Etikett och etik för affärskorrespondens

Den nuvarande affärsverkligheten är att endast 15% av medelstora och stora företagare som vill stärka sin marknadsposition uppnå målet. Det är av detta skäl som relevansen av affärsetikett ökar flera gånger, eftersom bristande efterlevnad av dess standarder, bland annat, ofta leder till att användbara affärsrelationer fördelas.

I en bred tolkning av etik menar de en uppsättning allmänna principer som syftar till att reglera sociala relationer. Följaktligen överväger affärsrelationens etik frågor relaterade till den accepterade ordningen och interaktionsstilen inom affärssektorn.

Detaljinformation av de etiska aspekterna av en affärsrelation är affärsetikett, som till exempel inkluderar förhandlingsförfaranden, regler för företagets beteende, affärstraditioner och ritualer, element av underordnad, sätt och kommunikations- och skrivstilar samt frågor om korrekthet vid hantering av affärspartners och kollegor.

Betydelsen av etik och etikett, som dess komponent, ligger i det faktum att det regelverk som har uppstått till följd av långsiktig praxis förenklar kommunikationen kraftigt och skapar ett förståeligt och tillgängligt sammanhang i näringslivet som korrekt kan uppnå mål och avsevärt spara tid.

Med andra ord talar vi om en speciell algoritm för att lösa affärsproblem som gör det möjligt att sätta upp och framgångsrikt uppnå de önskade affärsmålen rationellt och utan konflikt. Nivån på äganderätten till denna algoritm gör att du kan dra direkta slutsatser om graden av professionalism hos en affärspartner eller motståndare i en affärstvist.

I detta sammanhang är det viktigt att följa följande allmänna principer:

• punktlighet överallt och i allt;
• efterlevnad av informationssäkerhet;
• sund altruism;
• en gynnsam bild som är lämplig för affärsmiljön;
• kompetent talat och skriftligt språk;
• följa reglerna för företagets talkultur.

Typer av affärskorrespondens är olika och med en viss konventionellhet kan de delas in i två huvudsorter:

• interstate - mellan statliga organisationer, utrikesuppdrag och tjänstemän (olika anteckningar, memorandum och andra former) - delar av diplomatiska förbindelser;
• kommersiell - brev med semi-officiell status som används inom området för affärsrelationer mellan institutioner och organisationer.

Stilen att skriva ett servicebrev har, trots språkliga och vissa traditionella skillnader, en viss allmän grund och en grupp anläggningar utvecklade av etablerad praxis. Till exempel är ett antal protokollkrav, bestämda av avsändarens och adressatens position, baserade på de initiala inställningarna för ömsesidig respekt och korrekthet. Därför, oavsett dokumenttyp, strukturellt måste det nödvändigtvis innehålla följande element:

• överklagande (adressatens officiella status);
• komplimang (artig avslutning av brevet);
• signatur;
• datum (dag, månad, år och plats för att skriva meddelandet);
• avsändarens adress (efternamn, officiell status, adress placeras längst upp eller längst ner på den första sidan av brevet).

Dessutom finns det ett antal bestämmelser direkt kopplade till brev:

• affärsbrev skrivs ut på brevhuvud eller pappersark exklusivt på deras framsida;
• pagination görs i arabiska siffror;
• meddelanden körs i papperskopia;
• raderingar och korrigeringar är inte tillåtna i dokumentets huvuddel;
• dokumentet viks inåt;
• väntetiden för ett svar på ett brev är högst tio dagar.

Ett affärsmeddelande bör ha ett uttryckligt målmedvetet fokus och innehålla en fråga, och hela innebörden av texten bör vara helt och fullt underordnad innehållet, oavsett om det är ett förslag till en transaktion, en kommersiell begäran eller helt enkelt relevant information.

Klassificeringen av affärsmeddelanden är olika och beror på deras funktionellt riktade inriktning. Till exempel är bokstäver:

• tillkännage;
• påminner om;
• inbjudningar;
• informationsrecensioner;
• disposition;
• stödja;
• andra typer.

I kommersiell korrespondens är de mest typiska:

• sökfrågor;
• erbjuda;
• bokningar;
• klagomål;
• garantibrev.

Som en av formerna för företagskommunikation, i ordets strikta mening, är bokstäverna indelade i två typer - affärs- och privat-officiell.

Av företag inkluderar korrespondens, som löper bland organisationer och institutioner. Ett privat-officiellt brev är ett meddelande som skickas till en institution av en privatperson eller omvänt av en institution - till en privatperson.

Det finns ett antal affärskorrespondensregler.

• Brevet bör stimulera uppkomsten av affärsintresse hos mottagaren, tydligt och på grundval av övertygande bevis för att visa fördelarna med partnerskap och att det inte är lämpligt att bryta partnerskap. Texten ska vara incitament, motiverande för samarbete.
• Att visa överdrivna personliga känslor i ett företagsbrev är inte det bästa sättet att bevisa ditt fall och lösa ett problem.
• För att undvika överbelastning och tilltäppning av brevet, bör man undvika figurativa jämförelser, metaforer, allegorier och hyperbole.
• För en tydlig och kortfattad presentation av ämnet är det bättre att använda enkla meningar, undvika detaljer och överdriven detaljer. Huvudtanken med meddelandet bör stödjas av uteslutande relevanta argument, som vanligtvis placeras i bilagorna till brevet (diagram, diagram, digital data).
• Texten bör markera stycken, som var och en representerar en oberoende tanke börjar med en ny rad.

