Officemanager: wie is dit en wat doet het?

In de moderne zakenwereld kan geen enkel bedrijf met een kantoor het werk van een officemanager missen. Deze functie omvat het beheer en beheer van de workflow van het kantoor van een organisatie.

In wezen is de officemanager die informatieve en leidende schakel waar alle werkmomenten van het bedrijf samenkomen en beslist worden. Hij communiceert tussen de manager en zijn ondergeschikten, informeert gewone werknemers over de door de manager ondertekende documenten, communiceert met de klanten van het bedrijf, bewaakt de correspondentie, bewaakt de prestaties van het bedrijf en voorziet het kantoor van een kantoor, volgt de directe instructies van de directeur en zijn plaatsvervangers op.

Officemanager - een medewerker die het hele kantoor een volwaardige workflow biedt. Beschrijving van het beroep zal helpen om de essentie van het werk beter te begrijpen.

Volgens de classificator van werkende beroepen en functies van werknemers verschillen het beroep van officemanager en zijn taken aanzienlijk van het beroep van secretaris. De officemanager, allereerst de organisator van de kantoorruimte van het bedrijf, manager en administrateur in één persoon. Het beroep van secretaris houdt in dat hij ondergeschikt is aan een bepaalde persoon (directeur, adjunct-directeuren, topmanagers) en dat zijn zaken alleen worden geleid.

De officemanager beheert al het huidige werk van het kantoor, voornamelijk papierwerk. Houdt ononderbroken bij kantoorapparatuurbiedt werknemers van het bedrijf briefpapier, informeert werknemers tijdig over de orders, instructies en aankondigingen voor het kantoor uitgegeven door het hoofd, ontvangt inkomende telefoontjeshoudt indien nodig een agenda bij van vergaderingen en reizen van de directeur. In dit geval heet de vacature 'officemanager met de functies van een secretaris'.

Aangezien de werkzaamheden van de officemanager organisatorische, informatieve en administratieve handelingen omvatten, omvat zijn taakverantwoordelijkheid bepaalde functionele taken. Hierin liggen de werkgelegenheid en de essentie van de activiteit van de officemanager, die:

• om het kantoor voor te bereiden op de nieuwe werkdag: controleer de werking van telefoons, computers en kantoorapparatuur, de beschikbaarheid van verbruiksartikelen (papier, bijgevulde printercartridges);
• bewaken, bewaken netheid in kantoorpanden, naleving van sanitaire normen (goede verlichting, ventilatie, temperatuuromstandigheden in de gebouwen), controleer de werking van split-systemen;
• tijdige aankoop van kantoorartikelen en hen op tijd kantoorpersoneel bezorgen;
• drinkwater bestellen, wasmiddelen, toiletpapier, servetten;
• controleer de huidige workflow: de nodige documenten, rapporten, werkmaterialen voorbereiden die nodig zijn voor het volwaardige werk van het kantoor, andere werkmomenten en taken oplossen;
• dagelijks toezicht houden op het werk van de chauffeur en de koerier;
• zoals voorgeschreven door de manager, officemanager verdeelt taken onder werknemers, stelt taken voor hen op, brengt de nodige werkinformatie onder hun aandacht, bepaalt het niveau van hun verantwoordelijkheid, analyseert de effectiviteit van het resultaat;
• maandelijkse financiële kosten berekenen en schatten op het onderhoud van het kantoor, toezicht houden op de uitvoering ervan;
• houd een urenstaat bij het aantal gewerkte dagen en uren van elke werknemer binnen de kalendermaand, op tijd om de urenstaat over te boeken naar de administratieve administratie;
• toezien op de naleving van de arbeidsdiscipline: in het geval van vertragingen, vroegtijdig vertrek van het werk, verzuim van de werknemers, de bedrijfsleiding informeren, overtredingen bijhouden en de dresscode niet naleven;
• vergaderingen organiseren registreer en help bezoekers bij het oplossen van hun problemen.

