Eizenhauera matrica - izmantojiet laiku pareizi

Mūsu ārprātīgi ātrajā gadsimtā laiks, šķiet, ne tikai iet, bet lido virsskaņas plaknes ātrumā. Šādā notikumu un dienu ciklā, kas piepildīts ar lietu un plānu masu, bieži mēs nespējam realizēt pat pusi no plānotā. Un es gribu visu noķert. Kā pareizi izmantot laiku, izmantojot Eizenhauera matricu, mēs apsvērsim sīkāk.

Laiks ir viss, kas mums ir. Labāk vai sliktāk, mēs dzīvojam savu dzīvi tieši no tā, kā un kam tērējam savu laiku. Un tie, kas vēlas, lai būtu laiks daudz ko darīt savā ceļā, parasti iemācās efektīvi vadīt savu laiku. Laika vadība (laika pārvaldība) ir nekas vairāk kā plānošana. Tieši tas palīdz pārtraukt satraukumu rūgtās sajūtas dēļ, ka ir īss laiks, ka tā trūkst un tāpēc neko nevar izdarīt.

Savulaik slavenā amerikāņu militārā un politiskā figūra Dvaits Deivids Eizenhauers nopietni nodarbojās ar efektīvas plānošanas problēmas risinājuma meklēšanu, viņš bija arī Amerikas Savienoto Valstu prezidents. Un viņam izdevās rast risinājumu šai problēmai, viņš pat nāca klajā ar savu laika pārvaldības sistēma.

Tieši tā notika, ka cilvēka smadzenes vieglāk un labāk uztver strukturētu informāciju, tas ir, tiek ievestas kādā noteiktā sistēmā, sadalot pa plauktiem. Tajā pašā laikā būtu jauki šos plauktus vizualizēt, lai tie būtu vizuāli, piemēram, izmantojot kaut kādas diagrammas vai diagrammas.Tieši šis gadījumu sadalījuma princips ir pamatā Eizenhauera matricai, kas ir viena no vadošajām metodēm efektīvas laika pārvaldības teorijā.

Rīcības plāna un darbību vizualizācija, izmantojot matricu, ir ļoti vienkārša. Uz papīra uzzīmējiet kvadrātu, sadaliet to ar divām perpendikulārām līnijām četros vienādos laukos. Jums vajadzētu saņemt logu ar grilu krusta formā. Šie lauki jūsu lietu sadalīs 4 grupās, no kurām katra būs atkarīga no nozīmīguma / nesvarības pazīmēm un steidzamības / steidzamības. Laukus, kas veidojas no līniju krustošanās, sauc par kvadrantiem (matemātiskais jēdziens), un tos apzīmē šādi:

• A kvadrants (svarīgi un steidzami uzdevumi);
• B kvadrants (svarīgi, bet ne steidzami uzdevumi);
• C kvadrants (nav svarīgi, bet steidzami uzdevumi);
• D kvadrants (nesvarīgi un neatliekami uzdevumi).

Eizenhauera matricai ir gan priekšrocības, gan trūkumi. Mēs aprakstīsim gan to, gan citu, un mēs sāksim ar priekšrocībām.

• Neskatoties uz tās nosaukumu “matrica”, kas nozīmē kaut ko sarežģītu, sistēma patiesībā ir ļoti viegli saprotama un tiek piemērota bez jebkādām grūtībām.
• Gadījumi, mērķi un uzdevumi ir sadalīti tikai 4 kategorijās, tas palīdz labāk orientēties tajos.
• Uzdevumu sadalījums pēc steidzamības un svarīguma kritērijiem ļauj jums ievirzīt fonā steidzamus un nesvarīgus jautājumus, tādējādi ļaujot jums virzīties uz priekšu svarīgos un steidzamos. Tādējādi tiek analizēti un filtrēti gadījumi. Tiek likvidēti tie, kuriem nemaz nav jātērē laiks.
• Galvenā priekšrocība ir tā, ka matrica ļauj jums pēc iespējas efektīvāk veikt laika izmaksas, kas savukārt dod iespēju visu izdarīt laikā.

Ir pieejami arī šīs sistēmas trūkumi.

• Matrica ir neefektīva ilgtermiņa plānošanā. Tas ir piemērots pašreizējām lietām vai tuvākajai nākotnei.
• Kad nav ikdienas mērķu, tad šāda sistēma nav jāizmanto.
• Lai efektīvi izmantotu matricu, jums ātri un precīzi jāsadala mērķi grupās. Lai to izdarītu, jums jāsaprot, kuriem no tiem var piešķirt “svarīguma” pakāpi, un kuriem mērķiem nav liela nozīme, kuri steidzami jāpabeidz un kuri nav obligāti. Šāda apmācība prasa laiku, tas ir, matrica jums “nedarbojas” uzreiz, bet tas ir mīnuss.
• Un iepriekšējā punkta rezultātā var būt kļūdas ar precizitāti, piešķirot lietām noteiktu statusu.

