Култура за бизнес комуникация

Уменията за бизнес комуникация са необходими за успешна кариера във всяка област: успехът в корпоративната комуникация до голяма степен ще зависи от уменията на ежедневната комуникация, но професионалната сфера има своите специфики. Културата на бизнес комуникацията е начин за взаимодействие с колеги, началници, подчинени и партньори, както и определени правила. Много е важно да изградите комуникация в зависимост от ситуацията, целите и целите, както и да можете бързо да се адаптирате към променящите се ситуации.

Комуникативната култура е по-широко понятие от набор от речеви актове. Състои се от много компоненти. В културата на бизнес комуникацията външният вид е от голямо значение: трябва да съответства на сферата на вашата дейност и на конкретната ситуация.

За работа с клиенти обикновено има униформа, за работа в офиса бизнес костюм, хората в творчески професии се обличат по определен начин, а тези, които заемат висши позиции, трябва да подчертаят статута си с дрехи и аксесоари. Може да изглежда, че външният вид не е пряко свързан с бизнес комуникацията. Първото впечатление, което създавате обаче, определя отношението на събеседника към вас. Ако това впечатление е отрицателно, ще трябва да изразходвате много енергия в процеса на диалог, за да се реабилитирате.

Невербалният език е също толкова важен в общуването. Вашите пози, жестове и поведение са много важни от гледна точка на психологията. Опитайте се да се уверите, че изражението на лицето е доста сдържано. Жестикулацията е много важна, но тя трябва да бъде умерена и не прекалено интензивна.

Ако сте ангажирани с диалога с партньорите, по-добре е да изберете отворена поза.Можете да опитате леко да се адаптирате към позите на събеседника. За да не бъдете възприемани с агресия, контактът с очите трябва да отнеме само няколко секунди. Седенето на масата за преговори не е точно срещу събеседника, а малко отстрани.

От еднакво значение е какво казвате и как го казвате. Много е важно да разполагате с достоверна информация, да можете да оперирате с факти и правилно да изградите съдържанието на дискусията.

Важно е да изберете думи, интонация, пози и жестове за конкретна ситуация, защото в различни случаи ще бъде подходящо различно поведение. Културата на бизнес комуникацията, в зависимост от ситуацията и преследваните цели, може да бъде разделена на няколко вида:

• Видът на ментора предполага назидание, Тази опция е типична за процеса на обучение на обучаващите се, за образователно и научно събитие, за обяснение на подчинените индивидуални работни моменти, както и за екипната работа с колегите, ако сте експерт в областта, в която те са по-слабо запознати. Много често такава комуникация се изгражда под формата на монолог, но в съвременната бизнес комуникация диалогът се счита за предпочитан: дори в процеса на обучение се опитайте да включите събеседници в дискусията и да изслушате техните гледни точки.
• Мотивационен тип целта е да заинтересувате човек в проекта, да го убедите в целесъобразността на определена работа, да помогнете на служителите да повярват в себе си и да се чувстват по-уверени в някой нов или просто труден бизнес. За успех, опитайте се да избягвате общи фрази и клишета. Най-хубавото е да дадеш личен пример, да разкажеш собствената си история и да обясниш със собствените си думи какво точно те привлича към определен проект.
• Тип конфронтация комуникативната култура провокира събеседника да ви възрази, да не се съгласи с вашата гледна точка. Този тип включва редица техники, използвани в случай на конфликт на интереси. Най-често ситуацията на конфронтация е характерна за преговорите, както и за увеличаване на вниманието при работа с пасивна, инертна публика.
• Тип информация най-неутралното - в неговата рамка можете просто да предадете тази или онази информация на слушателя. Опитайте се да не бъркате типа информация с другите. Ако целта е да информирате събеседника, не е необходимо да се опитвате да го научите, да се заразите с ентусиазма си или да влезете в конфликт. В същото време е необходимо презентацията да бъде разбираема - за това се опитайте да се адаптирате към събеседника и обяснете всичко с ясни за него примери.

Повечето от важните въпроси, свързани с професионалните дейности, решиха да решат в процеса на лична комуникация. За общителни и отворени хора, които знаят как правилно да представят всяка информация (чрез жестове, изражение на лицето и интонация), това е повече от плюс, отколкото минус. В личната бизнес комуникация съдържанието на дискусията не играе ключова роля, основното е да установите контакт и правилно да заявите позицията си.

Личната комуникация може да се състои от доста дълги монолози или, напротив, от повече или по-малко кратки фрази. И в това, и в друг случай е много важно не само да заявите информацията, сякаш пишете обобщение, но и да я предадете на конкретен събеседник, като се приспособявате към нея. Преди преговорите напишете ключовите точки, които искате да обсъдите, но никога не запаметявайте речта - необходимо е да промените естеството на разказа, последователността, примерите (в зависимост от реакцията на публиката).

