Kierownik biura: kto to jest i co robi?

We współczesnym biznesie żadna firma z biurem nie może się obejść bez pracy kierownika biura. Stanowisko to obejmuje zarządzanie przepływem pracy biura organizacji i zarządzanie nim.

W istocie kierownikiem biura jest ten informacyjny i wiodący link, w którym zbiegają się wszystkie momenty pracy firmy i są podejmowane decyzje. Współdziała między szefem a podwładnymi, informuje zwykłych pracowników o dokumentach podpisanych przez szefa, współpracuje z klientami firmy, monitoruje korespondencję, monitoruje wyniki firmy i zapewnia biuro z urzędem oraz postępuje zgodnie z bezpośrednimi instrukcjami dyrektora i jego zastępców.

Kierownik biura - pracownik, który zapewnia całemu biuru pełny przepływ pracy. Opis zawodu pomoże lepiej zrozumieć istotę pracy.

Według klasyfikatora zawodów i stanowisk pracowników zawód kierownika biura i jego obowiązki znacznie różnią się od zawodu sekretarza. Kierownik biura, przede wszystkim organizator powierzchni biurowej firmy, kierownik i administrator w jednej osobie. Zawód sekretarza implikuje podporządkowanie go konkretnej osobie (dyrektorowi, zastępcom dyrektora, kierownictwu wyższego szczebla) i wyłącznie prowadzenie jego spraw.

Kierownik biura kontroluje całą bieżącą pracę biura, głównie papierkową. Śledzi nieprzerwane sprzęt biurowyzapewnia pracowników firmy artykuły papiernicze, terminowo informuje pracowników o zamówieniach, instrukcjach i ogłoszeniach dla biura wydanych przez kierownika, odbiera połączenia przychodzące, w razie potrzeby prowadzi kalendarz spotkań i podróży dyrektora. W tym przypadku wakat nazywany jest „kierownikiem biura z funkcją sekretarki”.

Ponieważ praca kierownika biura obejmuje działania organizacyjne, informacyjne i administracyjne, jego obowiązki obejmują pewne zadania funkcjonalne. W tym tkwi zatrudnienie i istota działalności kierownika biura, która powinna:

• aby przygotować biuro na nowy dzień roboczy: sprawdź działanie telefonów, komputerów i sprzętu biurowego, dostępność materiałów eksploatacyjnych (papier, napełniane wkłady do drukarek);
• monitorować, monitorować czystość w pomieszczeniach biurowych, zgodność ze standardami sanitarnymi (odpowiednie oświetlenie, wentylacja, warunki temperaturowe w pomieszczeniach), kontrola działania systemów split;
• terminowy zakup materiałów biurowych i zapewnić im pracowników biurowych na czas;
• zamówić wodę pitną, detergenty, papier toaletowy, serwetki;
• kontrolować bieżący przepływ pracy: przygotować niezbędne dokumenty, raporty, materiały robocze niezbędne do pełnoprawnej pracy biura, rozwiązać inne momenty pracy i zadania;
• codziennie monitorować pracę kierowcy i kuriera;
• według wskazówek kierownika, kierownik biura rozdziela obowiązki między pracowników, wyznacza im zadania, zwraca im uwagę na niezbędne informacje robocze, określa poziom ich odpowiedzialności, analizuje skuteczność wyniku;
• obliczyć i oszacować miesięczne wydatki finansowe w sprawie utrzymania biura, monitorowanie jego realizacji;
• zachować kartę czasu pracy liczba dni i godzin przepracowanych przez każdego pracownika w ciągu miesiąca kalendarzowego, na czas, aby przenieść arkusz czasu do rozliczania listy płac;
• monitorować przestrzeganie dyscypliny pracy: w przypadku opóźnień, wcześniejszego odejścia z pracy, nieobecności pracowników, poinformować kierownictwo firmy, śledzić naruszenia i nieprzestrzeganie zasad ubioru;
• organizować spotkania zarejestrować się i pomóc odwiedzającym w rozwiązaniu ich problemów.

