Pengurus pejabat: siapa ini dan apa yang dilakukannya?

Dalam perniagaan moden, tidak ada syarikat tunggal dengan pejabat yang boleh dilakukan tanpa kerja seorang pengurus pejabat. Kedudukan ini melibatkan pentadbiran dan pengurusan alur kerja pejabat organisasi.

Pada dasarnya, pengurus pejabat adalah bahawa pautan yang bermaklumat dan terkemuka di mana semua momen kerja syarikat bertumpu dan diputuskan. Dia berinteraksi antara pengurus dan bawahannya, memaklumkan pekerja biasa mengenai dokumen yang ditandatangani oleh pengurus, berinteraksi dengan pelanggan syarikat, memantau surat-menyurat, memantau prestasi syarikat dan menyediakan pejabat dengan pejabat, mengikut arahan langsung pengarah dan timbalannya.

Pengurus pejabat - pekerja yang menyediakan keseluruhan pejabat dengan aliran kerja yang sepenuhnya. Huraian profesion akan membantu untuk lebih memahami intipati kerja.

Menurut pengelas profesion dan kedudukan pekerja, profesion pengurus pejabat dan tugasnya berbeza dengan profesi setiausaha. Pengurus pejabat, pertama sekali, penganjur ruang pejabat syarikat, pengurus dan pentadbir dalam satu orang. Profesi seorang setiausaha menyiratkan ketundukannya kepada orang tertentu (pengarah, timbalan pengarah, pengurus atas) dan urusan urusannya sahaja.

Pengurus pejabat mengawal semua kerja semasa pejabat, terutamanya kerja kertas. Memantau jejak tanpa gangguan peralatan pejabatmenyediakan pekerja syarikat alat tulis, tepat pada masanya memberitahu pekerja pesanan, arahan dan pengumuman untuk pejabat yang dikeluarkan oleh ketua, menerima panggilan telefon masuk, jika perlu, menyimpan kalendar mesyuarat dan perjalanan pengarah. Dalam kes ini, kekosongan itu dipanggil "pengurus pejabat dengan fungsi setiausaha."

Oleh kerana kerja pengurus pejabat termasuk tindakan organisasi, bermaklumat dan pentadbiran, tanggungjawab pekerjaannya termasuk tugas-tugas fungsional tertentu. Ini adalah bahawa pekerjaan dan intipati aktiviti pengurus pejabat terletak, yang sepatutnya:

• untuk menyediakan pejabat untuk hari kerja baru: periksa operasi telefon, komputer dan peralatan pejabat, ketersediaan bahan habis pakai (kertas, kartrij pencetak semula);
• memantau, memantau kebersihan di premis pejabat, pematuhan standard kebersihan (pencahayaan yang betul, pengudaraan, keadaan suhu di dalam premis), periksa operasi sistem perpecahan;
• pembelian bekalan pejabat yang tepat pada masanya dan menyediakan mereka dengan pekerja pejabat tepat pada waktunya;
• memerintahkan minum air, detergen, kertas tandas, tuala;
• mengawal aliran kerja semasa: menyediakan dokumen, laporan, bahan kerja yang diperlukan untuk kerja penuh pejabat, menyelesaikan momen dan tugas kerja yang lain;
• memantau setiap hari kerja pemandu dan kurier;
• seperti yang diarahkan oleh pengurus, pengurus pejabat mengagihkan tugas di kalangan pekerja, menetapkan tugas untuk mereka, membawa perhatian kepada maklumat kerja yang diperlukan, menentukan tahap tanggungjawab mereka, menganalisis keberkesanan hasil;
• mengira dan menganggarkan perbelanjaan kewangan bulanan mengenai penyelenggaraan pejabat, memantau pelaksanaannya;
• simpan helaian masa bilangan hari dan jam yang dikerjakan oleh setiap pekerja dalam bulan kalendar, tepat pada masanya untuk memindahkan kunci masa untuk mengira gaji;
• memantau pematuhan dengan disiplin buruh: sekiranya berlaku kelewatan, pemergian awal dari pekerjaan, ketidakhadiran pekerja, memberitahu pengurusan syarikat, menjejaki pelanggaran dan tidak mematuhi kod berpakaian;
• menganjurkan mesyuarat mendaftar dan membantu pengunjung dalam menyelesaikan isu mereka.

