Projektvezető: ki ez és mit csinál?

Amikor azt mondják: „orvos”, „hegesztő”, „tanár” vagy akár „meteorológus”, mindenki többé-kevésbé megérti, ki ez és mit csinál. De a "projektmenedzser" valahogy érthetetlennek tűnik. Igaz, hogy ezt nem könnyű megérteni, csak meg kell vizsgálnia a fő felelősségeket és funkciókat, meg kell tanulmányoznia a beosztás követelményeit.

A "projektmenedzser" szakmát (néhány forrásban angolul Projektmenedzserként hivatkoznak) hivatalosan "projekt-portfóliómenedzsernek" nevezik. Így a névből már következik, hogy ez a szakember általában nem dolgozik egyetlen projekten sem: egyszerre több is van, és gondosan mérlegelnie kell figyelmét. A projektmenedzser különféle profilú szervezetekkel dolgozhat:

• internetes stúdiók;
• kiadók;
• kereskedelmi struktúrák;
• ipari vállalkozások;
• zenei csoportok;
• áruszállítási cégek;
• ingatlan- és biztosítási ügynökségek és így tovább.

Úgy tűnik, hogy e területek között nincs semmi közös, és mindegyikben nincs helye egyetlen szakembernek. Ez azonban nem így van. Bármely területen a siker függ a csapat kiválasztásától, annak felépítésétől és a felelősség elosztásától. A projektmenedzserek erre a három pontra összpontosítanak. Nem adnak parancsot „ilyen és ilyen rakomány küldésére oda-vissza ilyen és egy ilyen autóra”, „ebben az évben oda-vissza járunk” vagy „20 mm átmérőjű alumíniumcsövek gyártását kezdjük meg”.

Az egyik pluszt már meghatározták. A projektmenedzser elvileg ezt találja meg minden tevékenység területén. Komoly mínusz is jön innen: nem mindenki érti egyértelműen, miért van szükség egy ilyen szakemberre. Kiderül, hogy a különböző szervezetekben a felelőssége nem azonos. Egyes esetekben a projektvezetők megbíznak a végrehajtók kiválasztásában, a jelenlegi és jövőbeli tervek előkészítésében, valamint az operatív döntések elfogadásában. Másokban csak a titkár és az egyszerű koordinátor feladatait bízták meg, és nem engedhetik meg maguknak, hogy vegyenek részt bármilyen fontos ügyben, vagy akár fontos információkban is. Ha valódi projektmenedzsmentről beszélünk, akkor ez elég ideges munka. Folyamatosan:

• tudatában kell lennie egy bizonyos tevékenységi terület állapotának, és esetleg nem egy;
• tanulmányozni legalább általánosan: "ki mit csinál, és miért";
• kövesse a kapcsolódó szakmák híreit;
• képesnek kell lennie gyors döntések meghozatalára információhiány miatt;
• kapcsolatba léphet sokféle emberrel, sőt segíthet nekik munkakapcsolatok kialakításában;
• azonnal válthat a különböző projektek között.

De ez egy ideális erő alkalmazási kör a társasági emberek számára, akik készen állnak az ilyen kockázatokra, az állandó érzelmi és intellektuális stresszre. Projektmenedzserként végzett munka megszokja a felelősséget és a képességet, hogy gyorsan alkalmazkodjanak a legnehezebb helyzethez. Még akkor is, ha több probléma egyszerre „esik le” egy ilyen személynél a munkahelyen vagy a mindennapi életben, megoldásukat a lehető leggyorsabban és hatékonyabban találják meg. Sok területen a projektmenedzserek gyakran utaznak, néha akár külföldre is - ez plusz és mínusz egyaránt tekinthető.

Az ilyen szakembereknek meg kell birkózniuk az információs túlterheléssel. És nem csak információkkal: a közvetlen végrehajtók és vezetõik számára az üzleti vállalkozások minden bonyodalma érzelmileg színû. Nem számít, hogy a menedzser kihúzza ezeket az érzelmeket, ők továbbra is felül fogják lépni. És ha valamelyik terv kudarcot valósít meg, akár objektív okok miatt is, amelyeket nem lehetett előre jelezni, akkor a projektért felelős személyt általában a felelős.

A projektmenedzser munkaköri felelőssége nagyban függhet attól a területtől, ahol dolgozik. Ez a személy kapcsolatba lép az ügyféllel (a szervezet vezetésével vagy más emberekkel, akik kitűzik a fő célokat). Elkötelezi a kulcsfontosságú követelmények meghatározását, ezen prioritások rangsorolását. Feltételezzük, hogy egy ilyen szakember bármikor készen áll arra, hogy bemutassa, hogy mi történt és sikerült elérni az egyes feladatok során, mit kell még tenni a közeljövőben. Mutassa be, hogy "valójában valami működik-e és készen áll", hanem teljes jelentés formájában is.

