Matrice d'Eisenhower - utilisez le temps correctement

Dans notre siècle au rythme effréné, le temps ne semble pas simplement aller, mais vole à la vitesse d'un avion supersonique. Dans un tel cycle d'événements et de jours, chargé d'une masse d'affaires et de plans, nous ne pouvons souvent pas réaliser même la moitié de ce qui était prévu. Et je veux tout attraper. Comment utiliser le temps correctement, en utilisant la matrice Eisenhower, nous examinerons plus en détail.

Le temps est tout ce que nous avons. Pour le meilleur ou pour le pire, nous vivons notre vie directement dépend de la façon dont et de ce que nous passons notre temps. Et ceux qui veulent avoir le temps de faire beaucoup de choses sur leur chemin, en règle générale, apprennent à gérer efficacement leur temps. La gestion du temps (gestion du temps) n'est rien d'autre que la planification. C'est cela qui aide à arrêter de s'inquiéter à cause d'un sentiment amer que le temps est court, qu'il manque cruellement, et à cause de cela rien ne peut être fait.

Il était une fois, le célèbre personnage militaire et politique américain Dwight David Eisenhower était sérieusement engagé dans la recherche d'une solution au problème d'une planification efficace, il était également le président des États-Unis. Et il a réussi à trouver une solution à ce problème, il est même venu avec son système de gestion du temps.

Il se trouve que le cerveau humain perçoit plus facilement et mieux les informations structurées, c'est-à-dire introduites dans un système spécifique, décomposées en étagères. En même temps, il serait bien de visualiser ces étagères, de les rendre visuelles, par exemple, en utilisant une sorte de diagrammes ou de diagrammes.C'est précisément ce principe de distribution des cas qui sous-tend la matrice d'Eisenhower, qui est l'une des principales méthodes de la théorie de la gestion efficace du temps.

La visualisation du plan d'actions et des actions à l'aide de la matrice est très simple. Dessinez un carré sur du papier, divisez-le avec deux lignes perpendiculaires en quatre champs égaux. Vous devriez obtenir une fenêtre avec un gril en forme de croix. Ces champs diviseront votre cas en 4 groupes, dont chacun dépendra des signes d'importance / de non-importance et d'urgence / de non-urgence. Les champs formés à partir de l'intersection des lignes sont appelés quadrants (concept mathématique) et sont notés comme suit:

• quadrant A (tâches importantes et urgentes);
• quadrant B (tâches importantes mais pas urgentes);
• quadrant C (tâches non importantes mais urgentes);
• quadrant D (tâches sans importance et non urgentes).

La matrice Eisenhower présente à la fois des avantages et des inconvénients. Nous décrirons à la fois cela et un autre, et nous commencerons par les avantages.

• Malgré son nom de «matrice», qui implique quelque chose de complexe, le système est en fait très facile à comprendre et s'applique sans aucune difficulté.
• Les cas, les buts et les objectifs sont divisés en seulement 4 catégories, cela aide à mieux les naviguer.
• La répartition des tâches selon les critères d'urgence et d'importance vous permet de repousser les questions non urgentes et sans importance à l'arrière-plan, vous permettant ainsi de passer au front important et urgent. C'est ainsi que les cas sont analysés et filtrés. Ceux qui n'ont pas du tout besoin de perdre du temps sont éliminés.
• Le principal avantage est que la matrice vous permet de rendre les coûts de temps aussi efficaces que possible, ce qui, à son tour, permet de tout faire à temps.

Les inconvénients de ce système sont également disponibles.

• La matrice est inefficace dans la planification à long terme. Il convient aux affaires courantes ou à un avenir proche.
• Lorsqu'il n'y a pas d'objectifs quotidiens, il n'est pas nécessaire d'utiliser un tel système.
• Pour utiliser la matrice efficacement, vous devez répartir rapidement et précisément les objectifs en groupes. Pour ce faire, vous devez comprendre lesquels d'entre eux peuvent se voir attribuer le degré «important» et quels objectifs ne sont pas très importants, lesquels doivent être atteints d'urgence et lesquels sont facultatifs. Une telle formation prend du temps, c'est-à-dire que la matrice ne «fonctionne» pas tout de suite pour vous, mais c'est un inconvénient.
• Et, à la suite du paragraphe précédent, il peut y avoir des erreurs dans l'exactitude de l'attribution des cas à un certain statut.