De belangrijkste competenties van de officemanager zijn de voorbereiding en uitvoering van onderhandelingen, vergaderingen, vergaderingen:

• hij moet alle benodigde materialen voorbereiden, zorgen voor het bijwonen van evenementen van alle geïnteresseerde partijen, het bijhouden van de vergadering;
• om te corresponderen met klanten en partners van het bedrijf, postmaterialen doen;
• werken met inkomende en uitgaande correspondentie op kantoor, registreer het, verstuur;
• assistentie en assistentie verlenen aan werknemers bij het oplossen van conflicten en geschillen;
• kantoorwerk coördineren controleer aan het einde van de werkdag kantoorapparatuur, verlichting, split-systemen, airconditioners op hun loskoppeling van de voeding;
• in sommige gevallen is de officemanager verantwoordelijk voor het vinden en aannemen van nieuwe medewerkers (plaatst informatie over de benodigde vacatures op speciale sites, doorzoekt cv's, voert voorlopige selectie kandidaten uit, voert interviews uit);
• informeert potentiële klanten schriftelijk of telefonisch over de kosten van goederen en diensten volgens de prijslijst;
• adviseert over de locatie van bedrijfsafdelingen, hun functies;
• onderhoudt een klantenbestand ondernemingen;
• Voert onderhoudstaken uit, reclame voor goederen en diensten, bestellingen van souvenirs, drukwerk, verspreidt informatiemateriaal.

Om de functie van officemanager te bekleden, moet een kandidaat over de belangrijkste vaardigheden beschikken die nodig zijn om dit werk uit te voeren, evenals over bepaalde persoonlijke en professionele kwaliteiten.

De persoonlijke kwaliteiten van een persoon zijn de biologische en sociale componenten waaruit zijn persoonlijkheid bestaat. Biologische componenten een persoon ontvangt van de natuur, zijn ouders en voorouders in de vorm van een bepaalde set genen. Sociale component - Dit is de sociale omgeving waarin een persoon is opgegroeid.

Beide componenten vormen karakter en persoonlijkheid en geven het individu bepaalde kwaliteiten, zowel goed als negatief. Door alle persoonlijkheidskenmerken van een persoon samen te brengen, kunt u een objectief, betrouwbaar psychologisch portret krijgen.

De positieve eigenschappen van de persoonlijkheid omvatten karaktereigenschappen als:

• eerlijkheid
• volharding in het bereiken van het doel;
• aandacht;
• zelfdiscipline;
• verantwoordelijkheid en organisatie;
• ijver, doorzettingsvermogen;
• innerlijke adel;
• objectiviteit;
• gezelligheid, beleefdheid, vriendelijke houding tegenover mensen;
• kalmte, vastberadenheid, aandacht, stiptheid;
• gebrek aan conflict, vermogen om geschillen tussen werknemers op te lossen, optimisme en positief in alles;
• snelheid, snelle humor, behulpzaamheid;
• activiteit, ambitie.

Achter dit persoonlijkheidskenmerk schuilt de psychologische en emotionele opvoeding van een persoon, zijn erfelijkheid en de sociale omgeving waarin hij opgroeide.

De negatieve eigenschappen van persoonlijkheid zijn onder meer:

• gebrek aan montage, onzorgvuldigheid;
• depressieve kijk op het leven, gebrek aan optimisme;
• onvermogen om gedachten op tijd te verzamelen en toegewezen taken consequent op te lossen;
• agressieve aard;
• neiging tot roddelen en intriges.

De zakelijke kwaliteiten van een persoon zijn zijn vermogen om bepaalde arbeidstaken en -functies uit te voeren.

U kunt aan de hand van zakelijke kwaliteiten beoordelen hoe efficiënt de sollicitant zijn werkproces kan organiseren en hoe goed hij zijn taakverantwoordelijkheden zal vervullen. Om het kantoor met succes te beheren, moet de aanvrager naast kennis en vaardigheden beschikken over bepaalde zakelijke kwaliteiten, waaronder:

• opleiding, vaardigheidsniveau;
• werkervaring;
• snelle leerling, aanpassing aan nieuwe omstandigheden;
• veeleisendheid voor zichzelf en anderen;
• vermogen om te werken in multitasking-omstandigheden, tegelijkertijd meerdere problemen tegelijk op te lossen;
• analytisch denken, flexibel en onconventioneel kunnen denken, de juiste conclusies trekken, generaliseren;
• zakelijk inzicht;
• leiderschapskwaliteiten;
• bereidheid om overuren te maken;
• oratorium, diplomatie en overtuiging;
• zakelijke communicatieve vaardigheden.