A projektmenedzser pozíciója azt jelenti a határidők betartásának rendszeres és folyamatos ellenőrzése. Ez a szakember az első általános asszisztens. Őnek kell gyorsan értesítenie, ha valami rosszul történik, új forrásokra, új bíboros döntésekre és további alkalmazottakra van szükség a projektben. Sőt, ő is köteles építeni a legmegbízhatóbb kapcsolatok az alkalmazottakkal minden szinten. Elég hiányozni egy személytől, vagy azért, hogy nem vesz részt az ügyben, hogy szörnyű kudarcot kapjon.

A projektmenedzsernek azonban még mélyebben kell kapcsolatba lépnie a „megkapott” csapattal. Részt kell vennie a csoport toborzásában és megalakításában, a felelősség megoszlásában a résztvevők között. Újraelosztásban, ha szükséges, a képzésben és a szükséges készségek megvalósításában.

A projekt-támogatási menedzser is sokat tesz ezekben a kérdésekben:

• munkafolyamat-szervezés;
• az interakció valós időben történő kiigazítása;
• konfliktuskezelés;
• az elvégzett munka minőség-ellenőrzése;
• a legkevésbé hatékony előadók azonosítása;
• Az egyes művészek által egymástól függetlenül kidolgozott termékverziók összehasonlítása;
• a projekt jövedelmezőségének és megvalósíthatóságának nyomon követése.

De ezek általános jellemzők mind. A projektmenedzsereket magántulajdonúbb szakterületekre osztják. Vegye fel a bérszámfejtést. Az ilyen alkalmazottak szinte bármilyen kereskedelmi bankban működnek. Röviden szólva, az eredeti banki termék kidolgozásával foglalkoznak - pénzt számítanak fel az alkalmazottak fizetési kártyáira.

Bármely vállalkozásnál bármilyen fizetési projektet meg lehet hozni - Ezt a könyvelés és a pénzügyi számvitel kényelme diktálja. Ezért a menedzsernek készen kell állnia arra, hogy különféle léptékű projektekkel dolgozzon. Ez a skála azonban nem befolyásolja a felelősség szintjét. Mindenesetre, a szakembernek mindent meg kell próbálnia, hogy jövedelmezőbb legyen a társaság számára együttműködni vele, és ne keressen más bankot. Ezért be kell merülnie a munkafolyamat, a pénzügyi és számviteli dokumentáció, az adózás, a pénzügyi folyamatok mozgásának árnyalatain.

Más a helyzet az építési projektek vezetőjével. Azt kell követnie, hogy miként zajlik a legújabb technológia az építkezésen. Az országunkra jellemző építőipar gyors fejlődése esetén ez a szakember kétségkívül alkalmazást fog találni. Minden építkezés megköveteli:

• sok jóváhagyás;
• világos tervek és ütemtervek;
• a gazdasági és technológiai mutatók igazolása;
• pályázatok és beszerzések;
• berendezések és anyagok kiválasztása;
• alkalmazottak kiválasztása közvetlen munkához;
• az ingatlan biztonságának nyomon követése egy építkezésen vagy egy használt raktárhelyiségben;
• teljes körű együttműködés a lakhatásért és a kommunális infrastruktúráért felelős szervezetekkel.

Ezen folyamatok mindegyikében bármikor rosszul lehet. És a projektvezetőnek előre kell látnia ezeket a bonyodalmakat. És ha a probléma mindazonáltal megjelenik, akkor törvényes kötelessége a nehézségek gyors felszámolása.

Az oktatási projektvezető ebben a tekintetben kissé különbözik.. Például oktatókat keres új oktatási programok számára. Figyelemmel kíséri, hogy a meglévő programok milyen eredményekkel járnak az emberek vonzására és teljes képzésükre. Ilyen tevékenységekben nem lehetséges nagyon szoros kapcsolat nélkül egyfelől a marketingszakemberekkel és az értékesítési vezetőkkel, másrészt a tanárokkal (oktatókkal) és a hallgatókkal.

Különös figyelmet kell fordítani egy ilyen titokzatos, látszólag státuszra, mint például Digitális projektmenedzser. A fogalom gondos elolvasásával nem nehéz megérteni, hogy ez a szakember a digitális térben végzett összes munkára összpontosít. És évente egyre többen vannak. A távoli szerverek és a felhőalkalmazások vállalati tevékenységeit azonban nagyon óvatosan kell összehangolni. Bár virtuálisnak tűnhet, valójában a helytelen döntésből, a munka következetlenségéből vagy az információszivárgásból származó veszteségeket valódi pénzzel mérik.

