Podsumowanie

Wskazówki dotyczące pisania streszczenia sekretarza

Spis treści

Czym zajmuje się specjalista?
Struktura
Czego nie trzeba podawać?
Jak napisać list motywacyjny?
Próbki

Sekretarz firmy podejmuje się zadań związanych z organizowaniem pracy kolektywu pracy, aw szczególności szefa firmy. Jest asystentem szefa firmy, dlatego na kandydatów na to stanowisko nakładane są dość surowe wymagania. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo zagadnieniom związanym z pomyślnym przygotowaniem CV do ubiegania się o stanowisko sekretarza.

Czym zajmuje się specjalista?

Praca dowolnej sekretarki wymaga zdolności szybkiego przełączania się z jednego rodzaju czynności do pracy na inny. Osoba ta wykonuje różnorodne zadania, ale wszystkie mają na celu pomóc pierwszej osobie w firmie w pracy, a także oszczędzić jej czas pracy i osobisty. Tradycyjnie do zadań tego specjalisty należą formalności, praca z telefonem, centrala telefoniczna i sprzęt biurowy, redystrybucja połączeń, a także organizacja spotkań, podróży służbowych i innych prac.

Sekretarz w recepcji Odpowiada za początkowe przyjęcie klientów i gości, komunikację telefoniczną, odbieranie faksów, a także wsparcie serwisowe w negocjacjach z szefem.
Obowiązki administratora obejmuje organizację najbardziej efektywnej interakcji między pracownikami przedsiębiorstwa, utrzymanie porządku w przestrzeni biurowej, konserwację sprzętu biurowego, dostarczenie do biura firmy wszystkich niezbędnych artykułów papierniczych i artykułów gospodarstwa domowego.
Zadania osobistego asystenta lidera są nieco inne. Ten specjalista jest zawsze na bieżąco z nadchodzącymi wydarzeniami.Na jego barkach spoczywa harmonogram spotkań roboczych szefa, realizacja jego osobistych zadań i wiele innych zadań, które zazwyczaj są ustalane indywidualnie w każdym przypadku.
Urzędnik sądowy zwykle przypisany do jednego sędziego - ten funkcjonariusz bierze udział w rozprawach sądowych i wykonuje wszelkie niezbędne prace dokumentacyjne. Urzędnik sądowy zajmuje się archiwizacją dokumentów, przenoszeniem materiałów do biura, prowadzeniem rejestru sesji sądowej, a także wysyłaniem wezwań do sądu. Wymagania dotyczące tego stanowiska są bardzo wysokie: pracownik musi posiadać wyższe wykształcenie prawnicze i co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego.
Rzecznik prasowy nadzoruje kwestie prezentacji marki, współdziała z mediami, kompiluje wybrane aktualności. Osobisty asystent przyjmuje całą korespondencję, przygotowuje wszystkie dokumenty biznesowe dla pierwszej osoby firmy, zbiera informacje w taki czy inny sposób związane z podejmowaniem ważnych decyzji, a także wykonuje jednorazowe polecenia szefa.

Specyfika ta występuje również w działalności asystenta notariusza, sekretarza-tłumacza, a także personelu jednostki edukacyjnej w szkole.

Struktura

Każde CV składa się z kilku bloków. Poniżej znajdują się zalecenia dotyczące tego, co w każdym z nich wskazać przyszłej sekretarce.

Obowiązki

W rozszerzonej wersji lista zadań zadań dowolnego sekretarza jest następująca:

przyjmowanie przychodzących listów i wniosków, ich redystrybucja, przekazywanie osobom odpowiedzialnym;
odbiór dokumentacji do podpisu na głowie;
odbieranie połączeń przychodzących i przekazywanie ich;
organizacja negocjacji biznesowych szefa;
sporządzanie odwołań, listów i innych dokumentów na żądanie szefa;
przygotowanie spotkań i spotkań roboczych, zebranie niezbędnych materiałów, powiadomienie wszystkich uczestników wydarzenia o miejscu i czasie ich przeprowadzenia, sfinalizowanie protokołu ze spotkań;
świadczenie usług w zakresie organizacji spotkania gości z głową;
kontrola wykonywania przez pracowników firmy poleceń administracji;
zapewnienie administracji firmy niezbędnych materiałów piśmiennych, sprzętu biurowego i innych środków ułatwiających sprawne funkcjonowanie personelu;
przyjmowanie gości;
prowadzenie archiwum firmy;
organizacja podróży służbowych pierwszej osoby firmy: zakup biletów, a także rezerwacje pokoi hotelowych;
wykonanie innych instrukcji.

Jeśli ubiegasz się o stanowisko asystenta sekretarza, przygotuj się, że lista obowiązków będzie obejmować weryfikację dokumentów, przygotowanie analiz analitycznych, zbieranie materiałów do raportów i przemówień.

