Iepirkumu vadītājs: Darba pienākumi un prasības

Mūsdienu sabiedrībā vadītāja profesija ir diezgan populāra un pieprasīta, taču ne visi pilnībā izprot šāda veida darbības būtību. Turklāt daudziem ir nedaudz vispārīgs priekšstats par šo darbu, un tikai daži cilvēki zina, ka vadītāja profesija ir sadalīta daudzās atsevišķās nozarēs. Piemēram, personāla vadītāji specializējas kvalificēta personāla atlasē, un pasākumu vadītāji savu darbību pamato ar dažādu pasākumu organizēšanu. Ir arī tāda iepirkumu speciālistu nozare, kuras darbība būtiski atšķiras no citu šīs profesijas pārstāvju darba.

Apsvērsim sīkāk iepirkuma vadītāja darbības būtību, galvenos darba pienākumus, prasības un citas svarīgas nianses, kas saistītas ar šo profesiju.

Iepirkumu vadītājs ir diezgan svarīga saikne jebkura uzņēmuma personālā, it īpaši, ja runa ir par komerciālu uzņēmumu. Tieši tā šī speciālista pienākumos ietilpst ienesīgāko tirdzniecības piedāvājumu meklēšana, saziņa ar piegādātājiem, visu nepieciešamo iegāde un atbilstošās dokumentācijas sagatavošana.

Dažos īpaši lielos uzņēmumos šiem nolūkiem tiek izveidota pat speciāla nodaļa, kuras darbiniekiem ir noteikti, apzināti uzdevumi, lai viņu darbs būtu saskaņotāks un izmērāmāks, jo visā procesā ir iesaistīti vairāk nekā viens cilvēks, attiecīgi, nav jāsteidzas, sajaukšanas risks tiek samazināts līdz minimumam. Piemēram, prakse sadalīt darbiniekus nodaļās ir raksturīga organizācijām, kas nodarbojas ar publisko iepirkumu. Tie var būt dažādu spektru lauksaimniecības produkti, kā arī dažādu šķirņu un veidu kultūraugi. Dažos gadījumos vadītājam var būt pat nepieciešams palīgs, kuram viņš var uzdot dažus pienākumus par graudu un citu produktu iegādi.

Ļoti bieži iepirkuma nodaļas var veidot šādi:

• galvenais vadītājs departamentā ieņem vadošu amatu, un attiecīgi lielākā daļa atbildības ir par viņu, kas padara viņu atbildīgu par visas nodaļas darbu;
• vadītājam ir vairāki palīgi, kas vienkāršo viņa darbu, kuri var palīdzēt atrast izdevīgus piedāvājumus un organizēt tikšanās ar piegādātājiem.

Tāpat kā jebkurā citā darbības jomā, iepirkuma vadītāja profesijai ir savas priekšrocības, taču tā nevar iztikt bez trūkumiem.

Neapstrīdamas priekšrocības ir šādas:

• pastāvīga piegādes tirgus izpēte, kas vienā vai otrā mērā veicina intensīvāku profesionālo iemaņu attīstību;
• sakarā ar milzīgo kontaktu skaitu ar dažādu preču ražotājiem un pārdošanas uzņēmumu pārstāvjiem, jūs varat iegūt labu paziņu loku, kas var būt noderīgi vēlākā dzīvē;
• dažos gadījumos ir iespējams iegādāties ārzemju produkcijas preces, kuras nevar izvēlēties no attāluma, jo ir nepieciešams personīgi pārbaudīt produkta kvalitāti; tāpēc šīs jomas speciālistiem tiek nodrošināti regulāri ārvalstu komandējumi, kuru laikā var atrast laiku arī personīgai atpūtai;
• algas līmenis vienmēr būs personīgi atkarīgs no jūsu prasmēm un profesionalitātes, tāpēc jūs varat būt pārliecināti, ka patiesi augstas kvalitātes darbs vienmēr tiks novērtēts.

Starp trūkumiem visbiežāk tiek pamanīti šādi:

• ļoti liela atbildības pakāpe, kas gulstas uz speciālistu - uzņēmuma darbība kopumā ir atkarīga no iepirkumu vadītāja, jo preču kvalitāte un darījuma rentabilitāte tieši ietekmēs uzņēmuma finansiālo stāvokli;
• ja trūkst nepieciešamo materiālu un izejvielu no parastajiem piegādātājiem, speciālistam būs steidzami jāmeklē jauni, jāveic pārrunas un jāizstrādā jauni līguma nosacījumi;
• ir pareizi jāaprēķina iegādājamo preču un izejvielu daudzums, jo deficīts var radīt problēmas ražošanā, bet pārsniegums var radīt problēmas finanšu plānā.

