Office manager: chi è questo e cosa fa?

Negli affari moderni, non una singola azienda con un ufficio può fare a meno del lavoro di un responsabile di ufficio. Questa posizione comporta l'amministrazione e la gestione del flusso di lavoro dell'ufficio di un'organizzazione.

In sostanza, è il responsabile dell'ufficio quel collegamento informativo e di riferimento in cui tutti i momenti lavorativi dell'azienda convergono e vengono decisi. Interagisce tra il manager e i suoi subordinati, informa i dipendenti ordinari sui documenti firmati dal manager, interagisce con i clienti dell'azienda, monitora la corrispondenza, monitora le prestazioni dell'azienda e fornisce all'ufficio un ufficio, segue le istruzioni dirette del direttore e dei suoi supplenti.

Responsabile ufficio: un dipendente che fornisce all'intero ufficio un flusso di lavoro completo. La descrizione della professione aiuterà a comprendere meglio l'essenza del lavoro.

Secondo il classificatore delle professioni lavorative e delle posizioni dei dipendenti, la professione di dirigente d'ufficio e le sue funzioni sono significativamente diverse dalla professione di segretario. Il responsabile dell'ufficio, prima di tutto, l'organizzatore dello spazio ufficio della società, il manager e l'amministratore in una sola persona. La professione di segretario implica la sua subordinazione a una persona specifica (direttore, vicedirettori, alti dirigenti) e il solo svolgimento dei suoi affari.

Il responsabile dell'ufficio controlla tutto il lavoro corrente dell'ufficio, principalmente lavori di ufficio. Tiene traccia di ininterrotto apparecchiature per ufficiofornisce dipendenti dell'azienda cartoleria, informa tempestivamente i dipendenti degli ordini, delle istruzioni e degli annunci per l'ufficio emessi dal capo, riceve chiamate telefoniche in arrivo, se necessario, tiene un calendario delle riunioni e dei viaggi del direttore. In questo caso, il posto vacante è chiamato "responsabile dell'ufficio con le funzioni di segretario".

Poiché il lavoro del responsabile dell'ufficio comprende azioni organizzative, informative e amministrative, le sue responsabilità lavorative includono determinati compiti funzionali. È in questo che risiede l'occupazione e l'essenza dell'attività del responsabile dell'ufficio

• preparare l'ufficio per il nuovo giorno lavorativo: verificare il funzionamento di telefoni, computer e apparecchiature per ufficio, la disponibilità di materiali di consumo (carta, cartucce di stampa ricaricate);
• monitorare, monitorare la pulizia nei locali degli uffici, rispetto delle norme sanitarie (corretta illuminazione, ventilazione, condizioni di temperatura nei locali), controllo del funzionamento dei sistemi split;
• acquisto tempestivo di forniture per ufficio e fornire loro gli impiegati in tempo;
• ordinare acqua potabile, detergenti, carta igienica, tovaglioli;
• controlla il flusso di lavoro corrente: preparare i documenti necessari, i rapporti, i materiali di lavoro necessari per il lavoro a pieno titolo dell'ufficio, risolvere altri momenti e compiti lavorativi;
• monitorare quotidianamente il lavoro dell'autista e del corriere;
• come indicato dal gestore, il responsabile dell'ufficio distribuisce le mansioni tra i dipendenti, imposta compiti per loro, porta alla loro attenzione le informazioni di lavoro necessarie, determina il livello della loro responsabilità, analizza l'efficacia del risultato;
• calcolare e stimare gli oneri finanziari mensili sulla manutenzione dell'ufficio, monitorarne l'attuazione;
• tenere un foglio orario il numero di giorni e ore lavorate da ciascun dipendente entro il mese di calendario, in tempo utile per trasferire il foglio presenze alla contabilità delle buste paga;
• monitorare il rispetto della disciplina del lavoro: in caso di ritardi, partenza anticipata dal lavoro, assenteismo dei dipendenti, informare la direzione aziendale, tenere traccia delle violazioni e del mancato rispetto del codice di abbigliamento;
• organizzare incontri registrarsi e assistere i visitatori nella risoluzione dei loro problemi.