Katrs matricas kvadrants tiek apskatīts sīkāk.

Ja jūs plānojat kapteini, kvadrants A būs tukšs. Ja tajā parādījās lietas, tas norāda uz jūsu slikto organizāciju. Jūs atļaujat izglītību sagraušanas un aizsprostojumu lietās. Šīs bildes iemesls, kā likums, ir slinkums.

Vai arī jūs nedrīkstat pareizi noteikt prioritāti. Protams, dažreiz šādas situācijas ir pieļaujamas, taču, kad tas tiek sistemātiski novērots, vienkārši ir jāstrādā pie personīgās pašdisciplīnas. Lai izvairītos no iedomu “nokārtošanas” A kvadrantā, ir savlaicīgi jātiek galā ar uzdevumiem, kas ieviesti atlikušajos laukos.

Tomēr joprojām var ievadīt nelielu aktīvo darbu sarakstu A kvadrantā. Tas var būt:

• veselības jautājumi;
• gadījumi, kuru neizdošanās var izraisīt problēmu parādīšanos, pasliktināt dzīves kvalitāti, apdraudēt ģimenes un darba labklājību;
• gadījumi, kuru neizdošanās ievērojami sarežģīs galveno mērķu sasniegšanas ceļu vai novedīs pie to izjaukšanas;
• izeja no dažādām ārkārtas un krīzes situācijām.

Ja jums tomēr ir daudz punktu šajā kvadrantā, tad atsakieties no visiem centieniem tos novērst. Un neaizmirstiet, ka noteiktu posteņu ieviešanu no svarīgo un steidzamo saraksta var pilnībā novirzīt, deleģēt kādam no pilnvarniekiem, nav nepieciešams visu lietu nasta uzņemties tikai uz sevi.Šī pieeja palīdzēs ātri tikt galā ar A kvadranta piepildījumu.

Novērojumi rāda, ka cilvēki, kuri dod priekšroku problēmu risināšanai no ceturtās kvadrāta, kļūst par veiksmīgākajiem, ātrāk virzās pa karjeras kāpnēm, ir finansiāli labklājīgākie, viņiem netrūkst laika un viņi dzīvo harmonisku, pilnvērtīgu dzīvi. Neatliekami uzdevumi pieder pie visdaudzsološākajiem un prioritārajiem, un, ja cilvēks tiem pievērš galveno uzmanību, tad viss attīstās tā, kā vajadzētu.

Jāpatur prātā, ka steidzamības trūkums B grupā dažkārt noved pie kavēšanās izpildīt noteiktos punktus, un viņi migrē uz A grupu, kur viņiem jau būs nepieciešama ātra reakcija. Ja svarīgus, bet ne īpaši steidzamus uzdevumus risinām pakāpeniski un regulāri, tad šis process noritēs mierīgi un efektīvi. Šāda veida biznesam ir jāpieiet atbildīgi, un steidzamības trūkums ļauj pilnībā kontrolēt lietas virzību, visas detaļas novest pie ideāla, skaidri pārdomāt visas darbības, tādējādi iegūstot produktīvu rezultātu.

Eizenhauera matrica galvenokārt māca jums, kā noteikt prioritātes. Tas nozīmē, ka vissvarīgākā lieta plānošanā ir spēja atšķirt svarīgas lietas, kas ved jūs uz lieliem mērķiem, no sekundārajiem. Uzdevumi, kas jāievieš C grupā, nav svarīgi, būtībā tās ir lietas, kas novērš uzmanību no galvenajiem mērķiem, tās neveicina progresu, bet, gluži pretēji, tikai kavē attīstības procesu. Bieži vien tie neļauj jums koncentrēties uz svarīgu mērķu sasniegšanu un tādējādi samazina pagātnes laiku efektivitāti.