Kecekapan utama pengurus pejabat termasuk penyediaan dan pengendalian rundingan, mesyuarat, mesyuarat:

• dia mesti menyediakan semua bahan yang diperlukan, memastikan kehadiran pada acara semua pihak yang berkepentingan, menyimpan rekod mesyuarat itu;
• untuk bersesuaian dengan pelanggan dan rakan kongsi syarikat, melakukan bahan-bahan mel;
• bekerja dengan koresponden pejabat masuk dan keluar, mendaftarkannya, hantar;
• memberikan bantuan dan bantuan kepada pekerja dalam menyelesaikan konflik dan pertikaian;
• menyelaraskan kerja pejabat pada akhir hari bekerja, periksa peralatan pejabat, lampu, sistem berpecah, penghawa dingin untuk pemotongan mereka dari bekalan kuasa;
• dalam beberapa kes, pengurus pejabat bertanggungjawab mencari dan menyewa pekerja baru (tempat maklumat mengenai kekosongan yang diperlukan di tapak khas, melihat melalui resume, menjalankan pemilihan awal pemohon, menjalankan wawancara);
• memaklumkan pelanggan berpotensi secara bertulis atau melalui telefon mengenai kos barangan dan perkhidmatan mengikut senarai harga;
• menasihati mengenai lokasi jabatan syarikat, fungsi mereka;
• mengekalkan asas pelanggan perusahaan;
• Melaksanakan tugas penyelenggaraan tapak, pengiklanan mengenai barangan dan perkhidmatan, perintah cenderamata, percetakan, pengedaran bahan maklumat.

Untuk menduduki jawatan pengurus pejabat, calon mesti mempunyai kemahiran penting yang perlu untuk menjalankan kerja ini, serta mempunyai kualiti peribadi dan profesional tertentu.

Kualiti peribadi seseorang adalah komponen biologi dan sosial yang membentuk keperibadiannya. Komponen biologi seseorang menerima dari alam semula jadi, ibu bapanya dan nenek moyangnya dalam bentuk satu set gen tertentu. Komponen sosial - Ini adalah persekitaran sosial di mana seseorang membesar.

Kedua-dua komponen ini membentuk watak dan keperibadian, menanggung individu dengan kualiti tertentu, baik dan negatif. Dengan menyatukan semua sifat personaliti seseorang, anda boleh mendapatkan potret psikologi yang boleh dipercayai.

Kualiti positif keperibadian termasuk ciri-ciri sifat seperti:

• kejujuran
• kegigihan dalam mencapai matlamat;
• perhatian;
• disiplin diri;
• tanggungjawab dan organisasi;
• ketabahan, ketekunan;
• bangsawan dalaman;
• objektiviti;
• hubungan sosial, kesopanan, sikap mesra kepada orang;
• ketenangan, penentuan, perhatian, ketepatan masa;
• kekurangan konflik, keupayaan untuk menyelesaikan pertikaian antara pekerja, optimis dan positif dalam segala hal;
• quickness, quick wit, helpfulness;
• aktiviti, ambisiousness.

Di sebalik sifat keperibadian ini adalah pendidik psikologi dan emosi seseorang, keturunannya, dan persekitaran sosial di mana dia dibesarkan.

Kualiti personaliti negatif termasuk:

• kekurangan perhimpunan, kecerobohan;
• prospek kehidupan yang kurang tertekan, kekurangan optimisme;
• ketidakupayaan untuk mengumpul fikiran dalam masa dan secara konsisten menyelesaikan tugas yang ditetapkan;
• sifat agresif;
• kecenderungan untuk gosip dan tipu muslihat.

Kualiti perniagaan seseorang adalah keupayaannya untuk melaksanakan tugas dan fungsi buruh tertentu.

Anda boleh menilai dengan kualiti perniagaan seberapa efisien pemohon dapat mengatur proses kerja, seberapa baik dia akan memenuhi tanggung jawab pekerjaannya. Untuk berjaya mengurus pejabat, pemohon mesti memiliki, sebagai tambahan kepada pengetahuan dan kemahiran, kualiti perniagaan tertentu, yang termasuk:

• pendidikan, tahap kemahiran;
• pengalaman kerja;
• pelajar cepat, menyesuaikan diri dengan keadaan baru;
• ketekunan kepada diri sendiri dan orang lain;
• keupayaan untuk bekerja dalam keadaan multitasking, serentak menyelesaikan beberapa isu sekaligus;
• pemikiran analitik, keupayaan untuk berfikir secara fleksibel dan tidak konvensional, untuk membuat kesimpulan yang tepat, untuk umum;
• akal perniagaan;
• kualiti kepimpinan;
• kesediaan bekerja lebih masa;
• pidato, diplomasi dan pujukan;
• kemahiran komunikasi perniagaan.