Nous considérons chaque quadrant de la matrice plus en détail.

Si vous maîtrisez la planification, le quadrant A sera vide. Si des choses y figuraient, cela indique votre mauvaise organisation. Vous autorisez l'éducation dans les affaires de fouilles et de blocages. La raison de cette image est, en règle générale, la paresse.

Ou vous risquez de ne pas hiérarchiser correctement. Bien sûr, parfois de telles situations sont autorisées, mais lorsque cela est observé systématiquement, il est simplement nécessaire de travailler sur l'autodiscipline personnelle. Afin d'éviter de «régler» la manie dans le quadrant A, il est nécessaire de faire face aux tâches introduites dans les champs restants en temps opportun.

Mais une petite liste de tâches dans le quadrant A peut toujours être entrée. Cela peut être:

• problèmes de santé;
• des cas dont l'échec peut provoquer l'apparition de problèmes, détériorer la qualité de vie, menacer le bien-être de la famille et du travail;
• les cas dont l'échec compliquera considérablement le chemin vers la réalisation des principaux objectifs ou entraînera leur perturbation;
• sortir de diverses situations d’urgence et de crise.

Si, néanmoins, vous avez beaucoup de points dans ce quadrant, alors abandonnez tous les efforts pour les éliminer. Et n'oubliez pas que la mise en œuvre de certains éléments de la liste des importants et urgents peut être complètement redirigée, déléguée à quelqu'un de procurations, il n'est pas nécessaire de porter tout le fardeau de toutes les affaires uniquement sur vous-même.Cette approche aidera à faire face rapidement à la plénitude du quadrant A.

Les observations montrent que les personnes qui préfèrent résoudre les problèmes du quadrant B deviennent les plus performantes, gravissent les échelons de carrière plus rapidement, sont les plus prospères financièrement, ne manquent pas de temps et mènent une vie harmonieuse et à part entière. Les tâches non urgentes appartiennent à la catégorie des tâches les plus prometteuses et prioritaires, et si une personne leur accorde la plus grande attention, alors tout se déroule comme il se doit.

Il convient de garder à l'esprit que le manque d'urgence dans le groupe B entraîne parfois un retard dans la réalisation des points désignés, et ils migrent vers le groupe A, où ils auront déjà besoin d'une réponse rapide. Si nous résolvons progressivement et régulièrement des tâches importantes, mais pas très urgentes, ce processus se déroulera calmement et efficacement. Il est nécessaire d'aborder ce type d'entreprise de manière responsable, et le manque d'urgence permet de maîtriser pleinement l'avancement du dossier, d'apporter tous les détails à l'idéal, de bien réfléchir à toutes les étapes, obtenant ainsi un résultat productif.

La matrice d'Eisenhower vous apprend principalement à établir des priorités. Cela signifie que la chose la plus importante dans la planification est la capacité de distinguer les questions importantes qui vous mènent à de grands objectifs des objectifs secondaires. Les tâches qui doivent être introduites dans le groupe C ne sont pas importantes, en substance, ce sont des choses qui distraient des objectifs principaux, elles ne contribuent pas à l'avancement, mais, au contraire, ne font qu'entraver le processus de développement. Souvent, ils vous empêchent de vous concentrer sur la réalisation d'objectifs importants et réduisent ainsi l'efficacité du passé.

