Tipuri de conversație de afaceri

Trebuie să știți cum să conduceți o conversație de afaceri. Ar trebui să fie concis și informativ. În timpul unei conversații de afaceri, sunt luate în considerare în general probleme precum cooperarea suplimentară, ocuparea forței de muncă și o mare varietate de tranzacții.

În primul rând, o conversație de afaceri este un contact oral între o pereche de persoane care intenționează să intre, să consolideze sau să încheie o relație de afaceri. În al doilea rând, implică comunicarea verbală între interlocutorii care au autoritatea de a rezolva probleme de muncă, probleme de afaceri. În al treilea rând, prin conversație, rezultatul este obținut cel mai rapid.

Conversația de afaceri este un tip de comunicare verbală și, spre deosebire de alte metode de comunicare, cum ar fi întâlnirea, corespondența de afaceri, apelurile telefonice, are mai multe avantaje:

• O conversație de afaceri vă permite să vă concentrați asupra interlocutorului sau a unui grup de persoane care participă la acesta, ceea ce înseamnă că este orientată personal.
• Comunicarea directă are loc într-un mediu confortabil pentru ambele părți, ceea ce duce la o căutare mai rapidă a soluțiilor la probleme.
• De asemenea, atmosfera non-stresantă creează condiții mai favorabile pentru stabilirea relațiilor personale puternice, ceea ce în procesul de muncă duce la o comunicare mai ușoară între părți.
• O oportunitate bună pentru o abordare mai flexibilă a subiectului în cauză.
• Reducerea timpului petrecut, deoarece interlocutorul răspunde imediat la declarații, acest lucru contribuie la realizarea rapidă a obiectivelor.
• Este mult mai ușor să convingi persoana cu care ai dreptate și justificarea poziției la cerere, ceea ce va duce la adoptarea unei oferte mai bune pentru tine.
• Nivelul de competență al liderului este în continuă creștere din cauza luării în considerare a comentariilor și evaluărilor făcute pe de altă parte.

Sarcinile care se desfășoară prin conducerea unei conversații sunt foarte diverse.

O conversație de afaceri cuprinde o serie de funcții care sunt cele mai importante pentru negocieri. Acestea includ:

• lucrătorii din același domeniu pot discuta instantaneu probleme presante și le pot găsi o soluție;
• fiind în aceeași încăpere, partenerii desfășoară o căutare comună pentru soluții și sunt luate în considerare și diverse idei pentru a îndrepta către obiectiv;
• o mare probabilitate de a încheia oferte care sunt benefice pentru afacere;
• are loc coordonarea evenimentelor de afaceri în desfășurare, ceea ce duce la controlul calității sarcinilor îndeplinite;
• este ușor să mențineți contactele de afaceri la un nivel adecvat în timpul unei conversații decât în ​​timpul corespondenței;
• angajații sunt stimulați de idei motivaționale pentru a participa activ la afaceri.

Interviurile de afaceri pot fi realizate în trei situații diferite: angajarea unui nou angajat, concediere sau conversație, care este instructiv în legătură cu încălcări disciplinare.

Un interviu de muncă are loc în formatul Întrebare-Răspuns, care seamănă mai degrabă cu un interviu. Principalul lucru este să obțineți informații fiabile despre angajatul care vine pentru a identifica calitățile sale profesionale.

Sarcinile principale ale conversației la angajare:

• aflați motivul pentru care o persoană caută muncă;
• determină-i competența în domeniul de lucru necesar;
• să-și dezvăluie punctele tari și slăbiciunile, trăsăturile personajului principal, poate, mai ales temperamentul;
• aflați despre realizările pe care un angajat le-a obținut în trecut;
• întrebați ce salariu așteaptă;
• determina ce instructiuni asteapta de la superiorii sai;
• determinați care superiorii sunt buni și eficienți pentru el.

Conversația în timpul concedierii unui angajat de la serviciu este împărțită în două tipuri: concediere după voie și sub acuzație (în legătură cu reducerea personalului și altele asemenea).

