Biroja vadītājs: kas tas ir un ko tas dara?

Mūsdienu biznesā ne viens vien birojs var iztikt bez biroja vadītāja darba. Šis amats ietver organizācijas biroja darbplūsmas administrēšanu un vadību.

Būtībā biroja vadītājs ir informatīvā un vadošā saite, kur saplūst un tiek izlemti visi uzņēmuma darba momenti. Viņš mijiedarbojas starp vadītāju un viņa padotajiem, informē parastos darbiniekus par vadītāja parakstītajiem dokumentiem, mijiedarbojas ar uzņēmuma klientiem, uzrauga saraksti, uzrauga uzņēmuma darbību un nodrošina biroja darbību, seko tiešiem direktora un viņa vietnieku norādījumiem.

Biroja vadītājs - darbinieks, kurš visu biroju nodrošina ar pilnvērtīgu darbplūsmu. Profesijas apraksts palīdzēs labāk izprast darba būtību.

Saskaņā ar darba profesiju un darbinieku amatu klasifikatoru biroja vadītāja profesija un viņa pienākumi ievērojami atšķiras no sekretāra profesijas. Biroja vadītājs, pirmkārt, uzņēmuma biroja telpu organizators, vadītājs un administrators vienā personā. Sekretāra profesija nozīmē viņa pakļaušanos konkrētai personai (direktoram, direktora vietniekiem, augstākajiem vadītājiem) un tikai viņa lietu vadīšanu.

Biroja vadītājs kontrolē visu pašreizējo biroja darbu, galvenokārt papīra darbu. Seko nepārtrauktam biroja aprīkojumsnodrošina uzņēmuma darbiniekus kancelejas precessavlaicīgi informē darbiniekus par biroja rīkojumiem, norādījumiem un paziņojumiem birojam, saņem ienākošos tālruņa zvanusvajadzības gadījumā uztur direktora sapulču un braucienu kalendāru. Šajā gadījumā vakanci sauc par "biroja vadītāju ar sekretāra funkcijām".

Tā kā biroja vadītāja darbs ietver organizatoriskas, informatīvas un administratīvas darbības, viņa darba pienākumos ietilpst noteikti funkcionālie uzdevumi. Tieši šajā slēpjas biroja vadītāja nodarbinātība un būtība, kurai vajadzētu:

• sagatavot biroju jaunajai darba dienai: pārbaudiet tālruņu, datoru un biroja aprīkojuma darbību, palīgmateriālu (papīra, atkārtoti uzpildītu printeru kasetņu) pieejamību;
• uzraudzīt, uzraudzīt tīrību biroja telpās, atbilstību sanitārajiem standartiem (pareizs apgaismojums, ventilācija, temperatūras apstākļi telpās), pārbaudiet sadalīto sistēmu darbību;
• savlaicīga biroja piederumu iegāde un savlaicīgi nodrošināt viņus ar biroja darbiniekiem;
• pasūtīt dzeramo ūdeni, mazgāšanas līdzekļi, tualetes papīrs, salvetes;
• kontrolēt pašreizējo darbplūsmu: sagatavo pilnvērtīgam biroja darbam nepieciešamos dokumentus, atskaites, darba materiālus, risina citus darba momentus un uzdevumus;
• katru dienu uzraudzīt autovadītāja un kurjera darbu;
• pēc vadītāja norādījumiem, biroja vadītājs sadala pienākumus starp darbiniekiem, izvirza viņiem uzdevumus, pievērš viņu uzmanību vajadzīgajai darba informācijai, nosaka viņu atbildības līmeni, analizē rezultāta efektivitāti;
• aprēķināt un aprēķināt ikmēneša finanšu izdevumus par biroja uzturēšanu uzraudzīt tā ieviešanu;
• saglabāt laika kontrollapu dienu un stundu skaits, ko katrs darbinieks nostrādājis kalendārā mēneša laikā, savlaicīgi, lai pārceltu laika uzskaites lapu uz algas uzskaiti;
• uzraudzīt darba disciplīnas ievērošanu: kavēšanās, priekšlaicīgas aiziešanas no darba, darbinieku prombūtnes gadījumā informē uzņēmuma vadību, seko līdzi pārkāpumiem un apģērba koda neatbilstībai;
• organizēt sanāksmes reģistrēt un palīdzēt apmeklētājiem viņu problēmu risināšanā.

