Beszerzési menedzser: Munkahelyi felelősségek és követelmények

A modern társadalomban a vezetői szakma meglehetősen népszerű és igényes, ám nem mindenki érti teljesen az ilyen típusú tevékenység lényegét. Ezen túlmenően sokan kissé általános elképzeléssel rendelkeznek erről a munkáról, és kevesen tudják, hogy a vezetői szakma sok különálló iparra oszlik meg. Például a HR vezetõi a képzett személyzet kiválasztására szakosodtak, az eseményvezetõk tevékenységüket különféle rendezvények szervezésére alapozzák. Van olyan beszerzési szakemberek iparága, amelyek tevékenysége alapvetően különbözik e szakma többi képviselőjének munkájától.

Vizsgáljuk meg részletesebben a beszerzési vezető tevékenységének lényegét, a szakmával kapcsolatos főbb feladatokat, követelményeket és egyéb fontos árnyalatokat.

A beszerzési menedzser meglehetősen fontos láncszeme bármely vállalkozás személyzetében, különösen, ha egy kereskedelmi vállalkozásról van szó. azaz ennek a szakembernek a feladatai közé tartozik a legjövedelmezőbb kereskedelmi ajánlatok keresése, a beszállítókkal való kapcsolattartás, az összes szükséges vásárlás és a vonatkozó dokumentáció elkészítése.

Néhány különösen nagyvállalatban erre a célra még külön osztályt is felállítanak, amelynek alkalmazottai bizonyos, szándékos feladatokkal rendelkeznek, így munkájuk következetesebbé és mérhetőbbé válik, mivel egynél több személy vesz részt az egész folyamatban, ennek megfelelően nincs rohanás, a összetévesztés kockázata minimalizálva van. Például a közbeszerzésben részt vevő szervezetekre jellemző a munkavállalók részlegek közötti elosztása. Ezek lehetnek különböző spektrumú mezőgazdasági termékek, valamint különféle fajták és terménytípusok. Bizonyos esetekben a menedzsernek akár asszisztensre is szüksége lehet, akire a gabonafélék és más termékek beszerzésével kapcsolatos egyes felelõsségeket ruházhatja fel.

Nagyon gyakran a beszerzési részlegek a következőképpen szerkeszthetők:

• a vezérigazgató vezető pozíciót tölt be az osztályon, és a felelősségek nagy része rá tartozik, ami felelőssé teszi az egész osztály munkáját;
• a menedzsernek több olyan asszisztense van, akik egyszerűsítik a munkáját, akik segítenek a jövedelmező ajánlatok megtalálásában és a beszállítókkal való találkozók szervezésében.

Mint minden más tevékenységi területen, a beszerzési vezető szakmájának is vannak saját előnyei, ám hátrányok nélkül nem képes.

A vitathatatlan előnyök a következők:

• az ellátási piac folyamatos tanulmányozása, amely bizonyos mértékben hozzájárul a szakmai készségek intenzívebb fejlesztéséhez;
• mivel a különféle áruk gyártóival és az értékesítő cégek képviselőivel való nagyszámú kapcsolatfelvétel révén jó ismerősökre tehet szert, amelyek hasznosak lehetnek a későbbi életben;
• bizonyos esetekben lehetőség van külföldi termékek vásárlására is, amelyeket távolról nem lehet megválasztani, mert Önnek személyesen igazolnia kell a termék minőségét; ezért az e terület szakemberei rendszeres külföldi üzleti utakon részesülnek, amelyek során időt találnak a személyes szabadidőre is;
• a bérek szintje mindig személyesen függ a készségeidetől és a szakmaiságtól, így biztos lehet benne, hogy az igazán magas színvonalú munkát mindig értékelik.

A hiányosságok közül a következőket észlelik leggyakrabban:

• nagyon magas szintű felelősségvállalás, amely a szakemberekre hárul - a vállalat egészének működése a beszerzés vezetőjétől függ, mivel az áruk minősége és az ügylet jövedelmezősége közvetlenül befolyásolja a vállalkozás pénzügyi helyzetét;
• mivel a szokásos beszállítóktól nem származnak szükséges anyagok és alapanyagok, a szakembereknek sürgősen új anyagokat kell keresniük, tárgyalniuk és új szerződési feltételeket kell kidolgozniuk;
• helyesen kell kiszámítani a beszerzendő áruk és alapanyagok mennyiségét, mivel a hiány problémákat okozhat a termelésben, a többlet problémákat okozhat a pénzügyi tervben.

