Cultura comunicării de afaceri

Abilitățile de comunicare în afaceri sunt necesare pentru o carieră de succes în orice domeniu: succesul în comunicarea corporativă va depinde în mare măsură de abilitățile de comunicare de zi cu zi, cu toate acestea, sfera profesională are propriile sale caracteristici. Cultura comunicării de afaceri este o modalitate de interacțiune cu colegii, superiorii, subordonații și partenerii, precum și anumite reguli. Este foarte important să construim comunicare în funcție de situație, obiective și obiective, precum și să putem adapta rapid la situații în schimbare.

Cultura comunicativă este un concept mai larg decât un set de acte de vorbire. Este format din multe componente. În cultura comunicării de afaceri, aspectul are o importanță deosebită: trebuie să corespundă sferei activității dvs. și situației specifice.

Pentru lucrul cu clienții există, de obicei, o uniformă, pentru a lucra la birou - un costum de afaceri, persoanele din profesii creative se îmbracă într-un anumit mod, iar cei care ocupă funcții superioare trebuie să își accentueze statutul cu haine și accesorii. Se poate părea că aspectul nu are legătură directă cu comunicarea de afaceri. Cu toate acestea, este prima impresie pe care o faceți care determină atitudinea interlocutorului față de dvs. Dacă această impresie este negativă, va trebui să cheltuiți multă energie în procesul de dialog pentru a vă reabilita.

Limbajul non-verbal este la fel de important în comunicare. Posturile, gesturile și comportamentele tale sunt foarte importante din punct de vedere al psihologiei. Încercați să vă asigurați că expresiile faciale sunt destul de restrânse. Gesticulația este foarte importantă, dar ar trebui să fie moderată și nu prea intensă.

Dacă sunteți angajat la dialogul partenerilor, este mai bine să alegeți o poză deschisă.Puteți încerca să vă adaptați ușor la poza interlocutorului. Pentru a evita să fie perceput cu agresiune, contactul cu ochii trebuie să dureze doar câteva secunde. Așeza la masa de negocieri nu se află direct în fața interlocutorului, ci puțin în lateral.

De aceeași importanță este ceea ce spui și cum o spui. Este foarte important să aveți informații fiabile, să puteți opera pe fapte și să construiți corect conținutul discuției.

Este important să alegeți cuvinte, intonație, poze și gesturi pentru o situație specifică, deoarece în cazuri diferite un comportament diferit va fi adecvat. Cultura comunicării de afaceri, în funcție de situație și de obiectivele urmărite, poate fi împărțită în mai multe tipuri:

• Tipul de mentor implică edificare. Această opțiune este tipică pentru procesul de formare a cursanților, pentru un eveniment educațional și științific, pentru explicarea momentelor individuale de lucru subordonate, precum și pentru lucrul în echipă cu colegii, dacă sunteți un expert în domeniul în care sunt mai puțin versați. Foarte des, o astfel de comunicare este construită sub forma unui monolog, cu toate acestea, în comunicarea de afaceri modernă, dialogul este considerat de preferat: chiar și în procesul de învățare, încercați să angajați interlocutorii în discuție și să ascultați punctele lor de vedere.
• Tipul motivațional scopul este de a interesa o persoană în proiect, de a o convinge de adecvarea unui anumit loc de muncă, de a ajuta angajații să creadă în ei înșiși și să se simtă mai încrezători în unele afaceri noi sau pur și simplu dificile. Pentru succes, încercați să evitați fraze și clicuri obișnuite. Cel mai bun lucru este să pui un exemplu personal, să spui propria ta poveste și să explici în propriile cuvinte ce te atrage exact către un anumit proiect.
• Tipul confrațional cultura comunicativă provoacă interlocutorul să vă obiecteze, să nu fie de acord cu punctul dvs. de vedere. Acest tip include o serie de tehnici utilizate în caz de conflict de interese. Cel mai adesea, situația confruntării este caracteristică negocierilor, precum și pentru a crește atenția atunci când lucrezi cu un public pasiv, inert.
• Tipul informației cel mai neutru - în cadrul său puteți transmite pur și simplu această informație sau acea informație ascultătorului. Încercați să evitați confundarea tipului de informație cu alții. Dacă scopul este de a informa interlocutorul, nu trebuie să încercați să-l învățați, să vă infectați cu entuziasmul sau să intrați în conflict. În același timp, este necesar ca prezentarea să fie inteligibilă - pentru a face acest lucru, încercați să vă adaptați interlocutorului și să explicați totul cu exemple clare.

Cele mai multe dintre problemele importante legate de activitățile profesionale, au decis să rezolve în procesul de comunicare personală. Pentru persoanele sociabile și deschise, care știu să prezinte corect orice informație (prin gesturi, expresii faciale și intonație), aceasta este mai mult decât un minus. În comunicarea personală de afaceri, conținutul discuției nu joacă un rol cheie, principalul lucru este să stabiliți un contact și să vă declarați corect poziția.

Comunicarea personală poate consta în monologuri destul de lungi sau, dimpotrivă, din fraze mai mult sau mai puțin scurte. Și în asta, și într-un alt caz, este foarte important nu doar să menționați informațiile, ca și cum ați scrie un rezumat, ci să le transmiteți unui interlocutor specific, adaptându-vă la acestea. Înainte de negocieri, scrieți-ți punctele cheie pe care doriți să le discutați, dar nu memorați niciodată discursul - este necesar să schimbați natura narațiunii, secvenței, exemplelor (în funcție de reacția publicului).