Kualiti profesional seseorang adalah kombinasi kualiti peribadi dan perniagaan, serta semua kemahiran yang dia dapat memperoleh sepanjang kariernya. Dalam aktiviti profesionalnya, pengurus pejabat harus:

• mempunyai pengetahuan tertentu kemahiran dalam pengurusan pejabat;
• secara profesional meletakkan pengetahuan dan kemahiran anda ke dalam amalan;
• dapat bekerja dengan dokumen untuk mengetahui prinsip mengurus alur kerja, peraturan untuk membuat arkib;
• menjadi pengguna komputer yang yakin dan peralatan pejabat lain;
• dengan teliti mengetahui proses aliran kerja, bekerjasama dengan surat masuk dan keluar, mengetahui peraturan untuk pendaftarannya, dengan segera membawa ketetapan kepala kepada unit struktur, ikuti tenggat waktu untuk pekerja syarikat untuk melaksanakan dokumen yang ditulis oleh mereka, menghantar surat-menyurat keluar melalui pos atau kurir;
• mempunyai kemahiran pentadbiran;
• Dapat menaip cepat mengetahui prinsip dan peraturan untuk penyediaan dokumen tertentu (perintah, arahan, arahan, dekri);
• cepat menguruskan pengetahuan yang berguna (kenalan kecemasan, elektrik, paip, perkhidmatan penghantaran makan siang);
• tahu bahasa asing (tidak semestinya), walaupun di beberapa syarikat pengetahuan tentang bahasa asing tertentu adalah syarat utama bagi calon, dan dalam hal ini manajer kantor harus fasih berbahasa, membaca dan menulis dalam bahasa asing;
• boleh bercakap dan menulis dengan betul, menyatakan pemikiran anda dalam bahasa sastera yang baik;
• sendiri kemahiran etika perniagaan.

Tiada institusi pengajian tinggi mengajar profesion pengurus pejabat. Anda boleh mendapatkan latihan dan mendapatkan diploma atau sijil latihan vokasional di pusat latihan belanjawan atau swasta, kolej.

Di syarikat-syarikat besar, sebagai peraturan, mereka ingin melihat pakar dalam kedudukan ini hanya dengan pendidikan tinggi, Perusahaan kecil boleh menyewa pekerja dengan pendidikan khusus menengah atau menengah.

Perkara utama yang diberi perhatian oleh majikan adalah pengalaman kerja dalam kedudukan ini, tahap kemahiran komputer, pengetahuan tentang peralatan pejabat dan keupayaan untuk mengatasinya, pengetahuan asas-asas kertas kerja dan pengarkiban, pengetahuan bahasa asing.

Untuk menyusun resume dengan betul dan dapatkan kedudukan yang dihargai, anda perlukan secara terperinci, tetapi jujur ​​menyatakan semua maklumat mengenai diri anda: peribadi, profesional, kualiti perniagaan, pengalaman kerja dalam kedudukan yang sama, tahap pendidikan.

Tahap gaji yang dijangka akan menjelaskan kepada majikan apa yang boleh ditawarkannya dan apa yang dipohon calon itu.

Jangan berikan maklumat palsu mengenai pengalaman kerja, pendidikan - Semua ini mudah diperiksa, dalam hal ini kekosongan untuk pemohon akan menjadi tidak dapat diakses, mereka hanya akan menolaknya.

Kehadiran gambar adalah momen positif bagi calon, majikan perlu tahu siapa resumenya sedang dipertimbangkan. Pengurus pejabat adalah wajah syarikat, dan ia tidak peduli kepada majikan yang akan mewakilinya.

Pastikan untuk menunjukkan tahap pendidikan anda, selalunya majikan untuk kedudukan ini menerima pakar dengan pendidikan ekonomi, undang-undang, psikologi atau fisiologi yang lebih tinggi.

Maklumat sedemikian akan berguna kepada majikan.

Apabila menyusun resume, mematuhi strukturnya:

• maklumat peribadi - nama, umur, kenalan;
• peribadi - bahagian dianggap tidak wajib untuk pelaksanaan, tetapi lebih baik untuk mengisi itu;
• kemahiran asas - nyatakan program pejabat mana yang anda miliki, senaraikan semua kursus pendidikan berterusan, seminar, latihan, latihan tambahan lain yang telah anda selesaikan;
• pengalaman kerja - senaraikan semua amalan, latihan, projek yang telah siap, program sukarela, mengikut urutan kronologi menunjukkan perusahaan yang anda bekerja sebelum ini, pendidikan dan latihan (mencerminkan semua program pendidikan dan bidang yang anda selesaikan);
• cadangan - dalam bahagian ini, tunjukkan nama dan kenalan orang yang boleh mengesyorkan anda kepada majikan baru, untuk bertindak balas secara positif kepada anda.

Jika pemohon kerja tanpa pengalaman bekerja memohon jawatan pengurus pejabat, maka lebih baik tidak mencerminkan seksyen ini sama sekali. Tidak perlu menunjukkan majikan kurang pengetahuan dan kemahiran. Dalam kes ini, lebih baik untuk menggambarkan kualiti peribadi dan perniagaan anda, jenis pendidikan yang anda ada asas dan tambahan (seminar, latihan).

Sebagai pengalaman kerja, seseorang boleh menentukan amalan perindustrian, pelatih siswazah, kemahiran dalam menganjurkan acara khusus, penyertaan dalam olympiad, persidangan, pertandingan, dan pelbagai ujian. Jika anda mempunyai pencapaian dan kejayaan yang berkaitan secara langsung dengan kerja masa depan anda, pastikan anda menulis maklumat ini secara ringkas.