Kontorschef: vem är det här och vad gör det?

I modern verksamhet kan inte ett enda företag med ett kontor göra sig utan en kontorschef. Denna position involverar administration och hantering av arbetsflödet på en organisations kontor.

I huvudsak är kontorschefen den informativa och ledande länken där alla arbetsmoment i företaget sammanfaller och beslutas. Han interagerar mellan chefen och hans underordnade, informerar vanliga anställda om de dokument som chefen har undertecknat, interagerar med företagets kunder, övervakar korrespondens, övervakar företagets prestationer och ger kontoret ett kontor, följer direkt instruktionen från direktören och hans suppleanter.

Kontorschef - en anställd som förser hela kontoret med ett fullständigt arbetsflöde. Beskrivning av yrket hjälper till att bättre förstå kärnan i arbetet.

Enligt klassificeringen av arbetaryrken och anställdas positioner skiljer sig kontorschefsyrket och hans uppgifter väsentligt från sekreteraryrket. Kontorschefen, först och främst organisatören för företagets kontor, chef och administratör i en person. En sekreterares yrke innebär att han är underordnad en viss person (direktör, biträdande direktörer, toppchefer) och hanteringen av hans angelägenheter.

Kontorschefen kontrollerar kontors nuvarande arbete, främst pappersarbete. Håller reda på oavbruten kontorsutrustningtillhandahåller företagets anställda brevpapper, informerar i rätt tid anställda om order, instruktioner och tillkännagivanden för det kontor som utfärdats av chefen, tar emot inkommande telefonsamtal, om nödvändigt, håller en kalender med möten och resor för direktören. I detta fall kallas vakansen "kontorschef med en sekreterares funktioner."

Eftersom kontorschefs arbete inkluderar organisatoriska, informativa och administrativa åtgärder, inkluderar hans arbetsuppgifter vissa funktionella uppgifter. Det är i detta som anställningen och kärnan i kontorschefens verksamhet ligger, som borde:

• att förbereda kontoret för den nya arbetsdagen: kontrollera funktionen av telefoner, datorer och kontorsutrustning, tillgången på förbrukningsvaror (papper, påfyllda skrivarkassetter);
• övervaka, övervaka renlighet i kontorslokaler, överensstämmelse med sanitära standarder (korrekt belysning, ventilation, temperaturförhållanden i lokalerna), kontrollera driften av delade system;
• snabbt köp av kontorsmaterial och förse dem med kontorsarbetare i tid;
• beställa dricksvatten, tvättmedel, toalettpapper, servetter;
• kontrollera det aktuella arbetsflödet: förbereda nödvändiga dokument, rapporter, arbetsmaterial som är nödvändiga för kontors fullständiga arbete, lösa andra arbetsmoment och uppgifter;
• dagligen övervaka förarens och kurirens arbete;
• enligt instruktionen av chefen, kontorschef fördelar uppgifter mellan anställda, sätter uppgifter för dem, uppmärksammar nödvändig arbetsinformation, bestämmer deras ansvarsnivå, analyserar resultatets effektivitet;
• beräkna och uppskatta månatliga finansiella kostnader på kontoret underhåll, övervaka dess genomförande;
• hålla en tidbok antalet dagar och timmar som arbetats av varje anställd inom kalendermånaden, i tid för att överföra tidsplanen till redovisning av lön;
• övervaka efterlevnaden av arbetsdisciplin: vid förseningar, tidig avresa från arbetet, frånvaro av anställda, informera företagsledningen, hålla reda på kränkningar och bristande efterlevnad av klädkoden;
• organisera möten registrera och hjälpa besökare att lösa sina problem.

