Opisina ng Manager ng Opisina: Istraktura at Mga Alituntunin para sa Pagpuno

Ang isang matagumpay na karera ay nagsisimula sa isang karampatang resume na pagsulat at ang impression na gagawin nito. Samakatuwid, mahalaga na pukawin ng dokumentong ito ang interes ng employer. Ang isang tamang resume ay maaaring ipakita ang isang potensyal na empleyado bilang ang pinaka-angkop na espesyalista para sa isang bukas na posisyon. Ito ay totoo lalo na para sa mga kabataan na nagsisimula pa lamang sa trabaho, na dapat ma-istraktura ang kanilang kahit na minimal na karanasan sa trabaho sa isang resume.

Marami ang nagpapakilala sa mga responsibilidad sa trabaho ng isang manager ng tanggapan at kalihim. Ang ilang mga pagkakatulad ay naroroon: pagtanggap ng mga papasok na tawag at sulat, pag-type, pag-aayos ng mga pagpupulong at pagkumpleto ng lahat ng mga tagubilin ng pamamahala. Ngunit ang mga tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan ay naglalayong tiyakin ang buhay ng tanggapan. Maaari silang maging mas malawak sa pagtatalaga ng karagdagang mga kakayahan sa sekretarya o katulong na tagapamahala.

Ang resume ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura at simpleng wika ng paglalahad. Ang karaniwang tinatanggap na form ng nakasulat na dokumento ay mga seksyon na may impormasyon na nakalagay sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod:

• ninanais na posisyon;
• apelyido, pangalan at patronymic;
• impormasyon ng contact;
• layunin ng resume;
• mga propesyonal na kakayahan, mga kaugnay na posisyon kung saan nalalapat ang aplikante;
• edukasyon (pangunahin at pangalawa);
• karanasan sa trabaho;
• mga personal na katangian;
• karagdagang data;
• mga rekomendasyon.

Nasa yugto ng resume, ang aplikante ay mapatunayan nang mabuti ang kanyang sarili, na inilabas ito alinsunod sa lahat ng mga patakaran ng isang dokumento sa negosyo.

Kung gagamitin mo nang tama ang mga prinsipyo ng disenyo, pagkatapos ang bumabasa ay bubuo ng isang positibong pang-unawa:

• ang pamagat na "Buod" ay hindi nakasulat;
• dami - hindi hihigit sa 2 A4 na pahina;
• nasira ang teksto sa maikli, madaling basahin na mga talata;
• inirerekomenda na gamitin ang Times New Roman o Arial na mga font na may sukat ng pangunahing teksto - 12 laki, heading - 20 laki, subtitle - 14 na laki;
• lahat ng paglilipat ay ginawa sa pamamagitan ng listahan;
• Maaari mong i-accent ang impormasyon sa pamamagitan ng pag-highlight sa mga naka-bold o sa mas malalaking titik (mula 14 hanggang 16 na laki ng font);
• ang teksto ay hindi dapat maging mali;
• dapat ibigay ang buod ng impormasyon.

Ang mga prinsipyo para sa pagsulat ng isang resume ay pareho para sa lahat ng mga post.

