Biuro vadovas: kas tai yra ir ką jis daro?

Šiuolaikiniame versle ne viena įmonė, turinti biurą, gali išsiversti be biuro vadovo darbo. Ši pozicija apima organizacijos biuro darbo eigos administravimą ir valdymą.

Iš esmės biuro vadovas yra informatyvus ir vadovaujantis saitas, kuriame susilieja ir nusprendžia visi įmonės darbo momentai. Jis bendrauja tarp vadovo ir pavaldinių, informuoja paprastus darbuotojus apie vadovo pasirašytus dokumentus, bendrauja su įmonės klientais, stebi korespondenciją, stebi įmonės veiklą ir aprūpina įstaigą biuru bei vykdo tiesioginius direktoriaus ir jo pavaduotojų nurodymus.

Biuro vadovas - darbuotojas, aprūpinantis visą biurą pilnaverte darbo eiga. Profesijos aprašymas padės geriau suprasti darbo esmę.

Remiantis darbinių profesijų ir darbuotojų pareigybių klasifikatoriumi, biuro vadovo profesija ir jo pareigos žymiai skiriasi nuo sekretoriaus. Biuro vadovas, visų pirma, įmonės biuro patalpų organizatorius, vadovas ir administratorius viename asmenyje. Sekretoriaus profesija reiškia jo pavaldumą konkrečiam asmeniui (direktoriui, direktoriaus pavaduotojui, aukščiausio lygio vadovams) ir tik jo reikalų tvarkymą.

Biuro vadovas kontroliuoja visus dabartinius biuro darbus, daugiausia popierinius. Stebi nepertraukiamą darbą biuro įrangateikia įmonės darbuotojams raštinės reikmenyslaiku informuoja darbuotojus apie vadovo įsakymus, instrukcijas ir skelbimus įstaigai, priima įeinančius telefono skambučiusprireikus tvarko direktoriaus susitikimų ir kelionių kalendorių. Šiuo atveju laisva vieta vadinama „biuro vadovu, atliekančiu sekretoriaus funkcijas“.

Kadangi biuro vadovo darbas apima organizacinius, informacinius ir administracinius veiksmus, jo darbo pareigos apima tam tikras funkcines užduotis. Būtent todėl ir priklauso biuro vadovo veikla ir esmė, kuri turėtų:

• paruošti biurą naujai darbo dienai: patikrinti telefonų, kompiuterių ir biuro įrangos veikimą, eksploatacinių medžiagų (popieriaus, pakartotinai užpildytų spausdintuvų kasečių) prieinamumą;
• stebėti, stebėti švarą biuro patalpose, sanitarinių normų laikymasis (tinkamas apšvietimas, ventiliacija, temperatūros sąlygos patalpose), patikrinkite suskaidytų sistemų veikimą;
• laiku įsigyti raštinės reikmenis ir laiku aprūpinti juos biuro darbuotojais;
• užsisakyti geriamo vandens, plovikliai, tualetinis popierius, servetėlės;
• valdyti dabartinę darbo eigą: paruošti visaverčiam biuro darbui reikalingus dokumentus, ataskaitas, darbo medžiagas, spręsti kitas darbo akimirkas ir užduotis;
• kasdien stebėti vairuotojo ir pasiuntinio darbą;
• kaip nurodo vadovas, biuro vadovas paskirsto pareigas darbuotojams, nustato jiems užduotis, atkreipia į juos reikiamą darbinę informaciją, nustato atsakomybės lygį, analizuoja rezultato efektyvumą;
• apskaičiuoti ir įvertinti mėnesines finansines išlaidas prižiūrint biurą, stebėti jo įgyvendinimą;
• laikyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį kiekvieno darbuotojo dirbtų dienų ir valandų skaičius per kalendorinį mėnesį, laiku perkeliant laiko apskaitos žiniaraštį į darbo užmokesčio apskaitą;
• stebėti, kaip laikomasi darbo drausmės: dėl vėlavimų, ankstyvo pasitraukimo iš darbo, darbuotojų pravaikštos informuoti įmonės vadovybę, sekti pažeidimus ir aprangos kodo nesilaikymą;
• organizuoti susitikimus užsiregistruoti ir padėti lankytojams išspręsti jų problemas.

