Director de birou: cine este acesta și ce face?

În afacerile moderne, nu o singură companie cu un birou nu se poate descurca fără munca unui manager de birou. Această poziție implică administrarea și gestionarea fluxului de lucru al biroului unei organizații.

În esență, managerul de birou este acea legătură informativă și conducătoare în care toate momentele de lucru ale companiei converg și sunt decise. El interacționează între manager și subordonații săi, informează angajații obișnuiți despre documentele semnate de manager, interacționează cu clienții companiei, monitorizează corespondența, monitorizează performanțele companiei și oferă biroului, urmează instrucțiunile directe ale directorului și ale adjuncților săi.

Manager de birou - un angajat care asigură întregului birou un flux de lucru complet. Descrierea profesiei va ajuta la o mai bună înțelegere a esenței muncii.

Conform clasificatorului profesiilor de muncă și funcțiilor angajaților, profesia de director de birou și îndatoririle sale sunt semnificativ diferite de profesia de secretar. Directorul de birou, în primul rând, organizatorul spațiului de birou al companiei, administratorul și administratorul într-o singură persoană. Profesia de secretar presupune subordonarea sa către o persoană specifică (director, director adjunct, manageri de vârf) și numai desfășurarea afacerilor sale.

Directorul de birou controlează toate lucrările curente ale biroului, în principal lucrarea de hârtie. Păstrează evidența neîntreruptă echipamente de birouoferă angajaților companiei papetărie, informează în timp util angajații despre comenzile, instrucțiunile și anunțurile pentru biroul emis de șef, primește apeluri telefonice primite, dacă este necesar, păstrează un calendar de întâlniri și excursii ale directorului. În acest caz, postul vacant se numește „manager de birou cu funcțiile de secretar”.

Întrucât activitatea managerului de birou include acțiuni organizaționale, informative și administrative, responsabilitățile sale de serviciu includ anumite sarcini funcționale. În această situație se află angajarea și esența activității managerului de birou, care ar trebui:

• pentru a pregăti biroul pentru noua zi lucrătoare: verificați funcționarea telefoanelor, computerelor și echipamentelor de birou, disponibilitatea consumabilelor (hârtie, cartușe de imprimantă reumplute);
• monitorizează, monitorizează curățenia în spațiile de birou, respectarea standardelor sanitare (iluminare corespunzătoare, ventilație, condiții de temperatură în incintă), verificați funcționarea sistemelor despărțite;
• achiziționarea la timp a rechizitelor de birou și le oferă lucrătorilor de birou la timp;
• comandați apă potabilă, detergenti, hartie igienica, servetele;
• controlează fluxul de lucru curent: pregătește documentele necesare, rapoartele, materialele de lucru necesare activității depline a biroului, rezolvă alte momente și sarcini;
• monitorizează zilnic activitatea șoferului și a curierului;
• conform instrucțiunii managerului, directorul de birou distribuie îndatoririle între angajați, stabilește sarcini pentru ei, aduce în atenție informațiile de lucru necesare, determină nivelul responsabilității lor, analizează eficacitatea rezultatului;
• calculați și estimați cheltuielile financiare lunare cu privire la întreținerea biroului, monitorizarea implementării acestuia;
• păstrați o foaie de timp numărul de zile și ore lucrate de fiecare salariat în luna calendaristică, la momentul transferării fișei de timp în contabilitatea salarizării;
• monitorizează respectarea disciplinei muncii: în caz de întârzieri, plecare timpurie de la serviciu, absentismul angajaților, informează conducerea companiei, ține evidența încălcărilor și nerespectarea codului vestimentar;
• organizează întâlniri înregistrați și ajutați vizitatorii în rezolvarea problemelor lor.

