Gestionnaire de bureau: qui est-ce et que fait-il?

Dans les affaires modernes, pas une seule entreprise avec un bureau ne peut se passer du travail d'un chef de bureau. Ce poste implique l'administration et la gestion du flux de travail du bureau d'une organisation.

En substance, le chef de bureau est ce lien informatif et leader où tous les moments de travail de l'entreprise convergent et se décident. Il interagit entre le gestionnaire et ses subordonnés, informe les employés ordinaires des documents signés par le gestionnaire, interagit avec les clients de l'entreprise, surveille la correspondance, surveille les performances de l'entreprise et fournit un bureau au bureau, suit les instructions directes du directeur et de ses adjoints.

Gestionnaire de bureau - un employé qui fournit à l'ensemble du bureau un flux de travail à part entière. La description de la profession aidera à mieux comprendre l'essence du travail.

Selon le classificateur des métiers et des postes des salariés, la profession de chef de bureau et ses fonctions sont sensiblement différentes de la profession de secrétaire. Le gestionnaire de bureau, tout d'abord, l'organisateur de l'espace de bureau de l'entreprise, le gestionnaire et l'administrateur en une seule personne. La profession de secrétaire implique sa subordination à une personne déterminée (directeur, directeurs adjoints, cadres supérieurs) et la conduite de ses affaires uniquement.

Le chef de bureau contrôle tout le travail courant du bureau, principalement la paperasse. Garde une trace de sans interruption équipement de bureaufournit aux employés de l'entreprise papeterie, informe en temps opportun les employés des ordres, instructions et annonces pour le bureau émis par le chef, reçoit les appels téléphoniques entrants, si nécessaire, tient un calendrier des réunions et des voyages du directeur. Dans ce cas, le poste vacant est appelé "chef de bureau avec les fonctions de secrétaire".

Étant donné que le travail du chef de bureau comprend des actions organisationnelles, informatives et administratives, ses responsabilités professionnelles incluent certaines tâches fonctionnelles. C’est en cela que réside l’emploi et l’essence de l’activité du chef de bureau, qui doivent:

• pour préparer le bureau pour la nouvelle journée de travail: vérifier le fonctionnement des téléphones, des ordinateurs et du matériel de bureau, la disponibilité des consommables (papier, cartouches d'imprimante rechargées);
• surveiller, surveiller la propreté des locaux à bureaux, respect des normes sanitaires (bon éclairage, ventilation, conditions de température dans les locaux), vérifier le fonctionnement des systèmes split;
• achat en temps opportun de fournitures de bureau et leur fournir des employés de bureau à temps;
• commander de l'eau potable, détergents, papier hygiénique, serviettes;
• contrôler le workflow actuel: préparer les documents nécessaires, les rapports, le matériel de travail nécessaires au travail à part entière du bureau, résoudre d'autres moments et tâches de travail;
• surveiller quotidiennement le travail du chauffeur et du coursier;
• selon les directives du gestionnaire, le chef de bureau répartit les tâches entre les employés, leur attribue des tâches, porte à leur attention les informations de travail nécessaires, détermine le niveau de leur responsabilité, analyse l'efficacité du résultat;
• calculer et estimer les dépenses financières mensuelles sur l'entretien du bureau, suivre sa mise en œuvre;
• garder une feuille de temps le nombre de jours et d'heures travaillés par chaque employé au cours du mois civil, à temps pour transférer la feuille de temps à la comptabilité de la paie;
• surveiller le respect de la discipline du travail: en cas de retard, départ anticipé du travail, absentéisme des salariés, informer la direction de l'entreprise, suivre les violations et le non-respect du code vestimentaire;
• organiser des réunions enregistrer et aider les visiteurs à résoudre leurs problèmes.