Kontorschefens huvudkompetenser inkluderar förberedelser och genomförande av förhandlingar, möten, möten:

• han måste förbereda alla nödvändiga material, säkerställa närvaro vid alla intresserade evenemang, hålla ett register över mötet
• att korrespondera med företagets kunder och partners, maila material;
• arbeta med inkommande och utgående kontor korrespondens, registrera det, skicka;
• ge hjälp och hjälp till anställda att lösa konflikter och tvister;
• samordna kontorsarbete i slutet av arbetsdagen, kontrollera kontorsutrustning, belysning, delade system, luftkonditioneringsapparater för deras frånkoppling från nätaggregatet;
• i vissa fall är kontorschefen ansvarig för att hitta och anställa nya anställda (placerar information om nödvändiga lediga platser på särskilda webbplatser, tittar igenom CV, genomför preliminärt urval av sökande, genomför intervjuer);
• informerar potentiella kunder skriftligen eller via telefon om kostnaden för varor och tjänster enligt prislistan;
• ger råd om lokalisering av företagsavdelningar, deras funktioner;
• upprätthåller en kundbas företag;
• Utför platsunderhållsuppgifter, reklam för varor och tjänster, beställer souvenirer, tryck, distribuerar informationsmaterial.

För att kunna besätta kontorschefer, måste en kandidat ha de nyckelfärdigheter som krävs för att utföra detta arbete, samt ha vissa personliga och professionella egenskaper.

En persons personliga egenskaper är de biologiska och sociala komponenter som utgör hans personlighet. Biologiska komponenter en person får från naturen, sina föräldrar och förfäder i form av en viss uppsättning gener. Social komponent - Det här är den sociala miljön där en person växte upp.

Båda dessa komponenter bildar karaktär och personlighet, vilket ger individen vissa egenskaper, både goda och negativa. Genom att sätta ihop alla personlighetsdrag hos en person kan du få ett objektivt pålitligt psykologiskt porträtt.

De positiva egenskaperna hos personligheten inkluderar karaktärsdrag som:

• ärlighet;
• uthållighet för att uppnå målet;
• omsorg;
• självdisciplin;
• ansvar och organisation;
• flitighet, uthållighet;
• inre adel;
• objektivitet;
• sällskap, artighet, vänlig inställning till människor;
• lugn, beslutsamhet, uppmärksamhet, punktlighet;
• brist på konflikter, förmåga att lösa tvister mellan anställda, optimism och positiv i allt;
• snabbhet, snabb vidd, hjälpsamhet;
• aktivitet, ambitiöshet.

Bakom detta personlighetstrekk ligger den psykologiska och emotionella uppväxten av en person, hans ärftlighet och den sociala miljö som han växte upp i.

De negativa egenskaperna hos personlighet inkluderar:

• brist på montering, slarv;
• deprimerad syn på livet, brist på optimism;
• oförmåga att samla tankar i tid och konsekvent lösa tilldelade uppgifter;
• aggressiv natur;
• tendens till skvaller och intriger.

En persons affärsegenskaper är hans förmåga att utföra vissa arbetsuppgifter och funktioner.

Du kan bedöma utifrån affärsegenskaper hur effektivt den sökande kommer att kunna organisera sin arbetsprocess, hur väl han kommer att uppfylla sitt jobbansvar. För att framgångsrikt kunna hantera kontoret måste den sökande, förutom kunskap och färdigheter, ha vissa affärskvaliteter, som inkluderar

• utbildning, färdighetsnivå;
• arbetslivserfarenhet;
• snabb elev, anpassning till nya förhållanden;
• exakthet till sig själv och andra;
• förmåga att arbeta i multitasking-förhållanden, samtidigt lösa flera problem samtidigt;
• analytiskt tänkande, förmågan att tänka flexibelt och okonventionellt, dra rätt slutsatser, generalisera;
• affärsskicklighet;
• ledaregenskaper;
• villighet att arbeta övertid;
• oratorium, diplomati och övertalning;
• företags kommunikation färdigheter.

