Етикет и етика на бизнес кореспонденцията

Сегашната бизнес реалност е, че само 15% от средните и мащабни предприемачи, които се стремят да засилят пазарните си позиции, постигат целта. Именно поради това уместността на бизнес етикета се увеличава няколко пъти, тъй като неспазването на неговите стандарти, наред с други причини, често води до разрушаване на полезните бизнес отношения.

В широко тълкуване на етиката те означават набор от общи принципи, насочени към регулиране на социалните отношения. Съответно, етиката на бизнес отношенията разглежда въпроси, свързани с приетия ред и стил на взаимодействие в бизнес сферата.

Подробно етичните аспекти на бизнес отношенията са бизнес етикет, включително например процедурата на преговори, правилата за корпоративно поведение, бизнес традиции и ритуали, елементи на подчинение, маниери и стилове на комуникация и писане, както и въпроси за коректността в работата с партньори и бизнес колеги.

Значението на етиката и етикета като неразделна част се състои в това, че регулаторната рамка, възникнала в резултат на дългосрочна практика, значително опростява комуникацията, създавайки ясен и достъпен контекст в бизнес сектора, който позволява правилно да се постигнат цели и да се спести значително време.

С други думи, говорим за специален алгоритъм за решаване на бизнес проблеми, който дава възможност да се поставят и успешно да се постигнат желаните бизнес цели рационално и без конфликти. Нивото на собственост на този алгоритъм ви позволява да правите директни изводи за степента на професионализъм на бизнес партньор или опонент в бизнес спор.

В този контекст е важно да се придържаме към следните общи принципи:

• точност навсякъде и във всичко;
• спазване на информационната сигурност;
• звуков алтруизъм;
• благоприятен имидж, подходящ за бизнес средата;
• компетентен говорим и писмен език;
• спазване на правилата на бизнес културата на говора.

Видовете бизнес кореспонденция са многообразни и с известна степен на конвенционалност могат да бъдат разделени на две основни разновидности:

• междущатски - между държавни организации, чуждестранни мисии и длъжностни лица (различни бележки, меморандуми и други форми) - елементи на дипломатическите отношения;
• търговски - писма с полуофициален статус, използвани в областта на бизнес отношенията между институциите и организациите.

Стилът на писане на служебно писмо, въпреки езиковите и някои традиционни различия, има определена обща основа и група заведения, разработени по установена практика. Например, редица протоколни изисквания, определени от позицията на изпращача и адресата, се основават на първоначалните настройки за взаимно уважение и коректност. Следователно, независимо от вида на документа, структурно той трябва задължително да съдържа следните елементи:

• обжалване (официален статус на адресата);
• комплимент (учтив завършек на писмото);
• подпис;
• дата (ден, месец, година и място на писане на съобщението);
• адрес на изпращача (фамилия, официален статус, адрес са поставени в горната или долната част на 1-ва страница на писмото).

Освен това има редица разпоредби, пряко свързани с буквите:

• бизнес писмата са изложени на бланки или листове хартия изключително от лицевата им страна;
• pagination се прави с арабски цифри;
• съобщенията се изпълняват на хартиен носител;
• в тялото на документа не се допускат изтривания и корекции;
• документът е сгънат навътре;
• времето за чакане за отговор на писмо е не повече от десет дни.

Търговското съобщение трябва да има изричен целенасочен фокус и да съдържа един въпрос, а целият смисъл на текста трябва да бъде изцяло и изцяло подчинен на съдържанието му, независимо дали става въпрос за предложение за транзакция, търговска заявка или просто подходяща информация.

Класификацията на бизнес посланията е разнообразна и зависи от тяхната функционално насочена ориентация. Например буквите са:

• обявяване;
• напомнящ на;
• покани;
• информационни прегледи;
• разпореждане;
• подпомагане;
• други видове.

В търговската кореспонденция най-типичните са:

• заявки;
• предлагаме;
• резервации;
• жалба;
• гаранционни писма.

Като една от формите на бизнес комуникацията, в строгия смисъл на думата, буквите са разделени на 2 вида - бизнес и частно-официални.

По бизнес включва кореспонденция, която се води между организации и институции. Частно-официалното писмо е съобщение, което се изпраща до институция от частно лице, или, обратно, от институция - до частно лице.

Има редица правила за бизнес кореспонденция.

• Писмото трябва да стимулира появата на бизнес интерес към получателя, ясно и въз основа на убедителни доказателства, които да показват ползите от партньорствата и нецелесъобразността на разваляне на партньорства. Текстът трябва да бъде стимулиращ, мотивиращ за сътрудничество.
• Проявата на прекомерни лични емоции в бизнес писмо не е най-добрият начин да докажете своя случай и да решите проблем.
• За да се избегне претоварване и запушване на текста на писмото, човек трябва да избягва всякакви образни сравнения, метафори, алегории и хиперболи.
• За ясно и кратко представяне на темата е по-добре да използвате прости изречения, като избягвате подробности и прекомерни детайли. Основната идея на съобщението трябва да бъде подкрепена от изключително подходящи аргументи, които обикновено се поставят в прикачените файлове към писмото (диаграми, графики, цифрови данни).
• Текстът трябва да подчертава абзаци, всеки от които, представляващ независима мисъл, започва с нов ред.

