Irodavezető: ki ez és mit csinál?

A modern üzleti életben egyetlen irodával rendelkező vállalat sem képes megbirkózni irodavezető munkája nélkül. Ez a pozíció magában foglalja a szervezet irodájának munkafolyamatának adminisztrációját és irányítását.

Lényegében az irodavezető ez az informatív és vezető kapcsolat, ahol a vállalat minden működési pillanata egybeesik, és döntenek. Kapcsolatba lép a vezetõ és a beosztottak között, tájékoztatja a rendes alkalmazottakat a fej által aláírt dokumentumokról, kapcsolatba lép a társaság ügyfeleivel, figyeli a leveleket, figyeli a társaság teljesítményét és irodát biztosít az irodának, valamint követi az igazgató és helyetteseinek közvetlen utasításait.

Irodavezető - olyan alkalmazott, aki az egész irodának teljes körű munkafolyamatot biztosít. A szakma leírása segít jobban megérteni a munka lényegét.

A munkavégző hivatások és az alkalmazottak besorolása szerint az irodavezető szakma és feladatai jelentősen különböznek a titkárnő foglalkoztatásától. Az irodavezető elsősorban a társaság irodaterületének szervezője, igazgató és adminisztrátor egy személyben. A titkár hivatása magában foglalja annak alárendelését egy adott személynek (igazgató, igazgatóhelyettesek, felső vezetők) és csak ügyeinek elvégzését.

Az irodavezető ellenőrzi az iroda jelenlegi munkáját, főként a papírmunkát. Folyamatosan nyomon követi irodai berendezésekbiztosítja a vállalati alkalmazottakat irodaszeridőben tájékoztatja az alkalmazottakat az iroda vezetőjének megrendeléséről, utasításairól és hirdetményeiről, bejövő telefonhívásokat fogadha szükséges, naptárt vezet az igazgató üléseiről és kirándulásairól. Ebben az esetben a betöltetlen álláshelyet "titkárnővel ellátott irodavezetőnek" hívják.

Mivel az irodavezető munkája szervezeti, informatív és adminisztratív tevékenységeket foglal magában, feladatköre bizonyos funkcionális feladatokat is magában foglal. Ebben rejlik az irodavezető tevékenységének foglalkoztatása és lényege, aminek kellene

• az iroda felkészítése az új munkanapra: ellenőrizze a telefonok, számítógépek és irodai berendezések működését, a fogyóeszközök (papír, újratöltött nyomtatópatronok) rendelkezésre állását;
• monitor, tisztaság ellenőrzése irodahelyiségekben, az egészségügyi előírások betartása (megfelelő világítás, szellőzés, hőmérsékleti viszonyok a helyiségekben), ellenőrizze a megosztott rendszerek működését;
• irodaszerek időben történő vásárlása és időben biztosítsák számukra az irodai dolgozókat;
• rendeljen ivóvizet, mosószerek, WC-papír, szalvéták;
• az aktuális munkafolyamat vezérlése: elkészíti az iroda teljes munkájához szükséges dokumentumokat, jelentéseket, munkaanyagokat, megoldja az egyéb munka pillanatokat és feladatokat;
• naponta ellenőrizze a sofőr és a futár munkáját;
• a menedzser utasításai szerint, az irodavezető megosztja a feladatokat az alkalmazottak között, feladatokat állít fel számukra, felhívja a figyelmükre a szükséges munkainformációkat, meghatározza a felelősségvállalás szintjét, elemzi az eredmény hatékonyságát;
• kiszámítja és becsüli a havi pénzügyi költségeket az iroda fenntartásával kapcsolatban ellenőrizze annak megvalósítását;
• Órát vezetni az egyes munkavállalók által a naptári hónapban ledolgozott napok és órák száma az ütemtervnek a bérszámfejtés időbeli elszámolásához történő átviteléhez;
• figyelemmel kíséri a munkafegyelem betartását: késedelmek, a munkából való korai távozás, az alkalmazottak távolléte esetén tájékoztassa a vállalat vezetését, nyomon kövesse a szabálysértéseket és a ruházati kódex be nem tartását;
• szervezzen találkozókat regisztrálja és segítse a látogatókat problémáik megoldásában.