Umiejętności

Wybrany kandydat na stanowisko sekretarza musi posiadać następujące umiejętności, które można wskazać w CV:

papierkowa robota;
prowadzenie rozmów telefonicznych;
spotkanie i wstępne konsultacje z klientami;
wsparcie biurowe;
przetwarzanie korespondencji;
organizacja imprez i spotkań biznesowych;
zarządzanie czasem głowy;
znajomość sprzętu biurowego i biurowych programów komputerowych.

Jakie szczególne umiejętności mają pierwszeństwo, zależy od sfery działalności firmy. Na przykład, jeśli w centrum medycznym wymagana jest sekretarka, wówczas prawdopodobnie nie będzie potrzebna dogłębna znajomość dokumentacji i zarządzania dokumentami, nie będziesz potrzebować umiejętności sporządzania dokumentów wizowych. Ta pozycja wymaga umiejętności komunikowania się z klientami, znajomości podstaw spraw medycznych, umiejętności komunikowania się przez telefon w dużych ilościach.

Osiągnięcia

Osiągnięcia zawodowe są ważne dla każdego pracodawcy; spośród najbardziej znaczących wyróżnia się zwykle następujące punkty:

optymalizacja zarządzania dokumentami firmy;
stworzenie optymalnego klimatu pracy w biurze;
organizacja systemu interakcji między jednostkami;
Wsparcie podróży
koordynacja usług kurierskich i sprzątających.

Cechy zawodowe i osobiste

Kompetentny sekretarz powinien posiadać tak ważne cechy, jak:

otwartość na komunikację;
orientacja na odpowiedzialność i wyniki;
aktywna pozycja życiowa;
umiejętność wykonywania obowiązków w pracy wielozadaniowej;
zdolność szybkiego przełączania się z jednej czynności na drugą;
brak jakichkolwiek złych nawyków;
odporność na stres;
dokładność i sumienność;
pragnienie dopełnienia tego, co rozpoczęło się do końca;
przyzwoitość;
umiejętność pracy z danymi osobowymi;
kompetentny język mówiony i pisany;
dobra znajomość etykiety biznesowej;
umiejętność działania w zespole.

Doświadczenie zawodowe

Jeśli pracowałeś już jako sekretarka, nie będzie Ci trudno opisać swojego doświadczenia zawodowego. Będzie to znacznie trudniejsze dla kandydatów, którzy po raz pierwszy szukają pracy w tej specjalności. Niemniej brak doświadczenia nie jest powodem do niepokoju, zawsze możesz podkreślić swoje kluczowe umiejętności, które posiadasz.

Na przykład możesz określić:

biegła znajomość języka angielskiego i hiszpańskiego;
posiadanie wszystkich podstawowych programów biurowych;
znajomość sprzętu biurowego;
Pisanie 10 palcami w ciemno (300 znaków na minutę).

Zawsze musisz wyróżnić swoje atuty - pozwoli to pracodawcy zobaczyć, w czym jesteś silny i zainteresować się twoją kandydaturą.

Edukacja

Aby ubiegać się o stanowisko sekretarza-referenta w szanowanej firmie, musisz mieć wykształcenie wyższe. Jednak skuteczne wykonywanie obowiązków często wymaga dodatkowe kursy i szkolenia z zakresu pracy biurowej, archiwizacji, a także szkolenia z zakresu pracy ze sprzętem biurowym. W małych biurach sekretarki często dodatkowo wykonują obowiązki młodszego prawnika lub prowadzą dokumentację księgową. W takim przypadku będziesz potrzebować edukacji prawnej lub ekonomicznej.

Ubiegając się o stanowisko sekretarza-administratora i pracownika w recepcji, obecność szkolnictwa wyższego nie jest fundamentalna.

Czego nie trzeba podawać?

Zastanówmy się trochę nad tym, czego nie trzeba podawać w CV.

Hobby i hobby. Nie powinieneś malować szczegółowo, jak lubisz hodować kwiaty / dzianiny / haftować, na wypadek, gdyby Twoja przyszła działalność nie była z tym związana.
Całe dostępne doświadczenie zawodowe. Wielu zaczyna karierę od stanowisk takich jak sprzedawca, dozorca lub sprzątaczka. Jeśli pracujesz od ponad 10 lat, wystarczy zatrzymać się w 2-3 miejscach o podobnej specjalności.
Sekretarz musi mieć przyjemny wygląd, dlatego zaleca się załączyć zdjęcie do CV. Żadne pochodzenie seksualne nie jest tutaj dozwolone - ogranicz się do ścisłego zdjęcia „do dokumentów”. Obrazy w stroju kąpielowym lub restauracji mogą nie być poprawnie przetwarzane.

Jak napisać list motywacyjny?

List motywacyjny nie jest wymagany, ale robi pozytywne wrażenie na potencjalnym pracodawcy. Nie trzeba powtarzać wszystkiego, co jest zapisane w samym CV. Tutaj musisz zidentyfikować swoje zainteresowanie wakatem i krótko podkreślić obecność podstawowych umiejętności i kompetencjiaby pomóc Ci w wykonywaniu obowiązków zawodowych.

Na końcu listu dziękuję za zainteresowanie i wyrażam szczerą nadzieję na odpowiedź.