Biznesa komunikācijas kultūra

Biznesa komunikācijas prasmes ir nepieciešamas veiksmīgai karjerai jebkurā jomā: panākumi korporatīvajā komunikācijā lielā mērā būs atkarīgi no ikdienas komunikācijas prasmēm, tomēr profesionālajai sfērai ir sava specifika. Uzņēmējdarbības komunikācijas kultūra ir veids, kā mijiedarboties ar kolēģiem, priekšniekiem, padotajiem un partneriem, kā arī noteikti noteikumi. Ir ļoti svarīgi veidot komunikāciju atkarībā no situācijas, mērķiem un uzdevumiem, kā arī spēt ātri pielāgoties mainīgajām situācijām.

Komunikatīvā kultūra ir plašāks jēdziens nekā runas aktu kopums. Tas sastāv no daudziem komponentiem. Uzņēmējdarbības komunikācijas kultūrā ļoti liela nozīme ir izskatam: tam jāatbilst jūsu darbības sfērai un konkrētajai situācijai.

Darbam ar klientiem parasti ir formas tērps, darbam birojā - lietišķs uzvalks, radošo profesiju cilvēki ģērbjas noteiktā veidā, un tiem, kas ieņem vadošus amatus, ir jāuzsver savs statuss ar drēbēm un aksesuāriem. Var šķist, ka izskats nav tieši saistīts ar biznesa komunikāciju. Tomēr sarunu biedra attieksme pret jums nosaka tieši jūsu radītais pirmais iespaids. Ja šis iespaids ir negatīvs, jums būs jāpavada daudz enerģijas dialoga procesā, lai rehabilitētu sevi.

Neverbālā valoda ir vienlīdz svarīga saziņā. Jūsu pozas, žesti un uzvedība ir ļoti svarīgi no psiholoģijas viedokļa. Centieties pārliecināties, ka sejas izteiksmes ir diezgan atturīgas. Gestikulācija ir ļoti svarīga, taču tai jābūt mērenai un ne pārāk intensīvai.

Ja esat apņēmies iesaistīties partneru dialogā, labāk izvēlēties atvērtu pozu.Jūs varat mēģināt maigi pielāgoties sarunu partnera pozai. Lai izvairītos no agresijas uztveršanas, acu kontaktam vajadzētu būt tikai dažām sekundēm. Sēdēšana pie sarunu galda nav tieši pretī sarunu biedram, bet nedaudz uz sāniem.

Vienlīdz svarīgi ir tas, ko jūs sakāt, un kā jūs to sakāt. Ir ļoti svarīgi, lai būtu uzticama informācija, spēja darboties pēc faktiem un pareizi veidot diskusijas saturu.

Konkrētā situācijā ir svarīgi izvēlēties vārdus, intonāciju, pozas un žestus, jo dažādos gadījumos būs piemērota atšķirīga izturēšanās. Biznesa komunikācijas kultūru atkarībā no situācijas un izvirzītajiem mērķiem var iedalīt vairākos veidos:

• Mentoru tips nozīmē rediģēšanu. Šī opcija ir raksturīga apmācāmo apmācības procesam, izglītojošam un zinātniskam pasākumam, padoto individuālo darba momentu izskaidrošanai, kā arī komandas darbam ar kolēģiem, ja esat eksperts jomā, kurā viņi ir mazāk pieredzējuši. Ļoti bieži šāda komunikācija tiek veidota monologa veidā, tomēr mūsdienu biznesa komunikācijā priekšroka tiek dota dialogam: pat mācību procesā mēģiniet iesaistīt sarunu biedrus diskusijā un uzklausiet viņu viedokli.
• Motivācijas tips mērķis ir ieinteresēt cilvēku projektā, pārliecināt viņu par konkrēta darba piemērotību, palīdzēt darbiniekiem ticēt sev un justies pārliecinātākam par jaunu vai vienkārši sarežģītu biznesu. Lai gūtu panākumus, mēģiniet izvairīties no izplatītām frāzēm un klišejām. Vislabākais ir parādīt personīgu piemēru, pastāstīt savu stāstu un saviem vārdiem paskaidrot, kas tieši jūs piesaista konkrētam projektam.
• Konfrontācijas tips komunikatīvā kultūra provocē sarunu biedru iebilst pret jums, nepiekrist jūsu viedoklim. Šis tips ietver vairākas metodes, kuras izmanto interešu konflikta gadījumā. Visbiežāk konfrontācijas situācija ir raksturīga sarunām, kā arī pastiprināta uzmanība, strādājot ar pasīvu, inertu auditoriju.
• Informācijas tips visneitrālākais - tā ietvaros jūs varat vienkārši nodot šo vai šo informāciju klausītājam. Centieties sajaukt informācijas veidu ar citiem. Ja mērķis ir informēt sarunu biedru, jums nav jācenšas viņu mācīt, inficēties ar savu entuziasmu vai nonākt konfliktā. Tajā pašā laikā ir nepieciešams, lai prezentācija būtu saprotama - lai to panāktu, mēģiniet pielāgoties sarunu biedram un visu izskaidrot ar piemēriem, kas viņam ir skaidri.

