Tanggapan ng opisina: sino ito at ano ang ginagawa nito?

Sa modernong negosyo, hindi isang solong kumpanya na may isang tanggapan ang maaaring magawa nang walang gawain ng isang manager ng opisina. Ang posisyon na ito ay nagsasangkot sa pangangasiwa at pamamahala ng daloy ng trabaho ng tanggapan ng isang samahan.

Sa esensya, ang tagapamahala ng tanggapan ay na nagbibigay-kaalaman at nangungunang link kung saan ang lahat ng mga sandaling nagtatrabaho ng kumpanya ay nakikipag-ugnay at napagpasyahan Nakikipag-ugnay siya sa pagitan ng manager at ng kanyang mga subordinates, nagpapaalam sa mga ordinaryong empleyado tungkol sa mga dokumento na nilagdaan ng manager, nakikipag-ugnay sa mga kliyente ng kumpanya, sinusubaybayan ang pagsusulat, sinusubaybayan ang pagganap ng kumpanya at nagbibigay ng opisina sa isang tanggapan, sumusunod sa direktang mga tagubilin ng direktor at kanyang mga representante.

Opisina ng opisina - isang empleyado na nagbibigay ng buong opisina ng isang buong daloy ng daloy ng trabaho. Ang paglalarawan ng propesyon ay makakatulong upang mas maunawaan ang kakanyahan ng akda.

Ayon sa klasipikasyon ng mga nagtatrabaho na propesyon at posisyon ng mga empleyado, ang propesyon ng tagapamahala ng opisina at ang kanyang mga tungkulin ay naiiba na naiiba sa propesyon ng kalihim. Ang tagapamahala ng tanggapan, una sa lahat, ang tagapag-ayos ng puwang ng opisina ng kumpanya, tagapamahala at tagapangasiwa sa isang tao. Ang propesyon ng isang sekretarya ay nagpapahiwatig ng kanyang pagsasaayos sa isang tiyak na tao (direktor, kinatawan ng direktor, nangungunang tagapamahala) at ang pagsasagawa ng kanyang mga gawain lamang.

Kinokontrol ng manager ng tanggapan ang lahat ng kasalukuyang gawain ng opisina, pangunahin ang gawaing papel. Sinusubaybayan ng walang tigil kagamitan sa opisinanagbibigay ng mga empleyado ng kumpanya kagamitan sa pagsulat, napapanahon ang impormasyon sa mga empleyado ng mga order, tagubilin at mga anunsyo para sa tanggapan na inisyu ng ulo, Tumatanggap ng mga papasok na tawag sa telepono, kung kinakailangan, pinapanatili ang isang kalendaryo ng mga pagpupulong at mga paglalakbay ng direktor. Sa kasong ito, ang bakante ay tinatawag na "tagapamahala ng opisina na may mga pagpapaandar ng isang sekretarya."

Dahil ang gawain ng tagapamahala ng tanggapan ay nagsasama ng mga aksyon sa organisasyon, impormasyon at pang-administratibo, kasama sa mga responsibilidad sa trabaho ang ilang mga gawaing pang-trabaho. Ito ay sa trabaho at kakanyahan ng aktibidad ng tagapamahala ng opisina, na dapat:

• upang ihanda ang opisina para sa bagong araw ng pagtatrabaho: suriin ang pagpapatakbo ng mga telepono, computer at kagamitan sa opisina, ang pagkakaroon ng mga consumable (papel, refilled printer cartridges);
• subaybayan, subaybayan ang kalinisan sa mga lugar ng tanggapan, pagsunod sa mga pamantayan sa sanitary (tamang pag-iilaw, bentilasyon, mga kondisyon ng temperatura sa lugar), suriin ang pagpapatakbo ng mga split system;
• napapanahong pagbili ng mga gamit sa opisina at ibigay sa kanila ang mga manggagawa sa tanggapan sa oras;
• mag-order ng inuming tubig, mga detergents, toilet paper, napkin;
• kontrolin ang kasalukuyang daloy ng trabaho: ihanda ang mga kinakailangang dokumento, ulat, mga materyales sa pagtatrabaho na kinakailangan para sa ganap na gawain ng opisina, malutas ang iba pang mga sandali at gawain;
• araw-araw na subaybayan ang gawain ng driver at courier;
• tulad ng itinuro ng manager, namamahagi ang mga tungkulin ng tanggapan sa mga empleyado, nagtatakda ng mga gawain para sa kanila, ay nagdadala sa kanilang pansin ng kinakailangang impormasyon sa pagtatrabaho, tinutukoy ang antas ng kanilang responsibilidad, sinusuri ang pagiging epektibo ng resulta;
• kalkulahin at tantyahin ang buwanang gastos sa pananalapi sa pagpapanatili ng tanggapan, subaybayan ang pagpapatupad nito;
• magtago ng isang sheet ng oras ang bilang ng mga araw at oras na nagtrabaho ng bawat empleyado sa loob ng buwan ng kalendaryo, sa oras na ilipat ang sheet ng oras sa accounting para sa payroll;
• subaybayan ang pagsunod sa disiplina sa paggawa: sa kaso ng pagkaantala, maagang pag-alis mula sa trabaho, pag-absenteeism ng mga empleyado, ipagbigay-alam sa pamamahala ng kumpanya, subaybayan ang mga paglabag at hindi pagsunod sa dress code;
• ayusin ang mga pagpupulong magparehistro at tulungan ang mga bisita sa paglutas ng kanilang mga isyu.

