Eizenhauerio matrica - teisingai naudokite laiką

Mūsų beprotiškai sparčiai populiarėjančiame amžiuje laikas neatrodo, kad tiesiog eina, o skrenda viršgarsinio lėktuvo greičiu. Tokiu įvykių ir dienų ciklu, apkrautu daugybe reikalų ir planų, dažnai negalime įgyvendinti net pusės to, kas buvo suplanuota. Ir aš noriu viską pagauti. Kaip teisingai naudoti laiką naudojant „Eisenhower“ matricą, bus kalbama išsamiau.

Laikas yra viskas, ką turime. Geriau ar blogiau, mes gyvename savo gyvenimą tiesiogiai priklausomai nuo to, kaip ir kam praleidžiame savo laiką. O tie, kurie nori turėti laiko daug nuveikti savo kelyje, paprastai išmoksta efektyviai valdyti savo laiką. Laiko valdymas (laiko valdymas) yra ne kas kita, kaip planavimas. Būtent tai padeda nustoti jaudintis dėl kartaus jausmo, kad laiko trūksta, kad jo trūksta ir dėl to nieko negalima padaryti.

Kažkada garsus Amerikos karinis ir politinis veikėjas Dwightas Davidas Eisenhoweris rimtai ėmėsi ieškoti efektyvaus planavimo problemos sprendimo, jis taip pat buvo JAV prezidentas. Ir jam pavyko rasti šios problemos sprendimą, jis net sugalvojo laiko valdymo sistema.

Tiesiog taip atsitiko, kad žmogaus smegenys lengviau ir geriau suvokia struktūrizuotą informaciją, tai yra, įneštą į kažkokią specifinę sistemą, suskirstytą į lentynėles. Tuo pačiu metu būtų malonu šias lentynas vizualizuoti, padaryti jas vizualias, pavyzdžiui, naudojant kažkokias schemas ar diagramas.Būtent šis atvejų paskirstymo principas yra Eisenhowerio matricos pagrindas, kuris yra vienas iš veiksmingiausių laiko valdymo teorijos metodų.

Veiksmų plano ir veiksmų vizualizavimas naudojant matricą yra labai paprastas. Nubrėžkite kvadratą ant popieriaus, padalinkite jį dviem statmenomis linijomis į keturis vienodus laukus. Jūs turėtumėte gauti langą su grotelėmis kryžiaus pavidalu. Šie laukai suskaidys jūsų atvejį į 4 grupes, kiekviena iš jų priklausys nuo svarbos / nesvarbumo požymių ir skubos / neatidėliotinumo. Laukai, suformuoti iš linijų sankirtos, vadinami kvadrantais (matematinė sąvoka) ir žymimi taip:

• A kvadrantas (svarbios ir skubios užduotys);
• B kvadrantas (svarbios, bet ne skubios užduotys);
• C kvadrantas (nesvarbios, bet skubios užduotys);
• D kvadrantas (nesvarbios ir neatidėliotinos užduotys).

„Eisenhower“ matrica turi ir privalumų, ir trūkumų. Apibūdinsime ir tą, ir kitą, ir pradėsime nuo privalumų.

• Nepaisant savo pavadinimo „matrica“, kuris reiškia kažką sudėtingo, sistemą iš tikrųjų labai lengva suprasti ir ji naudojama be jokių sunkumų.
• Atvejai, tikslai ir uždaviniai yra suskirstyti tik į 4 kategorijas, tai padeda geriau orientuotis jose.
• Užduočių pasiskirstymas pagal skubos ir svarbos kriterijus leidžia nustumti į neatidėliotinus ir nesvarbius dalykus į foną, tokiu būdu leidžiant jums judėti į svarbius ir neatidėliotinus dalykus. Taip analizuojami ir filtruojami atvejai. Šalinami tie, kuriems visiškai nereikia gaišti laiko.
• Pagrindinis pranašumas yra tas, kad matrica leidžia kiek įmanoma efektyviau panaudoti laiko sąnaudas, o tai, savo ruožtu, leidžia viską padaryti laiku.

Taip pat yra šios sistemos trūkumų.