Când efectuați primul tip de conversație, trebuie să:

1. Identificați adevăratul motiv al concedierii angajatului.
2. Determinați de ce a fost motivat, de ce a provocat o astfel de decizie (poate nemulțumirea cu procesul de producție sau neatenția din partea managerului, resentimente față de colegi).
3. Aflați ce nu i se potrivea la locul de muncă și invers. A treia fază este cea mai informativă.

Nevoia unei astfel de conversații constă în sarcina principală a șefilor - să aibă grijă să corecteze greșelile din activitățile manageriale și să monitorizeze acest lucru la fiecare nivel de producție.

O conversație cu un angajat care trebuie concediat se numește „conversație de rămas bun” în literatura specială străină. Se desfășoară diferit:

1. O conversație nu este niciodată programată înainte de sfârșit de săptămână sau de sărbători, deoarece poate strica starea de spirit și afectează nu numai angajatul însuși, ci și familia și cei dragi.
2. Conversația nu se ține la locul de muncă al angajatului, precum și în spațiile în care lucrează un număr mare de persoane, aceasta are o povară emoțională mare pentru subordonat, ceea ce poate avea anumite consecințe.
3. Conversația durează 20 de minute, deoarece angajatul care a auzit știrile nefavorabile nu este reglat emoțional pentru a asculta ce i se spune și pentru a se gândi la diverse fapte pe care managerul încearcă să le transmită, intră în poziție.
4. Superioarele trebuie să fie corecte în prezentarea lor și să fie corecte, altfel angajatul poate avea îndoieli cu privire la validitatea cuvintelor rostite, ceea ce va duce la dispute și apeluri la decizii. Mai ales oamenii emoționali pot plânge chiar la fața locului.

În practica străină, există un „program de reabilitare” special pentru concedieri. În practică, autoritățile caută locuri vacante într-o altă întreprindere, astfel încât salariatul, disperat în propriile forțe, să nu renunțe. Există, de asemenea, o opinie că acest program este util pentru menținerea nivelului de autoritate al concediatului în ochii colegilor și al gospodăriei.

La rândul său, conversațiile disciplinare au loc în cazul încălcării oricărei reguli. Acestea necesită o evaluare critică a muncii angajaților de către autorități. Prin urmare, o astfel de conversație necesită:

1. Managerul este obligat să obțină toate informațiile necesare despre angajat și poziția sa pentru a evita situațiile eronate. Profilul angajaților ar trebui să fie cât mai precis și cuprinzător.
2. Informațiile trebuie primite alternativ, deoarece o conversație construită în mod corespunzător duce la o mai bună înțelegere a problemei din partea subordonatului.
3. Există o singură regulă: nu poți critica identitatea infractorului, atenția este acordată numai sarcinii completate incorect. Această definiție ar trebui să se aplice întotdeauna.

Un instrument cheie este capacitatea de a pune întrebări. Ar trebui să respectați întotdeauna setul de reguli de bază pentru o comunicare eficientă a vorbirii:

• Este necesar să se stabilească în mod corect și clar contactul cu interlocutorul oferit pentru a obține un rezultat bun și pentru a reduce timpul de comunicare inutilă.
• Este necesar să se țină cont de ce fel de muncă îndeplinește, de a-și determina puterile de serviciu, de a pune întrebarea limitelor sferei de muncă pentru a ști de ce angajat este responsabil.
• Experiența de viață și experiența de muncă, precum și interesele sale în afara sferei de muncă, procesul său de gândire trebuie să fie întotdeauna luat în considerare. Fiecare persoană este individuală, ceea ce înseamnă că fiecare are nevoie de propria abordare. Metoda frazelor clișee nu este potrivită aici, trebuie să gândești întotdeauna.
• Unul ar trebui să respecte muncitorul, să nu acorde atenție posibilelor sale defecte de vorbire sau defecte externe.
• Scopul principal al unei conversații de afaceri este procesul de comunicare a informațiilor, trebuie să fie organizat în mod clar conform planului, să nu vă fie teamă să vă prezentați ideile, să respingeți argumentele interlocutorului, să selectați argumentul corect, să formulați cu precizie declarațiile dvs. și să nu turnați apă. Rețineți: o decizie urmează întotdeauna o discuție.

