Finesserna för företagstelefonkommunikation

Kommunikationskunsten är en viktig aspekt av förhandlingarna och förlorar inte sin relevans under många år. Intensiteten för affärskommunikation via telefon ökar från år till år. Och med utvecklingen av mobilkommunikation blir ett av de viktigaste sätten att kommunicera på. För att göra telefonfärdigheter är det viktigt att känna till komplikationerna och reglerna för företagskommunikation.

Telefon i den moderna världen spelar en viktig roll eftersom vi med den kommunicerar med familj, vänner, kollegor, ledning och affärspartners.

Så under en konversation med en viss krets av människor använder en lämplig kommunikationsmetod och kommer till exempel aldrig att föra en dialog med sin chef, som med en nära vän. I denna situation används en mer formell typ av kommunikation.

Anställda som gör sociologiska undersökningar av befolkningen, tar emot samtal från kunder eller förhandlar via telefon bör också använda affärsetikett. Ofta blir framgångsrika telefonsamtal nyckeln till en god affärsrelation. Och även företagets image kan helt bero på anställdas förmåga att föra kompetenta dialoger via telefon.

För närvarande görs de flesta samtal via mobila enheter. Med det här kommunikationsverktyget måste du följa några regler.

• Stäng alltid av telefonen eller ställ den i vibrationsläge vid ett affärsmöte med en klient, i en biograf, på ett seminarium.
• En mobil enhet är mer mottaglig för ljud än en fasttelefon. Därför, i en situation där det är på ett offentligt ställe är det nödvändigt att föra ett personligt samtal utan störningar utanför, kan du bara tala tyst, och samtalaren kommer definitivt att höra dig.

• Ring inte ett högt samtal på telefonen. Det kan skrämma andra.
• Försök att tala kort. I närvaro av tredje part bör konversationen inte pågå längre än 30 sekunder, annars finns det risk för att se otäckt framför en person. Om det finns goda skäl för ett telefonsamtal, till exempel en släktas sjukdom eller en större transaktion, bör du meddela de närvarande om situationen.
• Undvik telefonsamtal under en affärslunch. Om det finns ett akut behov av att svara på samtalet, bör du lämna bordet och prata på en mindre trångt ställe.

Etiska standarder inom telefonkommunikation är viktiga för effektiv företagsverksamhet. Kulturen för telefonsamtal är en speciell typ av affärskommunikation. Att känna till etikettreglerna kommer att bidra till att stärka affärsrelationer och öka lönsamheten i organisationen.

• Det är nödvändigt att hälsa den person som telefonsamtalet kommer att vara med. Mest lämplig för detta är fraser relaterade till tid på dagen ("God morgon", "God eftermiddag" eller "God kväll").
• Under en officiell telefonsamtal är det viktigt att övervaka din egen intonation. För att inte skjuta bort samtalaren måste du tala artigt och lugnt och undvika onödiga känslor.

• Efter hälsningen rekommenderas att du presenterar dig själv och anger ditt namn, position och organisation.
• Om du ringer till en person bör du alltid klargöra om det är bekvämt för honom att prata just nu.
• Enligt etiska standarder måste du hämta telefonen efter det andra eller tredje samtalet.
• Rök inte, ät mat eller dryck under samtalet.
• Om den anropande abonnenten är intresserad av en annan anställd i organisationen, måste konversationen omdirigeras till honom eller aktivera standby-funktionen.
• I en situation där du gjorde ett misstag med numret måste du utan att ställa för många frågor be om ursäkt till samtalspartneren och omedelbart säga adjö.
• Ring aldrig tidigt på morgonen, under lunchpausen eller före arbetsdagens slut.
• Sekreteraren eller assistenten kan ringa eller besvara samtal istället för chefen.

• Du kan bara ringa en partner eller kund på ett personligt nummer förutsatt att han själv har gett dig sina kontakter. Men på helger och helgdagar är sådana samtal förbjudna.
• Det finns tillfällen då ett samtal avbryts på grund av dålig kommunikation. I den här situationen bör den som ringde först ringa tillbaka.
• Dra inte ut konversationen. En lång konversation kan bära samtalaren och orsaka förargning. Om kommunikationen försenades, men syftet med konversationen inte uppnåddes, kan du ringa tillbaka klienten nästa dag eller ordna ett personligt möte.
• Efter samtalets slut rekommenderas det att tacka samtalaren och på ett vänligt sätt hälsa honom efter att ha frågat om han hade några frågor. Denna enkla åtgärd kommer att slutföra konversationen och uppmuntra till ytterligare samarbete.