Les principales compétences du chef de bureau comprennent la préparation et la conduite des négociations, réunions, réunions:

• il doit préparer tout le matériel nécessaire, assurer la participation aux événements de toutes les parties intéressées, tenir un registre de la réunion;
• correspondre avec les clients et partenaires de l'entreprise, faire du matériel postal;
• travailler avec la correspondance de bureau entrante et sortante, l'enregistrer, l'envoyer;
• fournir assistance et assistance aux employés pour résoudre les conflits et les différends;
• coordonner le travail de bureau à la fin de la journée de travail, vérifier l'équipement de bureau, l'éclairage, les systèmes séparés, les climatiseurs pour leur déconnexion de l'alimentation électrique;
• dans certains cas, le chef de bureau est responsable de trouver et d'embaucher de nouveaux employés (place des informations sur les postes vacants nécessaires sur des sites spéciaux, examine les curriculum vitae, effectue une sélection préliminaire des candidats, mène des entretiens);
• informe les clients potentiels par écrit ou par téléphone sur le coût des biens et services selon la liste de prix;
• conseille sur la localisation des services de l'entreprise, leurs fonctions;
• maintient une clientèle les entreprises;
• Exécute des tâches d'entretien du site, publicité sur les biens et services, commande des souvenirs, impression, distribue du matériel d'information.

Pour occuper le poste de chef de bureau, un candidat doit posséder les compétences clés nécessaires à la réalisation de ce travail, ainsi que certaines qualités personnelles et professionnelles.

Les qualités personnelles d'une personne sont les composantes biologiques et sociales qui composent sa personnalité. Composants biologiques une personne reçoit de la nature, ses parents et ses ancêtres sous la forme d'un certain ensemble de gènes. Composante sociale - C'est l'environnement social dans lequel une personne a grandi.

Ces deux éléments forment le caractère et la personnalité, conférant à l'individu certaines qualités, bonnes et négatives. En rassemblant tous les traits de personnalité d'une personne, vous pouvez obtenir un portrait psychologique objectif fiable.

Les qualités positives de la personnalité comprennent des traits de caractère tels que:

• l'honnêteté
• persistance à atteindre l'objectif;
• attention;
• autodiscipline;
• responsabilité et organisation;
• industriosité, persévérance;
• noblesse intérieure;
• l'objectivité;
• sociabilité, politesse, attitude amicale envers les gens;
• sang-froid, détermination, attention, ponctualité;
• absence de conflit, capacité à résoudre les conflits entre les employés, optimisme et positif en tout;
• rapidité, esprit vif, serviabilité;
• activité, ambition.

Derrière ce trait de personnalité se trouve l'éducation psychologique et émotionnelle d'une personne, son hérédité et l'environnement social dans lequel il a grandi.

Les qualités négatives de la personnalité comprennent:

• manque d'assemblage, négligence;
• perspectives déprimées sur la vie, manque d'optimisme;
• incapacité à recueillir des pensées à temps et à résoudre systématiquement les tâches assignées;
• nature agressive;
• tendance aux commérages et à l'intrigue.

Les qualités commerciales d'une personne sont sa capacité à exécuter certaines tâches et fonctions de travail.

Vous pouvez juger par les qualités commerciales de l'efficacité avec laquelle le demandeur sera en mesure d'organiser son processus de travail, de la façon dont il s'acquittera de ses responsabilités professionnelles. Afin de gérer avec succès le bureau, le demandeur doit posséder, en plus des connaissances et des compétences, certaines qualités commerciales, notamment:

• éducation, niveau de compétence;
• expérience de travail;
• apprenant rapide, adaptation à de nouvelles conditions;
• exigence envers soi-même et envers les autres;
• capacité à travailler dans des conditions multitâches, à résoudre simultanément plusieurs problèmes à la fois;
• la pensée analytique, la capacité de penser de manière flexible et non conventionnelle, de tirer les bonnes conclusions, de généraliser;
• sens des affaires;
• qualités de leadership;
• volonté de faire des heures supplémentaires;
• oratoire, diplomatie et persuasion;
• compétences en communication d'entreprise.

Les qualités professionnelles d'une personne sont une combinaison de qualités personnelles et professionnelles, ainsi que toutes les compétences qu'il a réussi à acquérir tout au long de sa carrière. Dans ses activités professionnelles, le chef de bureau doit:

• avoir certaines connaissances compétences en gestion de bureau;
• professionnellement mettre vos connaissances et vos compétences en pratique;
• être capable de travailler avec des documents connaître les principes de l'organisation du workflow, les règles de l'archive
• être un utilisateur d'ordinateur confiant et autres équipements de bureau;
• connaître à fond le processus de workflow, travailler avec le courrier entrant et sortant, connaître les règles de son enregistrement, apporter rapidement les résolutions du chef aux unités structurelles, suivre les délais pour que les employés de l'entreprise exécutent les documents qu'ils ont écrits, envoyer la correspondance sortante par courrier ou courrier;
• avoir des compétences administratives;
• Être capable de taper rapidement connaître les principes et les règles de préparation de certains documents (arrêtés, instructions, instructions, décrets);
• gérer rapidement les connaissances utiles (contacts d'urgence, électricité, plomberie, livraison de repas);
• connaître des langues étrangères (pas toujours), bien que dans certaines entreprises la connaissance d'une certaine langue étrangère soit la principale condition pour le candidat, et dans ce cas le chef de bureau doit parler couramment, lire et écrire dans une langue étrangère;
• être capable de parler et d'écrire correctement, exprimer vos pensées dans une bonne langue littéraire;
• propre compétences en matière d'étiquette commerciale.

Aucun établissement d'enseignement supérieur n'enseigne le métier de chef de bureau. Vous pouvez obtenir une formation et obtenir un diplôme ou un certificat de formation professionnelle dans les centres de formation budgétaires ou privés, les collèges.

Dans les grandes entreprises, en règle générale, ils veulent voir un spécialiste dans ce poste uniquement avec l'enseignement supérieur, Les petites entreprises peuvent embaucher un employé ayant une éducation secondaire ou spécialisée spécialisée.

La principale chose à laquelle tout employeur prête attention est expérience de travail dans ce poste, niveau de compétence informatique, connaissance du matériel de bureau et capacité à travailler dessus, connaissance des bases de la paperasserie et de l'archivage, connaissance des langues étrangères.

Pour composer correctement un CV et obtenir une position chérie, vous avez besoin en détail, mais énoncez honnêtement toutes les informations vous concernant: qualités personnelles, professionnelles, commerciales, expérience de travail dans un poste similaire, niveau d'éducation.

Le niveau de salaire attendu indiquera clairement à l'employeur ce qu'il peut offrir et ce que le candidat demande.

Ne donnez pas de fausses informations sur l'expérience de travail, l'éducation - Tout cela peut être facilement vérifié, dans ce cas la vacance du candidat deviendra inaccessible, ils le refuseront simplement.

La présence d'une photo est un moment positif pour le candidat, l'employeur a besoin de savoir dont le curriculum vitae envisage. Le chef de bureau est le visage de l'entreprise, et il n'est pas indifférent à l'employeur qui la représentera.

N'oubliez pas d'indiquer le niveau de votre formation, souvent l'employeur pour ce poste accepte spécialiste de l'enseignement supérieur économique, juridique, psychologique ou philologique.

Ces informations seront utiles à l'employeur.

Lors de la compilation d'un CV, respectez sa structure:

• informations personnelles - nom, âge, contacts;
• personnel - la section n'est pas considérée comme obligatoire pour l'exécution, mais il vaut mieux la remplir;
• compétences de base - indiquer les programmes de bureau que vous avez, énumérer tous les cours de formation continue, séminaires, formations, autres formations complémentaires que vous avez suivies;
• expérience de travail - énumérer toutes vos pratiques, stages, projets achevés, programmes de bénévolat, indiquer par ordre chronologique les entreprises pour lesquelles vous avez travaillé auparavant, l'éducation et la formation (refléter tous les programmes éducatifs et les domaines que vous avez achevés);
• recommandations - dans cette rubrique, indiquez les noms et contacts des personnes susceptibles de vous recommander à un nouvel employeur, pour vous répondre positivement.

Si un demandeur d'emploi sans expérience de travail postule pour le poste de gestionnaire de bureau, il serait préférable de ne pas refléter cette section du tout. Pas besoin de montrer à l'employeur un manque de connaissances et de compétences. Dans ce cas, il est préférable de décrire vos qualités personnelles et commerciales, quel type d'éducation vous avez de base et supplémentaire (séminaires, formations).

Comme expérience de travail, on peut spécifier la pratique industrielle, les stages de premier cycle, les compétences dans l'organisation d'événements spécifiques, la participation à des olympiades, des conférences, des concours et toutes sortes de tests. Si vous avez des réalisations et des succès qui sont directement liés à votre futur travail, assurez-vous d'écrire ces informations dans un résumé.