• Dacă vă străduiți să înțelegeți mai bine natura problemei, puteți evita conversațiile lungi și inutile „din jur și din jur”, acest lucru vă va ajuta să influențați mai puternic o persoană sau un grup de persoane implicate în conversația de afaceri.
• Prezentarea și formularea corectă a problemei vă vor conduce la evaluări care pot stimula interlocutorul să-și exprime atitudinea față de problemă sau să-l motiveze să găsească soluții, să-l elibereze și să-l facă să propună o idee. Clasificarea ar trebui să fie clară.
• Organizarea corectă a dialogului vă ajută să înțelegeți mai bine oponentul dvs., vă va ajuta să evitați blocaje sau situații care pot mânia, enerva, enerva. Vă va ajuta să protejați atmosfera cea mai bună a conversației și să lăsați o bună impresie după.

Este clar că regulile pentru pregătirea unei conversații pot varia și niciuna dintre ele nu poate fi numită fără cusur. Totul depinde de situație. Cu toate acestea, va fi util să subliniați următoarele opțiuni de formare:

• Pentru început, aceasta include pregătirea unui plan de interviu;
• apoi colectarea și prelucrarea materialului obținut pentru a crește competența în problema principală;
• Aveți întotdeauna dreptul de a edita informațiile disponibile și s-au inventat conversații de afaceri pentru aceasta.

Alegerea locului potrivit pentru o conversație poate afecta cu siguranță rezultatul interviului. Există mai multe abordări care variază în funcție de situație. O persoană care nu este un angajat al companiei dvs. poate fi invitată la un interviu în afara clădirii de birouri.

Un alt exemplu: o întâlnire în biroul intervievatorului, care de obicei se numește cameră specială. Trebuie să fie echipat cu tot ce este necesar. Mediul din jurul tău și interlocutorul tău ar trebui să fie cât mai confortabil, principalul factor este pacea.

Deconectați toate telefoanele. Avertizați colegii, secretar cu privire la viitoarea ședință, deoarece persoanele necunoscute, apelurile telefonice suplimentare sunt pur și simplu enervante, pot interfera cu îndeplinirea sarcinilor, doar să interfereze cu procesul.

Există mai multe reguli „implicite” care pot influența imperceptibil, dar pot afecta în mod semnificativ rezultatul unei conversații de afaceri. Tehnicile aplicate duc adesea la un rezultat pozitiv. Este necesar să se aplice modelele de bază ale comportamentului partenerilor în timpul unei conversații. Principiile structurale ale comunicării de afaceri te vor ajuta, de asemenea, să urci pe scara carierei.

Nu este necesar să vă întâlniți cu angajații la locul de muncă. Locul de întâlnire poate fi desemnat restaurant, cafenea, club și chiar casă. Scopul care trebuie urmărit este confortul. Confortul ajută la obținerea unui rezultat mai bun. Dar nu puteți fi prea îndepărtat dacă situația pare mai degrabă una „intimă”, acest lucru poate duce la rezultatul opus.

Momentul în care ați decis să desfășurați o conversație de afaceri este un punct foarte important. Doar gândindu-mă la acest articol, ar trebui să organizezi o întâlnire. Te va ajuta și te vei juca „pe mână” dacă vrei să transmiți inițiativa pe partea ta, desigur, iar situația în sine în acest fel va fi mai ușor de controlat.