Digitális projektmenedzser törekednie kell a szervezeten belüli információcsere és irányítás átláthatóságának növelésére. Nem hangzik elég egyértelműen, de könnyebb ezt mondani: egyértelmű volt, hogy honnan jött ez a döntés, vagy akció, ki kezdeményezte.Ennek megfelelően a vezetés egyértelműen megérti, ki jutalmazza és ösztönzi, és ki kell büntetni a nem megfelelő kezdeményezésért, vagy ki kell dobnia a tétlenségért.

Szükséges:

• biztosítja a szükséges információkhoz a legegyszerűbb hozzáférést;
• megkülönböztetni ezt a hozzáférést, mindegyikhez hozzárendelve egy bizonyos adatkört, amely a munkához szükséges (de nem több);
• változtassa meg a grafikákat, ha szükséges;
• a felelősségek újraelosztása.

A BIM menedzser-tervező sok szempontból egyedülálló szakma. Hivatalosan hazánkban csak 2020-ban jelenik meg. Valójában azonban sürgős szükség van a BIM osztályú technológiákra. A lényeg az, hogy egy ilyen menedzser kíséri a projektet annak teljes végrehajtása során. Együtt össze kell gyűjtenie a program összes gyakorlati és gazdasági paraméterét, hogy együtt működhessenek.

A BIM menedzser által létrehozott és felügyelt projekt úgy épül fel, hogy még a mutatók részleges megváltoztatása esetén is az összes függõ paraméter automatikusan megfelelõen megváltozik. A BIM kifejezés a leggyakrabban az építőipart jelenti. Ez magában foglalja a vizsgált tárgyak speciális háromdimenziós modelljeinek összeállítását.

Már a projektmenedzser fő foglalkozásainak és tevékenységeinek a rövid áttekintése is mutatja: ennek a személynek ellenállónak kell lennie a súlyos stressz ellen. És még egyszerre több stresszre is, mert néha egyszerre több munkát kell végeznie. Sőt, a projektmenedzser „többfeladatosnak” kell lennie, vagyis azonnal váltania kell a különféle feladatok között. Vezetői tulajdonságokkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy az embereket a megfelelő időben vezesse. Vagy csak azért, hogy komolyan vesse az utasításokat. Fontos szerepet is játszanak:

• általános intellektuális szint;
• a szakmai terminológia ismerete azon területeken, ahol a projektet végrehajtják;
• szociabilitás;
• rugalmassága;
• képesség jelentős mennyiségű információ elemzésére;
• eredményorientáció;
• kitartás és elszántság;
• önfegyelem;
• az a képesség, hogy szigorúan elosztja az idejét, és nem engedelmeskedik a menetrend kiigazításának.

Az alapvető szakmai készségek a következők:

• bármely területen alulról történő munkavégzés tapasztalata;
• gyakorlati vezetői tapasztalat (legalább 1 év);
• egy bizonyos tevékenységi terület alapos ismerete;
• Angol nyelvtudás köznyelvi és írásbeli szinten;
• az a képesség, hogy időben "nemet mondjunk" a csapatnak, annak egyes képviselőinek és még az ügyfélnek is (hogy ne zavarjuk azt, ami nyilvánvalóan elérhetetlen);
• a jelenlegi üzleti folyamatokba való beilleszkedési hajlandóság és képesség;
• stratégiai gondolkodás és a részletekre való figyelem;
• tárgyalási képesség;
• a piac ismerete és a fogyasztók jellemzői.

A szakma elsajátításának alapvető pontjai bármilyen más szakmával kapcsolatos tapasztalatokat adnak. Ennek korlátozása és a tematikus klipek internetes megtekintése nem lehetséges. Feltétlenül próbáljon tematikus szakmai gyakorlatot szerezni egy stúdióban vagy irodában a megfelelő specializációval. Kipróbálhatja a nappali tagozatos előkészítő kurzusokra való beiratkozást. A munkakeresést a szokásos mezőben lehet a legjobban elvégezni. Azok, akik az orvostudományból - kereskedelmi klinikákon, értékesítési vezetők - a kereskedelemben jöttek a projektmenedzserekhez - és így tovább. Azt is figyelembe kell vennie:

• annak szükségessége, hogy alaposan megvizsgálja a munkaköri feladatok listáját, mielőtt az álláshirdetésre jelentkezne;
• zavar a projektmenedzserek állásleírásában az értékesítési vezetőkkel, a marketingszakemberekkel és így tovább;
• a tesztek átadásának szükségessége;
• ezeknek a teszteknek az optimális paraméterei (egy jó társaság jó személyzetét a projektvezető néhány órán belül értékelni fogja, és nem fog sok órát tölteni)
• lehetőséget arra, hogy tapasztalatok nélkül vagy minimális tapasztalatok nélkül jelentkezzen szinte bármilyen álláshelyre.