Biroja vadītāja galvenās kompetences ietver sarunu, sanāksmju, sanāksmju sagatavošanu un vadīšanu:

• viņam jāsagatavo visi nepieciešamie materiāli, nodrošina visu ieinteresēto pušu piedalīšanos pasākumos, reģistrē sanāksmi;
• sazināties ar uzņēmuma klientiem un partneriem, nosūtīt materiālus;
• darbs ar ienākošo un izejošo biroja saraksti, reģistrējiet to, nosūtiet;
• sniegt palīdzību un palīdzību darbiniekiem konfliktu un strīdu risināšanā;
• koordinēt biroja darbu darba dienas beigās pārbaudiet biroja aprīkojumu, apgaismojumu, sadalītās sistēmas, gaisa kondicionierus, lai tie būtu atvienoti no barošanas avota;
• dažos gadījumos biroja vadītājs ir atbildīgs par jaunu darbinieku atrašanu un pieņemšanu darbā (ievieto informāciju par nepieciešamajām vakancēm īpašās vietnēs, izskata atsākšanu, veic iepriekšēju pretendentu atlasi, veic intervijas);
• informē potenciālos klientus rakstiski vai pa tālruni par preču un pakalpojumu izmaksām saskaņā ar cenrādi;
• konsultē par uzņēmuma nodaļu izvietojumu, to funkcijas;
• uztur klientu bāzi uzņēmumi;
• Veic vietnes uzturēšanas pienākumus, preču un pakalpojumu reklamēšana, suvenīru pasūtīšana, drukāšana, informācijas materiālu izplatīšana.

Lai ieņemtu biroja vadītāja amatu, kandidātam jābūt galvenajām prasmēm, kas nepieciešamas šī darba veikšanai, kā arī jābūt noteiktām personīgajām un profesionālajām īpašībām.

Cilvēka personiskās īpašības ir bioloģiskās un sociālās sastāvdaļas, kas veido viņa personību. Bioloģiskās sastāvdaļas cilvēks no dabas, viņa vecākiem un senčiem saņem noteiktu gēnu komplektu. Sociālais komponents - Šī ir sociālā vide, kurā cilvēks uzauga.

Abas šīs sastāvdaļas veido raksturu un personību, piešķirot indivīdam noteiktas īpašības - gan labās, gan negatīvās. Apkopojot visas personas personības iezīmes, jūs varat iegūt objektīvu, uzticamu psiholoģisko portretu.

Personības pozitīvās īpašības ietver šādas rakstura iezīmes kā:

• godīgums
• neatlaidība mērķa sasniegšanā;
• uzmanīgums;
• pašdisciplīna;
• atbildība un organizācija;
• strādīgums, neatlaidība;
• iekšējā muižniecība;
• objektivitāte;
• sabiedriskums, pieklājība, draudzīga attieksme pret cilvēkiem;
• līdzjūtība, apņēmība, uzmanīgums, punktualitāte;
• konflikta trūkums, spēja atrisināt strīdus starp darbiniekiem, optimisms un pozitīvs viss;
• attapība, ātra asprātība, izpalīdzība;
• aktivitāte, ambiciozitāte.

Aiz šīs personības iezīmes ir cilvēka psiholoģiskā un emocionālā audzināšana, viņa iedzimtība un sociālā vide, kurā viņš uzaudzis.

Personības negatīvās īpašības ietver:

• montāžas trūkums, neuzmanība;
• nomākts dzīves skatījums, optimisma trūkums;
• nespēja savlaicīgi savākt domas un konsekventi risināt uzticētos uzdevumus;
• agresīvs raksturs;
• tendence tenkas un intrigas.

Cilvēka biznesa īpašības ir viņa spēja veikt noteiktus darba uzdevumus un funkcijas.

Pēc biznesa īpašībām var spriest, cik efektīvi pretendents spēs organizēt savu darba procesu, cik labi viņš pildīs savus darba pienākumus. Lai veiksmīgi vadītu biroju, pretendentam papildus zināšanām un prasmēm ir jābūt arī noteiktām biznesa īpašībām, kas ietver:

• izglītība, prasmju līmenis;
• darba pieredze;
• ātrs izglītojamais, pielāgošanās jauniem apstākļiem;
• stingrība pret sevi un citiem;
• spēja strādāt vairākuzdevumu apstākļos, vienlaikus risināt vairākus jautājumus vienlaikus;
• analītiskā domāšana, spēja elastīgi un netradicionāli domāt, izdarīt pareizos secinājumus, vispārināt;
• biznesa pārliecība;
• līdera īpašības;
• vēlme strādāt virsstundas;
• oratorija, diplomātija un pārliecināšana;
• biznesa komunikācijas prasmes.

