Eisenhower's matrix - gebruik de tijd correct

In onze waanzinnig snelle eeuw lijkt de tijd niet zomaar te gaan, maar vliegt met de snelheid van een supersonisch vliegtuig. In zo'n cyclus van evenementen en dagen, beladen met een massa aan zaken en plannen, kunnen we vaak niet eens de helft realiseren van wat gepland was. En ik wil alles vangen. Hoe we tijd correct kunnen gebruiken, met behulp van de Eisenhower-matrix, zullen we in meer detail bekijken.

Tijd is alles wat we hebben. Voor beter of slechter, we leven ons leven rechtstreeks af van hoe en waaraan we onze tijd besteden. En degenen die tijd willen hebben om veel op hun pad te doen, leren in de regel hun tijd effectief te beheren. Time management (time management) is niets meer dan planning. Het is het dat helpt om te stoppen met piekeren vanwege een bitter gevoel dat de tijd kort is, dat het erg ontbreekt, en daarom kan er niets aan worden gedaan.

Ooit was de beroemde Amerikaanse militaire en politieke figuur Dwight David Eisenhower serieus bezig met het vinden van een oplossing voor het probleem van effectieve planning, hij was ook de president van de Verenigde Staten. En hij wist een oplossing voor dit probleem te vinden, hij bedacht zelfs de zijne tijdmanagementsysteem.

Het gebeurde gewoon dat het menselijk brein gemakkelijker en beter gestructureerde informatie waarneemt, dat wil zeggen dat het in een specifiek systeem wordt gebracht, opgesplitst in planken. Tegelijkertijd zou het leuk zijn om deze planken te visualiseren en ze bijvoorbeeld visueel te maken met behulp van een soort diagrammen of diagrammen.Het is precies dit distributieprincipe dat ten grondslag ligt aan de Eisenhower-matrix, een van de leidende methoden in de theorie van effectief tijdbeheer.

Visualisatie van het actieplan en acties met behulp van de matrix is ​​heel eenvoudig. Teken een vierkant op papier en verdeel het met twee loodrechte lijnen in vier gelijke velden. Je zou een raam moeten krijgen met een grill in de vorm van een kruis. Deze velden verdelen uw zaak in 4 groepen, die elk afhangen van tekenen van belangrijkheid / onbelang en urgentie / niet-urgentie. De velden die worden gevormd vanaf het snijpunt van de lijnen worden kwadranten genoemd (wiskundig concept) en worden als volgt aangegeven:

• kwadrant A (belangrijke en urgente taken);
• kwadrant B (belangrijke, maar niet urgente taken);
• kwadrant C (niet belangrijk, maar urgente taken);
• kwadrant D (onbelangrijke en niet-urgente taken).

De Eisenhower-matrix heeft zowel voor- als nadelen. We zullen dat en een ander beschrijven en we zullen beginnen met voordelen.

• Ondanks de naam "matrix", die iets complexs impliceert, is het systeem eigenlijk heel gemakkelijk te begrijpen en wordt het zonder problemen toegepast.
• Cases, doelen en doelstellingen zijn onderverdeeld in slechts 4 categorieën, dit helpt om er beter door te navigeren.
• Door de taakverdeling volgens de criteria van urgentie en belangrijkheid kunt u niet-urgente en onbelangrijke zaken naar de achtergrond schuiven, waardoor u belangrijk en urgent naar voren kunt komen. Zo worden cases geanalyseerd en gefilterd. Degenen die helemaal geen tijd hoeven te verspillen, worden geëlimineerd.
• Het grote voordeel is dat u met de matrix de tijdskosten zo efficiënt mogelijk kunt maken, waardoor u alles op tijd kunt doen.

Nadelen van dit systeem zijn ook aanwezig.

• De matrix is ​​niet effectief bij langetermijnplanning. Het is geschikt voor actuele zaken of voor de nabije toekomst.
• Als er geen dagelijkse doelen zijn, is het niet nodig om zo'n systeem te gebruiken.
• Om de matrix effectief te gebruiken, moet u de doelen snel en nauwkeurig in groepen verdelen. Om dit te doen, moet u begrijpen welke van hen de mate van "belangrijk" kunnen krijgen en welke doelen niet erg belangrijk zijn, die dringend moeten worden voltooid en welke optioneel zijn. Zo'n training kost tijd, dat wil zeggen, de matrix 'werkt' niet meteen voor u, maar het is een minpuntje.
• En als gevolg van de vorige paragraaf kunnen er fouten zijn met de nauwkeurigheid bij het toekennen van zaken aan een bepaalde status.

