Santrauka

Sekretorės suvestinės rašymo patarimai

Turinys

Ką daro specialistas?
Struktūra
Ko nereikia nurodyti?
Kaip parašyti motyvacinį laišką?
Mėginiai

Įmonės sekretorius imasi darbo kolektyvo ir ypač įmonės vadovo darbo organizavimo užduočių. Tai yra įmonės vadovo padėjėjas, todėl kandidatams į šią laisvą vietą keliami gana griežti reikalavimai. Leiskite mums išsamiau pamąstyti apie sėkmingo gyvenimo aprašymo dėl kandidato į sekretoriaus pareigas sudarymo klausimus.

Ką daro specialistas?

Bet kurio sekretoriaus darbas reikalauja sugebėjimo greitai pereiti nuo vienos rūšies darbinės veiklos prie kitos. Šis asmuo atlieka įvairias užduotis, tačiau visų jų tikslas yra padėti pirmajam asmeniui įmonėje darbe, taip pat taupyti jo darbo ir asmeninį laiką. Tradiciškai šio specialisto darbo funkcijos apima dokumentus, darbą su telefonu, PBX ir biuro įranga, skambučių perskirstymą, taip pat susitikimų, verslo kelionių ir kai kurių kitų darbų organizavimas.

Sekretorė registratūroje Jis yra atsakingas už pirminį klientų ir lankytojų priėmimą, bendravimą telefonu, faksogramų priėmimą, taip pat už aptarnavimą palaikant vadovo derybas.
Administratoriaus pareigos apima efektyviausios įmonės darbuotojų sąveikos organizavimą, tvarkos palaikymą biurų patalpose, biuro įrangos priežiūrą, įmonės biuro aprūpinimą visais reikalingais raštinės ir namų apyvokos reikmenimis.
Asmeninio vadovo padėjėjo užduotys šiek tiek skiriasi. Šis specialistas visada yra informuotas apie artėjančius renginius.Jis ant savo pečių turi sudaryti viršininko darbo susitikimų, asmeninių užduočių vykdymo ir daugelio kitų užduočių, kurios kiekvienu atveju paprastai nurodomos atskirai, tvarkaraštį.
Teismo sekretorius paprastai pridedamas prie vieno teisėjo - šis pareigūnas dalyvauja teismo posėdžiuose ir atlieka visą būtiną dokumentinį darbą. Teismo sekretorius užsiima dokumentų archyvavimu, medžiagos perdavimu į kabinetą, teismo posėdžio apskaitos tvarkymu, taip pat šaukimų siuntimu. Reikalavimai šioms pareigoms yra labai aukšti: darbuotojas turi turėti aukštąjį teisinį išsilavinimą ir ne mažiau kaip 2 metų profesinę patirtį.
Atstovas prižiūri prekės ženklo pristatymo klausimus, bendrauja su žiniasklaida, rengia aktualių naujienų rinkinį. Asmeninis padėjėjas priima visą korespondenciją, paruošia visus verslo dokumentus pirmajam įmonės asmeniui, vienaip ar kitaip renka informaciją, susijusią su svarbių sprendimų priėmimu, taip pat vykdo vienkartinius viršininko pavedimus.

Specifika taip pat egzistuoja notaro padėjėjo, sekretoriaus-vertėjo, taip pat švietimo skyriaus darbuotojų veikloje mokykloje.

Struktūra

Bet kokį gyvenimo aprašymą sudaro keli blokai. Žemiau pateikiamos rekomendacijos, ką kiekvienoje iš jų nurodyti būsimajam sekretoriui.

Atsakomybės

Išplėstinėje versijoje bet kurio sekretoriaus darbo užduočių sąrašas yra toks:

gaunamų laiškų ir prašymų priėmimas, jų perskirstymas, perdavimas atsakingiems asmenims;
dokumentų pasirašymui priėmimas vadovui;
atsiliepti į gaunamus skambučius ir juos peradresuoti;
vadovo verslo derybų organizavimas;
vadovo prašymu surašyti apeliacijas, laiškus ir kitus dokumentus;
rengti susitikimus ir darbinius susitikimus, surinkti reikiamą medžiagą, pranešti visiems renginio dalyviams apie jų surengimo vietą ir laiką, surašyti posėdžių protokolus;
Paslaugų, skirtų organizuoti galvos svečių susirinkimą, teikimas
kontrolė, kaip įmonės darbuotojai vykdo administracijos pavedimus;
įmonės administracijos aprūpinimas reikalingais raštinės reikmenimis, raštinės reikmenimis ir kitomis priemonėmis, palengvinančiomis sklandų personalo darbą;
lankytojų priėmimas;
įmonės archyvo tvarkymas;
pirmojo įmonės asmens verslo kelionių organizavimas: bilietų pirkimas, taip pat viešbučių kambarių rezervavimas;
kitų nurodymų vykdymas.

Jei pretenduojate į sekretoriaus padėjėjo pareigas, pasiruoškite, kad pareigų sąraše bus dokumentų tikrinimas, analitinių apžvalgų parengimas, pranešimų ir kalbų rinkimo medžiaga.