Principalele competențe ale managerului de birou includ pregătirea și desfășurarea negocierilor, ședințelor, ședințelor:

• el trebuie să pregătească toate materialele necesare, asigură prezența la evenimentele tuturor părților interesate, ține o evidență a ședinței;
• să corespundă cu clienții și partenerii companiei, faceți materiale de corespondență;
• lucrați cu corespondența de birou de intrare și de ieșire, înregistrați-l, trimiteți;
• acordă asistență și asistență angajaților în soluționarea conflictelor și disputelor;
• coordonează activitatea de birou la sfârșitul zilei de lucru, verificați echipamentul de birou, iluminatul, sistemele despărțite, aparatele de aer condiționat pentru deconectarea lor de la sursa de alimentare;
• în unele cazuri, administratorul biroului este responsabil de găsirea și angajarea de noi angajați (plasează informații despre posturile vacante necesare pe site-uri speciale, analizează CV-uri, efectuează selecția preliminară a solicitanților, realizează un interviu)
• informează clienții potențiali în scris sau prin telefon despre costul bunurilor și serviciilor conform listei de prețuri;
• oferă consultanță cu privire la amplasarea departamentelor companiei, funcțiile lor;
• menține o bază de clienți întreprindere;
• Îndeplinește sarcini de întreținere a site-ului, publicitate despre bunuri și servicii, comandă suveniruri, tipărire, distribuie materiale informaționale.

Pentru a ocupa funcția de manager de birou, un candidat trebuie să dețină abilitățile cheie necesare pentru desfășurarea acestei lucrări, precum și să aibă anumite calități personale și profesionale.

Calitățile personale ale unei persoane sunt componentele biologice și sociale care alcătuiesc personalitatea sa. Componente biologice o persoană primește din natură, părinții și strămoșii săi sub forma unui anumit set de gene. Componenta socială - Acesta este mediul social în care a crescut o persoană.

Ambele componente formează caracterul și personalitatea, înzestrând individul cu anumite calități, atât bune, cât și negative. Combinând toate trăsăturile de personalitate ale unei persoane, puteți obține un portret psihologic de încredere obiectiv.

Calitățile pozitive ale personalității includ trăsături de caracter precum:

• onestitate;
• persistența în atingerea obiectivului;
• de îngrijire;
• auto-disciplina;
• responsabilitate și organizare;
• forță, perseverență;
• nobilimea interioară;
• obiectivitate;
• sociabilitate, politețe, atitudine prietenoasă față de oameni;
• compostură, determinare, atenție, punctualitate;
• lipsa conflictului, capacitatea de a rezolva litigiile dintre angajați, optimism și pozitiv în toate;
• rapiditate, inteligență rapidă, ajutor;
• activitate, ambițiozitate.

În spatele acestei trăsături de personalitate se află educația psihologică și emoțională a unei persoane, ereditatea acesteia și mediul social în care a crescut.

Calitățile negative ale personalității includ:

• lipsa de asamblare, nepăsare;
• perspective depresive asupra vieții, lipsa de optimism;
• incapacitatea de a colecta gândurile în timp și de a rezolva constant sarcinile atribuite;
• natura agresivă;
• tendința la bârfe și intrigă.

Calitățile afacerii unei persoane sunt capacitatea sa de a îndeplini anumite sarcini și funcții.

Puteți judeca după calitățile afacerii cât de eficient va putea aplica solicitantul să-și organizeze procesul de muncă, cât de bine își va îndeplini responsabilitățile de serviciu. Pentru a gestiona cu succes biroul, solicitantul trebuie să posede, pe lângă cunoștințe și abilități, anumite calități de afaceri, care includ:

• educație, nivel de abilități;
• experiență de muncă;
• cursant rapid, adaptare la noile condiții;
• exactitate pentru sine și pentru ceilalți;
• capacitatea de a lucra în condiții de multitasking, de a rezolva simultan mai multe probleme simultan;
• gândire analitică, capacitatea de a gândi flexibil și neconvențional, de a trage concluziile corecte, de a generaliza;
• inteligență de afaceri;
• calități de conducere;
• disponibilitatea de a lucra ore suplimentare;
• oratoriu, diplomație și persuasiune;
• abilități de comunicare în afaceri.

