Ang mga subtleties ng komunikasyon sa telepono ng negosyo

Ang sining ng komunikasyon sa negosyo ay isang mahalagang aspeto ng pakikipag-ayos at sa loob ng maraming taon ay hindi mawawala ang kaugnayan nito. Ang intensity ng mga komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng telepono ay tumataas mula taon-taon. At sa pagbuo ng mga mobile na komunikasyon ay nagiging isa sa mga pangunahing paraan ng komunikasyon. Upang makagawa ng mga kasanayan sa telepono, mahalagang malaman ang mga intricacies at mga patakaran ng komunikasyon sa negosyo.

Ang telepono sa modernong mundo ay gumaganap ng isang mahalagang papel, sapagkat kasama nito, nakikipag-usap kami sa pamilya, kaibigan, kasamahan, pamamahala at mga kasosyo sa negosyo.

Kaya, sa panahon ng isang pag-uusap sa isang tiyak na lupon ng mga tao, ang isang tao ay gumagamit ng naaangkop na paraan ng komunikasyon at, halimbawa, ay hindi kailanman magsasagawa ng isang pakikipag-usap sa kanyang boss, tulad ng isang malapit na kaibigan. Sa sitwasyong ito, ginagamit ang isang mas pormal na uri ng komunikasyon.

Ang mga empleyado na nagsasagawa ng mga sosyal na survey ng populasyon, tumatanggap ng mga tawag mula sa mga customer o makipag-ayos sa pamamagitan ng telepono ay dapat ding gumamit ng tuntunin sa negosyo. Kadalasan, ang matagumpay na tawag sa telepono ay naging susi sa isang mabuting relasyon sa negosyo. At kahit na ang imahe ng kumpanya ay maaaring ganap na nakasalalay sa kakayahan ng mga empleyado na magsagawa ng mga karampatang dayalogo sa telepono.

Sa kasalukuyan, ang karamihan sa mga tawag ay ginawa sa pamamagitan ng mga mobile device. Gamit ang tool na ito ng komunikasyon, dapat kang sumunod sa ilang mga patakaran.

• Laging patayin ang telepono o itakda ito sa mode ng panginginig ng boses sa isang pulong ng negosyo sa isang kliyente, sa isang sinehan, sa isang seminar.
• Ang isang mobile device ay mas madaling kapitan ng tunog kaysa sa isang landline na telepono. Samakatuwid, sa isang sitwasyon kung saan, ang pagiging nasa isang pampublikong lugar, kinakailangan upang magsagawa ng isang personal na pag-uusap nang walang pagkagambala sa labas, maaari ka lamang magsalita nang tahimik, at ang interlocutor ay talagang makakarinig sa iyo.

• Huwag maglagay ng malakas na tawag sa telepono. Maaari itong takutin ang iba.
• Subukang magsalita ng maikli. Sa pagkakaroon ng mga ikatlong partido, ang pag-uusap ay hindi dapat tumagal ng mas mahaba kaysa sa 30 segundo, kung hindi man mayroong peligro na tumingin sa walang kahihinatnan sa harap ng isang tao. Kung may mga magagandang dahilan para sa isang pag-uusap sa telepono, halimbawa, sakit ng isang kamag-anak o isang pangunahing transaksyon, dapat mong ipaalam sa mga naroroon ang tungkol sa sitwasyon.
• Iwasan ang mga pag-uusap sa telepono sa panahon ng tanghalian ng negosyo. Kung mayroong isang kagyat na pangangailangan upang sagutin ang tawag, dapat mong iwanan ang mesa at makipag-usap sa isang mas masikip na lugar.

Ang mga pamantayang etikal sa komunikasyon sa telepono ay mahalaga para sa epektibong pagpapatakbo ng kumpanya. Ang kultura ng mga pag-uusap sa telepono ay isang espesyal na uri ng komunikasyon sa negosyo. Ang pag-alam ng mga patakaran ng pag-uugali ay makakatulong sa palakasin ang mga relasyon sa negosyo at dagdagan ang kakayahang kumita ng samahan.

• Ito ay kinakailangan upang batiin ang taong kasama ang pag-uusap sa telepono. Ang pinaka-angkop para sa mga ito ay mga parirala na nauugnay sa oras ng araw ("Magandang umaga", "Magandang hapon" o "Magandang gabi").
• Sa panahon ng isang opisyal na pag-uusap sa telepono, mahalaga na subaybayan ang iyong sariling intonasyon. Upang hindi itulak ang interlocutor, kailangan mong magsalita nang matalino at mahinahon, maiwasan ang hindi kinakailangang emosyon.

