Savjet Savjeti za pisanje

Tajnik tvrtke preuzima zadatke organiziranja rada radnog kolektiva i, posebno, voditelja poduzeća. Ovo je pomoćnik šefa tvrtke, stoga se kandidatima postavljaju prilično strogi zahtjevi za ovo slobodno mjesto. Zaustavimo se detaljnije na pitanjima sastavljanja uspješnog životopisa za prijavu na mjesto tajnika.

Za rad bilo kojeg tajnika potrebna je mogućnost brzog prelaska s jedne vrste radne aktivnosti na drugu. Ova osoba obavlja različite zadatke, ali svi su usmjereni na pomoć prvoj osobi u tvrtki u radu, kao i na uštedi radnog i osobnog vremena. Tradicionalno, radne funkcije ovog stručnjaka uključuju papirologiju, rad s telefonom, PBX-om i uredskom opremom, preraspodjelu poziva, kao i organiziranje sastanaka, poslovnih putovanja i nekih drugih poslova.

• Tajnica na recepciji Odgovoran je za početni prijem kupaca i posjetitelja, komunikaciju telefonom, primanje faksa, kao i uslužnu podršku za pregovore voditelja.
• Administrativne dužnosti uključuje organizaciju najučinkovitije interakcije između zaposlenika poduzeća, održavanje reda u uredskom prostoru, održavanje uredske opreme, osiguravanje ureda tvrtke svu potrebnu potrepštinu i potrepštine za kućanstvo.
• Zadaci osobnog asistenta vođe su malo različiti. Ovaj je specijalist uvijek u toku s nadolazećim događajima.Na njegovim je ramenima sastaviti raspored radnih sastanaka šefa, ispunjavanje njegovih osobnih zadataka i mnoge druge zadatke, koji se obično u svakom slučaju pojedinačno određuju.
• Sudski službenik obično vezan za jednog suca - ovaj službenik sudjeluje u sudskim raspravama i obavlja sve potrebne dokumentarne poslove. Sudski službenik bavi se arhiviranjem dokumenata, prenošenjem materijala u ured, vođenjem zapisnika o sjednici suda, kao i slanjem sudskih sudnica. Zahtjevi za ovo radno mjesto vrlo su visoki: zaposlenik mora imati višu pravnu izobrazbu i najmanje 2 godine profesionalnog iskustva.
• Pritisnite tajnik nadgleda pitanja prezentacije branda, komunicira s medijima, sastavlja izbor trenutnih vijesti. Osobni asistent prihvaća svu korespondenciju, priprema sve poslovne papire za prvu osobu tvrtke, prikuplja informacije na ovaj ili onaj način povezane s donošenjem važnih odluka, a također izvršava jednokratne naloge šefa.

Bilo koji nastavak sastoji se od nekoliko blokova. Ispod su preporuke što u svakom od njih naznačiti budućem tajniku.

U proširenoj verziji popis radnih zadataka bilo kojeg tajnika je sljedeći:

• prihvaćanje pristiglih pisama i prijava, njihova preraspodjela, prijenos odgovornim osobama;
• prijem dokumentacije za potpis voditelju;
• odgovaranje na dolazne pozive i prosljeđivanje;
• organizacija poslovnih pregovora šefa;
• sastavljanje žalbi, pisama i drugih dokumenata na zahtjev voditelja;
• priprema sastanaka i radnih sastanaka, prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje svih sudionika događaja o mjestu i vremenu njihovog održavanja, dovršavanje zapisnika sa sastanaka;
• pružanje usluga organiziranja sastanka gostiju glave;
• nadzor nad izvršavanjem naloga uprave od strane zaposlenika tvrtke;
• opskrba administracije tvrtke potrebnim priborom, uredskom opremom i drugim sredstvima kako bi se olakšao neometani rad osoblja;
• prijem posjetitelja;
• vođenje arhive tvrtke;
• organizacija poslovnih putovanja prve osobe tvrtke: kupovina karata, kao i rezervacije hotelskih soba;
• izvršavanje ostalih uputa.

Uspješan kandidat za mjesto tajnika mora imati sljedeće vještine, što se može naznačiti u životopisu:

• vođenje evidencije;
• vođenje telefonskih razgovora;
• sastanak i početno savjetovanje s klijentima;
• uredska podrška;
• dopisivanje obrada;
• organizacija događanja i poslovnih sastanaka;
• upravljanje vremenom glave;
• poznavanje uredske opreme i programa za osobna računala.

Koje su konkretne vještine u prednosti, ovisi o sferi aktivnosti poduzeća, Na primjer, ako je potrebna medicinska tajnica u medicinskom centru, tada nije potrebno dubinsko znanje o papirologiji i upravljanju dokumentima, teško da će vam trebati sposobnost sastavljanja dokumenata za vizu. Ovaj položaj zahtijeva sposobnost komunikacije s kupcima, poznavanje osnova medicinskih poslova, sposobnost komunikacije telefonom u velikim količinama.