По същия начин трябва да работите с интонация и жестове. Ако загубите вниманието на събеседника, направете речта по-емоционална. Ако почувствате нежелана конфронтация с партньор, опитайте да копирате позите и жестовете на човека.Много е важно да не се държите твърде сдържано, в противен случай представянето на информация ще бъде скучно и ще създадете впечатление за несигурен човек.

По време на личните разговори често е необходимо спонтанно да взимате трудни решения. Ако процесът на преговори не засяга темите, които сте очаквали, е много важно да останете спокойни. Опитайте се да не отговаряте на проблеми с прекомерно вълнение, реагирайте винаги спокойно. Ако не можете веднага да определите кое решение да вземете, винаги можете да отделите време, за да помислите и претеглите всички предимства и недостатъци в спокойна среда.

Много въпроси сега се решават по телефона. Обикновено това са незначителни пояснения на каквато и да е информация или организационни аспекти: например при телефонно обаждане колегите често посочват имена и точни номера, назначават срещи, дават или получават задачи. Дългите телефонни разговори обикновено се извършват само когато няма възможност да се срещнете лично, Освен това видео разговорите, които имат своите специфики, все повече се използват за по-пълна комуникация.

За успешен телефонен разговор, засягащ работните моменти, е необходимо да се вземат предвид следните нюанси:

• Ако се обаждате на някого, важно е да попитате дали човекът сега е удобно да говори. Обажданията след часове в повечето корпорации не се приемат според етикета (освен ако не е имало отделно споразумение).
• Имайте предвид, че може да има смущения в комуникацията - или външен шум може да попречи на разговора. При телефонен разговор е важно да говорите максимално ясно и не твърде бързо.
• Изградете речта си така, че да е възможно най-конкретна и да се възприема точно както сте възнамерявали. В процеса на лична комуникация изражението и жестовете на лицето играят много важна роля - това ви позволява да разберете по-добре намеците, подценяването и скритите мотиви на събеседника. Когато говорите по телефона, вие се лишавате от тази възможност.
• Опитайте се да обсъдите необходимите проблеми по телефона възможно най-кратко. За сложни преговори или спорни дискусии рядко е подходящ телефонен разговор, затова е важно да се посочат само най-важните. Подробностите са най-добре обсъдени лично или с помощта на видео.

Видео разговорите в съвременната корпоративна култура започват да се използват все повече и повече. Първо, те помагат да се поддържа контакт с партньори от различни страни и да се водят преговори възможно най-ефективно. Второ, много хора сега работят отдалечено от дома и видео разговорите улесняват разрешаването на всякакви проблеми.

Ако имате такива бизнес разговори, важно е да обърнете внимание на следното:

• Външният ви вид ще измине дълъг път. Дори и да сте вкъщи, опитайте се да се облечете по бизнес начин.
• Намерете място в къщата, където фонът ще бъде повече или по-малко неутрален. Ако на заден план има кухня, работещ телевизор или играещи деца, това може да попречи на решаването на бизнес проблеми.
• Сега много хора използват слушалки, но си струва да запомните: те ви позволяват да чуете по-добре другия човек, но не гарантирате, че другият човек може да ви чуе добре, ако говорите през шума. Ако решавате корпоративни проблеми от дома, помолете семейството си да бъде спокойно или просто да седнете в отделна стая.
• Пред камерата е особено важно да контролирате собствените си жестове и изражение на лицето. Често възникват проблеми с комуникацията, изображението може да се зарежда бавно и може да се обърне внимание на всички неуспешни изражения на лицето.
• Ако обсъждате сериозни проблеми, които изискват бележки или документация пред очите ви, подгответе всичко това предварително (преди разговора) и изпратете необходимите материали на събеседника си.

Много въпроси в организациите сега се решават чрез кореспонденция. Едно от предимствата на такава бизнес комуникация е структурата на информацията.Ако в процеса на комуникация на живо не можете да обърнете внимание на определени точки, които са важни за събеседника (или просто забравите необходимата информация), в записана форма ще бъде възможно да се вземат предвид всички нюанси.

Ако говорите много с колеги и партньори за кореспонденция, е много важно да можете да пишете правилно. Текстовите редактори не винаги коригират правилно граматическите грешки, така че не трябва да разчитате изцяло на тях - ако не сте сигурни в изписването на дадена дума, проверете в речника. Трябва да се внимава при изпращане на текстови съобщения от телефони и таблети - с функцията за автоматично въвеждане думите ви могат да бъдат заменени от други и съобщението просто ще се окаже безсмислено.

Мнозина смятат бизнес кореспонденцията за по-проста задача от преговарянето в реалния живот - наистина, винаги има време да помислите за съобщение и в процеса на истински диалог трябва да отговорите спонтанно. Минусът обаче е, че не получавате спонтанна реакция от събеседника и това е важен психологически аспект.

Прочетете повече за културата на бизнес комуникацията.