Du bör förbereda dig för en telefonsamtal och utföra en serie specifika åtgärder. Låt oss överväga de viktigaste punkterna mer detaljerat.

• Att ringa samtalspartnern är först när en tydlig konversationsplan har upprättats. För att utesluta mindre detaljer kan du göra grafiska eller schematiska skisser.
• Skriv ner de viktiga frågor som du måste komma ihåg att ställa i förhandlingsprocessen.
• Förbered dokument som kan behövas i processen för kommunikation (korrespondens, rapporter, kontrakt).

• Fråga din samtalspartner i förväg för en bekväm tid att ringa.
• För att registrera den mottagna informationen, förbered en anteckningsbok eller dagbok.
• Ta reda på den allmänna listan över personer som kommer att delta i konversationen för att kontakta dem med namn och patronym.
• Innan du ringer ett nummer, försök att ställa in ett positivt humör, då borde naturligtvis ditt känslomässiga tillstånd få samtalaren att vara belägen.
• Tänk på säkerheten för kommunikation på kontoret när du gör ett telefonsamtal, eftersom värdefull information kan falla i konkurrenterna.

Det finns också punkter som bör uteslutas och inte tillåtas i det kommande telefonsamtalet.

• Du behöver inte diskutera affärsfrågor med en okänd eller tillfällig person. Det är bättre att boka tid.
• Det rekommenderas inte att kräva ett beslut från en person som inte har behörighet att göra detta eller som tror något annat. På telefonen kan han ge samtycke, även om han kommer att vara motståndare till detta beslut.
• Det är inte värt att uttrycka dina förfrågningar om du inte är säker på att personen du pratar med håller med dig och vill hjälpa.

Telefonens roll i företagskommunikation är tvåfaldig. Mycket ofta distraherar han från brådskande uppgifter som utförs under dagen, men påskyndar samtidigt lösningen på många uppgifter. Det är därför det är nödvändigt att lära sig principerna för telefonsamtal, som bidrar till dess effektivare användning.

Det är mycket viktigt att ha en affärskommunikationsteknik för anställda vars arbete är specifikt i telefonsamtal med potentiella kunder. Många företag försöker från de första orden få kontakt med den som ringer för att göra honom till en riktig kund.

Företag tävlar på olika sätt för att locka kunder. Ett viktigt steg i marknadsföringen av tjänster är telefonsäljning, och därför måste cheferna korrekt och taktfullt föra dialoger med kunder, annars kommer lönsamma kontrakt att gå till konkurrenterna.

Tipsen nedan hjälper dig att lyckas i ditt telefonsamtal.

• Vi rekommenderar att du ringer till den som har gett dig någon användbar tjänst. Tacksamhetsord är mycket viktiga för framtida samarbete.
• Le alltid när du håller en konversation. Abonnenten kommer säkert att känna ditt leende och optimism.
• I förhandlingsprocessen kan du försöka förutsäga samtalarens tankesätt.
• Använd aldrig svordomar eller ordförråd. Detta strider mot kommunikationskulturen.
• Använd uttryck och termer som den som ringer förstår.
• Täck inte handenheten när du talar parallellt med någon. Således uttrycks respektlöshet för samtalaren.
• Förklara din position med förtroende och noggrannhet, eftersom noggrannhet är kungarnas artighet.

• Förhandlingar är viktiga att snabbt genomföra, svara på de frågor som ställs utan förseningar och förvirrande förslag. En paus kan endast motiveras om specialisten söker dokumentation som krävs för förhandlingar. Om pausen är långvarig har personen all rätt att avbryta kommunikationen.
• I stunder av telefon, verklig eller virtuell kommunikation måste du vara extremt artig. Ropa och prata med höjd röst anses vara etisk kränkning.
• Säg farväl till samtalaren korrekt, eftersom det skickliga avslutandet av konversationen inte är mindre betydelsefullt än huvuddelen av dialogen. Du kan aktivera den andra personen att lägga på först. Detta avslutar konversationen i en vänlig våg.

För lyckad kommunikation på telefonen måste du naturligtvis ha en bra diktion.Använd lektionerna från nästa video för att göra ditt tal uttrycksfullt och din röst rolig.