Lielāko daļu svarīgo jautājumu, kas saistīti ar profesionālo darbību, nolēma atrisināt personiskās saziņas procesā. Sabiedriskiem un atvērtiem cilvēkiem, kuri zina, kā pareizi pasniegt jebkādu informāciju (izmantojot žestus, sejas izteiksmes un intonāciju), tas ir vairāk pluss nekā mīnuss. Personīgajā biznesa komunikācijā diskusijas saturam nav galvenā loma, galvenais ir nodibināt kontaktu un pareizi paust savu nostāju.

Personīgā komunikācija var sastāvēt no diezgan gariem monologiem vai, gluži pretēji, no vairāk vai mazāk īsām frāzēm. Un tajā, un citā gadījumā ir ļoti svarīgi ne tikai norādīt informāciju, it kā jūs rakstītu kopsavilkumu, bet arī nodot to konkrētam sarunu partnerim, pielāgojoties tam. Pirms sarunām pierakstiet galvenos jautājumus, kurus vēlaties apspriest, bet nekad atcerieties runu - ir jāmaina stāstījuma raksturs, secība, piemēri (atkarībā no auditorijas reakcijas).

Tādā pašā veidā jums jāstrādā ar intonāciju un žestiem. Ja zaudējat sarunu biedra uzmanību, padariet runu emocionālāku. Ja jūtat nevēlamu konfrontāciju ar partneri, mēģiniet nokopēt personas pozas un žestus.Ir ļoti svarīgi neuzvesties pārāk atturīgi, pretējā gadījumā informācijas pasniegšana būs garlaicīga, un jūs radīsit iespaidu par nedrošu cilvēku.

Personīgas sarunas laikā bieži vien spontāni jāpieņem grūti lēmumi. Ja sarunu procesā netiek risinātas tās tēmas, kuras jūs gaidījāt, ir ļoti svarīgi saglabāt mieru. Centieties nereaģēt uz problēmām ar pārmērīgu satraukumu, vienmēr reaģējiet mierīgi. Ja nevarat uzreiz noteikt, kurš lēmums jāpieņem, mierīgā vidē vienmēr varat veltīt laiku pārdomām un izsvērt visas priekšrocības un trūkumus.

Daudzi jautājumi tagad tiek risināti pa tālruni. Parasti tie ir nenozīmīgi jebkādas informācijas vai organizatorisko aspektu precizējumi: piemēram, veicot tālruņa zvanu, kolēģi bieži norāda vārdus un precīzus numurus, veic tikšanās, dod vai saņem uzdevumus. Garie telefona zvani parasti notiek tikai tad, ja nav iespējas tikties klātienē. Turklāt pilnīgākai saziņai arvien vairāk tiek izmantoti videozvani, kuriem ir sava specifika.