Personas profesionālās īpašības ir personisko un biznesa īpašību apvienojums, kā arī visas prasmes, kuras viņam izdevās iegūt visas karjeras laikā. Profesionālajā darbībā biroja vadītājam:

• ir noteiktas zināšanas prasmes biroja vadība;
• profesionāli pielietot savas zināšanas un prasmes praksē;
• jāprot strādāt ar dokumentiem pārzina darba plūsmas organizācijas principus, arhīva veidošanas noteikumus;
• jābūt pārliecinātam datora lietotājam un citu biroja aprīkojumu;
• pilnībā pārzināt darbplūsmas procesu, strādāt ar ienākošo un izejošo pastu, pārzināt tā reģistrācijas noteikumus, nekavējoties nogādāt galvas lēmumus struktūrvienībās, uzraudzīt termiņus, kādos uzņēmuma darbinieki var noformēt uzrakstītos dokumentus, nosūtīt izejošo korespondenci pa pastu vai ar kurjeru;
• ir administratīvās prasmes;
• Jāprot ātri rakstīt pārzināt noteiktu dokumentu (rīkojumi, instrukcijas, instrukcijas, dekrēti) sagatavošanas principus un noteikumus;
• ātri pārvaldīt noderīgas zināšanas (avārijas kontakti, elektrika, santehnika, pusdienu piegādes pakalpojumi);
• zina svešvalodas (ne vienmēr), lai gan dažos uzņēmumos kandidāta galvenais nosacījums ir noteiktas svešvalodas zināšanas, un šādā gadījumā biroja vadītājam ir brīvi jāprot runāt, lasīt un rakstīt svešvalodā;
• prast pareizi runāt un rakstīt, izteikt savas domas labā literārā valodā;
• savu biznesa etiķetes prasmes.

Neviena augstākās izglītības iestāde nemāca biroja vadītāja profesiju. Jūs varat iegūt apmācību un iegūt diplomu vai sertifikātu par profesionālo apmācību budžeta vai privātajos apmācības centros, koledžās.

Lielos uzņēmumos parasti viņi vēlas redzēt speciālistu šajā amatā tikai ar augstāko izglītību, Mazie uzņēmumi var pieņemt darbā darbinieku ar vidējo vai vidējo specializēto izglītību.

Galvenais, kam pievērš uzmanību jebkurš darba devējs darba pieredze šajā amatā, datorprasmju līmenis, zināšanas par biroja aprīkojumu un spēja strādāt pie tā, zināšanas par dokumentiem un arhivēšanu, svešvalodu zināšanas.

Lai pareizi sastādītu CV un iegūtu lolotu pozīciju, jums tas ir nepieciešams detalizēti, bet godīgi sakiet visu informāciju par sevi: personiskās, profesionālās, biznesa īpašības, darba pieredze līdzīgā amatā, izglītības līmenis.

Paredzamās algas līmenis darba devējam ļaus saprast, ko viņš var piedāvāt un uz ko kandidāts piesakās.

Nesniedziet nepatiesu informāciju par darba pieredzi, izglītību - To visu var viegli pārbaudīt, šajā gadījumā pretendenta vakance kļūs nepieejama, viņi viņu vienkārši atteiks.

Fotoattēla klātbūtne ir pozitīvs brīdis kandidātam, darba devējam jāzina, kuru atsākšanu apsver. Biroja vadītājs ir uzņēmuma seja, un nav vienaldzīgs darba devējs, kurš to pārstāvēs.

Noteikti norādiet savas izglītības līmeni, bieži vien darba devēju šajā amatā pieņem speciālists ar augstāko ekonomisko, juridisko, psiholoģisko vai filoloģisko izglītību.

Šāda informācija būs noderīga darba devējam.

Sastādot CV, ievērojiet tā struktūru:

• personiskā informācija - vārds, vecums, kontakti;
• personīgais - sadaļa tiek uzskatīta par obligātu izpildei, bet labāk to aizpildīt;
• pamatprasmes - norādiet, kuras biroja programmas jums ir, uzskaitiet visus tālākizglītības kursus, seminārus, apmācības un citas papildu apmācības, kuras esat pabeidzis;
• darba pieredze - uzskaitiet visas savas prakses, stažēšanās, pabeigtos projektus, brīvprātīgo programmas hronoloģiskā secībā norādiet uzņēmumus, pie kuriem strādājāt iepriekš, izglītību un apmācību (atspoguļojiet visas izglītības programmas un jomas, kuras esat pabeidzis);
• ieteikumi - šajā sadaļā norādiet to cilvēku vārdus un kontaktus, kuri var jūs ieteikt jaunam darba devējam, lai jūs pozitīvi reaģētu.

Ja biroja vadītāja amatam piesakās darba pretendents, kuram nav darba pieredzes, tad labāk šo sadaļu vispār neatspoguļot. Nav nepieciešams parādīt darba devējam zināšanu un prasmju trūkumu. Šajā gadījumā labāk ir aprakstīt savas personiskās un biznesa īpašības, kāda veida izglītība jums ir pamata un papildu (semināri, apmācības).

Kā darba pieredzi var norādīt rūpniecisko praksi, studentu prakses, prasmes organizēt īpašus pasākumus, piedalīties olimpiādēs, konferencēs, konkursos un dažādos pārbaudījumos. Ja jums ir kādi sasniegumi un panākumi, kas tieši saistīti ar jūsu turpmāko darbu, noteikti uzrakstiet šo informāciju kopsavilkumā.