Eisenhowerova matrica - pravilno koristite vrijeme

U našem suludo brzom stoljeću, vrijeme kao da ne samo prolazi, već leti brzinom nadzvučne ravnine. U takvom ciklusu događaja i dana, opterećeni gomilom poslova i planova, često ne možemo ostvariti ni polovicu onoga što smo planirali. I sve želim uhvatiti. Kako pravilno koristiti vrijeme, koristeći Eisenhower matricu, razmotrit ćemo detaljnije.

Vrijeme je sve što imamo. Za bolje ili gore, živimo svoj život izravno ovisi o tome kako i na što trošimo svoje vrijeme. A oni koji žele imati vremena učiniti puno na svom putu, u pravilu nauče učinkovito upravljati svojim vremenom. Upravljanje vremenom (upravljanje vremenom) nije ništa drugo do planiranje. To je ono što pomaže prestati se brinuti zbog gorkog osjećaja da vremena nedostaje, da mu teško nedostaje i zbog toga se ništa ne može učiniti.

Nekoć se poznati američki vojni i politički lik Dwight David Eisenhower ozbiljno angažirao u pronalaženju rješenja problema učinkovitog planiranja, bio je i predsjednik Sjedinjenih Država. I uspio je pronaći rješenje za ovaj problem, čak je naišao i na svoj sustav upravljanja vremenom.

Jednostavno se dogodilo da ljudski mozak lakše i bolje opaža strukturirane informacije, odnosno unosi se u neki specifičan sustav, raščlanjen na police. Istodobno, bilo bi lijepo vizualizirati te police, učiniti ih vizualnim, na primjer, koristeći nekakve dijagrame ili dijagrame.Upravo je to načelo raspodjele slučajeva osnova Eisenhowerove matrice koja je jedna od vodećih metoda u teoriji učinkovitog upravljanja vremenom.

Vizualizacija plana radnji i radnji pomoću matrice vrlo je jednostavna. Nacrtajte kvadrat na papiru, podijelite ga s dvije okomite linije na četiri jednaka polja. Trebali biste dobiti prozor s roštiljem u obliku križa. Ova polja razbiti će vaš slučaj u 4 grupe, od kojih će svaka ovisiti o znakovima važnosti / nevažnosti i hitnosti / nehitnosti. Polja koja nastaju od sjecišta linija nazivaju se kvadranti (matematički pojam) i označavaju se kako slijedi:

• kvadrant A (važni i hitni zadaci);
• kvadrant B (važni, ali ne hitni zadaci);
• kvadrant C (nisu važni, već hitni zadaci);
• kvadrant D (nevažni i nevažni zadaci).

Eisenhower matrica ima i prednosti i nedostatke. Opisat ćemo i to i drugo, a počet ćemo s prednostima.

• Unatoč nazivu "matrica", što podrazumijeva nešto složeno, sustav je zapravo vrlo lako razumjeti i primjenjivati ​​bez ikakvih poteškoća.
• Slučajevi, ciljevi i ciljevi podijeljeni su u samo 4 kategorije, što pomaže u njihovoj boljoj navigaciji.
• Raspodjela zadataka prema kriterijima hitnosti i važnosti omogućava vam da gurnete neažurne i nevažne stvari u pozadinu, omogućavajući vam da se pomaknete na važno i hitno. Ovako se slučajevi analiziraju i filtriraju. Oni koji ne trebaju uopće gubiti vrijeme eliminiraju se.
• Glavna prednost je u tome što vam matrica omogućava da učinite vremenske troškove što je moguće učinkovitijim, što zauzvrat omogućava sve raditi na vrijeme.

Dostupni su i nedostaci ovog sustava.