Jums nevajadzētu sajaukt steidzamus jautājumus no lauka C, kas nav svarīgi, ar steidzamiem jautājumiem no lauka A, kas ir vienkārši ārkārtīgi svarīgi. Tas, kā likums, noved pie tā, ka patiesi svarīgais paliks fonā. Spilgts šādas situācijas piemērs var būt tikšanās, ko kāds no ārpuses uzsācis jums un kas jums nav vajadzīgs, vai tukšas garas sarunas, došanās uz ballītēm un svinībām, ielūgumi, ko nāk cilvēki, kuri jūs neinteresē, daži mājsaimniecības darbi, sadzīves tehnikas sadalīšana un tamlīdzīgi. Jā, tas ir jādara steidzami, taču šo uzdevumu risinājums nav būtiska nepieciešamība, un to neizpilde nerada nepatikšanas.

Šīs grupas klases neko nedod, gluži pretēji, var nodarīt daudz ļauna. Viņus vajadzētu mēģināt atlikt līdz vēlākam laikam, un labāk tos pilnībā ignorēt. Bet ienaidnieks ir jāzina redzot - D laukā ir obligāti jāsastāda šādu “kaitēkļu” saraksts, jo tieši šīs darbības mūsu laiku “apēd”. Tieši šīs lietas daudziem cilvēkiem ir tik vilinošas un pievilcīgas to tiešuma un apsolījuma dēļ sniegt atpūtu un baudu, pavadīt laiku saldajā svētlaimē.

Šādas šo “lietu” pazīmes rada lielu kārdinājumu vispirms tikt galā ar tām un ļauj, kā saka, visai pasaulei gaidīt. Iziet no šādu pseido priekšmetu kopas var būt ārkārtīgi grūti, jo tie tiešām vilina cilvēku. Tomēr nevajadzētu atstāt mēģinājumus iznīcināt ieradumu rīkoties ar viņiem.

Šīs aktivitātes ietver:

• sarunas par neko, tukšas, bezjēdzīgas sarunas (gan pa tālruni, gan tiešraidē);
• tādas pašas kā sarunas no iepriekšējā punkta, sarakste kurjeros, sociālie tīkli, visa veida tērzēšana;
• tādu filmu, seriālu, televīzijas programmu skatīšanās, kuras neveic semantisku slodzi, novērš uzmanību no nopietnām problēmām un lietām, izraisa dažādas negatīvas emocijas;
• datorspēles un citas (neattīstības) spēles.

Atpūta ķermenim un dvēselei, bez šaubām, ir nepieciešama, taču tās īstenošanai ir daudz citu noderīgu veidu:

• kvalitatīvas literatūras lasīšana;
• braucieni uz izstādēm, teātriem un muzejiem;
• intelektu pilnveidojošas spēles;
• nodarbības baseinā, sporta zālē, pārgājieni uz slidotavām, ekskursijas ārpus pilsētas, ceļojumi utt.

Ja jūs nevarat pilnībā novērst D grupas kaitīgās nodarbošanās no D grupas, tad vismaz jāmēģina tās aizkavēt, pievērsiet tām uzmanību tikai tad, kad ir pabeigtas A un B grupas lietas, bet mēģiniet samazināt “tukšajām” darbībām pavadīto laiku. .

Pastāv liela varbūtība attiecināt lietu uz nepiemērotu grupu. Tā ir galvenā problēma, veidojot mūsu prioritāšu hierarhiju. Lai būtu vieglāk tikt galā ar to, jums jāiemācās atbildēt uz diviem jautājumiem, izmantojot divus vārdus - “jā” vai “nē”. Piemēram: “Vai šīs lietas īstenošana palīdzēs man tuvināties galvenajam mērķim?” Atbilde “jā” nozīmē lietas nozīmi, atbilde “nē” ir nesvarīga.

“Ja es neatrisināšu šo problēmu tagad, vai tā rīt zaudēs savu aktualitāti?” Atbilde “jā” nozīmē lietas steidzamību, atbilde “nē” - nevis steidzamība. Šādi nosakot katras nodarbības kategoriju, vispirms dariet lietas no A grupas un pēc tam no B grupas.

Labākais laiks matricas apkopošanai ir jaunas dienas sākums. Rūpīgi pārdomājiet, ar kādiem uzdevumiem jūs saskarsies tuvākajā nākotnē, un pierakstiet tos regulārā saraksta formā. Pēc tam pārbaudiet katru no tiem, izmantojot iepriekš minētos jautājumus, un pēc atbildēm ievietojiet laukos. Neaizmirstiet pieminēt mazākos un nenozīmīgākos gadījumus, kas velti prasa mūsu laiku.