We bekijken elk kwadrant van de matrix in meer detail.

Als je een meester bent in planning, dan is kwadrant A leeg. Als er dingen in verschenen, duidt dit op uw arme organisatie. Je staat onderwijs toe in de zaken van rommel en blokkades. De reden voor deze foto is in de regel luiheid.

Of misschien geeft u niet de juiste prioriteiten. Natuurlijk zijn zulke situaties soms wel toegestaan, maar wanneer dit systematisch wordt waargenomen, is het gewoon nodig om te werken aan persoonlijke zelfdiscipline. Om te voorkomen dat de rage in kwadrant A wordt 'afgewikkeld', is het noodzakelijk om de taken die in de overige velden zijn ingevoerd, tijdig het hoofd te bieden.

Maar er kan nog een kleine takenlijst in kwadrant A worden ingevoerd. Het kan zijn:

• gezondheidsproblemen;
• gevallen waarvan het falen de schijn van problemen kan veroorzaken, de kwaliteit van leven verslechtert, het welzijn van het gezin en het werk bedreigt;
• gevallen waarvan het falen de weg naar het bereiken van de hoofddoelen aanzienlijk bemoeilijkt of tot hun ontwrichting leidt;
• weg uit verschillende nood- en crisissituaties.

Als je toch veel punten in dit kwadrant hebt, geef dan alle inspanningen op om ze te elimineren. En vergeet niet dat de implementatie van bepaalde items uit de lijst van belangrijke en urgente volledig kan worden omgeleid, gedelegeerd aan iemand van proxy's, het is niet nodig om de hele last van alle zaken alleen op u te dragen.Deze aanpak zal helpen om snel de volheid van kwadrant A het hoofd te bieden.

Waarnemingen tonen aan dat mensen die liever problemen uit kwadrant B oplossen, het meest succesvol worden, sneller op de carrièreladder komen, financieel welvarend zijn, geen tijd tekort hebben en een harmonieus, volwaardig leven leiden. Niet-urgente taken behoren tot de categorie van de meest veelbelovende en prioritaire taken, en als een persoon ze zijn grootste aandacht schenkt, ontwikkelt alles zich zoals het hoort.

Houd er rekening mee dat het gebrek aan urgentie in groep B soms leidt tot vertraging bij het vervullen van de aangegeven punten, en ze migreren naar groep A, waar ze al een snelle reactie nodig hebben. Als we belangrijke, maar niet erg urgente taken geleidelijk en regelmatig oplossen, zal dit proces rustig en efficiënt verlopen. Het is noodzakelijk om dit soort zaken op een verantwoorde manier te benaderen, en het gebrek aan urgentie maakt het mogelijk om de voortgang van de zaak volledig te beheersen, alle details tot het ideaal te brengen, duidelijk alle stappen door te denken en zo een productief resultaat te verkrijgen.

De matrix van Eisenhower leert je voornamelijk hoe je prioriteiten kunt stellen. Dit betekent dat het belangrijkste bij het plannen het vermogen is om belangrijke zaken te onderscheiden die u naar geweldige doelen leiden van secundaire doelen. De taken die in groep C moeten worden ondergebracht zijn niet belangrijk, in wezen zijn dit zaken die afleiden van de hoofddoelen, ze dragen niet bij aan vooruitgang, maar belemmeren juist het ontwikkelingsproces. Vaak voorkomen ze dat je je concentreert op het bereiken van belangrijke doelen en daardoor de effectiviteit van de verleden tijd vermindert.