• Sa seksyon na "nais na posisyon", dapat na malinaw na ipahiwatig ang pangalan ng bakante. Sa kaso kung saan walang impormasyon tungkol sa mga bakanteng posisyon, dapat mo munang ilarawan ang saklaw ng iyong propesyonal na interes, halimbawa, "espesyalista sa IT". Kung wala kang karanasan sa trabaho, dapat mong ipahiwatig ang "trainee / katulong" at saklaw ng trabaho, halimbawa sa marketing, pananalapi, IT.
• Ang mga sumusunod ay mga personal na data: apelyido, unang pangalan at patronymic. Inirerekomenda silang mailagay sa gitna o sa kaliwang bahagi. Kadalasan, ang mga employer ay gumagawa ng mga kahilingan sa hitsura ng mga aplikante at hinilingang magpadala ng isang resume na may larawan. Kung kinakailangan, ang pinakamatagumpay na pagbaril sa negosyo ay dapat ilagay sa resume.
• Sa talata "Impormasyon sa Pakikipag-ugnay" sumasalamin sa telepono, email address, at pagkatapos ay ipahiwatig ang petsa ng inaasahan ng kapanganakan at suweldo. Dapat mo talagang suriin ang iyong mga kasanayan upang ang nais na suweldo ay nabigyan ng katarungan. Kung ang kumpanya ay may mga sanga, kinakailangan upang ipahiwatig ang pagiging handa para sa paglipat at mga paglalakbay sa negosyo.
• Ang susunod na bloke ay ang layunin. Maaari mo lamang isulat: "Kunin ang posisyon ng tagapamahala ng opisina."
• Edukasyon Isang listahan ng mga institusyong pang-edukasyon, simula sa huli, na may mga petsa ng pagpasok at pagtatapos. Ang impormasyon tungkol sa specialty at unibersidad (unibersidad, kolehiyo) ay dapat na tumutugma sa inireseta sa diploma. Ang mga kurso, pagsasanay, internship ay mas mahusay na isulat ang mga nauugnay sa posisyon kung saan inaangkin ng empleyado.
• Karanasan sa trabaho. Kinakailangan na ilarawan ang iyong aktibidad sa paggawa upang ang employer ay maakit ang pansin sa kandidatong ito. Ang huling lugar ng trabaho ay ipinahiwatig muna. Sapat na 5 mga samahan. Ang paglalarawan ng nakaraang karanasan ay dapat na tiyak, ang mga oras ng trabaho ay dapat ipahiwatig sa pinakamalapit na buwan, ang buong pangalan ng kumpanya na may maikling paglalarawan, posisyon na gaganapin, at mga responsibilidad na may kakayahang magamit. Sa wastong pagbalangkas ng seksyong ito, dapat na ilagay ang diin sa mga nakaraang trabaho na malapit sa nais na posisyon. Dadagdagan nito ang halaga ng isang empleyado kung dati siya ay nagtrabaho bilang isang assistant secretary, abogado, call center operator.
• Mga nakamit. Ang mga nakamit na kongkreto sa nakaraang mga lugar ng trabaho ay dapat na inilarawan at lahat ng magagamit na mga hakbang sa insentibo na natanggap mula sa nakaraang pamamahala ay dapat nakalista.
• Mga kasanayan sa propesyonal. Pinipili ng mga employer ang isang matalino at aktibong empleyado na nakakaalam kung paano tiyakin na ang lahat ng mga bagay ay malinaw na tapos na sa oras, at pakiramdam ng mga empleyado ay mayroong isang taong nangangalaga sa mga detalye ng tanggapan ng sambahayan. Bilang karagdagan, naghahanap sila ng isang tao na may mataas na antas ng empatiya, na siya mismo ang nakakaalam kung paano makakita ng mga problema at makahanap ng solusyon para sa kanila. Samakatuwid, ito ay nagkakahalaga ng pagpapahiwatig lamang ng mga kasanayan na may kaugnayan sa iminungkahing bakante.

Mga gawain sa trabaho:

• pamamahala;
• Pangangasiwa
• suporta sa ekonomiya;
• kontrol;
• pag-uulat.

Mga karaniwang gawain:

• pangangalaga sa opisina at mga empleyado;
• mail at daloy ng trabaho;
• pakikipagpulong sa mga kontratista at kasosyo;
• pag-order ng tubig, pagkain, kasangkapan, kagamitan.

Pangunahing kaalaman at kasanayan ng tagapamahala ng tanggapan:

• karanasan sa pag-aayos ng mga pagpupulong;
• Pagmamay-ari ng pamantayan sa negosyo.

Ang isang matagumpay na aplikante ay makapagtatag ng lahat ng mga proseso sa opisina at kontrolin ang gawain ng mga yunit ng pandiwang pantulong. Ang espesyalista na ito ay madalas na obligado na subaybayan ang mga kaarawan ng mga empleyado, ayusin ang mga pista opisyal sa corporate, ayusin ang mga pagbati, pagbili ng mga regalo, bouquets, at souvenir.

Tungkol sa aking sarili. Ito ay isang bilang ng mga personal na ugali ng pagkatao na makakatulong upang maisakatuparan ang mga gawain ng kani-kanilang posisyon: mga pagkagusto sa organisasyon, konsensya, pagiging wasto, kalayaan, pasensya at kakayahang umangkop.

Mga kinakailangan sa mandatory para sa manager ng opisina:

• karaniwang kahulugan;
• computer literacy;
• may kakayahang pagsasalita;
• aktibidad sa paglutas ng mga umuusbong na problema.

Ang paglaban ng stress, hindi pagkakasundo, magandang memorya at organisasyon ay malugod.. Ang mga epektibong tagapamahala ng opisina ay nakikilala rin sa pagkakaroon ng ilang mga personal na katangian: proactivity, mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon, at mabuting kalooban. Sa kawalan ng karanasan sa pagtatrabaho, dapat pansinin ang pansin sa masipag, sipag, kasanayan at madaling pagbagay sa koponan. Gayunpaman, higit sa 6 mga katangian ng character ay hindi dapat isama sa paglalarawan.

Sa seksyon na "Karagdagang Impormasyon" maaari mong isama ang iyong mga paboritong aktibidad, pati na rin ang katotohanan na alam mo kung paano magmaneho ng kotse. At ang huling seksyon - "Mga Rekomendasyon" - isang pagtatanghal ng mga katangian at mga contact ng mga dating pinuno.

Ang isang takip na sulat ay ipinadala bilang karagdagan sa resume. Minsan ang mga tagapag-empleyo mismo, ang pag-post ng mga bakante sa mga website ng trabaho, ay nangangailangan ng pag-attach ng isang pabalat na sulat bilang tugon. Sa nilalaman nito ay kinakailangan upang pag-usapan ang iyong inaasahan mula sa pakikipagtulungan sa hinaharap. Nagbibigay ito ng isang pagkakataon na maanyayahan para sa isang pakikipanayam. Narito ang isang halimbawa ng isang takip ng takip.