Ang pangunahing mga kakayahan ng tagapamahala ng tanggapan ay kasama ang paghahanda at pagsasagawa ng mga negosasyon, pulong, pulong:

• dapat niyang ihanda ang lahat ng mga kinakailangang materyales, matiyak na ang pagdalo sa mga kaganapan ng lahat ng mga interesadong partido, panatilihin ang isang talaan ng pagpupulong;
• upang tumugma sa mga kliyente at kasosyo ng kumpanya, gawin ang mga mail na materyales;
• gumana sa papasok at papalabas na sulat sa opisina, irehistro ito, ipadala;
• magbigay ng tulong at tulong sa mga empleyado sa paglutas ng mga salungatan at hindi pagkakaunawaan;
• mag-coordinate ng trabaho sa tanggapan sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, suriin ang mga kagamitan sa tanggapan, ilaw, split system, air conditioner para sa kanilang pag-disconnect mula sa suplay ng kuryente;
• sa ilang mga kaso, ang tagapamahala ng tanggapan ay responsable para sa paghahanap at pag-upa ng mga bagong empleyado (naglalagay ng impormasyon sa mga kinakailangang bakante sa mga espesyal na site, tumingin sa pamamagitan ng mga resume, nagsasagawa ng paunang pagpili ng mga aplikante, nagsasagawa ng mga panayam);
• nagpapaalam sa mga potensyal na kliyente sa pagsulat o sa telepono tungkol sa gastos ng mga kalakal at serbisyo ayon sa listahan ng presyo;
• nagpapayo sa lokasyon ng mga kagawaran ng kumpanya, ang kanilang mga function;
• nagpapanatili ng isang base ng customer mga negosyo;
• Gumagawa ng mga tungkulin sa pagpapanatili ng site, advertising tungkol sa mga kalakal at serbisyo, mga order ng souvenir, pag-print, namamahagi ng mga materyales na impormasyon.

Upang sakupin ang posisyon ng tagapamahala ng tanggapan, ang isang kandidato ay dapat magkaroon ng mga pangunahing kasanayan na kinakailangan upang maisagawa ang gawaing ito, pati na rin magkaroon ng ilang mga personal at propesyonal na katangian.

Ang mga personal na katangian ng isang tao ay ang mga biological at panlipunang sangkap na bumubuo sa kanyang pagkatao. Mga sangkap na biolohikal ang isang tao ay natatanggap mula sa kalikasan, ang kanyang mga magulang at mga ninuno sa anyo ng isang tiyak na hanay ng mga gene. Sangkap sa lipunan - Ito ang panlipunang kapaligiran kung saan lumaki ang isang tao.

Pareho sa mga sangkap na ito ay bumubuo ng pagkatao at pagkatao, na nagtataguyod sa indibidwal na may ilang mga katangian, kapwa mabuti at negatibo. Sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng lahat ng mga katangian ng pagkatao ng isang tao, makakakuha ka ng isang layunin na maaasahang sikolohikal na larawan.

Ang mga positibong katangian ng pagkatao ay kinabibilangan ng mga katangian ng pagkatao tulad ng:

• katapatan
• pagpupursige sa pagkamit ng layunin;
• pagkaasikaso;
• disiplina sa sarili;
• responsibilidad at organisasyon;
• masipag, tiyaga;
• panloob na kadiliman;
• pagiging madali;
• pakikipagkapwa, pagiging mabuting tao, magiliw na saloobin sa mga tao;
• pag-iingat, pagpapasiya, pagkaasikaso, oras sa oras;
• kawalan ng kaguluhan, kakayahang malutas ang mga hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga empleyado, optimismo at positibo sa lahat;
• katulin, mabilis na pagpapatawa, kapaki-pakinabang;
• aktibidad, ambisyoso.