Professionele kwaliteiten van een persoon zijn een combinatie van persoonlijke en zakelijke kwaliteiten, plus alle vaardigheden die hij gedurende zijn hele carrière heeft opgedaan. Bij zijn professionele activiteiten moet de officemanager:

• bepaalde kennis hebben vaardigheden in kantoorbeheer;
• professioneel uw kennis en vaardigheden in de praktijk brengen;
• kunnen werken met documenten kennen de principes van de organisatie van de workflow, de regels voor de vorming van het archief;
• wees een zelfverzekerde computergebruiker en andere kantoorapparatuur;
• het workflowproces grondig kennen, werk met inkomende en uitgaande post, ken de regels voor de registratie ervan, breng de besluiten van het hoofd onmiddellijk naar de structurele eenheden, volg de deadlines voor de werknemers van het bedrijf om de door hen geschreven documenten uit te voeren, stuur uitgaande correspondentie per post of koerier;
• over administratieve vaardigheden beschikken;
• Snel kunnen typen de principes en regels kennen voor het opstellen van bepaalde documenten (orders, instructies, instructies, besluiten);
• beheer snel nuttige kennis (contacten voor noodgevallen, elektriciteit, sanitair, lunchbezorgdiensten);
• vreemde talen kennen (niet altijd), hoewel in sommige bedrijven kennis van een bepaalde vreemde taal de belangrijkste voorwaarde is voor de kandidaat, en in dit geval moet de officemanager vloeiend spreken, lezen en schrijven in een vreemde taal;
• correct kunnen spreken en schrijven, uw gedachten uitdrukken in een goede literaire taal;
• eigen zakelijke etiquette vaardigheden.

Geen enkele instelling voor hoger onderwijs onderwijst het beroep van officemanager. Je kunt een opleiding krijgen en een diploma of certificaat van beroepsopleiding krijgen in budget- of privéopleidingscentra, hogescholen.

In grote bedrijven willen ze in de regel alleen een specialist in deze functie zien met hoger onderwijs, Kleine ondernemingen kunnen een werknemer inhuren met middelbaar of middelbaar gespecialiseerd onderwijs.

Het belangrijkste waar elke werkgever op let, is werkervaring in deze functie, niveau van computervaardigheden, kennis van kantoorapparatuur en het vermogen om eraan te werken, kennis van de basis van papierwerk en archivering, kennis van vreemde talen.

Om een ​​cv correct op te stellen en een geliefde positie te krijgen, heb je nodig in detail, maar geef eerlijk alle informatie over jezelf weer: persoonlijke, professionele, zakelijke kwaliteiten, werkervaring in een vergelijkbare functie, opleidingsniveau.

De hoogte van het verwachte salaris maakt de werkgever duidelijk wat hij kan bieden en waarvoor de kandidaat solliciteert.

Geef geen valse informatie over werkervaring, opleiding - Dit alles kan eenvoudig worden gecontroleerd, in dit geval wordt de vacature voor de sollicitant ontoegankelijk, ze zullen hem eenvoudig weigeren.

De aanwezigheid van een foto is een positief moment voor de kandidaat, de werkgever moet weten wiens cv overweegt. De officemanager is het gezicht van het bedrijf en het is niet onverschillig voor de werkgever die het zal vertegenwoordigen.

Zorg ervoor dat u het niveau van uw opleiding aangeeft, vaak de werkgever voor deze functie accepteert specialist met een hogere economische, juridische, psychologische of filologische opleiding.

Dergelijke informatie is nuttig voor de werkgever.

Houd u bij het samenstellen van een cv aan de structuur:

• persoonlijke informatie - naam, leeftijd, contacten;
• persoonlijk - de sectie wordt beschouwd als niet verplicht voor uitvoering, maar het is beter om deze in te vullen;
• basisvaardigheden - geef aan welke kantoorprogramma's u heeft, vermeld alle cursussen voor permanente educatie, seminars, trainingen en andere aanvullende opleidingen die u heeft gevolgd;
• werkervaring - vermeld al uw praktijken, stages, voltooide projecten, vrijwilligersprogramma's, geef in chronologische volgorde de bedrijven aan waarvoor u eerder werkte, opleiding en training (weerspiegel alle educatieve programma's en aanwijzingen die u hebt voltooid);
• aanbevelingen - geef in deze rubriek de namen en contacten aan van mensen die u bij een nieuwe werkgever kunnen aanbevelen om positief op u te reageren.

Als een sollicitant zonder werkervaring solliciteert naar de functie van officemanager, is het beter om dit gedeelte helemaal niet weer te geven. Het is niet nodig om de werkgever een gebrek aan kennis en vaardigheden te tonen. In dit geval is het beter om je persoonlijke en zakelijke kwaliteiten te beschrijven, wat voor soort opleiding je hebt basis en aanvullende (seminars, trainingen).

Als werkervaring kan men industriële praktijk, niet-gegradueerde stages, vaardigheden in het organiseren van specifieke evenementen, deelname aan olympiaden, conferenties, wedstrijden en allerlei tests specificeren. Als u prestaties en successen heeft die rechtstreeks verband houden met uw toekomstige werk, schrijf deze informatie dan op in een samenvatting.