• Det företagsskrivna meddelandet ska inte använda beskrivande adjektiv, onödiga förtydliganden och detaljer. I slutet av skrivandet är det lämpligt att kontrollera dokumentet och eliminera fraser som inte innehåller relevant semantiskt innehåll.
• Literacy är ett grundläggande inslag i text. Förekomsten av stavning och andra fel i meddelandet är oacceptabelt.
• Angivelse av ämnet för brevet krävs. Ämnet i dokumenten bör återspeglas kort och kortfattat, detta sparar tid vid läsning och karaktäriserar avsändaren. Om brevet skickas via e-post och innehåller särskilt viktig information, bör det vara utrustat med en speciell "flagga" som finns tillgänglig i den elektroniska tjänsten.
• Textens goda läsbarhet tillhandahålls av Arial- eller Times New Roman-teckensnitt med en genomsnittlig teckenstorlek. Om det finns ett speciellt behov är det möjligt att markera nyckelidéer i kursiv stil eller med fetstil.

• I texten är det användbart att använda undertexter (3-4), som ger en lättare förståelse av texten.
• Uppräkningar, listor och listor är bättre att utarbeta med specialmarkörer.
• Företagsidentitetsmall (schema) är en utmärkt indikator på effektivitet och objektivitet i företagskommunikation. Det är särskilt lämpligt i företagsaspekten, eftersom det låter dig stå fram i ett gynnsamt ljus och följa den etablerade officiella tjänsten.

Affärsmeddelandets struktur är typisk. Traditionellt innehåller den:

• introduktion;
• huvuddelen;
• Slutligen.

Inledningen sammanfattar syftet med brevet. Huvuddelen beskriver essensen i frågan. Sammanfattningsvis är det önskvärt att sammanfatta innehållet i huvuddelen, till exempel i form av slutsatser. "Postscripts" och olika typer av fotnoter är inte önskvärda.

Sammanfattningsvis är fraser som liknar formen som manipulationer olämpliga, till exempel: ”Jag hoppas på ett ömsesidigt gynnsamt partnerskap” och så vidare. Det är bättre att säga adjö i ett affärsbrev med enkla fraser - "Hälsningar," "Hälsningar, och så vidare.

Längst ner i meddelandet anges: F. I. O., officiell status, företagsnamn, signatur läggs. Kontaktnummer anges också.

Tabeller och grafer bifogas som en separat fil (paket), vilket indikerar detta i slutet av brevet. Om det finns en grupp av bilagor, ges deras inventering med namnen.

Du kan bara använda förkortningen och specialförkortningarna om du är säker på att mottagaren förstår dem.

För att ge texten större logisk strikthet och konsistens i företagets ordförråd används följande talvarv som bindemedel:

• av denna anledning;
• baserat på det föregående;
• i kraft av detta;
• i enlighet med uppgifterna;
• baserat på detta;
• med hänsyn till;
• och andra.

I det virtuella utrymmet är affärsinteraktion, som representerar kommunikation i miniatyr, specifik och kräver inte mindre överensstämmelse med relevanta etikettstandarder. Kompetent arbete med ett brev, i enlighet med praxis, innefattar följande anteckningar om volym, språk, struktur och format.

• Temaformeln måste helt exakt motsvara ämnet som anges i texten. Detta gör att du snabbt kan anpassa läsaren till önskad affärsanda.
• Den optimala volymen för ett dokument som skickas via e-post passar in i en "en skärm", med en maximal mängd text - ett ark i A4-format.
• Investeringarnas optimala storlek är högst 3 Mb.
• Det rekommenderas att de skickade filerna "paketeras" i standardarkiv med Zip- eller Rar-kodning. Andra blockeras ofta under transporten.
• Hyperlänkar måste vara standard (blå, understrukna nedan).
• Svaret till mottagaren ska placeras ovan, i början av brevet och inte nedan. Detta eliminerar behovet av korrespondenspartner att redundant och kraftfullt bläddra igenom den föregående texten.

• Det är nödvändigt att använda det skrivsspråk som är mest förståeligt för partneren. Frågan om det är lämpligt att använda professionalism, internt ordförråd, slanguttryck och förkortningar (särskilt i extern korrespondens) i ett meddelande avgörs separat, beroende på korrespondenspartners sammanhang och kvaliteter.
• Det är viktigt att informera partneren om mottagandet av sitt meddelande - detta är ett tecken på god smak och en del av affärsetiketten och visar respekt för honom.
• Svaret ska vara så snabbt som möjligt. Om det av någon anledning inte är möjligt att snabbt svara, bör partneren meddelas om mottagandet av sitt brev och ange svarstidspunkten. En etisk och bekväm paus innan du svarar är 48 timmar efter mottagandet av meddelandet. Efter denna tid tror personen vanligtvis att meddelandet går förlorat eller ignoreras. En överdriven paus i korrespondens är ofta förknippad med risken att förlora en partner och tolkas i företag som ett brott mot etiska standarder.
• I slutet av meddelandet ska placeras kontaktinformation som anges i alla brev, utan undantag, oavsett distribueringsordning.
• Under transporten är det viktigt att vara särskilt uppmärksam på integritetsfrågor.

Mer information om affärskorrespondensetikett finns i nästa video.