A beszerzési menedzser munkaköri felelőssége, valamint a szakember által elvégzendő funkciók nagyon változatosak, bár egy dolgot felvethetnek - a beszerzést.

Vizsgáljuk meg részletesebben, hogy pontosan mit csinál egy ilyen típusú profi:

• amint azt korábban kijelentettük, a fő felelősség az a működéshez szükséges minden szükséges biztosítása a vállalkozás számára;
• minden beszerzési alkalmazott tudnia kell, hogyan kell fenntartani a jó üzleti kapcsolatokat a meglévő beszállítókkalúj nyereséges ajánlatok megtalálása;
• alkalmazások elkészítése a jelenlegi időben, amely jelzi a jövőbeli megrendeléseket - az egyik fő feladat;
• az ellátási folyamatokat szorosan figyelemmel kell kísérni, különös tekintettel az új beszállítókkal való együttműködésre, ezért a menedzser felelőssége magában foglalja a készletek nyomon követését is;
• ezen felül egy szakember folyamatosan figyelemmel kell kísérnie az ellátási piacot, új szállítók keresése, valamint a régi szállítmányok választékának nyomon követése érdekében;
• az értékesítés szintjével összhangban, amely növekedhet vagy csökkenthet, a vásárolt anyag mennyiségét is módosítani kellúgy, hogy nincs hiány a hiányával vagy túlzott mértékével;
• Nagyon fontos nyomon követni a rendszeres szállítók új ajánlatait., mivel ilyen esetekben lehetőség van megállapodni az ügylet kedvezőbb feltételeiről;
• bármilyen kategorikus nyersanyag vásárlása esetén, például élelmiszer-előállításhoz vagy egy étteremben, ellenőrizni kell az áruk minőségét, valamint a lejárati időket;
• és természetesen szükséges a pénzügyi kérdéseket időben oldja mega beszállítókkal szembeni tartozások elkerülése érdekében.

Azoknak az álláskeresőknek, akik tevékenységet akarnak összekapcsolni ezzel a szakmával, tudniuk kell, hogy vannak bizonyos követelmények, amelyek nemcsak a szakmai színvonalra, hanem a személyes tulajdonságokra is vonatkoznak. Az összes követelmény és egy bizonyos szintű kompetencia kombinációja nélkül lehetetlen igazi szakemberré válni a saját területén.

Természetesen az ilyen pozíciót betöltő személynek nagyon kiemelkedőnek kell lennie, és aktív, magabiztos élettérben kell lennie. Ez szükséges a társaság igényeit kielégítő nyereséges kereskedelmi ajánlatok kereséséhez. Ezen felül egy szilárd belső „mag” segít hozzáértő módon kommunikálni a versenytársakkal, és egészséges versenyt eredményez. A magabiztos embereknek, akiknek olyan tulajdonságai is vannak, mint a társaság, a pozitivitás és a társaság, sokkal könnyebb lesz tárgyalni és közös nyelvet találni a közvetlen partnerekkel. Az analitikus gondolkodású beszerzési menedzser akár a legösszetettebb feladatokat is könnyedén meg tudja oldani, ha nem a saját vállalkozása javára, de legalább nem a kárára.

A felelősségvállalás és a pontosság elősegíti a felettesekkel és a partnerekkel folytatott kapcsolattartást, mert ezek a tulajdonságok segítik professzionálisabbnak tűnni mások szemében. A gyors tanulás, az elszántság és a magas szintű munkaképesség azok a tulajdonságok, amelyek elősegítik a szakmai fejlődést és a karrier gyorsabb növekedését.

Számos más személyes tulajdonság is létezik, amelyeknek a professzionális beszerzőnek rendelkeznie kell. De ebben az esetben bemutatják a fő tulajdonságokat, amelyek nélkül lehetetlen lenni megbízható szakemberré válni a saját területén.

Ami a tudást és a szakmai készségeket illeti, itt minden kissé bonyolultabb. Tény, hogy bizonyos személyes tulajdonságoktól el lehet tekinteni, ha a szakember folyékonyan képes szakmai ismeretekre, de a munkáltató egyszerűen nem tudja bevonni a szemét néhányuk hiányában, még akkor sem, ha Ön nagyon vonzó személyes tulajdonságok tulajdonosa.

