Уред менаџера: ко је ово и шта ради?

У савременом пословању ниједна компанија која има канцеларију не може без посла канцеларијског менаџера. Ова позиција укључује администрацију и управљање токовима рада канцеларије организације.

У суштини, руководилац канцеларије је она информативна и водећа веза на којој се конвертују и одлучују сви радни тренуци компаније. Он комуницира између шефа и подређених, информише обичне запослене о документима које потписује шеф, комуницира са клијентима компаније, прати преписку, прати рад компаније и обезбеђује канцеларију и слиједи директне упуте директора и његових заменика.

Уред менаџера - запослени који целој канцеларији обезбеђује свеобухватан радни ток. Опис професије помоћи ће вам да боље схватите суштину дела.

Према класификатору радних занимања и позиција запослених, професија руководиоца канцеларије и његове дужности значајно се разликују од професије секретара. Директор канцеларије, пре свега, организатор пословног простора компаније, менаџер и администратор у једној особи. Професија секретара подразумева његову потчињеност само одређеној особи (директор, заменик директора, топ менаџер) и вођење његових послова.

Директор канцеларије контролише сав тренутни рад канцеларије, углавном рад на папиру. Прати непрекидно канцеларијска опремаобезбеђује запослене у компанији дописницаблаговремено обавештава запослене о наређењима, упутствима и најавама за канцеларију коју издаје шеф, прима долазне телефонске позивепо потреби води календар састанака и путовања директора. У овом случају, конкурс се зове "руководилац канцеларије са функцијама секретара".

Будући да посао руководиоца канцеларије укључује организационе, информативне и административне радње, његове одговорности за посао укључују одређене функционалне задатке. Управо у томе лежи запосленост и суштина активности руководиоца канцеларије, која би требало да:

• да припремимо канцеларију за нови радни дан: проверите рад телефона, рачунара и канцеларијске опреме, доступност потрошног материјала (папир, напуњене касете са штампачем);
• прати, прати чистоћу у канцеларијским просторијама, поштовање санитарних стандарда (правилно осветљење, вентилација, температурни услови у просторијама), проверити рад сплит система;
• благовремена куповина канцеларијског материјала и на време им обезбедити канцеларијске раднике;
• наручите пијаћу воду, детерџенти, тоалетни папир, салвете;
• контролише тренутни ток рада: припрема потребне документе, извештаје, радне материјале потребне за пуноправан рад канцеларије, решава друге радне тренутке и задатке;
• свакодневно надгледати рад возача и курира;
• према речима менаџера, канцеларијски директор распоређује дужности међу запосленима, поставља задатке за њих, скреће им пажњу потребних радних информација, одређује ниво њихове одговорности, анализира ефикасност резултата;
• израчунати и проценити месечне финансијске трошкове о одржавању канцеларије, надгледати њено спровођење;
• чувајте временски лист број дана и сати рада сваког запосленог у току календарског месеца, на време да се распоред рачуна пребаци на обрачунски списак;
• прати поштовање радне дисциплине: у случају кашњења, превременог одласка с посла, изостанака запослених, обавестити менаџмент компаније, пратити кршења и непридржавање правила облачења;
• организују састанке региструју и помажу посетиоцима у решавању њихових проблема.

Главне надлежности руководиоца канцеларије укључују припрему и вођење преговора, састанака, састанака:

• он мора припремити све потребне материјале, осигурава присуство на догађајима свих заинтересованих, води евиденцију састанка;
• дописивати се са клијентима и партнерима компаније, обављати поштанске материјале;
• рад са долазном и одлазном канцеларијском коресподенцијом, региструјте га, пошаљите;
• пружити помоћ и помоћ запосленима у решавању сукоба и спорова;
• координирати канцеларијски посао на крају радног дана проверите канцеларијску опрему, осветљење, сплит системе, клима уређаје да бисте их искључили из напајања;
• у неким случајевима руководилац канцеларије је одговоран за проналажење и запошљавање нових запослених (поставља информације о потребним конкурсима на посебне сајтове, прегледава животописе, врши прелиминарни избор кандидата, проводи интервјуе);
• обавештава потенцијалне клијенте писменим путем или телефоном о трошковима робе и услуга према ценовнику;
• саветује локацију локација одељења компаније, њихове функције;
• одржава корисничку базу предузећа;
• Обавља послове одржавања локације, оглашавање робе и услуга, наручивање сувенира, штампање, дистрибуција информативног материјала.

Да би заузео функцију руководиоца канцеларије, кандидат мора имати кључне вештине потребне за обављање овог посла, као и одређене личне и професионалне квалитете.

Личне особине особе су биолошка и друштвена компонента која чини његову личност. Биолошке компоненте човек прима из природе, своје родитеље и претке у облику одређеног сета гена. Социјална компонента - Ово је социјално окружење у којем је човек одрастао.

Обе ове компоненте обликују карактер и личност, обдаравајући појединца одређеним квалитетима, и добрим и негативним. Спајањем свих особина личности неке особе можете добити објективно поуздан психолошки портрет.

Позитивне особине личности укључују такве карактерне особине као што су:

• искреност
• упорност у постизању циља;
• пажљивост;
• самодисциплина;
• одговорност и организација;
• марљивост, упорност;
• унутрашња племенитост;
• објективност;
• друштвеност, љубазност, љубазан однос према људима;
• смиреност, одлучност, пажљивост, тачност;
• недостатак сукоба, способност за решавање спорова између запослених, оптимизам и позитивно у свему;
• брзина, брза памет, корисност;
• активност, амбициозност

Иза ове особине личности стоји психолошки и емоционални одгој особе, његова наслеђе и социјално окружење у којем је одрастао.

