Mga Tip sa Pagsulat ng Buod ng Kalihim

Ang sekretarya ng kumpanya ay tumatagal sa mga gawain ng pag-aayos ng gawain ng sama ng paggawa at, lalo na, ang pinuno ng kumpanya. Ito ay isang katulong sa pinuno ng kumpanya, samakatuwid medyo mahigpit na mga kinakailangan ay ipinataw sa mga kandidato para sa bakanteng ito. Manatili tayong mas detalyado sa mga isyu ng pag-iipon ng isang matagumpay na resume para sa pag-apply para sa isang posisyon ng kalihim.

Ang gawain ng anumang sekretarya ay nangangailangan ng kakayahang mabilis na lumipat mula sa isang uri ng aktibidad ng trabaho sa iba. Ang taong ito ay gumaganap ng iba't ibang mga gawain, ngunit ang lahat ng mga ito ay naglalayong tulungan ang unang tao sa kumpanya sa trabaho, pati na rin ang pag-save ng kanyang nagtatrabaho at personal na oras. Ayon sa kaugalian, ang mga pag-andar ng trabaho ng espesyalista na ito ay may kasamang papeles, nagtatrabaho sa telepono, PBX at kagamitan sa tanggapan, muling ipinagbigay ng mga tawag, pati na rin ang samahan ng mga pagpupulong, mga paglalakbay sa negosyo at ilang iba pang trabaho.

• Kalihim sa pagtanggap Siya ay may pananagutan para sa paunang pagtanggap ng mga customer at mga bisita, komunikasyon sa pamamagitan ng telepono, pagtanggap ng mga fax, pati na rin ang suporta sa serbisyo para sa mga negosasyon ng ulo.
• Mga tungkulin ng admin kasama ang samahan ng pinakamabisang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado ng negosyo, pagpapanatili ng kaayusan sa puwang ng opisina, pagpapanatili ng kagamitan sa opisina, pagbibigay ng tanggapan ng kumpanya sa lahat ng kinakailangang kagamitan sa gamit sa bahay at gamit sa bahay.
• Ang mga gawain ng personal na katulong sa pinuno ay bahagyang naiiba. Ang espesyalista na ito ay palaging napapanahon sa mga paparating na kaganapan.Nasa balikat niya na gumuhit ng isang iskedyul ng mga miting sa pagtatrabaho ng boss, katuparan ng kanyang personal na mga takdang-aralin at maraming iba pang mga gawain, na karaniwang tinukoy nang paisa-isa sa bawat kaso.
• Clerk ng korte karaniwang nakakabit sa isang hukom - ang opisyal na ito ay nakikilahok sa mga pagdinig sa korte at nagsasagawa ng lahat ng kinakailangang gawain sa dokumentaryo. Ang clerk ng korte ay nakikibahagi sa mga dokumento sa pag-archive, paglilipat ng mga materyales sa opisina, pagpapanatiling talaan ng sesyon ng korte, pati na rin ang pagpapadala ng mga subpoena. Ang mga kinakailangan para sa posisyon na ito ay napakataas: ang empleyado ay dapat magkaroon ng isang mas mataas na ligal na edukasyon at hindi bababa sa 2 taon ng propesyonal na karanasan.
• Spokesperson pinangangasiwaan ang mga isyu ng pagtatanghal ng tatak, nakikipag-ugnay sa media, nag-iipon ng isang seleksyon ng kasalukuyang balita. Tinatanggap ng personal na katulong ang lahat ng sulat, inihahanda ang lahat ng mga papeles sa negosyo para sa unang tao ng kumpanya, nangongolekta ng impormasyon sa isang paraan o ibang may kaugnayan sa pag-ampon ng mga mahahalagang desisyon, at nagsasagawa din ng isang beses na mga order ng boss.

Ang anumang resume ay binubuo ng maraming mga bloke. Nasa ibaba ang mga rekomendasyon sa kung ano ang ipahiwatig sa bawat isa sa kanila sa hinaharap na kalihim.

