Företagskommunikationskultur

Företags kommunikation färdigheter är nödvändiga för en framgångsrik karriär inom alla områden: framgång i företagskommunikation beror till stor del på färdigheterna i vardagskommunikation, men den professionella sfären har sina egna detaljer. Kulturen för företagskommunikation är ett sätt att interagera med kollegor, överordnade, underordnade och partners, samt vissa regler. Det är mycket viktigt att bygga kommunikation beroende på situationen, målen och målen, samt att snabbt kunna anpassa sig till förändrade situationer.

Kommunikativ kultur är ett bredare koncept än en uppsättning talhandlingar. Det består av många komponenter. I kulturen för företagskommunikation är utseende av stor betydelse: det måste motsvara din aktivitets sfär och den specifika situationen.

För att arbeta med klienter finns det vanligtvis en uniform, för att arbeta på kontoret en affärsdräkt, människor i kreativa yrken klär sig på ett visst sätt, och de som besitter högre positioner måste betona sin status med kläder och accessoarer. Det kan tyckas att utseendet inte är direkt relaterat till företagskommunikation. Det är dock det första intrycket du gör som avgör samtalens inställning till dig. Om detta intryck är negativt måste du spendera mycket energi i dialogprocessen för att rehabilitera dig själv.

Icke-verbalt språk är lika viktigt i kommunikationen. Dina ställningar, gester och beteenden är mycket viktiga ur psykologins synvinkel. Försök se till att ansiktsuttryck är ganska återhållsamma. Gesticulation är mycket viktigt, men den ska vara måttlig och inte för intensiv.

Om du är engagerad i partnerdialog är det bättre att välja en öppen ställning.Du kan försöka anpassa dig försiktigt till samtalens ställning. För att undvika att uppfattas med aggression bör ögonkontakt bara ta några sekunder. Att sitta vid förhandlingsbordet är inte direkt mittemot samtalaren, utan lite på sidan.

Lika viktigt är vad du säger och hur du säger det. Det är mycket viktigt att ha tillförlitlig information, kunna arbeta med fakta och korrekt bygga diskussionens innehåll.

Det är viktigt att välja ord, intonation, poser och gester för en specifik situation, eftersom i olika fall olika beteenden är lämpliga. Kultur för företagskommunikation, beroende på situationen och de mål som eftersträvas, kan delas in i flera typer:

• Mentortyp innebär uppbyggnad. Det här alternativet är typiskt för processen att utbilda praktikanter, för en pedagogisk och vetenskaplig händelse, för att förklara underordnade individuella arbetsmoment, liksom för teamarbete med kollegor, om du är en expert inom det område där de är mindre välbevandade. Mycket ofta är sådan kommunikation byggd i form av en monolog, men i modern affärskommunikation anses dialog vara att föredra: även i inlärningsprocessen, försök att engagera samtalare i diskussionen och lyssna till deras synpunkter.
• Motiverande typ syftet är att intressera en person i projektet, att övertyga honom om att ett visst jobb är lämpligt, att hjälpa anställda att tro på sig själva och känna sig mer säker på något nytt eller helt enkelt svårt företag. För framgång, försök att undvika vanliga fraser och klichéer. Det bästa är att ge ett personligt exempel, berätta din egen historia och förklara med dina egna ord vad som exakt lockar dig till ett visst projekt.
• Konfronterande typ den kommunikativa kulturen provocerar samtalaren att invända mot dig, inte att hålla med din synpunkt. Denna typ innehåller ett antal tekniker som används i händelse av intressekonflikt. Oftast är konfrontationssituationen karakteristisk för förhandlingar, liksom att öka uppmärksamheten när man arbetar med en passiv, inert publik.
• Informationstyp den mest neutrala - i sin ram kan du helt enkelt förmedla denna eller den informationen till lyssnaren. Försök att undvika att förvirra informationstypen med andra. Om målet är att informera samtalaren behöver du inte försöka lära honom, smitta med din entusiasm eller komma i konflikt. Samtidigt är det nödvändigt att presentationen är begriplig - försök att anpassa sig till samtalaren och förklara allt med exempel som är tydliga för honom.

De flesta av de viktiga frågorna relaterade till professionell verksamhet, beslutade att lösa i processen med personlig kommunikation. För trevliga och öppna människor som vet hur man korrekt kan presentera information (genom gester, ansiktsuttryck och intonation) är detta mer av ett plus än ett minus. I personlig affärskommunikation spelar inte innehållet i diskussionen någon nyckelroll, det viktigaste är att upprätta kontakt och korrekt ange din position.

Personlig kommunikation kan bestå av ganska långa monologer eller tvärtom från mer eller mindre korta fraser. Och i det, och i ett annat fall, är det mycket viktigt att inte bara ange informationen, som om du skriver en sammanfattning, utan att förmedla den till en viss samtalspartner och anpassa till den. Innan förhandlingarna, skriv ner de viktigaste punkterna du vill diskutera, men memorera aldrig tal - det är nödvändigt att ändra berättelsens natur, sekvens, exempel (beroende på publikens reaktion).