Główne kompetencje kierownika biura obejmują przygotowanie i prowadzenie negocjacji, spotkań, spotkań:

• musi przygotować wszystkie niezbędne materiały, zapewnić uczestnictwo w wydarzeniach wszystkich zainteresowanych stron, prowadzić rejestr ze spotkania;
• korespondować z klientami i partnerami firmy, robić materiały do ​​korespondencji;
• praca z przychodzącą i wychodzącą korespondencją biurową, zarejestruj go, wyślij;
• udzielać pomocy i wsparcia pracownikom w rozwiązywaniu konfliktów i sporów;
• koordynacja pracy biurowej na koniec dnia roboczego sprawdź sprzęt biurowy, oświetlenie, systemy splitowe, klimatyzatory pod kątem ich odłączenia od zasilania;
• w niektórych przypadkach kierownik biura odpowiada za znalezienie i zatrudnienie nowych pracowników (umieszcza informacje o niezbędnych wolnych miejscach na specjalnych stronach internetowych, przegląda CV, przeprowadza wstępną selekcję kandydatów, przeprowadza rozmowy);
• informuje potencjalnych klientów na piśmie lub telefonicznie o kosztach towarów i usług zgodnie z cennikiem;
• doradza w zakresie lokalizacji działów firmy, ich funkcje;
• utrzymuje bazę klientów przedsiębiorstwa;
• Wykonuje obowiązki związane z utrzymaniem witryny, reklama towarów i usług, zamawianie pamiątek, drukowanie, dystrybucja materiałów informacyjnych.

Aby zająć stanowisko kierownika biura, kandydat musi posiadać kluczowe umiejętności niezbędne do wykonywania tej pracy, a także posiadać pewne cechy osobiste i zawodowe.

Osobiste cechy danej osoby to elementy biologiczne i społeczne, które składają się na jej osobowość. Składniki biologiczne osoba otrzymuje od natury, swoich rodziców i przodków w postaci pewnego zestawu genów. Komponent społeczny - To środowisko społeczne, w którym osoba dorastała.

Oba te elementy tworzą charakter i osobowość, nadając jednostce pewne cechy, zarówno dobre, jak i negatywne. Łącząc wszystkie cechy osobowości, możesz uzyskać obiektywny, wiarygodny portret psychologiczny.

Pozytywne cechy osobowości obejmują takie cechy charakteru, jak:

• uczciwość
• wytrwałość w osiąganiu celu;
• uważność;
• samodyscyplina;
• odpowiedzialność i organizacja;
• pracowitość, wytrwałość;
• wewnętrzna szlachta;
• obiektywizm;
• towarzyskość, uprzejmość, przyjazne podejście do ludzi;
• opanowanie, determinacja, uważność, punktualność;
• brak konfliktu, umiejętność rozwiązywania sporów między pracownikami, optymizm i pozytywne nastawienie do wszystkiego;
• szybkość, szybki dowcip, pomoc;
• aktywność, ambitność.

Za tą cechą osobowości stoi wychowanie psychiczne i emocjonalne osoby, jej dziedziczność oraz środowisko społeczne, w którym dorastał.

Negatywne cechy osobowości obejmują:

• brak zgromadzeń, niedbalstwo;
• przygnębione spojrzenie na życie, brak optymizmu;
• niezdolność do zbierania myśli na czas i konsekwentnego rozwiązywania przydzielonych zadań;
• agresywna natura;
• skłonność do plotek i intryg.

Cechami biznesowymi osoby są jej zdolności do wykonywania określonych zadań i funkcji związanych z pracą.

Możesz ocenić według cech biznesowych, jak skutecznie kandydat będzie w stanie zorganizować swój proces pracy, jak dobrze wypełni swoje obowiązki zawodowe. Aby skutecznie zarządzać biurem, wnioskodawca musi posiadać, oprócz wiedzy i umiejętności, pewne cechy biznesowe, w tym:

• wykształcenie, poziom umiejętności;
• doświadczenie zawodowe;
• szybki uczeń, dostosowanie do nowych warunków;
• wymaganie względem siebie i innych;
• umiejętność pracy w warunkach wielozadaniowości, jednocześnie rozwiązując kilka problemów jednocześnie;
• myślenie analityczne, umiejętność elastycznego i niekonwencjonalnego myślenia, wyciągania właściwych wniosków, uogólniania;
• przedsiębiorczość;
• cechy przywódcze;
• chęć do pracy w nadgodzinach;
• oratorium, dyplomacja i perswazja;
• umiejętności komunikacji biznesowej.

Walory zawodowe danej osoby to połączenie cech osobistych i biznesowych oraz wszystkich umiejętności, które udało mu się zdobyć w trakcie swojej kariery. W swojej działalności zawodowej kierownik biura powinien:

• mieć pewną wiedzę umiejętności w zarządzanie biurem;
• profesjonalnie wykorzystaj swoją wiedzę i umiejętności w praktyce;
• być w stanie pracować z dokumentami znać zasady organizacji przepływu pracy, zasady tworzenia archiwum;
• być pewnym siebie użytkownikiem komputera oraz inny sprzęt biurowy;
• gruntownie znać proces przepływu pracy, pracować z pocztą przychodzącą i wychodzącą, znać zasady jej rejestracji, niezwłocznie przedstawiać uchwały szefa jednostkom strukturalnym, monitorować terminy, w których pracownicy firmy muszą wykonać dokumenty, które napisali, wysyłać korespondencję wychodzącą pocztą lub kurierem;
• posiadać umiejętności administracyjne;
• Być w stanie pisać szybko znać zasady i zasady przygotowania niektórych dokumentów (zamówień, instrukcji, instrukcji, dekretów);
• szybko zarządzaj przydatną wiedzą (kontakty alarmowe, instalacje elektryczne, hydrauliczne, usługi dostarczania obiadów);
• znać języki obce (nie zawsze), chociaż w niektórych firmach znajomość określonego języka obcego jest głównym warunkiem kandydata, w tym przypadku kierownik biura musi biegle mówić, czytać i pisać w języku obcym;
• umieć poprawnie mówić i pisać, wyrażaj swoje myśli dobrym językiem literackim;
• własny umiejętności w zakresie etykiety biznesowej.

Żadna uczelnia wyższa nie uczy zawodu kierownika biura. Możesz uzyskać szkolenie i uzyskać dyplom lub certyfikat szkolenia zawodowego w budżetowych lub prywatnych ośrodkach szkoleniowych, kolegiach.

W dużych firmach z reguły chcą widzieć specjalistę na tym stanowisku tylko z wyższym wykształceniem, Małe firmy mogą zatrudnić pracownika z wykształceniem średnim lub średnim specjalistycznym.

Najważniejsze, na co zwraca uwagę każdy pracodawca doświadczenie zawodowe na tym stanowisku, poziom umiejętności obsługi komputera, znajomość sprzętu biurowego i umiejętność pracy na nim, znajomość podstaw dokumentacji i archiwizacji, znajomość języków obcych.

Aby poprawnie skomponować CV i uzyskać cenioną pozycję, potrzebujesz szczegółowo, ale uczciwie podaj wszystkie informacje o sobie: cechy osobiste, zawodowe, biznesowe, doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku, poziom wykształcenia.

Poziom oczekiwanego wynagrodzenia wyjaśni pracodawcy, co może zaoferować i o co aplikuje kandydat.

Nie podawaj fałszywych informacji na temat doświadczenia zawodowego, wykształcenia - Wszystko to można łatwo sprawdzić, w tym przypadku wakat dla wnioskodawcy stanie się niedostępny, po prostu go odmówią.

Obecność fotografii jest pozytywnym momentem dla kandydata, pracodawca musi wiedzieć, czyje CV rozważa. Kierownik biura jest obliczem firmy i nie jest obojętny na pracodawcę, który będzie go reprezentował.

Pamiętaj o wskazaniu poziomu wykształcenia, często pracodawcy na tym stanowisku akceptuje specjalista z wyższym wykształceniem ekonomicznym, prawnym, psychologicznym lub filologicznym.

Takie informacje będą przydatne dla pracodawcy.

Podczas kompilowania CV przestrzegaj jego struktury:

• dane osobowe - imię i nazwisko, wiek, kontakty;
• osobiste - sekcja jest uważana za nieobowiązkową do wykonania, ale lepiej ją wypełnić;
• podstawowe umiejętności - wskazać posiadane programy biurowe, wymienić wszystkie kursy kształcenia ustawicznego, seminaria, szkolenia i inne dodatkowe szkolenia, które ukończyłeś;
• doświadczenie zawodowe - wymień wszystkie swoje praktyki, staże, ukończone projekty, programy wolontariackie, w porządku chronologicznym wskaż przedsiębiorstwa, dla których pracowałeś wcześniej, kształcenie i szkolenie (odzwierciedl wszystkie programy edukacyjne i ukończone obszary);
• rekomendacje - w tej sekcji należy podać nazwiska i kontakty osób, które mogą polecić ci nowego pracodawcę, aby zareagować pozytywnie.

Jeśli kandydat bez doświadczenia zawodowego stara się o stanowisko kierownika biura, lepiej w ogóle nie uwzględniać tej sekcji. Nie trzeba pokazywać pracodawcy braku wiedzy i umiejętności. W takim przypadku lepiej opisz swoje cechy osobiste i biznesowe, jaki rodzaj wykształcenia posiadasz na poziomie podstawowym i dodatkowym (seminaria, szkolenia).

Jako doświadczenie zawodowe można określić praktykę przemysłową, staże licencjackie, umiejętności organizowania określonych wydarzeń, udział w olimpiadach, konferencjach, konkursach i wszelkiego rodzaju testach. Jeśli masz jakieś osiągnięcia i sukcesy, które są bezpośrednio związane z twoją przyszłą pracą, pamiętaj o wpisaniu tych informacji w podsumowaniu.