Sa likod ng katangiang ito ng pagkatao ay ang sikolohikal at emosyonal na pagpapalaki ng isang tao, kanyang pagmamana, at kapaligiran sa lipunan kung saan siya lumaki.

Ang mga negatibong katangian ng pagkatao ay kinabibilangan ng:

• kakulangan ng pagpupulong, kawalang-ingat;
• nalulumbay na pananaw sa buhay, kawalan ng optimismo;
• kawalan ng kakayahan upang mangolekta ng mga saloobin sa oras at patuloy na malutas ang mga itinalagang gawain;
• agresibong likas na katangian;
• ugali sa tsismis at intriga.

Ang mga katangian ng negosyo ng isang tao ay ang kanyang kakayahang magsagawa ng ilang mga gawain at pagpapaandar sa paggawa.

Maaari kang husgahan sa pamamagitan ng mga katangian ng negosyo kung gaano kahusay ang mag-aaplay ng aplikante sa kanyang proseso ng trabaho, kung gaano kahusay niyang magampanan ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho. Upang matagumpay na mapangasiwaan ang tanggapan, dapat na taglay ng aplikante, bilang karagdagan sa kaalaman at kasanayan, ilang mga katangian ng negosyo, na kinabibilangan ng:

• edukasyon, antas ng kasanayan;
• karanasan sa trabaho;
• mabilis na nag-aaral, pagbagay sa mga bagong kondisyon;
• kawastuhan sa sarili at sa iba pa;
• kakayahang magtrabaho sa mga kondisyon ng maraming bagay, sabay-sabay na lutasin ang ilang mga isyu nang sabay-sabay;
• analytical na pag-iisip, ang kakayahang mag-isip nang may kakayahang mag-isip at hindi maginoo, upang gumuhit ng tamang konklusyon, upang gawing pangkalahatan;
• acumen ng negosyo;
• mga katangian ng pamumuno;
• pagpayag na magtrabaho ng obertaym;
• oratoryo, diplomasya at panghihikayat;
• kasanayan sa komunikasyon sa negosyo.

Ang mga propesyunal na katangian ng isang tao ay isang kombinasyon ng mga katangian ng personal at negosyo, kasama ang lahat ng mga kasanayan na pinamamahalaan niyang makuha sa buong kanyang karera. Sa kanyang mga propesyonal na aktibidad, ang manager ng tanggapan ay dapat:

• magkaroon ng tiyak na kaalaman kasanayan sa pamamahala ng opisina;
• propesyonal ilagay ang iyong kaalaman at kasanayan;
• makakapagtrabaho sa mga dokumento alam ang mga prinsipyo ng samahan ng daloy ng trabaho, ang mga patakaran para sa pagbuo ng archive;
• maging isang tiwala na gumagamit ng computer at iba pang kagamitan sa tanggapan;
• lubusang alam ang proseso ng daloy ng trabaho, gumana kasama ang papasok at palabas na mail, alam ang mga patakaran para sa pagpaparehistro nito, agad na dalhin ang mga resolusyon ng ulo sa mga yunit ng istruktura, subaybayan ang mga deadline para sa mga empleyado ng kumpanya na isagawa ang mga dokumento na kanilang isinulat, magpadala ng papalabas na sulat sa pamamagitan ng koreo o courier;
• magkaroon ng mga kasanayang pang-administratibo;
• Makakapag-type ng mabilis alam ang mga alituntunin at panuntunan para sa paghahanda ng ilang mga dokumento (mga order, tagubilin, tagubilin, mga utos);
• mabilis na pamahalaan ang kapaki-pakinabang na kaalaman (emergency contact, electrics, pagtutubero, serbisyo ng paghahatid ng tanghalian);
• alam ang mga wikang banyaga (hindi palaging), bagaman sa ilang mga kumpanya ng kaalaman sa isang tiyak na wikang banyaga ang pangunahing kondisyon para sa kandidato, at sa pagkakataong ito ang tagapangasiwa ng tanggapan ay dapat na magaling sa pagsasalita, pagbabasa at pagsulat sa isang wikang banyaga;
• makapagsalita at magsulat ng tama, ipahayag ang iyong mga saloobin sa isang mahusay na wikang pampanitikan;
• nagmamay-ari kasanayan sa pag-uugali sa negosyo.