• Matrica neveiksminga ilgalaikiame planavime. Tai tinka einamiesiems reikalams ar artimiausiai ateičiai.
• Kai nėra dienos tikslų, tada nereikia naudoti tokios sistemos.
• Norėdami efektyviai naudoti matricą, turite greitai ir tiksliai paskirstyti tikslus į grupes. Norėdami tai padaryti, turite suprasti, kuriems iš jų gali būti priskirtas „svarbos“ laipsnis, o kurie tikslai nėra labai svarbūs, kuriuos reikia skubiai įvykdyti, o kurie neprivalomi. Tokiam mokymui reikia laiko, tai yra, matrica jums „neveikia“ iškart, tačiau tai yra minusas.
• Dėl ankstesnės pastraipos gali būti klaidų, susijusių su atvejų priskyrimu tam tikram statusui.

Mes išsamiau apsvarstome kiekvieną matricos kvadrantą.

Jei esate planavimo meistras, A kvadrantas bus tuščias. Jei jame atsirado dalykų, tai rodo jūsų menką organizaciją. Jūs leidžiate mokytis susitvarkymo ir blokavimo reikalų. Šio paveikslo priežastis, kaip taisyklė, yra tinginystė.

Arba jūs negalite tinkamai nustatyti prioritetų. Aišku, kartais tokios situacijos yra leistinos, tačiau kai to stebima sistemingai, tiesiog būtina dirbti pagal asmeninę savidiscipliną. Norint išvengti „įsitaisymo“ kaprizoje A kvadrate, reikia laiku susidoroti su užduotimis, nustatytomis likusiuose laukuose.

Bet vis tiek galima įvesti nedidelį A kvadrante esančių darbų sąrašą. Tai gali būti:

• sveikatos problemos;
• atvejų, kurių nesėkmė gali išprovokuoti problemų atsiradimą, pabloginti gyvenimo kokybę, kelti grėsmę šeimos ir darbo gerovei;
• atvejai, kurių nesėkmė žymiai apsunkins kelią siekti pagrindinių tikslų arba paskatins juos sutrikdyti;
• išeitis iš įvairių avarinių ir krizinių situacijų.

Jei vis dėlto turite daug taškų šiame kvadrante, atsisakykite visų pastangų juos pašalinti. Ir nepamirškite, kad kai kurių punktų įgyvendinimas iš svarbių ir skubių sąrašų gali būti visiškai nukreiptas, deleguotas kam nors iš įgaliotųjų atstovų, nebūtina prisiimti visą visų reikalų naštą tik sau.Šis požiūris padės greitai susitvarkyti su A kvadranto pilnumu.

Stebėjimai rodo, kad žmonės, kuriems labiau patinka spręsti problemas iš keturkojo B, tampa sėkmingiausi, greičiau kyla karjeros laiptais, yra finansiškai klestinčiausi, jiems netrūksta laiko ir gyvena harmoningą, visavertį gyvenimą. Neatidėliotinos užduotys priklauso perspektyviausių ir prioritetinių kategorijai, ir jei žmogus joms skiria pagrindinį dėmesį, tada viskas vystosi taip, kaip turėtų.

Reikėtų nepamiršti, kad dėl skubos nebuvimo B grupėje kartais vėluojama atlikti nurodytus punktus, ir jie pereina į A grupę, kur jiems jau reikės greito reagavimo. Jei svarbias, bet ne labai skubias užduotis išspręsime palaipsniui ir reguliariai, tada šis procesas vyks ramiai ir efektyviai. Būtina atsakingai žiūrėti į tokio tipo verslą, o neatidėliotinumas leidžia visiškai kontroliuoti bylos eigą, pateikti visas detales į idealą, aiškiai apgalvoti visus veiksmus, taip gaunant produktyvų rezultatą.

Eisenhowerio matrica visų pirma moko, kaip suskirstyti prioritetus. Tai reiškia, kad svarbiausias dalykas planuojant yra sugebėjimas atskirti svarbius dalykus, kurie veda jus į didelius tikslus, nuo antraeilių. Užduotys, kurias reikia suburti į C grupę, nėra svarbios, iš esmės tai yra dalykai, atitraukiantys nuo pagrindinių tikslų, jie neprisideda prie pažangos, o, priešingai, tik trukdo tobulėjimo procesui. Dažnai jie trukdo susikaupti siekiant svarbių tikslų ir taip sumažina praeities įtampą.