În același mod, trebuie să lucrați cu intonație și gesturi. Dacă pierdeți atenția interlocutorului, intensificați discursul. Dacă simțiți o confruntare nedorită cu un partener, încercați să copiați posturile și gesturile persoanei.Este foarte important să nu vă comportați prea restrâns, altfel prezentarea informațiilor va fi plictisitoare și veți da impresia unei persoane nesigure.

În cursul unei conversații personale, de multe ori trebuie să luați spontan decizii dificile. Dacă procesul de negociere nu abordează subiectele pe care le-ați așteptat, este foarte important să rămâneți calm. Încercați să nu răspundeți la probleme cu excitare excesivă, răspundeți întotdeauna calm. Dacă nu puteți determina imediat ce decizie să luați, puteți avea întotdeauna timp pentru a gândi și a cântări toate avantajele și dezavantajele într-un mediu calm.

În prezent, multe probleme sunt abordate prin telefon. De obicei, acestea sunt clarificări nesemnificative ale oricărei informații sau aspecte organizatorice: de exemplu, atunci când fac un apel telefonic, colegii specifică adesea nume și numere exacte, fac programări, dau sau primesc sarcini. Apelurile telefonice lungi au loc de obicei numai atunci când nu există posibilitatea de a vă întâlni în persoană. Mai mult, apelurile video care au propriile lor caracteristici sunt utilizate tot mai mult pentru o comunicare mai completă.

Pentru o conversație telefonică de succes, care afectează momentele de lucru, este necesar să aveți în vedere următoarele nuanțe:

• Dacă sunați pe cineva, este important să vă întrebați dacă persoana respectivă este confortabilă să vorbească acum. Apelarea după ore în majoritatea corporațiilor nu este acceptată în funcție de etichetă (cu excepția cazului în care a existat un acord separat).
• Rețineți că poate exista interferență cu comunicarea - sau zgomotul străin poate interfera cu conversația. Într-o conversație telefonică, este important să vorbim cât mai clar și nu prea repede.
• Construiți-vă discursul astfel încât să fie cât se poate de specific și să fie perceput exact așa cum v-ați propus. În procesul de comunicare personală, expresiile faciale și gesturile joacă un rol foarte important - acest lucru vă permite să înțelegeți mai bine indicii, subestimare și motive ascunse ale interlocutorului. Când vorbești la telefon, ești lipsit de această oportunitate.
• Încercați să discutați problemele necesare la telefon cât mai scurt. Pentru negocieri complexe sau discuții controversate, conversația telefonică este rar adecvată, de aceea este important să se menționeze numai cele mai importante. Detaliile sunt discutate cel mai bine în persoană sau folosind video.

Apelurile video în cultura corporativă modernă încep să fie folosite din ce în ce mai mult. În primul rând, acestea ajută la menținerea contactului cu partenerii din diferite țări și la negocieri cât mai eficient. În al doilea rând, mulți oameni lucrează acum de la distanță de acasă, iar apelurile video facilitează rezolvarea eventualelor probleme.

Dacă aveți astfel de conversații de afaceri, este important să fiți atenți la următoarele:

• Aspectul tău va merge mult. Chiar dacă sunteți acasă, încercați să vă îmbrăcați într-un mod de afaceri.
• Găsiți un loc în casă în care fundalul va fi mai mult sau mai puțin neutru. Dacă în fundal există o bucătărie, un televizor de lucru sau joacă copii, acest lucru poate interfera cu rezolvarea problemelor de afaceri.
• Multe persoane folosesc acum căști, dar merită să vă amintiți: vă permit să auziți cealaltă persoană mai bine, dar nu garantează că cealaltă persoană vă poate auzi bine dacă vorbiți prin zgomot. Dacă rezolvați probleme corporative de acasă, cereți-vă familiei să fie liniștite sau să stea doar într-o cameră separată.
• În fața camerei, este deosebit de important să vă controlați propriile gesturi și expresiile faciale. Adesea apar probleme de comunicare, imaginea se poate încărca lent și poate fi acordată atenție tuturor expresiilor faciale nereușite.
• Dacă discutați probleme serioase care necesită note sau documentație în fața ochilor, pregătiți toate acestea în avans (înainte de apel) și trimiteți materialele necesare interlocutorului.

Multe probleme din organizații sunt abordate acum prin corespondență. Unul dintre avantajele unei astfel de comunicări de afaceri este structura informațiilor.Dacă în procesul de comunicare live nu puteți fi atent la anumite puncte care sunt importante pentru interlocutor (sau pur și simplu uitați informațiile necesare), în formă înregistrată va fi posibil să se țină cont de toate nuanțele.

Dacă vorbești mult cu colegii și partenerii de corespondență, este foarte important să poți scrie corect. Editorii de text nu corectează întotdeauna corect erorile gramaticale, așa că nu ar trebui să vă bazați în totalitate - dacă nu sunteți sigur de ortografia unui cuvânt, verificați-vă în dicționar. Trebuie să aveți grijă la trimiterea de mesaje text de la telefoane și tablete - cu funcția de introducere automată, cuvintele dvs. pot fi înlocuite cu altele, iar mesajul va deveni pur și simplu lipsit de sens.

Mulți consideră că corespondența de afaceri este o sarcină mai simplă decât să negociezi în viața reală - într-adevăr, există întotdeauna timp să te gândești la un mesaj, iar în procesul unui dialog real trebuie să răspunzi spontan. Cu toate acestea, minusul este că nu primiți o reacție spontană din partea interlocutorului, iar acesta este un aspect psihologic important.

Citiți mai multe despre cultura comunicării de afaceri în continuare.