Az irodavezető fő kompetenciái közé tartozik a tárgyalások, találkozók, találkozók előkészítése és lefolytatása:

• elő kell készítenie az összes szükséges anyagot, biztosítja az érdekelt felek rendezvényein való részvételt, vegyen nyilvántartást az ülésről;
• kapcsolattartás a cég ügyfeleivel és partnereivel, levelező anyagokat küld;
• bejövő és kimenő irodai levelezés, regisztrálja, küld;
• segítséget és segítséget nyújt a munkavállalók számára a konfliktusok és viták megoldásában;
• koordinálja az irodai munkát a munkanap végén ellenőrizze az irodai felszerelést, a világítást, a megosztott rendszereket és a légkondicionálókat, hogy nincs-e leválasztva az áramellátásról;
• bizonyos esetekben az irodavezető felel az új alkalmazottak felkutatásáért és felvételéért (információkat ad a speciális helyszíneken a szükséges álláshelyekről, áttekinti az önéletrajzokat, előzetesen kiválasztja a jelentkezőket, interjúkat folytat);
• írásban vagy telefonon tájékoztatja a potenciális ügyfeleket az áruk és szolgáltatások árlistájának megfelelően;
• tanácsot ad a vállalati részlegek helyének meghatározására, funkcióik;
• fenntartja az ügyfélkört vállalkozás;
• Helyszíni karbantartási feladatokat lát el, áruk és szolgáltatások hirdetése, ajándéktárgyak rendelése, nyomtatás, információs anyagok terjesztése.

Az irodavezetői poszt betöltéséhez a jelöltnek rendelkeznie kell a munka elvégzéséhez szükséges kulcsfontosságú készségekkel, valamint bizonyos személyes és szakmai tulajdonságokkal.

Az ember személyes tulajdonságai azok a biológiai és társadalmi összetevők, amelyek képezik személyiségét. Biológiai komponensek az ember egy bizonyos génkészlet formájában kapja meg a természetből, szüleitől és őseitől. Társadalmi elem - Ebben a társadalmi környezetben nőtt fel az ember.

Mindkét alkotóelem formálja a karaktert és a személyiséget, és bizonyos tulajdonságokkal ruházza fel az egyént, mind a jó, mind a negatív tulajdonságokat. Egy személy összes személyiségjegyének összeillesztésével objektív és megbízható pszichológiai képet kaphat.

A személyiség pozitív tulajdonságai közé tartoznak az olyan jellegzetességek, mint:

• őszinteség;
• kitartás a cél elérésében;
• érdekeljen
• önfegyelem;
• felelősség és szervezettség;
• szorgalmasság, kitartás;
• belső nemesség;
• objektivitását;
• társaság, udvariasság, barátságos hozzáállás az emberekhez;
• nyugalom, elszántság, figyelmesség, pontosság;
• a konfliktus hiánya, az alkalmazottak közötti viták megoldására való képesség, az optimizmus és mindenben pozitív;
• gyorsaság, gyors szellemesség, segítőkészség;
• aktivitás, ambiciózus.

A személyiségjegy mögött az ember pszichológiai és érzelmi nevelése, öröklődése és társadalmi körülményei vannak, amelyekben felnőtt.

A személyiség negatív tulajdonságai közé tartozik:

• összeszerelés hiánya, gondatlanság;
• depressziós kilátások az életre, az optimizmus hiánya;
• képtelenség időben összegyűjteni a gondolatokat és következetesen megoldani a kijelölt feladatokat;
• agresszív természet;
• hajlam a pletykákra és az intrika.

Az ember üzleti tulajdonságai az, hogy képes bizonyos munkafeladatokat és funkciókat végrehajtani.

Az üzleti tulajdonságok alapján megítélheti, hogy a pályázó mennyire képes lesz megszervezni munkafolyamatait, mennyire képes teljesíteni munkaköri feladatait. Az iroda sikeres vezetése érdekében a kérelmezőnek a tudás és a készségek mellett bizonyos üzleti tulajdonságokkal kell rendelkeznie, amelyek magukban foglalják:

• oktatás, képzettségi szint;
• munkatapasztalat;
• gyors tanulás, alkalmazkodás az új feltételekhez;
• szigorúság önmagában és másokban;
• képesség multitasking feladatokban való munkavégzésre, egyszerre több kérdés egyszerre megoldására;
• analitikus gondolkodás, a rugalmas és szokatlan módon gondolkodás képessége, a helyes következtetések levonása, az általánosítás;
• üzleti szemlélet;
• vezetői tulajdonságok;
• hajlandóság túlórázni;
• oratórium, diplomácia és meggyőzés;
• üzleti kommunikációs készségek.

Az ember szakmai tulajdonságai a személyes és üzleti tulajdonságok kombinációja, valamint az összes készség, amelyet karrierje során elsajátított. Szakmai tevékenysége során az irodavezető:

• van bizonyos tudásod készségek irodai vezetés;
• szakmailag gyakorlatba helyezze tudását és készségeit;
• tudjon dolgozni dokumentumokkal ismeri a munkafolyamat szervezésének alapelveit, az archívum létrehozásának szabályait;
• magabiztos számítógép-felhasználó és egyéb irodai felszerelések;
• alaposan ismeri a munkafolyamat folyamatát, dolgozzon a bejövő és a kimenő levelekkel, ismerje a nyilvántartásba vétel szabályait, haladéktalanul vigye a vezető határozatát a szerkezeti egységekhez, tartsa be a határidőket a társaság alkalmazottai számára az általuk írt dokumentumok végrehajtására, a kimenő levelek küldésére postai úton vagy futárral;
• adminisztratív készségekkel rendelkezik;
• Legyen képes gyorsan gépelni ismeri bizonyos dokumentumok (utasítások, utasítások, utasítások, rendeletek) elkészítésének alapelveit és szabályait;
• gyorsan kezelje a hasznos tudást (sürgősségi érintkezők, elektromos áram, vízvezeték, ebédszállítási szolgáltatások);
• ismeri az idegen nyelveket (nem mindig), bár egyes vállalatokban egy bizonyos idegen nyelv ismerete a fő feltétele a jelöltnek, és ebben az esetben az irodavezetőnek folyékonyan kell beszélnie, olvasnia és idegen nyelven írni;
• tud beszélni és írni helyesen, fejezzék ki gondolataikat jó irodalmi nyelven;
• saját üzleti etikett készségek.

Egyik felsőoktatási intézmény sem tanítja az irodavezető szakmát. Képzést szerezhet, valamint szakképesítést vagy oklevelet kaphat költségvetési vagy magánképző központokban, főiskolákban.

A nagyvállalatokban általában csak felsőfokú végzettséggel akarnak látni ebben a pozícióban lévő szakembert, A kisvállalkozások közép- vagy középfokú végzettséggel rendelkező alkalmazottakat alkalmazhatnak.

A legfontosabb dolog, amelyre minden munkáltató odafigyel munkatapasztalat ebben a pozícióban, számítógépes ismeretek szintje, irodai berendezések ismerete és képessége ezen dolgozni, a papírmunka és az archiválás alapjainak ismerete, idegen nyelvek ismerete.

Az önéletrajz helyes összeállításához és a dédelgetett pozíció eléréséhez szükség van rá részletesen, de őszintén mondja ki az összes információt magáról: személyes, szakmai, üzleti tulajdonságok, hasonló helyzetben szerzett tapasztalat, iskolai végzettség.

A várható fizetés szintje egyértelművé teszi a munkáltató számára, hogy mit kínálhat és mit jelent a jelölt.

Ne adjon hamis információkat a tapasztalatokról és az oktatásról - Mindez könnyen ellenőrizhető, ebben az esetben a pályázó megüresedett helye elérhetetlen lesz, egyszerűen el fogják utasítani.

A fénykép jelenléte pozitív pillanat a jelölt számára, a munkáltatónak tudnia kell, kinek az önéletrajzát fontolgatja. Az irodavezető a cég arca, és nem közömbös a munkáltató előtt, aki képviseli azt.

Feltétlenül jelölje meg iskolai végzettségét, gyakran erre a pozícióra a munkáltatót vesz magasabb gazdasági, jogi, pszichológiai vagy filológiai végzettséggel rendelkező szakember.

Az ilyen információk hasznosak lesznek a munkáltató számára.

Az önéletrajz összeállításakor tartsa be annak szerkezetét:

• személyes adatok - név, életkor, kapcsolattartók;
• személyi - a szakasz nem tekinthető kötelezőnek a végrehajtáshoz, de jobb, ha kitölti;
• alapvető készségek - jelölje meg az Ön által alkalmazott irodai programokat, sorolja fel az összes továbbképzési tanfolyamot, szemináriumot, képzést és egyéb kiegészítő képzést;
• munkatapasztalat - sorolja fel az összes gyakorlatát, gyakorlatát, befejezett projektjeit, önkéntes programjait, kronológiai sorrendben, adja meg azokat a vállalkozásokat, amelyeknél korábban dolgozott, oktatást és képzést (tükrözze az összes oktatási programot és irányt, amelyet elvégezte);
• ajánlások - ebben a szakaszban tüntesse fel azoknak a személyeknek a nevét és elérhetőségét, akik esetleg új munkáltatónak ajánlanak téged, hogy pozitívan válaszoljon.

Ha egy, a munkatapasztalattal nem rendelkező pályázó jelentkezik irodavezetői állásra, akkor jobb, ha ezt a részt egyáltalán nem tükrözi. Nem kell a munkáltatónak bizonyítania az ismeretek és készségek hiányát. Ebben az esetben jobb leírni személyes és üzleti tulajdonságait, milyen iskolai végzettséggel rendelkezik és kiegészítő (szemináriumok, tréningek).

Munkatapasztalatként meg lehet határozni az ipari gyakorlatot, az egyetemi gyakorlatot, az egyes rendezvények szervezésének készségét, az olimpiákon, konferenciákon, versenyekben és különféle tesztekben való részvételt. Ha vannak olyan eredményei és sikerei, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a jövőbeli munkájához, feltétlenül írja ezeket az információkat egy összefoglalóba.