Vous ne devez pas confondre les questions urgentes du champ C, qui sont sans importance, avec les questions urgentes du champ A, qui sont tout simplement extrêmement importantes. Ceci, en règle générale, conduit au fait que le vraiment important restera à l'arrière-plan. Un exemple frappant d'une telle situation peut être les réunions imposées par quelqu'un de l'extérieur dont vous n'avez pas besoin, ou vider de longues conversations, aller à des fêtes et des célébrations, des invitations qui viennent de personnes qui ne vous intéressent pas, une sorte de tâches ménagères, panne des appareils électroménagers et similaires. Oui, cela doit être fait de toute urgence, mais la solution de ces tâches n'est pas une nécessité vitale, et leur échec ne pose aucun problème.

Les classes de ce groupe ne donnent rien, au contraire, elles peuvent faire beaucoup de mal. Il faut essayer de les reporter à plus tard, et il vaut mieux les ignorer complètement. Mais l'ennemi doit être connu à vue - il est impératif de dresser une liste de ces «parasites» dans le champ D, car ce sont les activités mêmes qui «dévorent» notre temps. Ce sont ces choses qui sont si tentantes et attrayantes pour beaucoup de gens en raison de leur simplicité et de la promesse de donner détente et plaisir, de passer du temps dans la douce félicité.

De telles caractéristiques de ces «cas» créent une grande tentation de les traiter en premier lieu et laissent, comme on dit, le monde entier attendre. Il peut être extrêmement difficile de sortir d'un pool de ces pseudo-éléments, car ils entraînent vraiment une personne. Mais il ne faut pas abandonner les tentatives de détruire l'habitude de les traiter.

Ces activités comprennent:

• conversations sur rien, conversations vides et dénuées de sens (à la fois par téléphone et en direct);
• les mêmes que les conversations du paragraphe précédent, la correspondance dans les messagers, les réseaux sociaux, toutes sortes de chats;
• regarder des films, des séries, des émissions de télévision qui ne portent pas de charge sémantique, distrayant des problèmes et des affaires graves, provoquant diverses émotions négatives;
• jeux informatiques et autres (non en développement).

Le repos du corps et de l'âme est sans aucun doute nécessaire, mais il existe de nombreux autres moyens utiles pour sa mise en œuvre:

• lire de la littérature de qualité;
• voyages dans des expositions, théâtres et musées;
• jeux de développement de l'intelligence;
• cours dans la piscine, salle de gym, randonnées sur les patinoires, sorties scolaires hors de la ville, voyages, etc.

Si vous ne pouvez pas éliminer complètement les occupations nuisibles du groupe D de votre vie, alors vous devriez au moins essayer de les retarder, faites attention à elles uniquement lorsque les choses des groupes A et B sont terminées. Mais essayez de minimiser le temps consacré aux activités «vides» .

Il y a une forte probabilité d'attribuer l'affaire à un groupe inapproprié. C'est le principal problème dans la construction d'une hiérarchie de nos priorités. Pour faciliter le traitement, vous devez apprendre à répondre à deux questions à l'aide de deux mots - «oui» ou «non». Par exemple: «La mise en œuvre de ce cas m'aidera-t-elle à me rapprocher de mon objectif principal?» La réponse «oui» signifie l'importance de l'affaire, la réponse «non» est sans importance.

"Si je ne résout pas ce problème maintenant, perdra-t-il sa pertinence demain?" La réponse «oui» signifie l'urgence de la question, la réponse «non» - pas l'urgence. Après avoir déterminé la catégorie de chaque leçon de cette façon, faites d'abord les choses du groupe A, puis du groupe B.

Le meilleur moment pour compiler une matrice est le début d'une nouvelle journée. Réfléchissez bien aux tâches qui vous attendent dans un avenir proche et notez-les sous forme de liste régulière. Testez ensuite chacun d'eux à l'aide des questions ci-dessus et placez-les dans les champs en fonction des réponses. N'oubliez pas de mentionner les cas les plus petits et les plus insignifiants, qui prennent notre temps en vain.