Professionella egenskaper hos en person är en kombination av personliga och affärsmässiga egenskaper, plus alla färdigheter som han lyckades skaffa sig under hela sin karriär. I sin professionella verksamhet bör kontorschefen:

• ha viss kunskap färdigheter i kontor ledning;
• professionellt implementera dina kunskaper och färdigheter;
• kunna arbeta med dokument känna till principerna för organisationen av arbetsflödet, reglerna för bildandet av arkivet;
• vara en säker datoranvändare och annan kontorsutrustning;
• känna grundligt till arbetsflödet, arbeta med inkommande och utgående post, känna till reglerna för dess registrering, snabbt föra chefens resolutioner till strukturella enheter, följ tidsfristerna för företagets anställda att utföra de dokument som har skrivits av dem, skicka utgående korrespondens per post eller kurir;
• ha administrativa färdigheter;
• Kunna skriva snabbt känna till principerna och reglerna för utarbetande av vissa dokument (order, instruktioner, instruktioner, förordningar);
• snabbt hantera användbar kunskap (nödkontakter, elektrik, VVS, lunchleveranstjänster);
• känner främmande språk (inte alltid), även om i vissa företag kunskap om ett visst främmande språk är den viktigaste förutsättningen för kandidaten, och i detta fall måste kontorschefen vara flytande i att tala, läsa och skriva på ett främmande språk;
• kunna tala och skriva korrekt, uttrycka dina tankar på ett bra litterärt språk;
• egen affärsetikettfärdigheter.

Ingen högskoleutbildning lär yrket som kontorschef. Du kan få utbildning och få ett examensbevis eller intyg om yrkesutbildning i budget eller privata utbildningscentra, högskolor.

I stora företag vill de som regel se en specialist i denna position endast med högre utbildning, Små företag kan anställa en anställd med specialiserad utbildning.

Det viktigaste som alla arbetsgivare uppmärksammar är arbetslivserfarenhet i denna position, datornivå, kunskap om kontorsutrustning och förmågan att arbeta med det, kunskap om grunderna i pappersarbete och arkivering, kunskap om främmande språk.

För att korrekt komponera ett CV och få en vårdad position behöver du i detalj, men säga ärligt all information om dig själv: personliga, professionella, affärsmässiga kvaliteter, arbetslivserfarenhet i en liknande position, utbildningsnivå.

Nivån på förväntad lön kommer att göra det klart för arbetsgivaren vad han kan erbjuda och vad kandidaten söker.

Ge inte falsk information om arbetslivserfarenhet, utbildning - Allt detta kan lätt kontrolleras, i det här fallet blir ledigheten för den sökande otillgänglig, de kommer helt enkelt att vägra honom.

Närvaron av ett fotografi är ett positivt ögonblick för kandidaten, arbetsgivaren behöver veta vars CV överväger. Kontorschefen är företagets ansikte och det är inte likgiltigt gentemot arbetsgivaren som kommer att representera det.

Var noga med att ange nivån på din utbildning, ofta arbetsgivaren för denna tjänst tar specialist med högre ekonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk utbildning.

Sådan information kommer att vara användbar för arbetsgivaren.

Följ vid dess struktur:

• personlig information - namn, ålder, kontakter;
• personlig - avsnittet anses inte vara obligatoriskt för utförande, men det är bättre att fylla i det;
• grundläggande färdigheter - ange vilka kontorsprogram du har, lista alla fortbildningskurser, seminarier, utbildningar, annan ytterligare utbildning som du har genomfört;
• arbetslivserfarenhet - lista alla dina praxis, praktikplatser, genomförda projekt, volontärprogram, i kronologisk ordning ange de företag du arbetat för tidigare, utbildning och utbildning (reflektera alla utbildningsprogram och anvisningar som du slutfört);
• rekommendationer - i detta avsnitt, ange namn och kontakter på personer som kan rekommendera dig till en ny arbetsgivare för att svara positivt på dig.

Om en arbetssökande utan arbetslivserfarenhet ansöker om kontorschefsställningen, skulle det vara bättre att inte återspegla detta avsnitt alls. Inget behov att visa arbetsgivaren brist på kunskap och färdigheter. I det här fallet är det bättre att beskriva dina personliga och affärsmässiga egenskaper, vilken typ av utbildning du har grundläggande och ytterligare (seminarier, utbildningar).

Som arbetslivserfarenhet kan man specificera industriell praxis, praktikplatser för grundutbildning, färdigheter i att organisera specifika evenemang, deltagande i olympiader, konferenser, tävlingar och alla slags tester. Om du har några framsteg och framgångar som är direkt relaterade till ditt framtida arbete, ska du skriva denna information i en sammanfattning.