• Matrica je neučinkovita u dugoročnom planiranju. Pogodan je za tekuće poslove ili za blisku budućnost.
• Kad nema dnevnih ciljeva, tada nema potrebe koristiti takav sustav.
• Da biste učinkovito koristili matricu, ciljeve morate brzo i točno raspodijeliti u skupine. Da biste to učinili, morate shvatiti koji od njih može im dodijeliti stupanj „važnih“, a koji ciljevi nisu vrlo važni, koji se moraju žurno dovršiti, a koji nisu obavezni. Takav trening zahtijeva vrijeme, tj. Matrica vam ne "ide" odmah, ali to je minus.
• Kao rezultat prethodnog stavka mogu se dogoditi pogreške u točnosti dodjeljivanja predmeta određenom statusu.

Svaki kvadrant matrice razmotrimo detaljnije.

Ako ste majstor u planiranju, tada će kvadrant A biti prazan. Ako su se stvari pojavile u njemu, to ukazuje na vašu lošu organizaciju. Omogućujete obrazovanje na poslovima podmetanja i blokada. Razlog ovoj slici u pravilu je lijenost.

Ili možda nećete pravilno odrediti prioritete. Naravno, ponekad su takve situacije dopuštene, ali kad se to promatra sustavno, jednostavno je potrebno raditi na osobnoj samodisciplini. Kako bi se izbjeglo „naseljavanje“ modrica u kvadrantu A, potrebno je pravodobno suočiti se sa zadacima uvedenim u preostala polja.

Ali još uvijek se može unijeti mali popis obaveza u kvadrantu A. To može biti:

• zdravstvena pitanja;
• slučajevi, čiji propust može izazvati pojavu problema, pogoršati kvalitetu života, ugroziti dobrobit obitelji i rada;
• slučajevi čiji neuspjeh će znatno otežati put do postizanja glavnih ciljeva ili će dovesti do njihovog poremećaja;
• izlaz iz raznih hitnih i kriznih situacija.

Ako ipak imate mnogo bodova u ovom kvadrantu, odustanite od svih napora da ih eliminirate. I ne zaboravite da provedbu određenih stavki s popisa važnih i hitnih možete u potpunosti preusmjeriti, prenijeti na nekoga iz punomoćnika, nije potrebno snositi sav teret svih poslova samo na sebe.Ovaj će pristup pomoći da se brzo uhvatimo u koštac s punoćom A.

Promatranja pokazuju da ljudi koji preferiraju rješavanje problema iz kvadrata B postaju najuspješniji, brže se kreću ljestvicom karijere, najbolje financijski napreduju, ne nedostaje im vremena i žive skladnim, punim životom. Nenametni zadaci spadaju u kategoriju najperspektivnijih i prioritetnih, a ako im osoba posveti glavnu pažnju, tada se sve razvija kako treba.

Treba imati na umu da nedostatak hitnosti u skupini B ponekad dovodi do kašnjenja u ispunjenju određenih točaka, a oni prelaze u skupinu A, gdje će već trebati brz odgovor. Ako rješavamo važne, ali ne vrlo hitne zadatke postupno i redovito, tada će se taj proces odvijati mirno i učinkovito. Ovakvom poslu treba pristupiti odgovorno, a nedostatak žurnosti omogućava potpunu kontrolu napretka stvari, sve detalje dovode do ideala, jasno promišljaju sve korake, postižući tako produktivan rezultat.

Eisenhowerova matrica prvenstveno vas uči kako odrediti prioritete. To znači da je najvažnija stvar u planiranju sposobnost razlikovanja važnih stvari koje vas vode do sjajnih ciljeva od sekundarnih. Zadaci koje je potrebno uvesti u skupinu C nisu važni, u suštini to su stvari koje odvraćaju od glavnih ciljeva, ne doprinose napredovanju, već, naprotiv, samo ometaju razvojni proces. Često vas sprječavaju da se usredotočite na postizanje važnih ciljeva i na taj način smanjujete učinkovitost prošlog vremena.