Calitățile profesionale ale unei persoane sunt o combinație de calități personale și de afaceri, plus toate abilitățile pe care a reușit să le dobândească de-a lungul carierei sale. În activitățile sale profesionale, directorul de birou ar trebui:

• au anumite cunostinte abilități în management de birou;
• profesional puneți-vă în practică cunoștințele și abilitățile;
• să poată lucra cu documente să cunoască principiile organizării fluxului de lucru, regulile pentru crearea unei arhive;
• fi un utilizator încrezător al calculatorului și alte echipamente de birou;
• cunoașteți complet procesul de lucru, lucrați cu e-mailuri de intrare și de ieșire, cunoașteți regulile de înregistrare, aduceți imediat rezoluțiile șefului la unitățile structurale, monitorizați termenele pentru angajații companiei să execute documentele pe care le-au scris, să trimită corespondența de ieșire prin poștă sau prin curier;
• au abilități administrative;
• Fiți capabil să tastați rapid cunoaște principiile și regulile pentru pregătirea anumitor documente (comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, decrete);
• gestionați rapid cunoștințele utile (contacte de urgență, electricitate, instalații sanitare, livrare prânz);
• cunoaște limbi străine (nu întotdeauna), deși în unele companii cunoașterea unei anumite limbi străine este principala condiție pentru candidat, iar în acest caz, managerul de birou trebuie să fie fluent în vorbirea, citirea și scrierea într-o limbă străină;
• fi capabil să vorbească și să scrie corect, exprimă-ți gândurile într-o limbă literară bună;
• propriu abilități de etichetă de afaceri.

Nici o instituție de învățământ superior nu învață profesia de manager de birou. Puteți obține formare și obține o diplomă sau un certificat de pregătire profesională în centre de formare bugetară sau private, colegii.

În cadrul companiilor mari, de regulă, vor să vadă un specialist în această poziție doar cu studii superioare, Întreprinderile mici pot angaja un angajat cu studii de specialitate secundare sau secundare.

Principalul lucru la care orice angajator este atent experiență de muncă în această poziție, nivel de abilități de calculator, cunoștințe despre echipamentele de birou și capacitatea de a lucra la acesta cunoașterea elementelor de bază ale documentației și arhivării, cunoașterea limbilor străine.

Pentru a compune corect un CV și a obține o poziție prețuită, aveți nevoie în detaliu, dar declarați sincer toate informațiile despre voi înșivă: calități personale, profesionale, de afaceri, experiență de muncă într-o poziție similară, nivel de educație.

Nivelul salariului preconizat va clarifica angajatorul ce poate oferi și ce candidat solicită.

Nu dați informații false despre experiența de muncă, educație - Toate acestea pot fi verificate cu ușurință, în acest caz postul vacant pentru solicitant va deveni inaccesibil, îl vor refuza pur și simplu.

Prezența unei fotografii este un moment pozitiv pentru candidat, angajatorul trebuie să știe al cărui CV are în vedere. Directorul de birou este chipul companiei și nu este indiferent pentru angajatorul care o va reprezenta.

Asigurați-vă că indicați nivelul educației dvs., de multe ori angajatorul pentru această poziție ia specialist cu studii superioare economice, juridice, psihologice sau filologice.

Aceste informații vor fi utile angajatorului.

Când compilați un CV, respectați-vă structura:

• informatii personale - nume, vârstă, contacte;
• personal - secțiunea nu este obligatorie pentru execuție, dar este mai bine să o completați;
• abilități de bază - indicați ce programe de birou aveți, enumerați toate cursurile de educație continuă, seminarii, cursuri de instruire, alte instrucțiuni suplimentare pe care le-ați finalizat;
• experiență de muncă - enumerați toate practicile, stagiile, proiectele finalizate, programele de voluntariat, în ordine cronologică, indicați întreprinderile pentru care ați lucrat anterior, educație și formare (reflectă toate programele și domeniile educaționale pe care le-ați finalizat);
• recomandări - în această secțiune, indicați numele și contactele persoanelor care vă pot recomanda unui nou angajator, pentru a vă răspunde pozitiv.

Dacă solicitantul unui loc de muncă fără experiență de muncă solicită funcția de director de birou, atunci ar fi mai bine să nu reflectăm deloc această secțiune. Nu este nevoie să arătați angajatorului lipsa de cunoștințe și abilități. În acest caz, este mai bine să descrieți calitățile personale și de afaceri, ce fel de educație aveți de bază și suplimentare (seminarii, traininguri).

Ca experiență de muncă, se pot specifica practici industriale, stagii de licență, abilități în organizarea de evenimente specifice, participarea la olimpiade, conferințe, concursuri și diverse teste. Dacă aveți realizări și succese care sunt direct legate de activitatea viitoare, asigurați-vă că scrieți aceste informații într-un rezumat.