Kontorsjef: hvem er dette og hva gjør det?

I moderne virksomhet kan ikke et eneste selskap med kontor klare seg uten arbeidet til en kontorsjef. Denne stillingen innebærer administrasjon og styring av arbeidsflyten til en organisasjonskontor.

I hovedsak er kontorsjefen den informative og ledende koblingen der alle arbeidsmomenter i selskapet konvergerer og blir bestemt. Han samhandler mellom lederen og hans underordnede, informerer vanlige ansatte om dokumentene som er signert av lederen, samhandler med selskapets kunder, overvåker korrespondanse, overvåker selskapets ytelse og gir kontoret et kontor, følger direktørenes instruksjoner og hans varamedlemmer.

Kontorsjef - en ansatt som forsyner hele kontoret med en fullverdig arbeidsflyt. Beskrivelse av yrket vil bidra til å forstå essensen i arbeidet bedre.

I henhold til klassifiseringen av arbeidsprofesjoner og stillinger til ansatte, er yrkes som kontorsjef og hans oppgaver betydelig forskjellig fra sekretærfaget. Kontorsjefen, først av alt, arrangøren av kontorlokalet til selskapet, leder og administrator i en person. Yrket som sekretær innebærer at han er underordnet en spesifikk person (direktør, visedirektører, toppledere) og utførelsen av hans saker.

Kontorsjefen kontrollerer alt det nåværende arbeidet på kontoret, hovedsakelig papirarbeid. Holder oversikt over uavbrutt kontorutstyrgir selskapets ansatte saker, informerer rettidig ansatte om ordrene, instruksjonene og kunngjøringene til kontoret utstedt av sjefen, mottar innkommende telefonsamtalerholder om nødvendig en kalender med møter og turer til direktøren. I dette tilfellet kalles ledigheten "kontorsjef med funksjonene som en sekretær."

Siden kontorsjefens arbeid inkluderer organisatoriske, informative og administrative handlinger, inkluderer hans ansvarsområder visse funksjonelle oppgaver. Det er i dette ansettelsen og essensen av kontorsjefens aktivitet ligger, noe som bør

• å forberede kontoret på den nye arbeidsdagen: sjekk driften av telefoner, datamaskiner og kontorutstyr, tilgjengeligheten av forbruksvarer (papir, påfyllte skriverkassetter);
• overvåke, overvåke renslighet i kontorlokaler, overholdelse av sanitærstandarder (riktig belysning, ventilasjon, temperaturforhold i lokalene), sjekk driften av delte systemer;
• rettidig kjøp av kontorrekvisita og gi dem kontormedarbeidere i tide;
• bestille drikkevann, vaskemidler, toalettpapir, servietter;
• kontrollere gjeldende arbeidsflyt: utarbeide nødvendige dokumenter, rapporter, arbeidsmateriell som er nødvendig for det fullstendige arbeidet på kontoret, løse andre arbeidsmomenter og oppgaver;
• daglig overvåke arbeidet til sjåføren og kureren;
• som instruert av lederen, kontorsjef fordeler plikter blant ansatte, setter oppgaver for dem, bringer oppmerksomheten til den nødvendige arbeidsinformasjonen, bestemmer nivået på deres ansvar, analyserer resultatets effektivitet;
• beregne og estimere månedlige økonomiske utgifter på vedlikehold av kontoret, overvåke implementeringen;
• holde et tidsskjema antall dager og timer som hver ansatt har arbeidet i løpet av kalendermåneden, til rett tid for å overføre timelisten til regnskap for lønnsregister;
• overvåke overholdelse av arbeidsdisiplin: i tilfelle forsinkelser, tidlig avreise fra jobben, fravær av de ansatte, informere ledelsen i selskapet, holde oversikt over brudd og manglende overholdelse av kleskoden;
• organisere møter registrere og hjelpe besøkende med å løse problemene sine.