Негативне особине личности укључују:

• недостатак монтаже, непажња;
• депресиван поглед на живот, недостатак оптимизма;
• немогућност прикупљања мисли на време и доследно решавање задатих задатака;
• агресивна природа;
• склоност трачевима и сплеткама.

Пословне особине неке особе су његова способност да обавља одређене радне задатке и функције.

По пословним квалитетама можете просудити колико ће ефикасно кандидат моћи да организује свој радни процес, колико ће добро да испуњава своје радне обавезе. Да би успешно управљао канцеларијом, подносилац захтева мора да поред знања и вештина поседује и одређене пословне квалитете, које укључују:

• образовање, ниво вештина;
• радно искуство;
• брзо учење, прилагођавање новим условима;
• захтевност према себи и другима;
• способност рада у више задацима, истовремено решавање неколико питања одједном;
• аналитичко размишљање, способност флексибилног и неконвенционалног размишљања, прављења исправних закључака, генерализације;
• пословна оштрина;
• квалитета лидерства;
• спремност за рад прековремено;
• ораториј, дипломатија и убеђивање;
• вештине пословне комуникације.

Професионалне квалитете особе су комбинација личних и пословних квалитета, плус све вјештине које је успио стећи током своје каријере. У својим професионалним активностима руководилац канцеларије треба да:

• имати одређено знање вештине у управљање канцеларијом;
• професионално примените своје знање и вештине у пракси;
• бити у стању да ради са документима познавати принципе организације рада, правила за формирање архиве;
• бити самопоуздан корисник рачунара и друга канцеларијска опрема;
• темељно познавати процес рада, раде с долазном и одлазном поштом, познају правила за њену регистрацију, одмах доносе одлуке руководства у структурне јединице, прате рокове запослених у компанији како би извршили писмена о њима, слање одлазне преписке поштом или куриром;
• поседују административне вештине;
• Бити у могућности брзо уносити познавати принципе и правила за припрему одређених докумената (наредбе, упутства, упутства, уредбе);
• брзо управљајте корисним знањем (хитни контакти, електрична енергија, водовод, услуге доставе ручка);
• знати стране језике (не увек), мада је у неким компанијама знање одређеног страног језика главни услов кандидата, и у овом случају шеф канцеларије мора да течно говори, чита и пише на страном језику;
• бити у стању да коректно говори и пише, изразите своје мисли на добром књижевном језику;
• сопствени вештине пословног етикета.

Ниједна високошколска установа не предаје професију руководиоца канцеларије. Можете да стекнете обуку и стекнете диплому или потврду о стручном усавршавању у буџетским или приватним центрима за школовање, факултетима.

У великим компанијама, по правилу, желе да виде стручњака на овом месту само са високим образовањем, Мала предузећа могу запослити запосленог са средњом или средњом стручном спремом.

Главна ствар на коју сваки послодавац обраћа пажњу је радно искуство на овој позицији, ниво рачунарских вештина, познавање канцеларијске опреме и способност рада на њој, познавање основа папирологије и архивирања, знање страних језика.

Да бисте правилно саставили животопис и стекли неговану позицију, требате детаљно, али искрено наведите све податке о себи: личне, професионалне, пословне квалитете, радно искуство на сличном положају, ниво образовања.

Ниво очекиване плате послодавцу ће јасно дати до знања шта може понудити и за шта се кандидат пријављује.

Немојте давати лажне податке о радном искуству, образовању - Све се то лако може проверити, у том случају ће конкурс за апликанта постати недоступан, једноставно ће га одбити.

Присутност фотографије је позитиван тренутак за кандидата, послодавац мора знати чији резиме разматра. Директор канцеларије лице је компаније и није послодавца који ће је заступати.

Обавезно назначите ниво свог образовања, често послодавац за ово радно место прихвата специјалиста са вишом економском, правном, психолошком или филолошком спремом.

Такве информације ће бити корисне послодавцу.

Приликом састављања животописа придржавајте се његове структуре:

• лични подаци - име, старост, контакт;
• лични - одељак се не сматра обавезним за извршење, али је боље испунити га;
• основне вештине - наведите које канцеларијске програме имате, наведите све курсеве за континуирано образовање, семинаре, обуке и остале додатне обуке које сте завршили;
• радно искуство - наведите све своје праксе, стажирање, завршене пројекте, волонтерске програме, хронолошким редоследом наведите предузећа за која сте раније радили, образовање и обуку (одражавају све образовне програме и области које сте завршили);
• препоруке - у овом одељку наведите имена и контакте људи који вас могу препоручити новом послодавцу како би вам одговорили позитивно.

Ако се кандидат за посао без радног искуства пријављује за позицију руководиоца канцеларије, било би боље да уопште не одражавате овај одељак. Нема потребе да послодавцу покажете недостатак знања и вештина. У овом случају, боље је описати ваше личне и пословне квалитете, какво образовање имате основно и додатно (семинари, обуке).

Као радно искуство може се навести индустријска пракса, додипломско стажирање, вештине организовања одређених догађаја, учешће на олимпијадама, конференцијама, такмичењима и свим врстама тестова. Ако имате било каква достигнућа и успехе који су директно повезани са вашим будућим радом, упишите ове податке у резимеу.