Walang mas mataas na institusyong pang-edukasyon na nagtuturo sa propesyon ng manager ng tanggapan. Maaari kang makakuha ng pagsasanay at makakuha ng diploma o sertipiko ng pagsasanay sa bokasyonal sa badyet o pribadong mga sentro ng pagsasanay, mga kolehiyo.

Sa mga malalaking kumpanya, bilang panuntunan, nais nilang makita ang isang dalubhasa sa posisyon na ito na may mas mataas na edukasyon, Ang mga maliliit na negosyo ay maaaring umarkila ng isang empleyado na may pangalawang o pangalawang dalubhasang edukasyon.

Ang pangunahing bagay na binabantayan ng anumang employer ay karanasan sa trabaho sa posisyon na ito, antas ng mga kasanayan sa computer, kaalaman sa kagamitan sa opisina at ang kakayahang magtrabaho dito, kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa mga gawaing papel at pag-archive, kaalaman sa mga wikang banyaga.

Upang maayos na gumawa ng isang resume at makakuha ng isang minamahal na posisyon, kailangan mo sa detalye, ngunit matapat na sabihin ang lahat ng impormasyon tungkol sa iyong sarili: personal, propesyonal, mga katangian ng negosyo, karanasan sa trabaho sa isang katulad na posisyon, antas ng edukasyon.

Ang antas ng inaasahang suweldo ay linawin sa employer kung ano ang maalok niya at kung ano ang inilalapat ng kandidato.

Huwag magbigay ng maling impormasyon tungkol sa karanasan sa trabaho, edukasyon - Ang lahat ng ito ay madaling suriin, sa kasong ito ang bakante para sa aplikante ay magiging hindi maa-access, tatanggihan lamang nila siya.

Ang pagkakaroon ng litrato ay isang positibong sandali para sa kandidato, kailangang malaman ng employer kung kanino ang resume ay isinasaalang-alang. Ang tagapamahala ng tanggapan ay ang mukha ng kumpanya, at ito ay walang pakialam sa employer na kumakatawan dito.

Siguraduhing ipahiwatig ang antas ng iyong edukasyon, madalas ang employer para sa posisyon na ito tumatanggap espesyalista na may mas mataas na pang-ekonomiya, ligal, sikolohikal o philological na edukasyon.

Ang ganitong impormasyon ay magiging kapaki-pakinabang sa employer.

Kapag nag-iipon ng resume, sumunod sa istraktura nito:

• personal na impormasyon - pangalan, edad, contact;
• personal - ang seksyon ay itinuturing na hindi sapilitan para sa pagpapatupad, ngunit mas mahusay na punan ito;
• pangunahing kasanayan - ipahiwatig kung aling mga programa ng tanggapan ang mayroon ka, ilista ang lahat ng patuloy na mga kurso sa edukasyon, seminar, pagsasanay, iba pang karagdagang pagsasanay na nakumpleto mo;
• karanasan sa trabaho - ilista ang lahat ng iyong mga kasanayan, internship, nakumpleto na mga proyekto, programa ng boluntaryo, sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod na ipahiwatig ang mga negosyo na iyong nagtrabaho bago, edukasyon at pagsasanay (sumasalamin sa lahat ng mga programa sa edukasyon at mga lugar na nakumpleto mo);
• mga rekomendasyon - sa bahaging ito, ipahiwatig ang mga pangalan at contact ng mga taong maaaring magrekomenda sa iyo sa isang bagong employer, upang tumugon nang positibo sa iyo.

Kung ang isang aplikante sa trabaho na walang karanasan sa trabaho ay nag-aaplay para sa posisyon ng tagapamahala ng opisina, mas mahusay na hindi na maipakita ang seksyong ito. Hindi na kailangang ipakita sa employer ang kakulangan ng kaalaman at kasanayan. Sa kasong ito, mas mahusay na ilarawan ang iyong mga personal at negosyo na katangian, anong uri ng edukasyon ang mayroon kang pangunahing at karagdagang (mga seminar, pagsasanay).

Bilang karanasan sa trabaho, ang isang tao ay maaaring tukuyin ang pagsasanay sa pang-industriya, undergraduate internship, mga kasanayan sa pag-aayos ng mga tiyak na kaganapan, pakikilahok sa olympiads, kumperensya, kumpetisyon, at lahat ng uri ng mga pagsubok. Kung mayroon kang anumang mga nakamit at tagumpay na direktang nauugnay sa iyong trabaho sa hinaharap, siguraduhing isulat ang impormasyong ito sa isang buod.