Ne biste trebali brkati hitne stvari iz polja C, koje su nevažne, i hitne stvari iz polja A, koje su samo izuzetno važne. To u pravilu dovodi do činjenice da će doista važan ostati u pozadini. Životni primjer takve situacije mogu biti sastanci koje je nametnuo netko izvan vas koji vam nisu potrebni, ili ispraznite duge razgovore, odlaske na zabave i proslave, pozivnice na koje dolaze ljudi koji vas ne zanimaju, kućanski poslovi, kvar kućnih aparata i slično. Da, to se mora pod hitno poduzeti, ali rješenje tih zadataka nije vitalna potreba, a njihovo neispunjavanje ne predstavlja nikakve probleme.

Razredi iz ove skupine ne daju ništa, naprotiv, mogu napraviti mnogo štete. Treba ih pokušati odgoditi do kasnije, a bolje je da ih potpuno ignoriramo. Ali neprijatelja moramo znati viđenim - nužno je sastaviti popis takvih „štetočina“ u polju D, jer su to same aktivnosti koje „pojedu“ naše vrijeme. Upravo su ove stvari primamljive i privlačne mnogim ljudima zbog njihove izravnosti i obećanja da će pružiti opuštanje i zadovoljstvo, provesti vrijeme u slatkom blaženstvu.

Takve karakteristike ovih „slučajeva“ stvaraju veliko iskušenje da se s njima suoči u prvom redu i neka, kako kažu, cijeli svijet čeka. Može biti izuzetno teško izaći iz bazena takvih pseudo predmeta jer oni zaista vuku osobu. Ali ne treba odustajati od pokušaja uništavanja navike bavljenja njima.

Te aktivnosti uključuju:

• razgovori o ničemu, prazni, besmisleni razgovori (i telefonom i uživo);
• isto kao i razgovori iz prethodnog stavka, dopisivanje u glasnicima, društvene mreže, sve vrste chatova;
• gledanje filmova, serija, televizijskih programa koji ne nose semantički teret, odvlačeći se od ozbiljnih problema i poslova, izazivajući različite negativne emocije;
• računalne i ostale igre (koje se ne razvijaju).

Odmor za tijelo i dušu nesumnjivo je potreban, ali postoje i mnogi drugi korisni načini za njegovo provođenje:

• čitanje kvalitetne literature;
• izleti na izložbe, kazališta i muzeje;
• igre za razvoj inteligencije;
• časovi u bazenu, teretana, planinarenje na klizalištima, terenski izleti izvan grada, putovanja itd.

Ako ne možete u potpunosti eliminirati štetna zanimanja iz grupe D iz svog života, onda biste ih barem trebali pokušati odgoditi, obratite pažnju na njih tek kada su kompleti iz skupina A i B. Ali pokušajte minimizirati količinu vremena provedenog na "praznim" aktivnostima ,

Postoji velika vjerojatnost da će se stvar pripisati neprimjerenoj grupi. To je glavni problem u izgradnji hijerarhije naših prioriteta. Da biste se lakše nosili s tim, morate naučiti kako odgovoriti na dva pitanja s dvije riječi - "da" ili "ne". Na primjer: „Hoće li mi primjena ovog slučaja pomoći da se približim svom glavnom cilju?“ Odgovor "da" znači važnost slučaja, a odgovor "ne" je nevažan.

"Ako sada ne riješim ovaj problem, hoće li on sutra izgubiti važnost?" Odgovor "da" znači hitnost stvari, a odgovor "ne" - ne hitnost. Određujući kategoriju za svaku lekciju na ovaj način, najprije radite stvari iz grupe A, a potom iz grupe B.

Najbolje vrijeme za sastavljanje matrice je početak novog dana. Dobro razmislite s kojim se zadacima susrećete u bliskoj budućnosti i zapišite ih u obliku redovitog popisa. Zatim testirajte svaki od njih pomoću gornjih pitanja i smjestite ih u polja prema odgovorima. Ne zaboravite spomenuti i najmanje i beznačajne slučajeve, koji nam uzalud uzimaju vrijeme.