Įgūdžiai

Sėkmingas kandidatas į sekretoriaus pareigas turi turėti šiuos įgūdžius, kurie gali būti nurodyti gyvenimo aprašyme:

popieriniai darbai;
telefoninių pokalbių vedimas;
klientų susitikimas ir pirminė konsultacija;
biuro pagalba;
korespondencijos tvarkymas;
renginių ir verslo susitikimų organizavimas;
galvos laiko valdymas;
žinios apie biuro įrangą ir biuro kompiuterio programas.

Kokie konkretūs įgūdžiai yra prioritetiniai, priklauso nuo įmonės veiklos srities. Pvz., Jei medicinos centre reikalingas sekretorius, tada vargu ar reikės išsamių žinių apie dokumentų tvarkymą ir dokumentų tvarkymą, jums vargu ar reikės galimybės sudaryti dokumentus vizai gauti. Ši pozicija reikalauja sugebėjimo bendrauti su klientais, žinių apie medicinos reikalų pagrindus, sugebėjimo dideliais kiekiais bendrauti telefonu.

Pasiekimai

Profesiniai laimėjimai yra svarbūs bet kuriam darbdaviui; tarp reikšmingiausių paprastai išskiriami šie punktai:

įmonės dokumentų valdymo optimizavimas;
sukurti optimalų darbo klimatą biure;
vienetų sąveikos sistemos organizavimas;
Kelionių palaikymas
pasiuntinių ir valymo paslaugų koordinavimas.

Profesinės ir asmeninės savybės

Kompetentingas sekretorius turėtų turėti tokias svarbias savybes kaip:

atvirumas bendravimui;
atsakingumas ir orientacija į rezultatą;
aktyvi gyvenimo padėtis;
gebėjimas atlikti užduotis atliekant multitasking užduotis;
galimybė greitai pereiti iš vienos veiklos į kitą;
jokių blogų įpročių nebuvimas;
atsparumas stresui;
tikslumas ir skrupulingumas;
noras pabaigti tai, kas buvo pradėta iki galo;
padorumas;
gebėjimas dirbti su asmenine informacija;
kompetentinga šnekamoji ir rašytinė kalba;
geras verslo etiketo išmanymas;
sugebėjimas veikti komandoje.

Darbo patirtis

Jei jau esate dirbęs sekretoriumi, tada jums nebus sunku apibūdinti savo darbo patirtį. Tiems kandidatams, kurie pirmą kartą ieško darbo šioje specialybėje, bus daug sunkiau. Nepaisant to, patirties stoka nėra priežastis nusiminimui, visada galite pabrėžti savo turimus pagrindinius įgūdžius.

Pvz., Galite nurodyti:

laisvai kalba angliškai ir ispaniškai;
turėti visas pagrindines biuro programas;
biuro įrangos išmanymas;
10 pirštų aklų rašymas (300 ženklų per minutę).

Visada reikia pabrėžti savo kozirius - tai leis darbdaviui pamatyti, kuo esate stiprus, ir domėtis jūsų kandidatūra.

Išsilavinimas

Norint pretenduoti į sekretoriaus-referento pareigas garbingoje įmonėje, reikia turėti aukštąjį išsilavinimą. Tačiau norint efektyviai atlikti pareigas dažnai reikia papildomi kanceliarinio darbo, archyvavimo kursai ir mokymai, taip pat darbo su biuro įranga mokymai. Mažose įstaigose sekretoriai dažnai papildomai vykdo jaunesniojo advokato pareigas arba tvarko apskaitos dokumentus. Tokiu atveju jums atitinkamai reikės teisinio ar ekonominio išsilavinimo.

Kreipiantis į sekretoriaus-administratoriaus ir darbuotojo pareigas registratūroje, aukštasis išsilavinimas nėra esminis dalykas.

Ko nereikia nurodyti?

Pabandykime šiek tiek daugiau apie tai, ko nereikia nurodyti gyvenimo aprašyme.

Pomėgiai ir pomėgiai. Neturėtumėte išsamiai piešti, kaip jums patinka auginti gėles / megzti / siuvinėti, jei jūsų būsima veikla su tuo nesusijusi.
Visa turima darbo patirtis. Daugelis savo karjerą pradeda nuo tokių pareigų kaip pardavėjas, prižiūrėtojas ar valytojas. Jei dirbate daugiau nei 10 metų, visiškai užteks sustoti 2–3 vietose pagal panašią specialybę.
Sekretorė turi būti maloni, todėl patartina prie nuotraukos pridėti nuotrauką. Tačiau seksualinis fonas čia neleidžiamas - apsiribokite griežta nuotraukų „dokumentais“ nuotrauka. Vaizdai maudymosi kostiumėlyje ar restorane gali būti netinkamai apdoroti.

Kaip parašyti motyvacinį laišką?

Motyvacinis laiškas nėra būtinas, tačiau vis dėlto daro teigiamą įspūdį potencialiam darbdaviui. Nebūtina kartoti visko, kas parašyta pačiame gyvenimo aprašyme. Čia turite nustatyti savo susidomėjimą laisva darbo vieta ir trumpai pabrėžti pagrindinių įgūdžių ir kompetencijų buvimąpadėti jums atlikti profesines pareigas.

Laiško pabaigoje dėkoju už susidomėjimą ir nuoširdžiai tikiuosi atsakymo.