• Matapos ang pagbati, inirerekomenda na ipakilala mo ang iyong sarili at ibigay ang iyong pangalan, posisyon at samahan.
• Kung tumawag ka ng isang tao, dapat mong palaging linawin kung maginhawa para sa kanya na makipag-usap sa sandaling ito.
• Ayon sa pamantayang etikal, kailangan mong kunin ang telepono pagkatapos ng pangalawa o pangatlong tawag.
• Sa panahon ng pag-uusap, huwag manigarilyo, kumain ng pagkain o inumin.
• Kung ang tumatawag na tagasuskribi ay interesado sa isa pang empleyado ng samahan, kung gayon ang pag-uusap ay dapat na nai-redirect sa kanya o paganahin ang pag-andar ng standby.
• Sa isang sitwasyon kung saan nagkamali ka sa bilang, dapat, nang hindi masyadong maraming tanong, humingi ng paumanhin sa interlocutor at agad na magpaalam.
• Huwag tumawag nang maaga sa umaga, sa oras ng tanghalian ng tanghalian o bago matapos ang araw ng pagtatrabaho.
• Ang sekretarya o katulong ay maaaring gumawa o sagutin ang mga tawag sa halip na ang manager.

• Maaari ka lamang tumawag sa isang kasosyo o kliyente sa isang personal na numero na ibinigay na siya mismo ay nagbigay sa iyo ng kanyang mga contact. Ngunit sa katapusan ng linggo at pista opisyal, ipinagbabawal ang gayong mga tawag.
• May mga oras na nagambala ang isang pag-uusap dahil sa hindi magandang komunikasyon. Sa sitwasyong ito, ang tumawag muna ay dapat tumalikod.
• Huwag i-drag ang pag-uusap. Ang isang mahabang pag-uusap ay maaaring magdulot ng interlocutor at maging sanhi ng pagkagalit. Kung ang komunikasyon ay naantala, ngunit ang layunin ng pag-uusap ay hindi nakamit, pagkatapos ay maaari mong tawagan ang kliyente pabalik sa susunod na araw o mag-ayos ng isang personal na pagpupulong.
• Matapos ang pagtatapos ng pag-uusap, inirerekomenda na pasalamatan ang interlocutor at magalang na magpaalam sa kanya, pagkatapos magtanong kung mayroon siyang anumang mga katanungan. Ang simpleng pagkilos na ito ay makumpleto ang pag-uusap at hikayatin ang karagdagang pakikipagtulungan.

Dapat mong maingat na maghanda para sa isang pag-uusap sa telepono at magsagawa ng isang serye ng mga tiyak na pagkilos. Isaalang-alang natin ang mga pangunahing punto nang mas detalyado.

• Ang pagtawag sa interlocutor ay matapos lamang ang isang malinaw na plano sa pag-uusap na nakuha. Upang maibukod ang mga menor de edad na detalye, maaari kang gumawa ng mga sketch ng grapiko o eskematiko.
• Isulat ang mahahalagang tanong na kakailanganin mong tandaan upang magtanong sa proseso ng negosasyon.
• Maghanda ng mga dokumento na maaaring kailanganin sa proseso ng komunikasyon (sulat, ulat, mga kontrata).

• Tanungin nang maaga ang iyong interlocutor para sa isang maginhawang halaga ng oras upang tumawag.
• Upang maitala ang natanggap na impormasyon, maghanda ng isang notebook o talaarawan.
• Alamin ang pangkalahatang listahan ng mga taong makilahok sa pag-uusap, upang makipag-ugnay sa kanila sa pamamagitan ng pangalan at patronymic.
• Bago ang pag-dial ng isang numero, subukang mag-tune sa isang positibong kalooban, kung gayon ang iyong emosyonal na estado, siyempre, ay dapat magdulot ng interlocutor.
• Kapag gumawa ng isang pag-uusap sa telepono, isaalang-alang ang seguridad ng mga komunikasyon sa opisina, dahil ang mahalagang impormasyon ay maaaring mahulog sa mga kamay ng mga kakumpitensya.

Mayroon ding mga puntos na dapat ibukod at hindi pinapayagan sa paparating na pag-uusap sa telepono.