Nereikėtų painioti skubių C lauko klausimų, kurie nėra svarbūs, su neatidėliotinų A srities klausimų, kurie yra tiesiog nepaprastai svarbūs. Paprastai tai lemia, kad iš tikrųjų svarbu išlikti fone. Ryškus tokios situacijos pavyzdys gali būti susitikimai, kurių jums reikalauja iš išorės, kurie jums nereikalingi, arba tušti ilgi pokalbiai, einimai į vakarėlius ir šventes, kvietimai, kuriuos teikia žmonės, kurie jums neįdomūs, kai kurie namų ruošos darbai, buitinių prietaisų gedimas ir panašiai. Taip, tai turi būti padaryta skubiai, tačiau šių užduočių sprendimas nėra gyvybiškai būtinas dalykas, o jų neįvykdymas nesukelia problemų.

Šios grupės klasės nieko neduoda, priešingai, gali padaryti daug žalos. Jie turėtų būti bandomi atidėti iki vėlesnio laiko, ir geriau juos visiškai ignoruoti. Tačiau priešą reikia pažinti iš žvilgsnio - būtinai reikia sudaryti D laukelyje tokių „kenkėjų“ sąrašą, nes tai yra pati veikla, kuri „suvalgo“ mūsų laiką. Būtent šie dalykai yra tokie viliojantys ir patrauklūs daugeliui žmonių dėl jų tiesmukiškumo ir pažado suteikti atsipalaidavimą ir malonumą, leisti laiką saldžia palaime.

Tokios šių „atvejų“ savybės pirmiausia sukelia didelę pagundą su jomis susitvarkyti ir, kaip sakoma, visam pasauliui laukti. Išlipti iš tokių pseudo-daiktų baseino gali būti nepaprastai sunku, nes jie tikrai vilioja žmogų. Tačiau nereikėtų atsisakyti bandymų sunaikinti įprotį su jais elgtis.

Ši veikla apima:

• pokalbiai apie nieką, tušti, beprasmiai pokalbiai (tiek telefonu, tiek tiesiogiai);
• tokie patys kaip pokalbiai iš ankstesnės pastraipos, susirašinėjimas pasiuntiniuose, socialiniai tinklai, visokie pokalbiai;
• žiūrėti filmus, serialus, televizijos programas, kurios neatlieka semantinio krūvio, atitraukia nuo rimtų problemų ir reikalų, sukelia įvairias neigiamas emocijas;
• kompiuteriniai ir kiti (nesivystantys) žaidimai.

Poilsis kūnui ir sielai yra neabejotinai būtinas, tačiau yra daugybė kitų naudingų jo įgyvendinimo būdų:

• skaityti kokybišką literatūrą;
• išvykos ​​į parodas, teatrus ir muziejus;
• intelektą tobulinantys žaidimai;
• užsiėmimai baseine, sporto salėje, žygiai ant čiuožyklos, išvykos ​​po miestą, kelionės ir kt.

Jei negalite visiškai pašalinti žalingų D grupės užsiėmimų iš savo gyvenimo, tuomet turėtumėte bent jau pabandyti juos atidėlioti, atkreipkite į juos dėmesį tik tada, kai bus baigti A ir B grupių dalykai, tačiau pabandykite sumažinti laiką, praleidžiamą „tuščiai“ veiklai. .

Didelė tikimybė, kad reikalas bus priskirtas netinkamai grupei. Tai yra pagrindinė problema nustatant mūsų prioritetų hierarchiją. Kad būtų lengviau jį spręsti, turite išmokti atsakyti į du klausimus dviem žodžiais - „taip“ arba „ne“. Pavyzdžiui: „Ar šios bylos įgyvendinimas padės man priartėti prie mano pagrindinio tikslo?“ Atsakymas „taip“ reiškia bylos svarbą, atsakymas „ne“ yra nesvarbus.

„Jei aš neišspręsiu šios problemos dabar, ar ji rytoj neteks aktualumo?“ Atsakymas „taip“ reiškia klausimo skubumą, atsakymas „ne“ - ne skubumą. Tokiu būdu nustatę kiekvienos pamokos kategoriją, pirmiausia darykite dalykus iš A grupės, paskui iš B grupės.

Geriausias laikas sudaryti matricą yra naujos dienos pradžia. Gerai pagalvokite, su kokiomis užduotimis susidursite artimiausiu metu, ir užsirašykite jas į įprastą sąrašą. Tada išbandykite kiekvieną iš jų naudodamiesi aukščiau pateiktais klausimais ir sudėkite į laukus pagal atsakymus. Nepamirškite paminėti pačių mažiausių ir nereikšmingiausių atvejų, kurie tiesiog veltui užima mūsų laiką.