På samma sätt måste du arbeta med intonation och gester. Om du tappar samtalens uppmärksamhet, gör talet mer känslomässigt. Om du känner en oönskad konfrontation med en partner kan du prova att kopiera personens ställningar och gester.Det är mycket viktigt att inte bete sig för återhållsam, annars kommer informationen att vara tråkig och du kommer att ge intrycket av en osäker person.

Under en personlig konversation måste man ofta spontant fatta svåra beslut. Om förhandlingsprocessen inte tar upp de ämnen som du förväntade dig är det mycket viktigt att förbli lugn. Försök att inte svara på problem med överdriven spänning, svara alltid lugnt. Om du inte omedelbart kan avgöra vilket beslut du ska fatta kan du alltid ta lite tid att tänka och väga alla fördelar och nackdelar i en lugn miljö.

Många frågor behandlas nu via telefon. Vanligtvis är dessa obetydliga förtydliganden av information eller organisatoriska aspekter: till exempel när kollegor ringer, anger kollegor ofta namn och exakta nummer, bokar tid, ger eller tar emot uppgifter. Långa telefonsamtal sker vanligtvis endast när det inte finns någon möjlighet att träffas personligen. Dessutom används videosamtal som har sina egna detaljer alltmer för mer fullständig kommunikation.

För en framgångsrik telefonsamtal som påverkar arbetsmoment är det nödvändigt att beakta följande nyanser:

• Om du ringer någon är det viktigt att fråga om personen är bekväm att prata nu. Samtal efter timmar i de flesta företag accepteras inte enligt etikett (såvida det inte fanns ett separat avtal).
• Tänk på att det kan vara störningar i kommunikationen - eller att främmande brus kan störa samtalet. I ett telefonsamtal är det viktigt att tala så tydligt och inte för snabbt.
• Bygg ditt tal så att det är så specifikt som möjligt och uppfattas exakt som du tänkt. I processen med personlig kommunikation spelar ansiktsuttryck och gester en mycket viktig roll - detta gör att du bättre kan förstå samtalens tips, underdrift och dolda motiv. När du pratar i telefon berövas du inte denna möjlighet.
• Försök att diskutera nödvändiga frågor via telefon så kort som möjligt. Vid komplexa förhandlingar eller kontroversiella diskussioner är telefonsamtal sällan lämpligt, därför är det viktigt att bara ange det viktigaste. Detaljer diskuteras bäst personligen eller med video.

Videosamtal i modern företagskultur börjar nu användas mer och mer. För det första hjälper de att upprätthålla kontakten med partners från olika länder och förhandla så effektivt som möjligt. För det andra arbetar många människor nu hemifrån, och videosamtal gör det enkelt att lösa problem.

Om du har sådana affärssamtal är det viktigt att uppmärksamma följande:

• Ditt utseende kommer att gå långt. Även om du är hemma kan du försöka klä dig på ett affärsmässigt sätt.
• Hitta en plats i huset där bakgrunden kommer att vara mer eller mindre neutral. Om det finns ett kök, en fungerande TV eller leker barn i bakgrunden, kan detta störa lösningen av affärsproblem.
• Många använder nu hörlurar, men det är värt att komma ihåg: de låter dig höra den andra personen bättre, men garanterar inte att den andra personen kan höra dig bra om du talar genom bruset. Om du löser företagsproblem hemifrån, be din familj att vara tyst eller bara sitta i ett separat rum.
• Framför kameran är det särskilt viktigt att kontrollera dina egna gester och ansiktsuttryck. Ofta uppstår kommunikationsproblem, bilden kan laddas långsamt och uppmärksamhet kan uppmärksammas på alla misslyckade ansiktsuttryck.
• Om du diskuterar allvarliga frågor som kräver anteckningar eller dokumentation inför dina ögon, förbered allt detta i förväg (innan samtalet) och vidarebefordra nödvändigt material till din samtalspartner.

Många frågor i organisationer behandlas nu genom korrespondens. En av fördelarna med sådan affärskommunikation är informationsstrukturen.Om du inte kan ta hänsyn till vissa punkter som är viktiga för samtalaren (eller bara glömma den nödvändiga informationen) i processen med direktkommunikation, kommer det att vara möjligt att ta hänsyn till alla nyanser i inspelad form.

Om du pratar mycket med kollegor och korrespondenspartners är det mycket viktigt att kunna skriva rätt. Textredigerare korrigerar inte alltid grammatiska fel korrekt, så du bör inte lita på dem helt - om du inte är säker på stavningen av ett ord, kolla dig själv i ordboken. Var försiktig när du skickar textmeddelanden från telefoner och surfplattor - med den automatiska inmatningsfunktionen kan dina ord ersättas av andra, och meddelandet blir helt enkelt meningslöst.

Många anser att affärskorrespondens är en enklare uppgift än att förhandla i verkliga livet - det finns verkligen alltid tid att tänka på ett meddelande, och i processen med en verklig dialog måste du svara spontant. Minuset är dock att du inte får en spontan reaktion från samtalspersonalen, och detta är en viktig psykologisk aspekt.

Läs mer om kulturen för företagskommunikation vidare.