Etapele comunicării de afaceri

Abilitățile comunicative sunt una dintre cele mai importante condiții pentru o comunicare de succes între oameni, schimb de informații și obținerea rezultatului dorit. Eticheta de afaceri a devenit folosită de la apariția relațiilor de piață. Multe culturi îi conferă o nișă separată în relațiile dintre oameni, ridicându-i la rangul de ceremonii. Și acest lucru dă roade, deoarece eticheta de afaceri ajută la stabilirea contactului cu un partener, iar succesul unei întreprinderi depinde în mare măsură de comportamentul oamenilor în timpul unei întâlniri de afaceri.

Spre deosebire de comunicarea obișnuită de zi cu zi, comunicarea de afaceri are propriile sale principii clare și are ca scop atingerea unui obiectiv specific prin acord și îndeplinirea obligațiilor. Mediul de afaceri vă permite să creați noi contacte utile, de care depinde succesul afacerii dvs. Dar nu întotdeauna viitorii parteneri se pot simpatiza între ei și pot găsi temei comun.

Contactul de afaceri implică profit. Celelalte lucruri fiind egale, cel care deține cunoștințele și regulile etichetelor de afaceri va câștiga. Acest lucru poate fi observat cu ușurință pe exemplul interacțiunii a doi oameni de afaceri, dintre care unul aduce ușor și ușor interlocutorul la concluziile de care are nevoie, iar cel de-al doilea nu are abilitățile de comunicare de afaceri sau oratoriu și este obligat să rateze oportunități de afaceri profitabile din nou.

Astfel, comunicarea de afaceri este un sistem de abilități care include un întreg complex de comportament comunicativ:

• cultura comunicării (adoptată într-o anumită țară);
• oratorie;
• etica în afaceri (reguli și reglementări);
• psihologia relațiilor;
• logica construcției vorbirii (orală și scrisă);
• imagine;
• timbre de voce și intonație.

În lumea modernă, comunicarea de afaceri este prezentată în mai multe forme simultan:

• Conversație de afaceri - Aceasta este o comunicare orală sau virtuală între colegi sau parteneri, destinată dezbaterii problemelor de afaceri. Cel mai adesea, o conversație are loc între participanții din aceeași sferă de afaceri, care înțeleg specificul acestui dialog, sunt capabili să mențină o conversație pe un subiect profesional restrâns.
• Întâlnire de afaceri - o discuție orientată în mod clar, a cărei sarcini includ rezolvarea problemelor de organizare curente, analiza informațiilor disponibile pentru participanți, construirea unei linii pentru un comportament suplimentar, luarea și exprimarea deciziilor.

• Corespondență de afaceri - Aceasta este comunicarea oficială printr-o scrisoare de afaceri, excluzând orice manifestare de familiaritate sau argou. O scrisoare de afaceri este un document care conține un mesaj oficial și executat în conformitate cu toate standardele de corespondență de afaceri. De regulă, atât în ​​formă de hârtie, cât și în format electronic, un formular de scrisoare de afaceri este furnizat cu un logo, date de adresă ale unei companii sau instituții. De asemenea, în scrisorile de afaceri, se observă anumite marcaje pe pagină.
• Vorbind în public - interacțiunea vorbitorului și ascultătorilor. Acest tip de comunicare de afaceri este complex și necesită abilități oratorice. Vorbitorul ar trebui să fie cât se poate de competent pentru ca întrebarea să fie exprimată și să posede abilități de oratoriu, să intereseze și să convingă ascultătorii. În funcție de tipul prezentării, un discurs public poate fi informațional (raport), inducător (agitație), convingător (discurs solemn).

Înțelegerea specificului și a importanței comunicării de afaceri duce la concluzia că el poate și ar trebui să învețe.

Respectarea regulilor de etichetă comercială este necesară pentru realizarea cu succes a relațiilor de afaceri între partenerii de afaceri, colegii, diplomații din diferite țări. Cultura și comportamentul de afaceri pot fi dramatic diferite între ele, dar Există norme de comportament acceptate în general, care trebuie respectate de orice persoană care se respectă de sine, indiferent de apartenența la o anumită societate.