Bendras užduočių, kurias nustatote sau, skaičius. Suskirstę atvejus į atitinkamas kategorijas, galite įrašyti į užrašų knygelę arba susikurti įprastą patogų sąrašą telefonų tvarkyklėje, nes sumažėja skubumas ir svarba, kad pirmieji sąraše būtų atvejai iš A grupės, antrieji iš B, treti iš C ir iš D. visai nereikia rašyti. Nepamirškite, kad užduotys iš A ir C grupių gali būti perduotos artimiesiems, draugams, kolegoms ar pavaldiniams. Tačiau B grupė - tai yra dalykai, kuriuos svarbu atlikti savarankiškai.

Eizenhauerio matricą gali naudoti visi, kuriems jos reikia. Tai gerai, nes jis bus vienodai naudingas visiems, nepriklausomai nuo amžiaus ir socialinės padėties: organizacijų ir įmonių vadovams, ir paprastiems darbuotojams, ir biurų darbuotojams, ir namų šeimininkėms, ir studentams, ir vaikams, besimokantiems mokyklose.

Pažvelkime į pavyzdį, kaip galėtų atrodyti dienos įrašai „Eisenhower“ sistemoje.

Neatidėliotinų ir svarbių klausimų grupė:

• nuvežkite automobilį į degalinę remontuoti, nes man to reikia darbui;
• pateikti ketvirčio ataskaitą;
• spręsti kredito kortelės problemą.

Neatidėliotinų, bet svarbių klausimų grupė:

• plėtoti naują temą ir išdėstyti pagrindines naujo projekto kryptis;
• mesti rūkyti;
• mokytis anglų kalbos;
• nusipirkti sporto salės narystę.

Neatidėliotinų, bet nesvarbių klausimų grupė:

• eikite į San Sanych jubiliejų iš teisinio skyriaus;
• sveikinu visus socialiniuose tinkluose su pirmąja pavasario diena.

Neatidėliotinų ir nesvarbių reikalų grupė:

• išvalykite spintelę;
• pasidaryti daiktus ant mezzanine;
• žiūrėti serialą;
• žaisti su papūga.

Eisenhowerio matricą galima palyginti su valymo sistema, filtru, leidžiančiu atsikratyti nereikalingų daiktų. Iš pradžių gali tekti jį kaupti kasdien, tačiau kaupdami patirtį, intuicijos lygmenyje pradėsite jausti, koks verslas priklauso kuriai kategorijai. Kai tik įsisavinsite tokią laiko valdymo sistemą ir išmoksite ją efektyviai naudoti, taip pat teisingai paskirstysite atvejus pagal kvadrantus, iškart pajusite laisvės antplūdį.Pradėsite turėti laiko viską daryti laiku ir tuo pat metu neskubėti, jūsų gyvenimas grįš į normalų, netikėtai pasiekti tikslai, kurie atrodo nepasiekiami. Ir jums bus užtikrinta puikios būklės ir pakili nuotaika, energija ir energingumas.

Drausmė yra sėkmės pagrindas. Be abejo, atkreipėte dėmesį į tuos žmones, kuriems trūksta tokių savybių, jie yra nesibaigiantiame begalinių „poelgių sūkuryje“, visą laiką darantys tuščius, beprasmiškus, tačiau, jų teigimu, neįmanomus svarbius dalykus. Ir šių žmonių žvilgsnis yra nuolat pavargęs, išsekęs, pasimetęs, apgailėtinas. Jie visada yra susierzinę, susierzinę ir neramūs.

Jei nenorite būti toks ir nenorite, kad žmonės žadintų tik užuojautą ir gailestį, turite elgtis priešingai. Jei jiems viskas vyksta taip, o jūs norite priešingų rezultatų, tuomet turite elgtis priešingai. Būtent: susitvarkyti discipliną, įsisavinti savitarnos metodus, laikytis aiškių planų, tvarkaraščių ir režimų, aiškiai suprasti, kada ir ką daryti, o svarbiausia, kodėl visa tai, koks yra tikslas. Ir „Eisenhower“ matrica jums bus puikus pagalbininkas šiais klausimais.

Iš tiesų ne veltui jos įkūrėja, kurios vardas ji yra, sugebėjo sukurti tokią svaigstančią karjerą ir tapti viena garsiausių ir mylimiausių Amerikos žmonių prezidentų, taip pat labai sėkminga karine figūra. Ir visa tai nepaisant to, kad šis puikus vyras gimė neturtingoje šeimoje. Galite drąsiai imti pavyzdį iš tokių žmonių ir naudoti jų sugalvotus įrankius.