Hovedkompetansen til kontorsjefen inkluderer forberedelse og gjennomføring av forhandlinger, møter, møter:

• han må tilberede alle nødvendige materialer, sikre deltakelse på alle interesserte parter, føre oversikt over møtet;
• for å korrespondere med kunder og partnere i selskapet, sende postmateriell;
• arbeide med innkommende og utgående kontor korrespondanse, registrere det, send;
• gi assistanse og hjelp til ansatte i å løse konflikter og tvister;
• koordinere kontorarbeid på slutten av arbeidsdagen, sjekk kontorutstyr, belysning, delte systemer, klimaanlegg for frakobling fra strømforsyningen;
• i noen tilfeller er kontorsjefen ansvarlig for å finne og ansette nye ansatte (plasserer informasjon om nødvendige ledige stillinger på spesielle nettsteder, ser gjennom CV, gjennomfører foreløpig utvalg av søkere, gjennomfører intervjuer);
• informerer potensielle kunder skriftlig eller over telefon om kostnadene for varer og tjenester i henhold til prislisten;
• gir råd om lokalisering av bedriftsavdelinger, deres funksjoner;
• opprettholder et kundegrunnlag enterprise;
• Utfører vedlikeholdsoppgaver, annonsering om varer og tjenester, bestiller suvenirer, trykking, distribusjon av informasjonsmateriell.

For å innta kontorsjefstillingen, må kandidaten ha de nøkkelferdighetene som er nødvendige for å utføre dette arbeidet, samt ha visse personlige og profesjonelle egenskaper.

En persons personlige egenskaper er de biologiske og sosiale komponentene som utgjør hans personlighet. Biologiske komponenter en person mottar fra naturen, foreldrene og forfedrene i form av et visst sett med gener. Sosial komponent - Dette er det sosiale miljøet en person vokste opp i.

Begge disse komponentene danner karakter og personlighet, og gir individet visse egenskaper, både gode og negative. Ved å sette sammen alle personlighetstrekkene til en person, kan du få et objektivt pålitelig psykologisk portrett.

Personlighetens positive egenskaper inkluderer karaktertrekk som:

• ærlighet;
• utholdenhet i å oppnå målet;
• omsorg;
• selvdisiplin;
• ansvar og organisering;
• flittighet, utholdenhet;
• indre adel;
• objektivitet;
• omgjengelighet, høflighet, vennlig holdning til mennesker;
• ro, besluttsomhet, oppmerksomhet, punktlighet;
• mangel på konflikt, evne til å løse tvister mellom ansatte, optimisme og positive i alt;
• raskhet, rask vidd, hjelpsomhet;
• aktivitet, ambisiøsitet.

Bak denne personlighetstrekket er den psykologiske og emosjonelle oppveksten til en person, arveligheten og det sosiale miljøet han vokste opp i.

De negative egenskapene til personlighet inkluderer:

• mangel på montering, uforsiktighet;
• deprimert livssyn, mangel på optimisme;
• manglende evne til å samle tanker i tide og konsekvent løse tildelte oppgaver;
• aggressiv natur;
• tendens til sladder og intriger.

En persons forretningskvaliteter er hans evne til å utføre visse arbeidsoppgaver og funksjoner.

Du kan bedømme etter forretningskvaliteter hvor effektivt søkeren vil være i stand til å organisere arbeidsprosessen, hvor godt han vil oppfylle jobbansvaret. For å lykkes med å administrere kontoret, må søkeren, i tillegg til kunnskap og ferdigheter, ha visse forretningsmessige egenskaper, som inkluderer:

• utdanning, ferdighetsnivå;
• arbeidserfaring;
• rask elev, tilpasning til nye forhold;
• nøyaktighet overfor seg selv og andre;
• evne til å jobbe under multitasking-forhold, samtidig løse flere problemer på en gang;
• analytisk tenking, evnen til å tenke fleksibelt og ukonvensjonelt, trekke de rette konklusjonene, generalisere;
• virksomhet skarpsindighet;
• lederegenskaper;
• vilje til å jobbe overtid;
• oratorium, diplomati og overtalelse;
• kommunikasjon ferdigheter.

Profesjonelle egenskaper hos en person er en kombinasjon av personlige og forretningsmessige egenskaper, pluss alle ferdighetene han klarte å tilegne seg gjennom hele karrieren. I sin profesjonelle virksomhet skal kontorsjefen:

• ha viss kunnskap ferdigheter i kontorledelse;
• profesjonelt utføre kunnskapen og ferdighetene dine i praksis;
• kunne jobbe med dokumenter kjenne til prinsippene for organiseringen av arbeidsflyten, reglene for dannelse av arkivet;
• være en trygg datamaskinbruker og annet kontorutstyr;
• kjenner arbeidsflytprosessen grundig, jobbe med innkommende og utgående post, kjenne til reglene for registrering, straks ta med hodets resolusjoner til strukturelle enheter, følg fristene for de ansatte i selskapet for å utføre dokumentene som er skrevet av dem, sende utgående korrespondanse per post eller bud;
• ha administrative ferdigheter;
• Kunne skrive raskt kjenne til prinsippene og reglene for utarbeidelse av visse dokumenter (ordrer, instruksjoner, instruksjoner, forordninger);
• raskt administrere nyttig kunnskap (nødkontakter, elektrikk, rørleggerarbeid, levering av lunsj);
• kjenner fremmedspråk (ikke alltid), selv om i noen selskaper kunnskap om et visst fremmedspråk er hovedbetingelsen for kandidaten, og i dette tilfellet må kontorsjefen være flytende i å snakke, lese og skrive på et fremmedspråk;
• kunne snakke og skrive riktig, uttrykk tankene dine på et godt litterært språk;
• egen ferdigheter i forretningsetikette.

Ingen høyere utdanningsinstitusjoner lærer yrket som kontorsjef. Du kan få opplæring og få vitnemål eller fagbrev om yrkesopplæring i budsjett eller private treningssentre, høyskoler.

I store selskaper ønsker de som regel å se en spesialist i denne stillingen bare med høyere utdanning, Små foretak kan ansette en ansatt med videregående eller videregående spesialistutdanning.

Det viktigste som enhver arbeidsgiver legger vekt på er arbeidserfaring i denne stillingen, nivå av dataferdigheter, kunnskap om kontorutstyr og evnen til å jobbe med det, kunnskap om det grunnleggende om papirarbeid og arkivering, kunnskap om fremmedspråk.

Hvis du vil komponere en CV på riktig måte og få en verdsatt posisjon, trenger du i detalj, men oppriktig ærlig all informasjonen om deg selv: personlige, profesjonelle, forretningsmessige egenskaper, arbeidserfaring i en lignende stilling, utdanningsnivå.

Nivået på forventet lønn vil gjøre det klart for arbeidsgiveren hva han kan tilby og hva kandidaten søker.

Ikke gi falsk informasjon om arbeidserfaring, utdanning - Alt dette kan enkelt sjekkes, i dette tilfellet vil ledigheten for søkeren bli utilgjengelig, de vil ganske enkelt nekte ham.

Tilstedeværelsen av et fotografi er et positivt øyeblikk for kandidaten, arbeidsgiveren trenger å vite hvem CVen vurderer. Kontorsjefen er ansiktet til selskapet, og det er ikke likegyldig overfor arbeidsgiveren som vil representere det.

Sørg for å angi utdanningsnivået ditt, ofte arbeidsgiveren for denne stillingen tar spesialist med høyere økonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk utdanning.

Slik informasjon vil være nyttig for arbeidsgiveren.

Følg strukturen når du sammenstiller en CV:

• personlig informasjon - navn, alder, kontakter;
• personlig - seksjonen anses som ikke obligatorisk for utførelse, men det er bedre å fylle det ut;
• grunnleggende ferdigheter - angi hvilke kontorprogrammer du har, liste opp alle etterutdanningskurs, seminarer, opplæringer, annen tilleggsopplæring du har fullført;
• arbeidserfaring - liste opp alle praksisene dine, praksisplasser, gjennomførte prosjekter, frivillighetsprogrammer, i kronologisk rekkefølge, angi bedriftene du jobbet for før, utdanning og opplæring (reflekter alle utdanningsprogrammer og instruksjoner du fullførte);
• anbefalinger - I dette avsnittet, angi navn og kontakter til personer som kan anbefale deg til en ny arbeidsgiver, for å svare positivt på deg.

Hvis en jobbsøker uten arbeidserfaring søker kontorsjefstillingen, ville det være bedre å ikke gjenspeile denne delen. Ingen grunn til å vise arbeidsgiveren mangel på kunnskap og ferdigheter. I dette tilfellet er det bedre å beskrive dine personlige og forretningsmessige egenskaper, hva slags utdanning du har grunnleggende og tilleggsutstyr (seminarer, treninger).

Som arbeidserfaring kan man spesifisere industriell praksis, internships for studenter, ferdigheter i å organisere spesifikke arrangementer, deltakelse i olympiader, konferanser, konkurranser og alle slags tester. Hvis du har noen prestasjoner og suksesser som er direkte relatert til ditt fremtidige arbeid, må du huske å skrive denne informasjonen i et sammendrag.