Iepirkumu vadītāja darba pienākumi, kā arī funkcijas, kuras veic šis speciālists, ir ļoti dažādas, kaut arī tās var sakritīt līdz vienai lietai - iepirkumam.

Detalizētāk apsvērsim, ko tieši dara šāda veida profesionālis:

• kā jau minēts iepriekš, galvenā atbildība ir nodrošinot visu ar funkcionēšanu nepieciešamo;
• katrs iepirkuma darbinieks jāzina, kā uzturēt labas biznesa attiecības ar esošajiem piegādātājiemkā atrast jaunus ienesīgus piedāvājumus;
• pieteikumu sastādīšana pašreizējā laikā, kas norādīs nākotnes pasūtījumus - viens no galvenajiem uzdevumiem;
• piegādes procesi ir stingri jāuzrauga, it īpaši, ja runa ir par sadarbību ar jauniem piegādātājiem, tāpēc vadītāja pienākumos ietilpst arī krājumu izsekošana;
• turklāt speciālists būtu pastāvīgi jāuzrauga piegādes tirgus, meklējot jaunus piegādātājus, kā arī sekojot izmaiņām veco piegādātāju sortimentā;
• atbilstoši pārdošanas apjomam, kas var palielināties vai samazināties, ir arī jāveic korekcijas iegādātā materiāla daudzumālai nebūtu situācijas ar tā trūkumu vai pārmērību;
• Ir ļoti svarīgi sekot līdzi regulāro piegādātāju jaunajiem piedāvājumiem., jo šādos gadījumos ir iespējams vienoties par izdevīgākiem darījuma noteikumiem;
• kategorisku izejvielu pirkšanas gadījumā, piemēram, pārtikas ražošanai vai restorānā, ir jāpārbauda preču kvalitāte, kā arī derīguma termiņi;
• un, protams, vajadzīgs savlaicīgi atrisiniet finanšu jautājumuslai izvairītos no parādiem piegādātājiem.

Darba meklētājiem, kuri vēlas savu darbību saistīt ar šo profesiju, būtu jāzina, ka ir noteiktas prasības, kas attiecas ne tikai uz profesijas standartiem, bet arī uz personiskajām īpašībām. Bez visu prasību apvienojuma un noteikta kompetences līmeņa nav iespējams kļūt par īstu savas jomas profesionāli.

Protams, personai, kas ieņem šādu amatu, vajadzētu būt ļoti izcilai un aktīvai, pārliecinātai dzīves pozīcijai. Tas ir nepieciešams, lai meklētu rentablus komerciālus piedāvājumus, kas atbilst uzņēmuma vajadzībām. Turklāt ciets iekšējais “kodols” palīdzēs kompetenti mijiedarboties ar konkurentiem un izraisīt veselīgu konkurenci. Pašpārliecinātiem cilvēkiem, kuriem piemīt arī tādas īpašības kā sabiedriskums, pozitivitāte un sabiedriskums, būs daudz vieglāk vienoties un atrast kopīgu valodu ar tiešajiem partneriem.. Iepirkumu vadītājs ar analītisku domāšanu var viegli atrisināt pat vissarežģītākos uzdevumus, ja ne par labu savam uzņēmumam, tad vismaz ne par sliktu.

Mijiedarbībā ar priekšniecību un partneriem palīdzēs atbildība un punktualitāte, jo tieši šīs īpašības palīdzēs jums izskatīties profesionālāk citu acīs. Ātrs izglītošanās, apņēmība, kā arī augsts darbspēju līmenis ir īpašības, kas palīdzēs attīstīties profesionālajā jomā un sasniegt ātrāku karjeras izaugsmi.

Ir arī daudzas citas personiskās īpašības, kuras vajadzētu būt profesionālam iepirkumu aģentam. Bet šajā gadījumā tiek uzrādītas galvenās īpašības, bez kurām nav iespējams kļūt par uzticamu speciālistu savā jomā.

Runājot par zināšanām un profesionālajām prasmēm, šeit viss ir nedaudz sarežģītāk. Fakts ir tāds, ka no dažām personiskajām īpašībām var iztikt, ja speciālists brīvi pārvalda profesionālās iemaņas, bet darba devējs vienkārši nevar pievērt acis pat dažu no tām neesamībai, pat ja jūs esat ļoti pievilcīgu personisko īpašību īpašnieks.