Sa isang pinalawak na bersyon, ang listahan ng mga gawain ng trabaho ng anumang sekretarya ay ang mga sumusunod:

• pagtanggap ng mga papasok na sulat at aplikasyon, ang kanilang pamamahagi, paglipat sa mga responsableng tao;
• pagtanggap ng dokumentasyon para sa lagda sa ulo;
• pagsagot sa mga papasok na tawag at ipasa ang mga ito;
• organisasyon ng negosasyong negosasyon ng punong;
• pagguhit ng mga apela, letra at iba pang mga dokumento sa kahilingan ng ulo;
• naghahanda ng mga pagpupulong at mga pagpupulong ng pagtatrabaho, pagkolekta ng mga kinakailangang materyales, inaalam ang lahat ng mga kalahok ng kaganapan tungkol sa lugar at oras ng kanilang pagdaraos, pagtatapos ng mga minuto ng mga pagpupulong;
• ang pagkakaloob ng mga serbisyo para sa pag-aayos ng isang pagpupulong ng mga panauhin ng ulo;
• kontrol sa pagpapatupad ng mga empleyado ng kumpanya ng mga order ng administrasyon;
• pagbibigay ng pangangasiwa ng kumpanya ng mga kinakailangang kagamitan, kagamitan sa opisina at iba pang paraan upang mapadali ang maayos na operasyon ng mga kawani;
• pagtanggap ng mga bisita;
• pagpapanatili ng archive ng kumpanya;
• Organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo ng unang tao ng kumpanya: pagbili ng mga tiket, pati na rin ang reserbasyon sa silid sa hotel
• pagpapatupad ng iba pang mga tagubilin.

Ang isang matagumpay na kandidato para sa posisyon ng kalihim ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na kasanayan, na maaaring ipahiwatig sa resume:

• papeles;
• pagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono;
• pagpupulong at paunang konsultasyon ng mga kliyente;
• suporta sa opisina;
• pagproseso ng pagsusulat;
• organisasyon ng mga kaganapan at mga pulong sa negosyo;
• pamamahala ng oras ng ulo;
• kaalaman sa mga kagamitan sa opisina at mga programa sa tanggapan ng PC.

Anong mga tiyak na kasanayan ang nasa prayoridad ay nakasalalay sa globo ng aktibidad ng kumpanya. Halimbawa, kung ang isang sekretarya ay kinakailangan sa isang medikal na sentro, kung gayon ang malalim na kaalaman sa paggawa ng papel at pangangasiwa ng dokumento ay hindi kinakailangan na kailangan, hindi mo mahihiling ang kakayahang gumawa ng mga dokumento para sa isang visa. Ang posisyon na ito ay nangangailangan ng kakayahang makipag-usap sa mga customer, kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa mga medikal na gawain, ang kakayahang makipag-usap sa telepono sa maraming dami.

Ang mga propesyonal na tagumpay ay mahalaga para sa sinumang employer, bukod sa pinakamahalaga, ang mga sumusunod na puntos ay karaniwang nakikilala:

• pag-optimize ng pamamahala ng dokumento ng kumpanya;
• paglikha ng isang pinakamainam na klima sa pagtatrabaho sa opisina;
• organisasyon ng sistema ng pakikipag-ugnay ng mga yunit;
• Suporta sa paglalakbay
• koordinasyon ng mga serbisyo ng courier at paglilinis.

Ang isang karampatang sekretarya ay dapat magkaroon ng mahalagang mga katangian tulad ng:

• pagiging bukas sa komunikasyon;
• responsibilidad at orientation ng resulta;
• aktibong posisyon sa buhay;
• kakayahang magsagawa ng mga tungkulin sa multitasking;
• ang kakayahang mabilis na lumipat mula sa isang aktibidad sa iba pa;
• ang kawalan ng anumang masamang gawi;
• paglaban ng stress;
• kawastuhan at pagiging scruplessness;
• ang pagnanais na makumpleto ang sinimulan hanggang sa wakas;
• kahusayan;
• kakayahang magtrabaho sa personal na impormasyon;
• may kakayahang magsalita at nakasulat na wika;
• magandang kaalaman sa pamantayan sa negosyo;
• kakayahang kumilos sa isang koponan.

Kung nagtrabaho ka na bilang isang sekretarya, kung gayon hindi magiging mahirap para sa iyo na ilarawan ang iyong karanasan sa trabaho. Ito ay magiging mas mahirap para sa mga aplikante na naghahanap ng trabaho sa espesyalidad na ito sa unang pagkakataon. Gayunpaman, ang kakulangan ng karanasan ay hindi isang dahilan upang magalit, maaari mong palaging i-highlight ang iyong mga pangunahing kasanayan na mayroon ka.