• Бизнес писменото съобщение не трябва да използва описателни прилагателни, ненужни пояснения и подробности. В края на писането е препоръчително да проверите документа и да елиминирате фрази, които не носят съответното семантично съдържание.
• Грамотността е основен елемент на текста. Наличието на правописни и други грешки в съобщението е неприемливо.
• Необходимо е да се посочи темата на писмото. Темата в документите трябва да бъде отразена кратко и кратко, това спестява време при четене и положително характеризира подателя. Ако писмото е изпратено по електронна поща и съдържа особено важна информация, то трябва да бъде снабдено със специален „флаг“, наличен в електронната услуга.
• Добрата четливост на текста се осигурява от шрифтове Arial или Times New Roman със среден шрифт. Ако има специална нужда, е възможно да се подчертаят ключови идеи с курсив или удебелен шрифт.

• В текста е полезно да се използват субтитри (3-4), които осигуряват по-лесно разбиране на текста.
• Изброенията, списъците и списъците е по-добре да се изготвят с помощта на специални маркери.
• Шаблонът (схема) за корпоративна идентичност е отличен показател за ефективност и обективност в бизнес комуникацията. Той е особено подходящ в корпоративния аспект, защото ви позволява да изпъкнете в благоприятна светлина и да спазвате установената официалност.

Структурата на бизнес посланието е типична. Традиционно съдържа:

• въведение;
• основната част;
• Най-накрая.

Въведението обобщава целта на писмото. Основната част описва същността на въпроса. В заключение е желателно да се обобщи съдържанието на основната част, например, под формата на заключения. „Пощенски скриптове“ и различни видове бележки под линия са нежелателни.

В заключение, фразите, които са сходни по форма с манипулациите, са неподходящи, като например: „Надявам се на взаимно изгодно партньорство“ и т.н. По-добре е да се сбогувате с бизнес писмо с прости фрази - „С уважение“, „Най-добри пожелания“ и т.н.

В долната част на съобщението са посочени: F. I. O., официален статус, име на фирма, подпис. Посочени са и номера за контакт.

Таблици и графики са прикачени като отделен файл (пакет), обозначавайки това в края на писмото. Ако има група прикачени файлове, тогава техният опис се дава с имената.

Можете да използвате абревиатурата и специалните съкращения, само ако сте сигурни, че получателят ще ги разбере.

За да придадете на текста по-голяма логичност и последователност в бизнес лексиката, следните свързвания на речта се използват като свързващи елементи:

• по тази причина;
• въз основа на гореизложеното;
• по силата на това;
• в съответствие с данните;
• въз основа на това;
• като се вземат предвид;
• и други.

Във виртуалното пространство бизнес взаимодействието, представляващо общуването в миниатюра, е специфично и не по-малко изисква спазване на съответните стандарти за етикет. Компетентната работа с писмо, в съответствие с практиката, включва следните бележки по отношение на обем, език, структура и формат.

• Формулата на темата трябва абсолютно точно да съответства на темата, посочена в текста. Това ви позволява бързо да настроите четеца към желания бизнес дух.
• Оптималният обем на документ, изпратен по електронна поща, се вписва в „един екран“, с максимално количество текст - един лист във формат A4.
• Оптималният размер на инвестициите е не повече от 3 Mb.
• Препоръчва се изпратените файлове да бъдат „опаковани“ в стандартни архиви за кодиране на Zip или Rar. Други често са блокирани по време на превоз.
• Хипервръзките трябва да са стандартни (сини, подчертани по-долу).
• Отговорът на адресата трябва да бъде поставен отгоре, в началото на писмото, а не под него. Това елиминира необходимостта партньорът за кореспонденция излишно и насилствено да премине през предишния текст.

• Необходимо е да се използва езикът за писане, който е най-разбираем за партньора. Въпросът за целесъобразността на използването на професионализъм, вътрешен речник, жаргонни изрази и съкращения (особено във външната кореспонденция) в съобщението се решава отделно, в зависимост от контекста и качествата на партньорите за кореспонденция.
• Важно е да информирате партньора за получаването на неговото съобщение - това е знак за добър вкус и част от бизнес етикета, показващ уважение към него.
• Отговорът трябва да бъде възможно най-бърз. Ако по някаква причина не е възможно бързо да се отговори, партньорът трябва да бъде уведомен за получаването на писмото си и да посочи часа на отговор. Етична и удобна пауза преди даване на отговор е 48 часа след получаване на съобщението. След този период човек обикновено вярва, че съобщението е изгубено или игнорирано. Прекалената пауза в кореспонденцията често е свързана с риска от загуба на партньор и се тълкува в бизнеса като нарушение на етичните стандарти.
• В края на съобщението трябва да се поставят данни за контакт, които са посочени във всички букви, без изключение, независимо от реда на разпространение.
• По време на изпращането е важно да се обърне особено внимание на въпросите за поверителност.

За повече информация относно етикета на бизнес кореспонденцията вижте следващото видео.