Pagrindinės biuro vadovo kompetencijos apima derybų, susitikimų, susitikimų rengimą ir vedimą:

• jis turi paruošti visas reikalingas medžiagas, užtikrina visų suinteresuotų šalių dalyvavimą renginiuose, veda susitikimo protokolą;
• susirašinėti su įmonės klientais ir partneriais, siųsti pašto medžiagą;
• darbas su gaunamomis ir išeinančiomis biuro korespondencijomis, užregistruoti, išsiųsti;
• suteikti pagalbą ir pagalbą darbuotojams sprendžiant konfliktus ir ginčus;
• koordinuoti biuro darbą darbo dienos pabaigoje patikrinkite biuro įrangą, apšvietimą, išskaidytas sistemas, oro kondicionierius, ar jie nėra atjungti nuo maitinimo;
• kai kuriais atvejais biuro vadovas yra atsakingas už naujų darbuotojų paiešką ir įdarbinimą (talpina informaciją apie reikalingas laisvas darbo vietas specialiose svetainėse, peržiūri gyvenimo aprašymus, vykdo preliminarią pretendentų atranką, veda pokalbius);
• informuoja potencialius klientus raštu arba telefonu apie prekių ir paslaugų kainą pagal kainoraštį;
• konsultuoja dėl įmonės padalinių buvimo vietos, jų funkcijos;
• palaiko klientų bazę įmonės;
• Vykdo teritorijos priežiūros pareigas, reklamuoja prekes ir paslaugas, užsisako suvenyrus, spausdina, platina informacinę medžiagą.

Kandidatas, norėdamas užimti biuro vadovo pareigas, turi turėti pagrindinius įgūdžius, reikalingus šiam darbui atlikti, taip pat turėti tam tikras asmenines ir profesines savybes.

Asmens asmeninės savybės yra biologiniai ir socialiniai komponentai, kurie sudaro jo asmenybę. Biologiniai komponentai žmogus gauna iš gamtos, jo tėvų ir protėvių tam tikro genų rinkinio pavidalu. Socialinis komponentas - Tai socialinė aplinka, kurioje žmogus užaugo.

Abu šie komponentai formuoja charakterį ir asmenybę, suteikdami individui tam tikras savybes - tiek geras, tiek neigiamas. Sudėję visus asmens asmenybės bruožus, galite gauti objektyvų patikimą psichologinį portretą.

Teigiamos asmenybės savybės apima tokius charakterio bruožus kaip:

• sąžiningumas
• atkaklumas siekiant tikslo;
• dėmesingumas;
• savidisciplina;
• atsakingumas ir organizuotumas;
• darbštumas, atkaklumas;
• vidinis bajoras;
• objektyvumas;
• socialumas, mandagumas, draugiškas požiūris į žmones;
• santūrumas, ryžtas, dėmesingumas, punktualumas;
• konflikto stoka, sugebėjimas išspręsti darbuotojų ginčus, optimizmas ir pozityvumas visame kame;
• operatyvumas, greitas sąmojis, paslaugumas;
• aktyvumas, ambicingumas.

Už šio asmenybės bruožo slypi psichologinis ir emocinis žmogaus auklėjimas, paveldimumas ir socialinė aplinka, kurioje jis užaugo.

Neigiamos asmenybės savybės apima:

• susirinkimo stoka, neatsargumas;
• prislėgtas požiūris į gyvenimą, optimizmo stoka;
• nesugebėjimas laiku rinkti minčių ir nuosekliai spręsti paskirtas užduotis;
• agresyvus pobūdis;
• polinkis plepėti ir intriguoti.

Žmogaus verslo savybės yra jo sugebėjimas atlikti tam tikras darbo užduotis ir funkcijas.

Pagal verslo savybes galite įvertinti, kaip efektyviai pareiškėjas sugebės organizuoti savo darbo procesą, kaip gerai atliks savo darbo pareigas. Siekdamas sėkmingai valdyti biurą, pareiškėjas, be žinių ir įgūdžių, turi turėti ir tam tikrų verslo savybių, įskaitant:

• išsilavinimas, įgūdžių lygis;
• darbo patirtis;
• greitas besimokantysis, prisitaikymas prie naujų sąlygų;
• griežtumas sau ir kitiems;
• gebėjimas dirbti daugiafunkcinėmis sąlygomis, vienu metu išspręsti kelis klausimus;
• analitinis mąstymas, gebėjimas mąstyti lanksčiai ir netradiciškai, daryti teisingas išvadas, apibendrinti;
• verslo sumanumas;
• lyderio savybės;
• noras dirbti viršvalandžius;
• oratorija, diplomatija ir įtikinėjimas;
• verslo bendravimo įgūdžiai.

Profesinės žmogaus savybės yra asmeninių ir dalykinių savybių derinys, pridėjus visus įgūdžius, kuriuos jam pavyko įgyti per savo karjerą. Savo profesinėje veikloje biuro vadovas turėtų:

• turėti tam tikrų žinių įgūdžiai biuro valdymas;
• profesionaliai pritaikykite savo žinias ir įgūdžius praktikoje;
• mokėti dirbti su dokumentais žinoti darbo eigos organizavimo principus, archyvo formavimo taisykles;
• būti pasitikinčiu kompiuterio vartotoju ir kita biuro įranga;
• gerai išmanyti darbo eigos procesą, dirbti su gaunamu ir siunčiamu paštu, žinoti jo registravimo taisykles, skubiai pristatyti vadovo nutarimus į struktūrinius padalinius, laikytis terminų įmonės darbuotojams įvykdyti jų surašytus dokumentus, išsiųsti išeinantį susirašinėjimą paštu ar per kurjerį;
• turėti administracinius įgūdžius;
• Gebėti greitai rašyti žinoti tam tikrų dokumentų (įsakymų, instrukcijų, instrukcijų, potvarkių) rengimo principus ir taisykles;
• greitai valdyti naudingas žinias (avariniai kontaktai, elektra, vandentiekis, pietų pristatymo paslaugos);
• mokėti užsienio kalbas (ne visada), nors kai kuriose įmonėse pagrindinė kandidato sąlyga yra tam tikros užsienio kalbos mokėjimas, todėl biuro vadovas turi laisvai kalbėti, skaityti ir rašyti užsienio kalba;
• mokėti taisyklingai kalbėti ir rašyti, reikšti savo mintis gera literatūrine kalba;
• savo verslo etiketo įgūdžiai.

Nė viena aukštoji mokykla nemoko biuro vadovo profesijos. Galite mokytis ir gauti profesinio mokymo diplomą ar pažymėjimą biudžetiniuose ar privačiuose mokymo centruose, kolegijose.

Didelėse įmonėse paprastai jie nori matyti šios srities specialistą tik turintį aukštąjį išsilavinimą, Mažos įmonės gali samdyti darbuotoją, turintį vidurinį arba vidurinį specializuotą išsilavinimą.

Pagrindinis dalykas, į kurį atkreipia dėmesį kiekvienas darbdavys darbo patirtis šioje pozicijoje, darbo kompiuteriu įgūdžiai, žinios apie biuro įrangą ir gebėjimas dirbti su ja, žinios apie popierizmo ir archyvavimo pagrindus, užsienio kalbų žinios.

Norint teisingai sudaryti gyvenimo aprašymą ir užimti branginamą poziciją, reikia išsamiai, bet sąžiningai išdėstykite visą informaciją apie save: asmeninės, profesinės, verslo savybės, darbo patirtis panašiose pareigose, išsilavinimo lygis.

Laukiamo atlyginimo dydis darbdaviui leis suprasti, ką jis gali pasiūlyti ir į ką kandidatas kreipiasi.

Nesuteikite melagingos informacijos apie darbo patirtį, išsilavinimą - Visa tai galima lengvai patikrinti, tokiu atveju laisva kandidato vieta nebus prieinama, jie paprasčiausiai jo atsisakys.

Fotografijos buvimas yra teigiamas momentas kandidatui, darbdavys turi žinoti, kurio atnaujinimo svarsto. Biuro vadovas yra įmonės veidas, ir neabejingas darbdaviui, kuris jai atstovaus.

Būtinai nurodykite savo išsilavinimo lygį, dažnai šias pareigas einantį darbdavį priima specialistas, turintis aukštąjį ekonominį, teisinį, psichologinį ar filologinį išsilavinimą.

Tokia informacija bus naudinga darbdaviui.

Kurdami gyvenimo aprašą, laikykitės jo struktūros:

• asmeninė informacija - vardas, amžius, kontaktai;
• asmeninis - skyrius laikomas neprivalomu vykdyti, tačiau geriau jį užpildyti;
• pagrindiniai įgūdžiai - nurodykite, kurias biuro programas turite, išvardykite visus tęstinio mokymo kursus, seminarus, mokymus ir kitus papildomus mokymus, kuriuos baigėte;
• darbo patirtis - išvardinkite visas savo praktikas, stažuotes, baigtus projektus, savanorių programas, chronologine tvarka nurodykite įmones, kuriose anksčiau dirbote, švietimą ir mokymą (atspindėkite visas švietimo programas ir nurodymus, kuriuos baigėte);
• rekomendacijas - šiame skyriuje nurodykite žmonių, kurie gali rekomenduoti jus naujam darbdaviui, pavardes ir kontaktus, kad jie jums atsakytų teigiamai.

Jei pretendentas į darbo vietą, neturintis darbo patirties, kreipiasi dėl biuro vadovo pareigų, tada geriau šio skyriaus neatsispindėti. Nereikia darbdaviui parodyti žinių ir įgūdžių trūkumo. Tokiu atveju geriau apibūdinti savo asmenines ir dalykines savybes, kokį išsilavinimą turite pagrindinį ir papildomą (seminarai, mokymai).

Kaip darbo patirtį galima nurodyti pramoninę praktiką, bakalauro stažuotes, įgūdžius organizuoti konkrečius renginius, dalyvavimą olimpiadose, konferencijose, konkursuose ir visokius testus. Jei turite kokių nors laimėjimų ir sėkmių, tiesiogiai susijusių su būsimu darbu, būtinai parašykite šią informaciją santraukoje.