U moet urgente zaken uit veld C, die onbelangrijk zijn, niet verwarren met urgente zaken uit veld A, die gewoon buitengewoon belangrijk zijn. Dit leidt er in de regel toe dat het werkelijk belangrijke op de achtergrond blijft. Een levendig voorbeeld van een dergelijke situatie kunnen vergaderingen zijn die zijn opgelegd door iemand van buitenaf die u niet nodig hebt, of lange gesprekken leegmaken, naar feesten en vieringen gaan, uitnodigingen waarvoor mensen komen die u niet interesseren, wat huishoudelijke taken, uitval van huishoudelijke apparaten en dergelijke. Ja, dit moet dringend worden gedaan, maar de oplossing van deze taken is geen essentiële noodzaak en het niet nakomen ervan levert geen problemen op.

Klassen uit deze groep geven niets, integendeel, ze kunnen veel kwaad doen. Er moet worden geprobeerd ze uit te stellen tot later, en het is beter om ze volledig te negeren. Maar de vijand moet op het oog bekend zijn - het is absoluut noodzakelijk om een ​​lijst van dergelijke "plagen" op te stellen in veld D, omdat dit juist de activiteiten zijn die onze tijd "opeten". Het zijn deze dingen die voor veel mensen zo verleidelijk en aantrekkelijk zijn vanwege hun rechtlijnigheid en de belofte om ontspanning en plezier te geven, tijd door te brengen in de zoete gelukzaligheid.

Dergelijke kenmerken van deze "gevallen" creëren een grote verleiding om er in de eerste plaats mee om te gaan en, zoals ze zeggen, de hele wereld te wachten. Het kan buitengewoon moeilijk zijn om uit een pool van dergelijke pseudo-items te komen, omdat ze een persoon echt slepen. Maar pogingen om de gewoonte om ermee om te gaan te vernietigen, mogen niet worden opgegeven.

Deze activiteiten omvatten:

• gesprekken over niets, lege, zinloze gesprekken (zowel telefonisch als live);
• hetzelfde als de gesprekken uit de vorige paragraaf, correspondentie in boodschappers, sociale netwerken, allerlei soorten chats;
• films, series, televisieprogramma's kijken die geen semantische lading hebben, afleiden van ernstige problemen en zaken, waardoor verschillende negatieve emoties ontstaan;
• computer- en andere (niet-ontwikkelende) spellen.

Rust voor lichaam en geest is ongetwijfeld noodzakelijk, maar er zijn nog veel meer nuttige manieren voor de implementatie ervan:

• kwaliteit literatuur lezen;
• uitstapjes naar tentoonstellingen, theaters en musea;
• spellen die intelligentie ontwikkelen;
• lessen in het zwembad, gym, wandelen op ijsbanen, excursies buiten de stad, reizen, etc.

Als je schadelijke bezigheden van groep D niet volledig uit je leven kunt verwijderen, moet je ze op zijn minst proberen uit te stellen, let er alleen op als dingen van groep A en B zijn voltooid. Maar probeer de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan 'lege' activiteiten te minimaliseren .

De kans is groot dat de kwestie aan een ongeschikte groep wordt toegeschreven. Dit is het grootste probleem bij het opbouwen van een hiërarchie van onze prioriteiten. Om het gemakkelijker te maken om ermee om te gaan, moet je leren hoe je twee vragen kunt beantwoorden met behulp van twee woorden - "ja" of "nee". Bijvoorbeeld: "Zal de implementatie van deze case me helpen dichter bij mijn hoofddoel te komen?" Het antwoord 'ja' betekent het belang van de zaak, het antwoord 'nee' is onbelangrijk.

'Als ik dit probleem nu niet opneem, verliest het dan morgen zijn relevantie?' Het antwoord "ja" betekent de urgentie van de zaak, het antwoord "nee" - niet urgentie. Nadat je op deze manier de categorie voor elke les hebt bepaald, doe je eerst dingen uit groep A en vervolgens uit groep B.

De beste tijd om een ​​matrix samen te stellen is het begin van een nieuwe dag. Denk goed na over welke taken je de komende tijd tegenkomt en schrijf ze op in de vorm van een reguliere lijst. Test ze vervolgens met behulp van de bovenstaande vragen en plaats ze in de velden volgens de antwoorden. Vergeet niet de kleinste en meest onbeduidende gevallen te noemen, die tevergeefs de tijd nemen.