• Punctualitatea. În mediul de afaceri, afirmația „Timpul este bani” este relevantă, astfel încât să întârziați la întâlniri și să faceți ca interlocutorul dvs. să aștepte este un punct de vârf al eticii.
• Obligația. Îndeplinirea obligațiilor asumate stă la baza unei reputații bune, fără de care interacțiunea de succes în mediul de afaceri este imposibilă.
• Confidențialitatea. Capacitatea de a păstra confidențial datele confidențiale, de a observa secretele corporative este una dintre condițiile pentru încredere reciprocă și cooperare deplină.
• Atitudine respectuoasă. Respectul față de interlocutor, capacitatea de a asculta, de a fi imobilizat cu ceea ce s-a spus, deschide posibilități largi pentru stabilirea contactului. Această abilitate este utilă și în interacțiunea cu angajații și subordonații.

• Stima de sine. În ceea ce privește percepția despre sine în procesul de comunicare, trebuie să poți găsi un „teren de mijloc”. Pentru a răspunde cu calm la critici sau sfaturi, dar, de asemenea, pentru a nu vă permite să fiți manipulat, pentru a fi capabil să înfrânați cu demnitatea încercărilor de a face presiuni, pentru a returna conversația înapoi.
• Oratorie. Abilitatea de a-ți declara clar gândurile, de a transmite semnificația vorbirii interlocutorului, fără a înfunda fraze cu cuvinte necorespunzătoare și fără a scoate gândul departe de subiectul conversației. Această abilitate nu este dată tuturor de natură, prin urmare, oratoriu ar trebui să li se acorde timp în pregătirea sa.
• Alfabetizare. Claritatea vorbirii depinde în mare măsură de alfabetizarea unei persoane, iar abilitatea de a scrie fără erori este o cerință obligatorie într-un mediu de afaceri.
• Aspect. În lumea modernă, există deja un cod vestimentar (cod vestimentar), care implică o anumită formă de îmbrăcăminte pentru vizitarea unui loc de muncă, evenimente, organizații sau instituții. De obicei, acestea sunt costume de afaceri pentru bărbați și femei, un set standard de bijuterii și accesorii. În cazul unei prime vizite la o organizație sau eveniment necunoscut, ar trebui să știți în prealabil despre codul vestimentar adoptat.

În structura comunicării de afaceri se pot distinge patru etape, a căror secvență va obține efectul maxim în negocieri.

Aici, prima impresie făcută are o importanță primară. Pregătindu-se să se întâlnească cu interlocutorul, va fi util să lucrați în avans cu informațiile: cercul de interese al interlocutorului, mediul și caracteristicile culturii sale, regulile și tradițiile importante pentru interlocutor. Acest lucru vă va permite să vă simțiți mai încrezător și cu respectul necesar pentru a trata una sau alta trăsături ale partenerului.

Primele fraze construite corect sunt cheia succesului comunicării ulterioare. Trebuie să începi prin a atrage atenția și locația adversarului asupra ta. Prietenia obișnuită a omului, amabilitatea, manifestarea interesului politicos pentru persoana interlocutorului, pronunția numelui său va ajuta în acest sens.

În procesul de dezbatere a sarcinilor, este necesar să se alinieze cu interlocutorul pentru un „val”. Acest rezultat poate fi obținut dacă monitorizați cu atenție starea emoțională a partenerului sau atmosfera emoțională generală din cadrul grupului atunci când vine vorba de negocieri cu publicul.

Cunoașterea a trei canale principale de percepție: vederea, auzul și kinestezica (aceasta include atingerea, simțul mirosului, poziția corpului, gesturile și expresiile faciale) vă vor ajuta să vă aliniați interlocutorului.

Concentrare directă pe tema întâlnirii, discuții despre probleme și sarcini. Scopul acestei faze este de a ajunge la un acord cât mai satisfăcător pentru ambele părți.

În a treia etapă, sunt utilizate mai multe faze, dintre care esența contactului constă:

• identificarea motivelor și obiectivelor interlocutorului;
• menținerea atenției: este important să vedeți firul principal al conversației, să nu luați deoparte și să nu săriți de la subiect la subiect;
• argumentare și persuasiune: aplicat în caz de dezacord;
• fixarea rezultatului este un moment critic în conversație, când ar trebui să finalizați comunicarea pe acest subiect, indiferent de rezultate, acest sentiment interior vine cu experiență și depinde de observație, capacitatea de a surprinde clar cele mai mici schimbări în fondul emoțional al interlocutorului.

Impresia generală a întâlnirii se formează în ultima etapă a comunicării de afaceri și este înregistrată cel mai clar în memorie. Prin urmare, capacitatea de a finaliza corect conversația poate fi un factor determinant în cooperarea ulterioară.

Vedeți cum să comunicați frumos în următorul videoclip.