• để tương ứng với khách hàng và đối tác của công ty, làm tài liệu gửi thư;
• làm việc với thư từ đến và đi, đăng ký, gửi;
• cung cấp hỗ trợ và giúp đỡ cho nhân viên trong việc giải quyết xung đột và tranh chấp;
• điều phối công việc văn phòng vào cuối ngày làm việc, kiểm tra thiết bị văn phòng, ánh sáng, hệ thống tách, điều hòa không khí để ngắt kết nối với nguồn điện;
• trong một số trường hợp, người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên mới (đặt thông tin về các vị trí tuyển dụng cần thiết trên các trang web đặc biệt, xem qua sơ yếu lý lịch, thực hiện lựa chọn sơ bộ các ứng viên, tiến hành phỏng vấn);
• thông báo cho khách hàng tiềm năng bằng văn bản hoặc qua điện thoại về chi phí hàng hóa và dịch vụ theo bảng giá;
• tư vấn về vị trí của các bộ phận công ty, chức năng của họ;
• duy trì một cơ sở khách hàng doanh nghiệp;
• Thực hiện nhiệm vụ bảo trì trang web, quảng cáo về hàng hóa và dịch vụ, đặt hàng lưu niệm, in ấn, phân phối tài liệu thông tin.

Để chiếm vị trí quản lý văn phòng, một ứng viên phải có các kỹ năng chính cần thiết để thực hiện công việc này, cũng như có những phẩm chất cá nhân và chuyên nghiệp nhất định.

Một người có phẩm chất cá nhân là những thành phần sinh học và xã hội tạo nên tính cách của anh ta. Thành phần sinh học một người nhận được từ thiên nhiên, cha mẹ và tổ tiên của anh ta dưới dạng một bộ gen nhất định. Thành phần xã hội - Đây là môi trường xã hội mà một người lớn lên.

Cả hai thành phần này hình thành tính cách và tính cách, mang lại cho cá nhân những phẩm chất nhất định, cả tốt và tiêu cực. Bằng cách kết hợp tất cả các đặc điểm tính cách của một người, bạn có thể có được một bức chân dung tâm lý đáng tin cậy khách quan.

Những phẩm chất tích cực của tính cách bao gồm những đặc điểm như:

• trung thực
• kiên trì đạt được mục tiêu;
• chu đáo;
• kỷ luật tự giác;
• trách nhiệm và tổ chức;
• cần cù, kiên trì;
• quý tộc bên trong;
• tính khách quan;
• hòa đồng, lịch sự, thái độ thân thiện với mọi người;
• điềm tĩnh, quyết đoán, chu đáo, đúng giờ;
• thiếu mâu thuẫn, khả năng giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên, lạc quan và tích cực trong mọi việc;
• nhanh chóng, nhanh trí, hữu ích;
• Hoạt động, tham vọng.

Đằng sau đặc điểm tính cách này là sự nuôi dưỡng tâm lý và cảm xúc của một người, sự di truyền của anh ta và môi trường xã hội nơi anh ta lớn lên.

Những phẩm chất tiêu cực của tính cách bao gồm:

• thiếu lắp ráp, bất cẩn;
• quan điểm chán nản về cuộc sống, thiếu lạc quan;
• không có khả năng thu thập suy nghĩ kịp thời và giải quyết nhất quán các nhiệm vụ được giao;
• bản tính hiếu chiến;
• xu hướng tin đồn và mưu mô.

Một người có phẩm chất kinh doanh là khả năng của anh ta để thực hiện các nhiệm vụ và chức năng lao động nhất định.

Bạn có thể đánh giá bằng phẩm chất kinh doanh của người nộp đơn có thể tổ chức quá trình làm việc hiệu quả như thế nào, anh ta sẽ hoàn thành tốt trách nhiệm công việc của mình như thế nào. Để quản lý thành công văn phòng, ứng viên phải có, ngoài kiến ​​thức và kỹ năng, một số phẩm chất kinh doanh nhất định, bao gồm:

• trình độ học vấn, trình độ tay nghề;
• kinh nghiệm làm việc;
• người học nhanh, thích nghi với điều kiện mới;
• tính chính xác cho bản thân và người khác;
• khả năng làm việc trong điều kiện đa nhiệm, đồng thời giải quyết một số vấn đề;
• tư duy phân tích, khả năng suy nghĩ linh hoạt và độc đáo, để đưa ra kết luận đúng đắn, khái quát hóa;
• sự nhạy bén trong kinh doanh;
• phẩm chất lãnh đạo;
• sẵn sàng làm thêm giờ;
• nhà nguyện, ngoại giao và thuyết phục;
• kỹ năng giao tiếp kinh doanh.