"Nagpapadala ako ng isang resume upang isaalang-alang ako bilang isang manager ng opisina. Masaya akong magtrabaho sa isang matatag, malaki at kagalang-galang kumpanya. Sigurado ako na nasa Mobile TeleSystems na malalaman ko ang aking potensyal.

Sa ngayon, may karanasan ako bilang isang sekretarya sa ulo, isang espesyalista sa pangangasiwa ng HR. Inaasahan ko na ang responsibilidad at pagkaasikaso sa mga detalye ng mga akdang papeles na binuo sa mga nakaraang mga istasyon ng tungkulin ay gagawa sa akin ng iyong epektibong empleyado.

Nais kong makatanggap ng isang paanyaya sa isang pakikipanayam at sabihin nang mas detalyado tungkol sa aking propesyonal na karanasan, pati na rin sagutin ang lahat ng mga katanungan.

Tapat, F.I. ”

Halimbawang CV para sa manager ng opisina

Albina Kravtsova

Petsa ng kapanganakan: 30.09.1995

Layunin: pagpuno ng isang bakanteng posisyon ng tagapamahala ng tanggapan

Ang nais na kita: mula sa 45 libong rubles

Tsart: buong oras

Handa para sa mga biyahe sa negosyo, handa nang ilipat.

Impormasyon sa pakikipag-ugnay:

tirahan

telepono:

e-mail:

Edukasyon:

• PenzGTU, Penza (2013–2017). Pagsasanay sa bokasyonal ng industriya. Profile ng "Ekonomiks at Pamamahala".
• PenzGTU, Penza (2013–2014). Pagsasanay sa propesyonal sa programang "Accountant".
• PSU (2010–2013). Pamamahala at science sa computer sa mga teknikal na sistema.
• GOU "Penza Construction and Utility College" (2005-2008). Computer operator.

Propesyonal na karanasan

Impormasyon sa aktibidad sa paggawa:

12. 2015 – 11. 2019

Dalubhasa sa Dalubhasang Suporta, Pinag-isang Impormasyon ng Sistema

• Ang pagtanggap, pagrehistro at pagproseso ng mga papasok na impormasyon sa mga kahilingan at apela sa e-mail.
• Mga pag-angkin at payo.
• Koleksyon at pagsusuri ng impormasyon upang malutas ang mga problema ng mga gumagamit ng site.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Call center operator ng Unified Information System.

• Tumanggap ng mga papasok na tawag, magparehistro ng mga tawag.
• Pagkonsulta sa mga gumagamit ng site.

LLC Global. ru »

01. 2010 – 04. 2013

Tagapamahala ng tanggapan

• Organisasyon ng trabaho at suporta sa buhay ng opisina, HR talaan ng tala, trabaho sa mga dokumento ng negosyo, mail at Internet banking.

Ang LLC Infotex

10. 2008 – 12. 2009

HR Dalubhasa

• Pagpapanatili ng daloy ng trabaho ng mga tauhan.

TC Fortuna

01. 2007 – 09. 2008

Account Manager

• Pagrehistro ng dokumentasyon ng tagasuskribi, konsultasyon ng mga tagasuskribi, pagbebenta at pag-activate ng mga SIM card.

NSS CJSC

Pangunahing kaalaman at kasanayan:

• mga kasanayan upang makipagtulungan sa mga samahan ng kasosyo;
• computer, kagamitan sa kagamitan at mga kasanayan sa software;
• mga kasanayan sa pagtatrabaho sa mga dokumento, pag-uulat;
• mahusay na kaalaman sa trabaho sa opisina;
• organisasyon, pansin sa detalye.

Karagdagang impormasyon:

• wikang banyaga: Ingles (pangunahing antas);
• antas ng mga kasanayan sa computer: tiwala na gumagamit;
• mga programa sa computer: Photoshop, MS Office;
• katayuan sa pag-aasawa, impormasyon tungkol sa mga bata: hindi kasal, walang anak;
• libangan, libangan: pagpipinta, malikhaing litrato, paglalakbay, sikolohiya.

Mga personal na katangian:

• lumalaban sa stress, may karanasan ako sa paglutas ng iba't ibang mga sitwasyon;
• may kakayahang matuto.

Mga layunin at plano sa buhay:

• gumana sa isang modernong kumpanya na may posibilidad ng karagdagang pag-unlad ng personal at propesyonal na mga katangian para sa paglago ng karera;
• makakuha ng karagdagang karanasan na magbibigay-daan sa akin upang makabuo ng mga bagong kasanayan, mapalawak ang aking mga responsibilidad at sa gayo’y maging pinaka-epektibong empleyado.

Magagamit ang mga rekomendasyon kapag hiniling.