Het totale aantal taken dat u zelf bepaalt. Nadat u de cases in de juiste categorieën hebt verdeeld, kunt u in een notitieblok schrijven of een regelmatige handige lijst in de telefoonorganizer maken naarmate de urgentie en het belang afnemen, zodat de eerste in de lijst de cases uit groep A zijn, de tweede uit B, de derde uit C en uit D je hoeft helemaal niet te schrijven. Vergeet niet dat taken van groepen A en C kunnen worden gedelegeerd aan familieleden, vrienden, collega's of ondergeschikten. Maar groep B - dit zijn de dingen die je alleen moet doen.

Eisenhower's matrix kan gebruikt worden door iedereen die het nodig heeft. Het is goed omdat het voor iedereen even nuttig zal zijn, ongeacht leeftijd en sociale status: de hoofden van organisaties en ondernemingen, en gewone arbeiders en kantoormedewerkers, en huisvrouwen, en studenten en kinderen die op school studeren.

Laten we een voorbeeld bekijken van hoe dagelijkse opnames in het Eisenhower-systeem eruit zouden kunnen zien.

Groep dringende en belangrijke zaken:

• met de auto naar het servicestation rijden voor reparatie, aangezien ik hem nodig heb voor werk;
• een kwartaalverslag indienen;
• omgaan met een probleem met een creditcard.

Een groep dringende maar belangrijke zaken:

• een nieuw onderwerp ontwikkelen en de hoofdlijnen van een nieuw project schetsen;
• stoppen met roken;
• engels leren;
• koop een sportschoollidmaatschap.

Groep dringende, maar niet belangrijke zaken:

• ga naar de verjaardag van San Sanych van de juridische afdeling;
• feliciteer iedereen op sociale netwerken op de eerste dag van de lente.

Groep dringende en onbelangrijke zaken:

• maak de kast schoon;
• dingen op de mezzanine onderscheiden;
• bekijk de serie;
• speel met een papegaai.

De matrix van Eisenhower is te vergelijken met een zuiveringssysteem, een filter waarmee je onnodige zaken kwijt kunt. In het begin moet u het misschien dagelijks compileren, maar met het opdoen van ervaring zult u op intuïtief niveau gaan voelen welk bedrijf tot welke categorie behoort. En zodra een dergelijk tijdmanagementsysteem onder de knie is, en je leert hoe je het efficiënt kunt gebruiken, en hoe je cases correct verdeelt volgens kwadranten, dan voel je meteen een golf van vrijheid.Je zult tijd beginnen te krijgen om alles op tijd te doen en tegelijkertijd niet te haasten, je leven zal weer normaal worden, doelen die onbereikbaar lijken, zullen plotseling worden bereikt. En u bent verzekerd van de aanwezigheid van een uitstekende conditie en een goed humeur, energie en kracht.

Discipline is de basis van succes. Je hebt vast aandacht besteed aan zulke mensen die zulke kwaliteiten missen, ze bevinden zich in een eindeloze wervelwind van eindeloze 'daden', de hele tijd dat ze iets leegs doen, zinloos, maar volgens hun verklaringen onmogelijk belangrijk. En de aanblik van deze mensen is constant moe, uitgeput, verloren, ellendig. Ze zijn altijd geïrriteerd, kieskeurig en rusteloos.

Als je niet zo wilt zijn en niet alleen sympathie en medelijden wilt opwekken bij mensen, dan moet je handelen volgens het tegendeel. Als alles zo voor hen gebeurt en u wilt de tegenovergestelde resultaten, dan moet u op de tegenovergestelde manier handelen. Namelijk: om orde op zaken te stellen, de methoden van zelforganisatie onder de knie te krijgen, duidelijke plannen, schema's en regimes te volgen, duidelijk te begrijpen wanneer en wat te doen, en vooral, waarom dit alles, wat is het doel. En de Eisenhower-matrix zal u in deze zaken een grote hulp zijn.

Inderdaad, het is niet voor niets dat de oprichter, wiens naam ze draagt, in staat was om zo'n duizelingwekkende carrière op te bouwen en een van de beroemdste en meest geliefde Amerikaanse presidenten te worden, evenals een zeer succesvolle militaire figuur. En dit alles ondanks het feit dat deze geweldige man werd geboren in een arm gezin. U kunt een veilig voorbeeld nemen van dergelijke mensen en de door hen uitgevonden tools gebruiken.