Halimbawa, maaari mong tukuyin:

• pagiging matatas sa Ingles at Espanyol;
• pag-aari ng lahat ng mga pangunahing programa sa tanggapan;
• kaalaman sa kagamitan sa opisina;
• 10-daliri na pag-type ng bulag (300 mga character bawat minuto).

Upang mag-aplay para sa posisyon ng secretary-referent sa isang kagalang-galang kumpanya, kailangan mong magkaroon ng mas mataas na edukasyon. Gayunpaman, madalas na kinakailangan ang epektibong pagganap ng mga tungkulin karagdagang mga kurso at pagsasanay sa clerical work, archive, pati na rin ang pagsasanay sa pagtatrabaho sa mga kagamitan sa opisina. Sa mga maliliit na tanggapan, ang mga sekretaryo ay madalas na nagdaragdag ng mga tungkulin ng isang abugado ng junior o mapanatili ang mga talaan ng accounting Sa kasong ito, ayon sa pagkakabanggit, kakailanganin mo ang isang ligal o edukasyon sa ekonomiya.

Manatili tayo nang kaunti pa sa kung ano ang hindi kailangang ipahiwatig sa resume.

• Mga libangan at libangan. Hindi mo dapat ipinta nang detalyado kung paano mo nais na lumago ang mga bulaklak / knit / embroider kung sakaling ang iyong mga aktibidad sa hinaharap ay hindi nauugnay dito.
• Lahat ng magagamit na karanasan sa trabaho. Marami ang nagsisimula sa kanilang karera sa mga posisyon tulad ng isang salesman, janitor o cleaner. Kung nagtatrabaho ka nang higit sa 10 taon, sapat na ito upang ihinto sa 2-3 na lugar sa isang katulad na specialty.
• Ang sekretarya ay dapat magkaroon ng isang kaaya-aya na hitsura, samakatuwid ipinapayong ilakip ang isang litrato sa resume. Gayunpaman, walang sekswal na background ang pinapayagan dito - ikulong ang iyong sarili sa isang mahigpit na larawan "para sa mga dokumento". Ang mga imahe sa isang swimsuit o restawran ay maaaring hindi maayos na maiproseso.

Ang isang takip ng takip ay hindi kinakailangan, ngunit gayunpaman ay nagbibigay ng isang kanais-nais na impression sa potensyal na employer. Hindi kinakailangang ulitin ang lahat na nakasulat sa resume mismo. Dito kailangan mong matukoy ang iyong interes sa bakante at maiksi bigyang-diin ang pagkakaroon ng mga pangunahing kasanayan at kakayahanupang matulungan ka sa mga tungkulin ng propesyonal.

Sa pagtatapos ng liham, salamat sa iyong interes at ipahayag ang taimtim na pag-asa para sa isang tugon.

Sa konklusyon, ipinakita namin ang isang handa na template ng resume para sa posisyon ng kalihim.

Ivanova Olga Ivanovna

d .: 10.01.1985

lugar ng tirahan: Rostov

manggagaway ang telepono: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

layunin: posisyon ng personal na kalihim ng ulo

Edukasyon

Rostov Institute of Economics

Social and Economic Faculty

BC "Edukasyong pang-bokasyonal", seminar "Mga Batayan ng mga sekretaryaal na gawain"

Karanasan sa trabaho

01.2013 - kasalukuyan JSC Trading House

posisyon: sekretarya

mga tungkulin:

• pagpaplano ng iskedyul ng direktor;
• papeles;
• pagpapanatili ng walang humpay na buhay sa opisina.

09.2008 - 12.2012, OJSC "Medical Center Plus"

posisyon: tagapangasiwa ng pagtanggap

mga tungkulin:

• pagtanggap at pamamahagi ng mga tawag sa telepono;
• gumana sa sulat;
• pulong ng mga bisita;
• paunang konsulta sa customer.

Mga Kasanayan:

• karanasan sa pagpapanatiling record;
• kaalaman sa mga programa sa computer ng opisina;
• may kakayahang pagsasalita;
• Pagkilala sa mga kagamitan sa opisina.