Le principali competenze del responsabile dell'ufficio comprendono la preparazione e lo svolgimento di negoziazioni, riunioni, riunioni:

• deve preparare tutto il materiale necessario, assicurare la partecipazione agli eventi di tutte le parti interessate, tenere un registro dell'incontro;
• corrispondere con clienti e partner dell'azienda, fare materiale postale;
• lavorare con la corrispondenza degli uffici in entrata e in uscita, registralo, invia;
• fornire assistenza e assistenza ai dipendenti nella risoluzione di conflitti e controversie;
• coordinare il lavoro d'ufficio al termine della giornata lavorativa, controllare le apparecchiature per ufficio, l'illuminazione, i sistemi split, i condizionatori d'aria per la loro disconnessione dall'alimentazione;
• in alcuni casi, il responsabile dell'ufficio è responsabile della ricerca e dell'assunzione di nuovi dipendenti (inserisce informazioni sui posti vacanti necessari in siti speciali, esamina i curriculum, effettua una selezione preliminare dei candidati, conduce interviste);
• informa i potenziali clienti per iscritto o per telefono sul costo di beni e servizi secondo il listino prezzi;
• fornisce consulenza sulla posizione dei dipartimenti aziendali, le loro funzioni;
• mantiene una base di clienti impresa;
• Svolge mansioni di manutenzione del sito, pubblicità su beni e servizi, ordini di souvenir, stampa, distribuzione di materiale informativo.

Al fine di occupare la posizione di direttore d'ufficio, un candidato deve possedere le competenze chiave necessarie per svolgere questo lavoro, oltre ad avere determinate qualità personali e professionali.

Le qualità personali di una persona sono le componenti biologiche e sociali che compongono la sua personalità. Componenti biologici una persona riceve dalla natura, i suoi genitori e antenati sotto forma di un certo insieme di geni. Componente sociale - Questo è l'ambiente sociale in cui una persona è cresciuta.

Entrambe queste componenti formano carattere e personalità, dotando l'individuo di alcune qualità, sia positive che negative. Mettendo insieme tutti i tratti della personalità di una persona, puoi ottenere un ritratto psicologico affidabile oggettivo.

Le qualità positive della personalità includono tratti caratteriali come:

• onestà;
• persistenza nel raggiungimento dell'obiettivo;
• cura;
• autodisciplina;
• responsabilità e organizzazione;
• operosità, perseveranza;
• nobiltà interiore;
• obiettività;
• socievolezza, cortesia, attitudine amichevole verso le persone;
• calma, determinazione, attenzione, puntualità;
• mancanza di conflitti, capacità di risolvere le controversie tra dipendenti, ottimismo e positività in tutto;
• rapidità, arguzia, disponibilità;
• attività, ambizione.

Dietro questo tratto di personalità c'è l'educazione psicologica ed emotiva di una persona, la sua eredità e l'ambiente sociale in cui è cresciuto.

Le qualità negative della personalità includono:

• mancanza di assemblaggio, disattenzione;
• visione depressa della vita, mancanza di ottimismo;
• incapacità di raccogliere i pensieri nel tempo e risolvere costantemente i compiti assegnati;
• natura aggressiva;
• tendenza a pettegolezzi e intrighi.

Le qualità aziendali di una persona sono la sua capacità di svolgere determinate attività e funzioni lavorative.

Puoi giudicare in base alle qualità aziendali quanto efficacemente il candidato sarà in grado di organizzare il suo processo di lavoro, quanto bene adempirà alle sue responsabilità lavorative. Al fine di gestire con successo l'ufficio, il richiedente deve possedere, oltre alle conoscenze e alle capacità, alcune qualità aziendali, tra cui:

• istruzione, livello di abilità;
• esperienza lavorativa;
• studente veloce, adattamento a nuove condizioni;
• esattezza verso se stessi e gli altri;
• capacità di lavorare in condizioni di multitasking, risolvere contemporaneamente più problemi contemporaneamente;
• pensiero analitico, capacità di pensare in modo flessibile e non convenzionale, trarre le giuste conclusioni, generalizzare;
• acume degli affari;
• qualità di leadership;
• disponibilità a fare gli straordinari;
• oratorio, diplomazia e persuasione;
• capacità di comunicazione aziendale.