Profesionalni uspjesi važni su za svakog poslodavca, a među najznačajnijim se obično razlikuju sljedeće točke:

• optimizacija upravljanja dokumentima tvrtke;
• stvaranje optimalne radne klime u uredu;
• organizacija sustava interakcije između jedinica;
• Podrška za putovanja
• koordinacija usluga kurirske službe i čišćenja.

Nadležni tajnik trebao bi posjedovati važne kvalitete kao što su:

• otvorenost za komunikaciju;
• odgovornost i orijentacija na rezultate;
• aktivna životna pozicija;
• sposobnost obavljanja dužnosti u obavljanju više zadataka;
• sposobnost brzog prelaska s jedne aktivnosti na drugu;
• odsutnost bilo kakvih loših navika;
• otpornost na stres;
• točnost i pažljivost;
• želja za dovršenjem onog što je započelo do kraja;
• pristojnost;
• sposobnost rada s osobnim podacima;
• kompetentan govorni i pisani jezik;
• dobro poznavanje poslovnog etiketa;
• sposobnost djelovanja u timu.

Ako ste već radili kao tajnica, onda vam neće biti teško opisati svoje radno iskustvo. Bit će mnogo teže onim kandidatima koji prvi put traže posao na ovom specijalitetu. Ipak, nedostatak iskustva nije razlog za uznemiriti, uvijek možete istaknuti svoje ključne vještine koje posjedujete.

Na primjer, možete odrediti:

• tečno znanje engleskog i španjolskog jezika;
• posjedovanje svih osnovnih uredskih programa;
• poznavanje uredske opreme;
• Slijepo tipkanje (10 znakova u minuti).

Da biste se prijavili za mjesto tajnika u uglednom društvu, morate imati visoko obrazovanje. Međutim, često se zahtijeva učinkovito izvršavanje dužnosti dodatni tečajevi i obuke iz činovničkog rada, arhiviranja, kao i obuka za rad s uredskom opremom, U malim uredima tajnici često dodatno obavljaju dužnosti mlađeg odvjetnika ili vode računovodstvene evidencije. U tom će slučaju trebati pravno ili ekonomsko obrazovanje.

Zaustavimo se malo više na onome što ne treba navesti u životopisu.

• Hobiji i hobiji, Ne biste trebali detaljno slikati kako želite uzgajati cvijeće / plesti / veziti u slučaju da vaša buduća aktivnost nije povezana s tim.
• Sva raspoloživa radna iskustva. Mnogi započinju karijeru na pozicijama kao prodavač, domar ili čistač. Ako radite više od 10 godina, bit će sasvim dovoljno da se zaustavite na 2-3 mjesta na sličnom specijalitetu.
• Tajnica mora imati ugodan izgled, stoga je preporučljivo priložiti fotografiju sa životopisom. Međutim, ovdje nije dopuštena nikakva seksualna pozadina - ograničite se na strogu fotografiju "za dokumente". Slike u kupaćem kostimu ili restoranu možda nisu pravilno obrađene.

Propratno pismo nije potrebno, ali ipak ostavlja povoljan dojam na potencijalnog poslodavca. Nije potrebno ponavljati sve što piše u samom životopisu. Ovdje morate prepoznati svoje zanimanje za slobodno radno mjesto i ukratko naglasiti prisutnost osnovnih vještina i kompetencijada vam pomogne u obavljanju profesionalnih dužnosti.

Na kraju pisma zahvalite na zanimanju i izrazite iskrenu nadu u odgovoru.

Zaključno, predstavljamo gotov predložak životopisa za radno mjesto tajnika.

Ivanova Olga Ivanovna

D. P.: 10.01.1985

mjesto prebivališta: Rostov

Mob. telefon: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

cilj: položaj osobnog tajnika voditelja

formacija

Ekonomski institut Rostov

Socijalni i ekonomski fakultet

BC "Strukovno obrazovanje", seminar "Osnove tajničkih poslova"

Radno iskustvo

01.2013. - prisutna trgovačka kuća JSC

položaj: sekretar

odgovornosti:

• planiranje rasporeda direktora;
• vođenje evidencije;
• održavanje neprekidnog uredskog života.

09.2008. - 12.2012., OJSC "Medicinski centar Plus"

položaj: administrator prijema

odgovornosti:

• primanje i redistribucija telefonskih poziva;
• rad s dopisivanjem;
• sastanak posjetitelja;
• početno savjetovanje s kupcima.

vještine:

• iskustvo vođenja evidencije;
• poznavanje uredskih računalnih programa;
• kompetentan govor;
• Upoznavanje s uredskom opremom.