A szakembernek a következő ismeretekkel és készségekkel kell rendelkeznie:

• Mindenekelőtt a szakmai szabvány határozza meg a menedzsment felsőoktatásának szükségességeennek köszönhetően megismerheti a munka összes bonyolultságát, akár elméletileg is, ha nincs gyakorlati tapasztalat;
• az üzleti tárgyalások lebonyolításának bizonyos szintű képzés nélkül lehetetlen; Különösen értékelik azokat a munkavállalókat, akik ezen a területen képzéseket folytattak, ahol a folyamat minden finomságát és fontos árnyalatait részletesen megvizsgálják;
• bizonyos esetekben lehet, hogy nagyon nagy mennyiségű, különféle információval kell dolgozni, ezért egy igazi szakembernek jól ismeri az anyagot, és képesnek kell lennie arra, hogy gyorsan átváltja a figyelmet az egyik feladatról a másikra;
• ezen kívül ismeretekkel kell rendelkezniük a logisztika területén, valamint bizonyos szintű ismeretekkel rendelkeznek a polgári és kereskedelmi jogrendszerek területén;
• fogadtatás ismeretek az árazás területén, a személyi számítógép magabiztos használata és tapasztalatok az értékesítés területén.

Kétségtelen, hogy minden szakembernek saját területén speciális végzettséggel kell rendelkeznie, amely legalább elméletben lehetővé teszi számára, hogy elképzelést kapjon a jövőben betöltött pozíciójáról. De gyakran sokan gondolják, hogy a közbeszerzési ágazatban való munka elvégzéséhez elegendő, ha csak a menedzsment területén megszerzett képesítést igazoló oklevél van. Ez a vélemény téves, mivel szűk, speciális ismeretekkel kell rendelkezni erről a területről. Még ha vezetői egyetemi diplomád is van, feltétlenül el kell végeznie átképzési vagy továbbképzési kurzust a közbeszerzés menedzsmentjében, és külön kell megismerkednie a közbeszerzéssel, amelyek alapvetően különböznek a magánvállalkozások kereskedelmi tevékenységeitől.

Ezen túlmenően sok munkáltató támogatja alkalmazottainak rendszeres képzését, amelynek célja a készségek fejlesztése és az ismeretek frissítése, összhangban a piaci és az ország gazdaságának helyzetével. Fel kell készülni arra, hogy ha ezt a pozíciót bármelyik társaságban megkapja, feltétlenül bármilyen formátumban és méretben, kezdetben fizetett szakmai gyakorlattal kezdje el karrierjét, amelynek sikeres befejezése után már teljes értékű beszerzési menedzsernek tekinthető. A jövőben annak érdekében, hogy az alkalmazottak ne veszítsék el a munka motivációját, a főnöknek érdeklődnie kell a szakemberek iránt, és így karrierlehetőségeket kínál nekik. Például egy nagyvállalatban, ahol teljes beszerzési részleg működik, karrierjét egy junior szakemberrel kezdheti meg, majd egy közép- vagy idősebb szakember számára előléptetést kaphat, és fokozatosan az osztályvezető pozícióba léphet.

Annak érdekében, hogy az összes jelentkező figyeljen rád, el kell készítenie egy illetékes önéletrajzot, amelyben a munkáltató számára a legkedvezőbb helyzetben mutatják be.

Vegye figyelembe az önéletrajz összeállításának alábbi alapvető szabályait:

• ne húzza több oldalra a magadról és az eredményeidről szóló történetet; az információknak tömörnek és világosnak kell lenniük;
• A hamis nyilatkozat szigorúan tilos, képzettségét és munkatapasztalatait illetően, mivel ezeket az információkat oktatási oklevéllel vagy munkadokumentummal kell igazolnia;
• a tervezésnek holisztikusnak kell lennieezért javasolt ugyanazon technikák használata minden fontos részlet kiemelésére, valamint egyetlen betűkészlet;
• a munkáltató előzetes kedvező megítélése érdekében, ajánlott csatolni a fényképet az önéletrajzhoz; legjobb, ha ez egy profi lövés, ahol meglehetősen stílusosan, de visszafogottan mutatnak be;
• Az önéletrajznak tisztanak kell lennie az írásjelek és a helyesírás szempontjából, és van egy bizonyos fókusz is - javasoljuk, hogy először jelölje meg azt a pozíciót és díjazási szintet, amelyre törekszik;
• személyes eredményekA korábbi munkahelyeken kapott tapasztalatok szintén üdvözlendők.