Veiksmīgai telefona sarunai, kas ietekmē darba momentus, ir jāņem vērā šādas nianses:

• Ja jūs zvana kāds, ir svarīgi jautāt, vai personai ir ērti sarunāties tagad. Zvanīšana pēc stundām lielākajā daļā korporāciju netiek pieņemta atbilstoši etiķetei (ja vien nav atsevišķas vienošanās).
• Ņemiet vērā, ka var būt traucēta saziņa - sarunu var traucēt svešs troksnis. Tālruņa sarunā ir svarīgi runāt tikpat skaidri un ne pārāk ātri.
• Veidojiet savu runu tā, lai tā būtu pēc iespējas konkrētāka un tiktu uztverta tieši tā, kā jūs domājāt. Personīgās komunikācijas procesā ļoti nozīmīga loma ir sejas izteiksmēm un žestiem - tas ļauj labāk izprast sarunu biedra mājienus, nepietiekamo novērtējumu un slēptos motīvus. Ja runājat pa tālruni, jums šī iespēja tiek liegta.
• Mēģiniet pēc iespējas īsāk pa tālruni pārrunāt nepieciešamās problēmas. Sarežģītām sarunām vai strīdīgām diskusijām telefona saruna reti ir piemērota, tāpēc ir svarīgi pateikt tikai vissvarīgāko. Sīkāka informācija vislabāk tiek apspriesta personīgi vai izmantojot video.

Videozvanus mūsdienu korporatīvajā kultūrā tagad sāk izmantot arvien vairāk. Pirmkārt, tie palīdz uzturēt kontaktus ar partneriem no dažādām valstīm un pēc iespējas efektīvāk risināt sarunas. Otrkārt, daudzi cilvēki tagad strādā attālināti no mājām, un videozvani ļauj viegli atrisināt visas problēmas.

Ja jums ir šādas biznesa sarunas, ir svarīgi pievērst uzmanību šādiem jautājumiem:

• Jūsu izskats iet tālu. Pat ja esat mājās, mēģiniet ģērbties lietišķi.
• Atrodiet mājā vietu, kurā fons būs vairāk vai mazāk neitrāls. Ja fonā ir virtuve, strādājošs televizors vai spēlē bērni, tas var traucēt biznesa jautājumu risināšanā.
• Tagad daudzi cilvēki izmanto austiņas, taču ir vērts atcerēties: tās ļauj labāk dzirdēt otru cilvēku, bet negarantē, ka otra persona jūs labi dzird, ja runājat trokšņa dēļ. Ja jūs risināt korporatīvās problēmas no mājām, palūdziet ģimenei būt klusai vai vienkārši sēdēt atsevišķā telpā.
• Kameras priekšā ir īpaši svarīgi kontrolēt savus žestus un sejas izteiksmes. Bieži rodas komunikācijas problēmas, attēls var ielādēt lēnām, un uzmanība var tikt pievērsta visām neveiksmīgajām sejas izteiksmēm.
• Ja jūsu acu priekšā apspriež nopietnas problēmas, par kurām ir vajadzīgas piezīmes vai dokumentācija, sagatavojiet to visu iepriekš (pirms zvana) un pārsūtiet nepieciešamos materiālus sarunu partnerim.

Daudzi jautājumi organizācijās tagad tiek risināti ar sarakstes palīdzību. Viena no šādas biznesa komunikācijas priekšrocībām ir informācijas struktūra.Ja tiešās saziņas procesā jūs nevarat pievērst uzmanību noteiktiem sarunu biedram nozīmīgiem punktiem (vai vienkārši aizmirst nepieciešamo informāciju), ierakstītā formā būs iespējams ņemt vērā visas nianses.

Ja daudz runājat ar kolēģiem un sarakstes partneriem, ir ļoti svarīgi prast pareizi uzrakstīt. Teksta redaktori ne vienmēr pareizi izlabo gramatikas kļūdas, tāpēc nevajag pilnībā paļauties uz tām - ja neesat pārliecināts par vārda pareizrakstību, pārbaudiet sevi vārdnīcā. Sūtot īsziņas no tālruņiem un planšetdatoriem, jāievēro piesardzība - izmantojot automātiskās ievades funkciju, jūsu vārdus var aizstāt ar citiem, un ziņojums vienkārši izrādīsies bezjēdzīgs.

Daudzi biznesa saraksti uzskata par vienkāršāku uzdevumu nekā sarunu veikšana reālajā dzīvē - patiešām vienmēr ir laiks domāt par ziņu, un reāla dialoga procesā jums ir jāatbild spontāni. Tomēr mīnuss ir tāds, ka jūs nesaņemat spontānu reakciju no sarunu partnera, un tas ir svarīgs psiholoģiskais aspekts.

Lasiet vairāk par biznesa komunikācijas kultūru.