Ukupni broj zadataka koji sami odredite. Podijelivši slučajeve u odgovarajuće kategorije, možete napisati u bilježnicu ili stvoriti uobičajeni prigodni popis u telefonskom organizatoru jer hitnost i važnost opadaju, tako da su prvi na popisu slučajevi iz grupe A, drugi iz B, treći iz C i iz D uopće ne morate pisati Ne zaboravite da su zadaci iz skupina A i C podložni prenosu na rodbinu, prijatelje, kolege ili podređene. Ali grupa B - to su stvari koje je važno učiniti sami.

Eisenhowerovu matricu mogu koristiti svi kojima je potrebna. Dobro je jer će biti podjednako korisno svima, bez obzira na dob i socijalni status: ravnateljima organizacija i poduzeća te običnim radnicima i uredskim radnicima, kućanicama, studentima i djeci koja studiraju u školama.

Pogledajmo primjer kako svakodnevne snimke u sustavu Eisenhower mogu izgledati.

Skupina hitnih i važnih pitanja:

• odvezite auto na servis radi popravke jer mi je potreban za posao;
• podnijeti tromjesečno izvješće;
• riješiti problem s kreditnom karticom.

Skupina hitnih, ali važnih stvari:

• razviti novu temu i ocrtati glavne pravce novog projekta;
• prestati pušiti;
• naučiti engleski;
• kupiti članstvo u teretani.

Skupina hitnih, ali ne i bitnih pitanja:

• idi na godišnjicu San Sanycha s pravnog odjela;
• čestitajte svima na društvenim mrežama prvi dan proljeća.

Skupina hitnih i nevažnih poslova:

• očistite ormar;
• razabirajte stvari na mezaninu;
• gledati seriju;
• igrajte se s papagajem.

Eisenhowerova se matrica može usporediti sa sustavom pročišćavanja, filtrom koji vam omogućuje da se riješite nepotrebnih stvari. U početku ćete ga možda trebati sastavljati svakodnevno, ali gomilanjem iskustva počet ćete na razini intuicije osjećati što posao spada u koju kategoriju. I čim takav sistem upravljanja vremenom savladate i naučite kako ga učinkovito koristiti, kao i pravilno rasporediti slučajeve prema kvadrantima, odmah ćete osjetiti nalet slobode.Počet ćete imati vremena učiniti sve na vrijeme i istovremeno ne žuriti, život će vam se vratiti u normalu, ciljevi koji izgledaju nedostižni odjednom će se postići. A zagarantirat će vam se i izvrsna kondicija, raspoloženje, energija i energičnost.

Disciplina je temelj uspjeha. Sigurno ste obraćali pažnju na takve ljude kojima nedostaju takve osobine, oni su u neprestanom vrtlogu beskrajnih "djela", cijelo vrijeme rade nešto prazno, besmisleno, ali, prema njihovim izjavama, nemoguće važno. A vid tih ljudi stalno je umoran, iscrpljen, izgubljen, jadan. Uvijek su dosadni, bezveze i nemirni.

Ako ne želite biti takvi i ne želite u ljudima pobuditi samo suosjećanje i sažaljenje, onda morate djelovati po načelu suprotno. Ako se za njih sve tako dogodi, a želite suprotne rezultate, tada morate djelovati na suprotan način. Naime: staviti red u red, ovladati metodama samoorganizacije, pridržavati se jasnih planova, rasporeda i režima, jasno razumjeti kada i što treba raditi, i najvažnije, zašto sve to, koja je svrha. I Eisenhower-ova matrica bit će vam velika pomoć u tim stvarima.

Zapravo, nije ništa od toga što je njezin osnivač, čije ime nosi, bio u stanju izgraditi tako vrtoglavu karijeru i postati jedan od najpoznatijih i najomiljenijih američkog predsjednika, kao i vrlo uspješan vojni lik. I sve to unatoč činjenici da je taj veliki čovjek rođen u siromašnoj obitelji. Možete sa sigurnošću uzeti primjer takvih ljudi i koristiti alate koje su oni izmislili.