Le nombre total de tâches que vous déterminez vous-même. Après avoir divisé les cas dans les catégories appropriées, vous pouvez écrire dans un cahier ou créer une liste pratique régulière dans l'organiseur téléphonique au fur et à mesure que l'urgence et l'importance diminuent, de sorte que les premiers de la liste soient les cas du groupe A, le deuxième de B, le troisième de C et de D vous n'avez pas du tout à écrire. N'oubliez pas que les tâches des groupes A et C sont soumises à la délégation de parents, amis, collègues ou subordonnés. Mais le groupe B - ce sont les choses qu'il est important de faire par eux-mêmes.

La matrice d'Eisenhower peut être utilisée par tous ceux qui en ont besoin. Il est bon car il sera également utile à tous, indépendamment de l'âge et du statut social: les chefs d'organisations et d'entreprises, les travailleurs ordinaires et les employés de bureau, les femmes au foyer, les étudiants et les enfants qui étudient à l'école.

Regardons un exemple de ce à quoi pourraient ressembler des enregistrements quotidiens dans le système Eisenhower.

Groupe de questions urgentes et importantes:

• conduire la voiture à la station-service pour les réparations, car j'en ai besoin pour le travail;
• soumettre un rapport trimestriel;
• traiter un problème avec une carte de crédit.

Un groupe de questions urgentes mais importantes:

• développer un nouveau sujet et définir les grandes orientations d'un nouveau projet;
• arrêter de fumer;
• apprendre l'anglais;
• acheter un abonnement au gym.

Groupe de questions urgentes mais non importantes:

• aller à l'anniversaire de San Sanych du service juridique;
• féliciter tout le monde sur les réseaux sociaux le premier jour du printemps.

Groupe d'affaires urgentes et sans importance:

• nettoyer le placard;
• faire des choses sur la mezzanine;
• regarder la série;
• jouer avec un perroquet.

La matrice d'Eisenhower peut être comparée à un système de purification, un filtre qui vous permet de vous débarrasser des choses inutiles. Au début, vous devrez peut-être le compiler quotidiennement, mais avec l'accumulation d'expérience, vous commencerez à ressentir au niveau de l'intuition quelle entreprise appartient à quelle catégorie. Et dès qu'un tel système de gestion du temps est maîtrisé, et que vous apprenez à l'utiliser efficacement et à répartir correctement les cas selon les quadrants, vous ressentirez immédiatement une vague de liberté.Vous commencerez à avoir le temps de tout faire à temps et en même temps de ne pas vous précipiter, votre vie sera ramenée à la normale, des objectifs qui vous semblent inaccessibles seront soudainement atteints. Et vous serez assuré de la présence d'un excellent état et d'une bonne humeur, d'énergie et de vigueur.

La discipline est le fondement du succès. Vous avez sûrement prêté attention à ces gens qui manquent de telles qualités, ils sont dans un tourbillon sans fin d '«actes» sans fin, tout le temps ils font quelque chose de vide, de sens, mais, selon leurs déclarations, impossible d'important. Et la vue de ces gens est constamment fatiguée, épuisée, perdue, misérable. Ils sont toujours ennuyés, pointilleux et agités.

Si vous ne voulez pas être comme ça et que vous ne voulez susciter chez les gens que de la sympathie et de la pitié, alors vous devez agir sur le principe du contraire. Si tout se passe ainsi pour eux et que vous voulez les résultats opposés, alors vous devez agir de manière opposée. À savoir: mettre de la discipline dans l'ordre, maîtriser les méthodes d'auto-organisation, respecter des plans, des calendriers et des régimes clairs, comprendre clairement quand et quoi faire, et surtout, pourquoi tout cela, quel est le but. Et la matrice Eisenhower vous sera d'une grande aide dans ces domaines.

En effet, ce n'est pas pour rien que sa fondatrice, dont elle porte le nom, a pu se construire une carrière aussi vertigineuse et devenir l'une des plus célèbres et aimées des présidents du peuple américain, ainsi qu'une figure militaire très réussie. Et tout cela malgré le fait que ce grand homme est né dans une famille pauvre. Vous pouvez prendre un exemple de ces personnes en toute sécurité et utiliser les outils qu'ils ont inventés.