Le qualità professionali di una persona sono una combinazione di qualità personali e aziendali, oltre a tutte le abilità che è riuscito ad acquisire nel corso della sua carriera. Nelle sue attività professionali, il responsabile dell'ufficio dovrebbe:

• avere una certa conoscenza competenze in gestione dell'ufficio;
• professionalmente metti in pratica le tue conoscenze e abilità;
• essere in grado di lavorare con i documenti conoscere i principi dell'organizzazione del flusso di lavoro, le regole per la formazione dell'archivio;
• essere un utente di computer fiducioso e altre apparecchiature per ufficio;
• conoscere a fondo il processo del flusso di lavoro, lavorare con la posta in arrivo e in uscita, conoscere le regole per la sua registrazione, portare prontamente le risoluzioni del capo alle unità strutturali, monitorare le scadenze per i dipendenti dell'azienda per eseguire i documenti che hanno scritto, inviare la corrispondenza in uscita per posta o corriere;
• avere capacità amministrative;
• Essere in grado di digitare velocemente conoscere i principi e le regole per la preparazione di determinati documenti (ordini, istruzioni, istruzioni, decreti);
• gestire rapidamente le conoscenze utili (contatti di emergenza, impianto elettrico, impianto idraulico, servizi di consegna del pranzo);
• conoscere lingue straniere (non sempre), sebbene in alcune aziende la conoscenza di una determinata lingua straniera sia la condizione principale per il candidato, e in questo caso il responsabile dell'ufficio deve essere fluente nel parlare, leggere e scrivere in una lingua straniera;
• essere in grado di parlare e scrivere correttamente, esprimi i tuoi pensieri in una buona lingua letteraria;
• proprio capacità di etichetta commerciale.

Nessun istituto di istruzione superiore insegna la professione di dirigente d'ufficio. È possibile ottenere una formazione e ottenere un diploma o un certificato di formazione professionale in centri di formazione economici o privati, college.

Nelle grandi aziende, di norma, vogliono vedere uno specialista in questa posizione solo con l'istruzione superiore, Le piccole imprese possono assumere un dipendente con istruzione specialistica secondaria o secondaria.

La cosa principale alla quale qualsiasi datore di lavoro presta attenzione è esperienza lavorativa in questa posizione, livello di competenze informatiche, conoscenza delle apparecchiature per ufficio e capacità di lavorarci sopra, conoscenza delle basi di scartoffie e archiviazione, conoscenza delle lingue straniere.

Per comporre correttamente un curriculum e ottenere una posizione cara, è necessario in dettaglio, ma dichiarare onestamente tutte le informazioni su di te: qualità personali, professionali, aziendali, esperienza lavorativa in una posizione simile, livello di istruzione.

Il livello di retribuzione atteso renderà chiaro al datore di lavoro cosa può offrire e cosa chiede il candidato.

Non fornire informazioni false sull'esperienza lavorativa, sull'istruzione - Tutto ciò può essere facilmente verificato, in questo caso il posto vacante per il richiedente diventerà inaccessibile, semplicemente lo rifiuteranno.

La presenza di una fotografia è un momento positivo per il candidato, il datore di lavoro deve sapere di chi sta considerando il curriculum. Il responsabile dell'ufficio è il volto dell'azienda e non è indifferente al datore di lavoro che lo rappresenterà.

Assicurati di indicare il livello della tua istruzione, spesso il datore di lavoro per questa posizione prende specialista con istruzione economica, legale, psicologica o filologica superiore.

Tali informazioni saranno utili al datore di lavoro.

Quando si compila un curriculum, aderire alla sua struttura:

• informazioni personali - nome, età, contatti;
• personale - la sezione è considerata non obbligatoria per l'esecuzione, ma è meglio compilarla;
• abilità di base - indica quali programmi di ufficio disponi, elenca tutti i corsi di formazione continua, seminari, corsi di formazione e altri corsi di formazione aggiuntivi che hai completato;
• esperienza lavorativa - elenca tutte le tue pratiche, i tirocini, i progetti completati, i programmi di volontariato, in ordine cronologico indicano le imprese per le quali hai lavorato in precedenza, l'istruzione e la formazione (rispecchia tutti i programmi educativi e le aree che hai completato);
• raccomandazioni - in questa sezione, indica i nomi e i contatti delle persone che potrebbero consigliarti a un nuovo datore di lavoro, per risponderti positivamente.

Se un candidato senza esperienza lavorativa si candida alla posizione di responsabile dell'ufficio, sarebbe meglio non riflettere affatto questa sezione. Non è necessario dimostrare al datore di lavoro la mancanza di conoscenze e competenze. In questo caso, è meglio descrivere le tue qualità personali e aziendali, che tipo di istruzione hai di base e aggiuntiva (seminari, corsi di formazione).

Come esperienza di lavoro, è possibile specificare la pratica industriale, gli stage universitari, le competenze nell'organizzazione di eventi specifici, la partecipazione a olimpiadi, conferenze, concorsi e vari test. Se hai risultati e successi direttamente correlati ai tuoi lavori futuri, assicurati di scrivere queste informazioni in un riepilogo.