• Hindi na kailangang talakayin ang mga usapin sa negosyo sa isang hindi pamilyar o kaswal na tao. Mas mainam na gumawa ng appointment.
• Hindi inirerekumenda na mangailangan ng isang pagpapasya mula sa isang tao na walang awtoridad na gawin ito o kung iisipin kung hindi man. Sa telepono, maaari siyang magbigay ng pahintulot, kahit na siya ay magiging kalaban ng desisyon na ito.
• Hindi karapat-dapat na ipahayag ang iyong mga kahilingan kung hindi ka sigurado na ang taong kausap mo ay sumasang-ayon sa iyo at nais na makatulong.

Ang papel ng telepono sa komunikasyon sa negosyo ay dalawang beses. Kadalasan ay nakakagambala siya sa mga kagyat na gawain na isinagawa sa araw, ngunit sa parehong oras ay pinapabilis ang solusyon ng maraming mga gawain. Iyon ang dahilan kung bakit kinakailangan upang malaman ang mga prinsipyo ng mga pag-uusap sa telepono, na nag-aambag sa mas mahusay na paggamit nito.

Napakahalaga na magkaroon ng diskarte sa komunikasyon sa negosyo para sa mga empleyado na ang trabaho ay tiyak sa mga pag-uusap sa telepono sa mga potensyal na customer. Maraming mga kumpanya ang sumubok mula sa mga unang salita upang maitaguyod ang pakikipag-ugnay sa tumatawag upang gawin siyang isang tunay na customer.

Ang mga kumpanya ay nakikipagkumpitensya gamit ang iba't ibang mga paraan upang maakit ang mga customer. Ang isang mahalagang yugto sa pagsulong ng mga serbisyo ay ang mga benta sa telepono, at samakatuwid, ang mga tagapamahala ay dapat na tama at matulungin na magsagawa ng mga diyalogo sa mga kostumer, kung hindi man ang mga kumikitang mga kontrata ay pupunta sa mga kakumpitensya.

Ang mga tip sa ibaba ay makakatulong sa iyo na magtagumpay sa iyong pag-uusap sa telepono ng negosyo.

• Inirerekomenda na gumawa ng mga tawag sa taong nagbigay sa iyo ng anumang kapaki-pakinabang na serbisyo. Ang mga salita ng pasasalamat ay napakahalaga para sa pakikipagtulungan sa hinaharap.
• Laging ngumiti habang nagsasagawa ng isang pag-uusap. Tiyak na maramdaman ng tagasuskribi ang iyong ngiti at pag-asa.
• Sa proseso ng negosasyon, subukang hulaan ang kurso ng mga saloobin ng interlocutor.
• Huwag gumamit ng kabastusan o bokabularyo na bokabularyo. Taliwas ito sa kultura ng komunikasyon.
• Gumamit ng mga expression at term na nauunawaan ng tumatawag.
• Huwag takpan ang handset habang nakikipag-usap nang kaayon sa isang tao. Sa gayon, ang kawalang-galang sa interlocutor ay ipinahayag.
• Ipaliwanag ang iyong posisyon nang may kumpiyansa at kawastuhan, dahil ang kawastuhan ay ang pagiging magaling ng mga hari.

• Mahalaga ang mga negosasyon upang mabilis na magsagawa, pagsagot sa mga tanong na tinanong nang walang pagkaantala at nakalilito ang mga panukala. Ang isang pag-pause ay maaari lamang mabigyan ng katarungan kung ang espesyalista ay naghahanap ng dokumentasyon na kinakailangan para sa mga negosasyon. Kung ang pag-pause ay matagal, kung gayon ang tao ay may bawat karapatang matakpan ang komunikasyon.
• Sa mga sandali ng telepono, tunay o virtual na komunikasyon, dapat kang lubos na magalang. Ang pagsigaw at pakikipag-usap sa isang nakataas na tinig ay itinuturing na isang paglabag sa etika.
• Magpaalam sa interlocutor nang tama, dahil ang husay sa pagkumpleto ng pag-uusap ay hindi mas mahalaga kaysa sa pangunahing bahagi ng diyalogo. Maaari mong paganahin ang ibang tao na mag-hang up muna. Tatapusin nito ang pag-uusap sa isang magiliw na alon.

Siyempre, para sa matagumpay na komunikasyon sa telepono kailangan mong magkaroon ng isang mahusay na diksyon.Gumamit ng mga aralin mula sa susunod na video upang maipahayag ang iyong pagsasalita at kasiya-siya ang iyong tinig.