Phẩm chất nghề nghiệp của một người là sự kết hợp giữa phẩm chất cá nhân và kinh doanh, cộng với tất cả các kỹ năng mà anh ta có được trong suốt sự nghiệp của mình. Trong hoạt động nghề nghiệp của mình, người quản lý văn phòng nên:

• có kiến ​​thức nhất định kỹ năng trong quản lý văn phòng;
• chuyên nghiệp đưa kiến ​​thức và kỹ năng của bạn vào thực tế;
• có thể làm việc với các tài liệu biết các nguyên tắc tổ chức quy trình làm việc, các quy tắc hình thành kho lưu trữ;
• hãy là người dùng máy tính tự tin và các thiết bị văn phòng khác;
• biết kỹ quy trình công việc, làm việc với thư đến và đi, biết các quy tắc đăng ký, nhanh chóng đưa các nghị quyết đầu vào các đơn vị cấu trúc, theo dõi thời hạn để nhân viên của công ty thực hiện các tài liệu do họ viết, gửi thư từ qua thư hoặc chuyển phát nhanh;
• có kỹ năng hành chính;
• Có thể gõ nhanh biết các nguyên tắc và quy tắc cho việc chuẩn bị một số tài liệu (lệnh, hướng dẫn, hướng dẫn, nghị định);
• nhanh chóng quản lý kiến ​​thức hữu ích (liên lạc khẩn cấp, điện, hệ thống ống nước, dịch vụ giao hàng ăn trưa);
• biết ngoại ngữ (không phải luôn luôn), mặc dù trong một số công ty, kiến ​​thức về một ngoại ngữ nhất định là điều kiện chính cho ứng viên, và trong trường hợp này, người quản lý văn phòng phải thông thạo nói, đọc và viết bằng tiếng nước ngoài;
• có thể nói và viết chính xác, bày tỏ suy nghĩ của bạn bằng một ngôn ngữ văn học tốt;
• riêng kỹ năng nghi thức kinh doanh.

Không có tổ chức giáo dục cao hơn dạy nghề quản lý văn phòng. Bạn có thể được đào tạo và nhận bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ đào tạo nghề trong ngân sách hoặc trung tâm đào tạo tư nhân, cao đẳng.

Trong các công ty lớn, theo quy định, họ muốn gặp một chuyên gia ở vị trí này chỉ với giáo dục đại học, Doanh nghiệp nhỏ có thể thuê một nhân viên với giáo dục chuyên ngành trung học hoặc trung học.

Điều chính mà bất kỳ nhà tuyển dụng chú ý đến là kinh nghiệm làm việc ở vị trí này, trình độ kỹ năng máy tính, kiến ​​thức về thiết bị văn phòng và khả năng làm việc với nó, kiến thức cơ bản về thủ tục giấy tờ và lưu trữ, kiến thức ngoại ngữ.

Để soạn chính xác một sơ yếu lý lịch và có được một vị trí ấp ủ, bạn cần chi tiết, nhưng thành thật nói tất cả các thông tin về bản thân: cá nhân, chuyên nghiệp, phẩm chất kinh doanh, kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự, trình độ học vấn.

Mức lương dự kiến ​​sẽ làm cho nhà tuyển dụng thấy rõ những gì anh ta có thể cung cấp và những gì ứng viên đang nộp đơn.

Không cung cấp thông tin sai lệch về kinh nghiệm làm việc, giáo dục - Tất cả điều này có thể dễ dàng được kiểm tra, trong trường hợp này, vị trí tuyển dụng cho người nộp đơn sẽ không thể truy cập được, họ sẽ từ chối anh ta.

Sự hiện diện của một bức ảnh là một khoảnh khắc tích cực cho ứng viên, nhà tuyển dụng cần biết sơ yếu lý lịch đang xem xét. Người quản lý văn phòng là bộ mặt của công ty, và nó không thờ ơ với nhà tuyển dụng sẽ đại diện cho nó.

Hãy chắc chắn để chỉ ra mức độ giáo dục của bạn, thường là nhà tuyển dụng cho vị trí này chấp nhận chuyên gia với giáo dục kinh tế, pháp lý, tâm lý hoặc triết học cao hơn.

Thông tin như vậy sẽ hữu ích cho người sử dụng lao động.

Khi biên dịch sơ yếu lý lịch, hãy tuân thủ cấu trúc của nó:

• thông tin cá nhân - tên, tuổi, danh bạ;
• cá nhân - phần được coi là không bắt buộc để thực hiện, nhưng tốt hơn là điền nó;
• kỹ năng cơ bản - cho biết bạn có chương trình văn phòng nào, liệt kê tất cả các khóa học giáo dục thường xuyên, hội thảo, đào tạo, đào tạo bổ sung khác mà bạn đã hoàn thành;
• kinh nghiệm làm việc - liệt kê tất cả các thực hành, thực tập, dự án đã hoàn thành, chương trình tình nguyện của bạn, theo thứ tự thời gian cho biết các doanh nghiệp bạn đã làm việc trước đây, giáo dục và đào tạo (phản ánh tất cả các chương trình và lĩnh vực giáo dục mà bạn đã hoàn thành);
• khuyến nghị - trong phần này, hãy cho biết tên và địa chỉ liên hệ của những người có thể giới thiệu bạn với một chủ nhân mới, để phản hồi tích cực với bạn.

Nếu một ứng viên không có kinh nghiệm làm việc đang ứng tuyển vào vị trí quản lý văn phòng, thì tốt hơn hết là không nên phản ánh phần này. Không cần phải cho nhà tuyển dụng thiếu kiến ​​thức và kỹ năng. Trong trường hợp này, tốt hơn là mô tả phẩm chất cá nhân và kinh doanh của bạn, loại giáo dục nào bạn có cơ bản và bổ sung (hội thảo, đào tạo).

Theo kinh nghiệm làm việc, người ta có thể chỉ định thực hành công nghiệp, thực tập đại học, kỹ năng tổ chức các sự kiện cụ thể, tham gia vào olympiads, hội nghị, cuộc thi và các bài kiểm tra khác nhau. Nếu bạn có bất kỳ thành tựu và thành công nào liên quan trực tiếp đến công việc tương lai của bạn, hãy chắc chắn viết thông tin này trong một bản tóm tắt.