Speciālistam jābūt šādām zināšanām un prasmēm:

• vispirms nosaka profesijas standarts augstākās izglītības nepieciešamība vadībāpateicoties kurai jūs zināt visas darba sarežģītības, pat teorētiski, ja nav praktiskas pieredzes;
• nav iespējams iztikt bez noteikta līmeņa apmācības biznesa sarunu vadīšanas jautājumos; īpaši novērtēti ir darbinieki, kuri ir pabeiguši apmācības kursus šajā jomā, kur tiek detalizēti izpētītas visas procesa smalkumus un svarīgās nianses;
• dažos gadījumos var būt nepieciešams strādāt ar ļoti lielu daudzumu dažādas informācijas, tāpēc patiesam profesionālam jābūt labi pārzinamam materiālam un jāspēj ātri pārslēgt uzmanību no viena uzdevuma uz otru;
• turklāt šis jābūt zināšanām loģistikas jomā, kā arī zināma līmeņa zināšanas civilo un komerciālo tiesību sistēmu jomā;
• laipni gaidīti zināšanas cenu noteikšanas jomā, personāla datora pārliecinoša lietošana un pieredze pārdošanas jomā.

Neapšaubāmi, katram speciālistam jābūt specializētai izglītībai savā jomā, kas ļauj vismaz teorētiski iegūt priekšstatu par amatu, kuru viņš ieņems nākotnē. Bet bieži vien daudzi cilvēki domā, ka darbam iepirkumu jomā pietiek tikai ar diplomu, kas apliecina kvalifikāciju vadības jomā. Šis viedoklis ir kļūdains, jo šajā jomā ir jābūt šaurākām, specializētākām zināšanām. Pat ja jums ir universitātes grāds vadībā, jums noteikti jāiziet pārkvalifikācijas kursi vai jāturpina tālākizglītības kursi iepirkumu vadībā un atsevišķi jāiepazīstas ar publisko iepirkumukas būtiski atšķiras no privātu uzņēmumu komercdarbības.

Turklāt daudzi darba devēji atbalsta regulāras apmācības saviem darbiniekiem, kuru mērķis ir uzlabot prasmes un atjaunināt zināšanas atbilstoši situācijas izmaiņām tirgū un valsts ekonomikā. Jāgatavojas tam, ka, saņemot šo amatu jebkurā uzņēmumā, absolūti jebkura formāta un mēroga, Sākotnēji karjeru sāksit ar apmaksātu praksi, kuru veiksmīgi pabeidzot, jūs jau varat uzskatīt par pilntiesīgu iepirkumu vadītāju.. Nākotnē, lai darbinieki nezaudētu motivāciju strādāt, priekšniekam vajadzētu ieinteresēt speciālistus, nodrošinot viņiem karjeras iespējas. Piemēram, lielos uzņēmumos, kur ir visas iepirkumu nodaļas, jūs varat sākt savu karjeru pie jaunākā speciālista, pēc tam saņemt paaugstinājumu vidējā vai vecākā līmeņa profesionālam un pakāpeniski nokļūt nodaļas vadītāja amatā.

Lai visi pretendenti pievērstu jums uzmanību, ir nepieciešams sastādīt kompetentu dzīves aprakstu, kurā jūs tiksit uzrādīts darba devējam vislabvēlīgākajā gaismā.

Apsveriet šādus atsākuma sastādīšanas pamatnoteikumus:

• nepagariniet stāstu par sevi un saviem sasniegumiem vairākās lappusēs; informācijai jābūt kodolīgai un skaidrai;
• Kļūdaini sniegt datus ir stingri aizliegts, attiecībā uz jūsu apmācību un darba pieredzi, jo šī informācija jums būs jāapstiprina ar dokumentu ar izglītības diplomu vai darba ierakstu;
• dizainam jābūt holistiskamtāpēc ieteicams izmantot tās pašas metodes, lai izceltu svarīgas detaļas, kā arī vienu fontu;
• lai iepriekš iegūtu labvēlīgu attieksmi pret darba devēju, ieteicams pievienot savu fotoattēlu atsākšanai; vislabāk, ja tas ir profesionāls šāviens, kurā jūs tiek parādīts diezgan stilīgi, bet atturīgi;
• atsākumam vajadzētu būt tīram pieturzīmju un pareizrakstības ziņā, un tam ir arī noteikta uzmanība - ieteicams sākotnēji norādīt atalgojuma līmeni un līmeni, uz kuru jūs tiecaties;
• personīgie sasniegumiIr laipni gaidīti arī iepriekšējās darbavietās saņemtie.