După ce ați decis locul și ora, trebuie să vă stabiliți anumite obiective pe care aveți de gând să le atingeți sau pe care doriți să le atingeți, apoi dezvoltați o strategie pe care o veți urma pentru aceasta, apoi formulați structura conversației. De asemenea, este important să luăm în considerare locația participanților. Tehnologia principală - ar trebui să te uiți la interlocutor direct și la același nivel.

Fapte care contribuie la succesul unei conversații de afaceri. În primul rând, acest lucru ar trebui să includă profesionalism, la urma urmei, tocmai competența în domeniul ales și o viziune clară a problemei vă vor ajuta să iertați și să faceți față mai rapid sarcinilor și să atingeți obiectivul necesar.

• Atenția constantă asupra rezultatului va fi avantajul dvs., doar o dorință directă a obiectivului duce la atingerea lui, nimic nu se va schimba dacă continuați să vă întindeți pe canapea.
• Ritmul, trebuie să conturați clar sarcinile și obiectivele pentru a urma planul în mod clar.
• Saturația raționamentului va da impresia că ești cea mai interesată persoană și vei primi „plăcintele”.
• Dar nu trebuie să uităm de sfera de aplicare a transferului de informații, deși un pic de umor va fi încă potrivit.
• Nu trebuie să vă speriați dacă conversația nu merge imediat, de multe ori motivul eșecului se află nu numai în voi, ci și în dispoziția interlocutorului.
• Modul în care prezentați informațiile este foarte important. Alegeți întotdeauna cuvintele potrivite. Argumentele trebuie să fie valabile. Buna dispozitie. Încredere se simte în voce.

• Trebuie evitate disputele și tensiunea inutilă în conversație. Pentru început, evaluați calm situația, încercați să direcționați conversația în direcția corectă, cu ajutorul clarificării întrebărilor. Nu trebuie să arătați îndoială de sine sau neputință în numele obiectivului - pentru a convinge sau a convinge interlocutorul.
• Judecățile categorice fără restricții vor strica esența conversației, nu ar trebui să uitați de acest lucru. Oamenii de multe ori nu pot fi de acord, pentru că „câți oameni - atâtea opinii”. Căutați un compromis, a fost întotdeauna cel mai bun mod de a rezolva problemele și problemele restante.
• În cazul în care trebuie să răspundeți obiecțiilor ridicate, încercați mai întâi să câștigați timp și lăsați persoana cu care vorbiți să răspundă propriilor întrebări și, eventual, să le respingă.
• pentru aceasta, o respingere indirectă a problemei, ascultarea câtorva obiecții este potrivită, pentru a prinde punctul de vedere, este necesar să continuăm să vorbim pe un ton calm, iar formularea ar trebui să se înmoaie dacă răspunsul nu așteaptă;
• prejudecățile și evaluările personale nu vă vor ajuta;

• nu trebuie să vă grăbiți la o concluzie, deoarece există o diferență între fapt și opinie;
• în cazurile în care interlocutorul încearcă să te „enerveze” cu o idee strălucitoare și încearcă să se certe, ar trebui să iei poziția de „așteptare” și să aștepți să ajungă la oprire;
• nu uitați: decizia ar trebui să urmeze întotdeauna discuția, în caz contrar, interlocutorul vă poate critica sau poate fi de acord cu tot ceea ce nu duce la un rezultat bun.

O structură de conversație bine structurată este asistentul tău fidel. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă pregătiți în prealabil pentru conversație, să stabiliți locul și ora întâlnirii, să pregătiți contactul corect cu interlocutorul, să formulați corect enunțul problemei, să alegeți argumentul potrivit sau să refutați argumentele interlocutorului, să analizați soluțiile alternative, să alegeți cea mai bună soluție, să remediați în mod corect, spune la revedere.

La sfârșitul conversației, ar trebui să vă analizați tactica de comunicare, precum și rezultatul conversației.

Angajarea angajaților necesită anumite eforturi, cunoștințe și experiență din partea managerului. Cu privire la complexitatea conducerii unei conversații de afaceri la un interviu, a se vedea mai jos.