Kopējais uzdevumu skaits, kuru jūs pats nosakāt. Sadalot gadījumus atbilstošās kategorijās, samazinot steidzamību un nozīmīgumu, varat ierakstīt piezīmju grāmatiņā vai izveidot parastu ērtu sarakstu telefona organizētājā, lai sarakstā pirmie būtu gadījumi no A grupas, otri no B, trešie no C un no D. jums vispār nav jāraksta. Neaizmirstiet, ka A un C grupas uzdevumus var deleģēt radiem, draugiem, kolēģiem vai padotajiem. Bet B grupa - tās ir lietas, kuras ir svarīgi darīt pašām.

Eizenhauera matricu var izmantot visi, kam tā nepieciešama. Tas ir labi, jo tas būs vienlīdz noderīgs visiem neatkarīgi no vecuma un sociālā stāvokļa: organizāciju un uzņēmumu vadītājiem, un parastajiem strādniekiem un biroja darbiniekiem, un mājsaimniecēm, un studentiem, un bērniem, kas mācās skolās.

Apskatīsim piemēru tam, kā varētu izskatīties ikdienas ieraksti Eizenhauera sistēmā.

Steidzamu un svarīgu jautājumu grupa:

• aizvediet automašīnu uz degvielas uzpildes staciju, lai veiktu remontu, jo man tā ir nepieciešama darbam;
• iesniedz ceturkšņa pārskatu;
• risināt problēmu ar kredītkarti.

Steidzamu, bet svarīgu lietu grupa:

• izstrādāt jaunu tēmu un ieskicēt jaunā projekta galvenos virzienus;
• atmest smēķēšanu;
• iemācīties angļu valodu;
• nopirkt dalību sporta zālē.

Steidzamu, bet ne svarīgu lietu grupa:

• dodieties uz San Sanych gadadienu no juridiskās nodaļas;
• apsveicam visus sociālajos tīklos pavasara pirmajā dienā.

Steidzamu un nesvarīgu lietu grupa:

• notīriet skapi;
• sagatavot lietas uz mezzanine;
• skatīties seriālu;
• spēlēties ar papagaili.

Eizenhauera matricu var salīdzināt ar attīrīšanas sistēmu, filtru, kas ļauj atbrīvoties no nevajadzīgām lietām. Sākumā jums to vajadzēs padarīt katru dienu, bet, uzkrājot pieredzi, jūs intuīcijas līmenī sāksit sajust, kāds bizness pieder kurai kategorijai. Un tiklīdz šāda laika pārvaldības sistēma tiks apgūta, un jūs iemācīsities to efektīvi izmantot, kā arī pareizi sadalīsit lietas atbilstoši kvadrantiem, jūs nekavējoties sajutīsit brīvības uzplaukumu.Jums sāksies laiks visu izdarīt laikā un tajā pašā laikā nesteidzieties, jūsu dzīve tiks normalizēta, pēkšņi tiks sasniegti mērķi, kas šķiet nesasniedzami. Un jums tiks garantēta lieliska stāvokļa un augsta garastāvokļa, enerģijas un vitalitātes klātbūtne.

Disciplīna ir veiksmes pamats. Protams, jūs pievērsāt uzmanību cilvēkiem, kuriem trūkst šādu īpašību, viņi atrodas nebeidzamā bezgalīgu “darbību virpulī”, un viņi vienmēr dara kaut ko tukšu, bezjēdzīgu, bet, pēc viņu izteikumiem, neiespējamu svarīgu. Un šo cilvēku redze ir pastāvīgi nogurusi, izsmelta, zaudēta, nožēlojama. Viņi vienmēr ir nokaitināti, nervozi un nemierīgi.

Ja jūs nevēlaties būt tāds un nevēlaties izraisīt cilvēkos tikai līdzjūtību un nožēlu, tad jums jārīkojas pēc pretējā principa. Ja viņiem viss notiek tā, un jūs vēlaties pretējus rezultātus, tad jums jārīkojas pretēji. Proti: sakārtot disciplīnu, apgūt pašorganizācijas metodes, ievērot skaidrus plānus, grafikus un režīmus, skaidri saprast, kad un ko darīt, un pats galvenais, kāpēc tas viss notiek, kāds ir mērķis. Un Eizenhauera matrica jums būs lielisks palīgs šajos jautājumos.

Patiešām, ne velti tās dibinātāja, kuras vārdu viņa nes, spēja izveidot tik reibinošu karjeru un kļūt par vienu no slavenākajiem un iemīļotajiem Amerikas tautas prezidentiem, kā arī par ļoti veiksmīgu militāru figūru. Un tas viss neskatoties uz to, ka šis lieliskais vīrietis dzimis nabadzīgā ģimenē. Varat droši ņemt piemēru no šādiem cilvēkiem un izmantot viņu izgudrotos rīkus.