Toimistopäällikkö: kuka tämä on ja mitä se tekee?

Nykyaikaisessa liiketoiminnassa yksikään toimistoyritys ei voi tehdä ilman toimistopäällikön työtä. Tämä tehtävä käsittää organisaation toimiston työnkulun hallinnan ja hallinnan.

Pohjimmiltaan toimistopäällikkö on tuo informatiivinen ja johtava linkki, jossa kaikki yrityksen työhetket yhtyvät ja päätetään. Hän on vuorovaikutuksessa esimiehen ja alaistensa välillä, tiedottaa tavallisille työntekijöille johtajan allekirjoittamista asiakirjoista, vuorovaikutuksessa yrityksen asiakkaiden kanssa, seuraa kirjeenvaihtoa, seuraa yrityksen toimintaa ja tarjoaa toimistolle toimiston, seuraa johtajan ja hänen varahenkilöidensä suoria ohjeita.

Toimistopäällikkö - työntekijä, joka tarjoaa koko toimistolle täysimittaisen työnkulun. Ammatin kuvaus auttaa ymmärtämään paremmin työn ydin.

Työhön liittyvien ammattien ja työntekijöiden tehtävien luokittelijan mukaan toimistonjohtajan ammatti ja hänen tehtävänsä eroavat merkittävästi sihteerin ammatista. Toimistopäällikkö ensinnäkin yrityksen toimistotilan järjestäjä, johtaja ja pääkäyttäjä yhdessä henkilössä. Sihteerin ammatti tarkoittaa hänen alaisuuttaan tietylle henkilölle (johtajalle, varajohtajalle, ylimmälle johtajalle) ja vain hänen asioidensa hoitamista.

Toimistopäällikkö ohjaa kaikkia toimiston nykyisiä töitä, lähinnä paperityötä. Seuraa jatkuvasti toimistolaitteettarjoaa yrityksen työntekijöille paperitavarailmoittaa ajoissa työntekijöille johtajan antamista tilauksista, ohjeista ja ilmoituksista toimistolle, vastaanottaa tulevia puheluitapitää tarvittaessa kalenteria johtajan kokouksista ja matkoista. Tällöin avointa virkaa kutsutaan "toimiston johtajaksi, jolla on sihteerin tehtävät".

Koska toimistopäällikön työhön sisältyy organisatorisia, informatiivisia ja hallinnollisia toimia, hänen työvastuunsa sisältää tietyt toiminnalliset tehtävät. Juuri tässä toimistojohtajan toiminnan työllisyys ja ydin ovat seuraavat:

• valmistella toimisto uutta työpäivää varten: tarkistaa puhelimien, tietokoneiden ja toimistolaitteiden toiminta, kulutustarvikkeiden saatavuus (paperi, uudelleen täytetyt tulostuskasetit);
• seurata, valvoa siisteyttä toimistotilassa, terveysstandardien noudattaminen (asianmukainen valaistus, ilmanvaihto, tilojen lämpöolosuhteet), tarkasta jaettujen järjestelmien toiminta;
• toimistotarvikkeiden oikea-aikainen hankinta ja toimittaa heille toimistotyöntekijät ajoissa;
• tilata juomavettä, pesuaineet, wc-paperi, lautasliinat;
• hallita nykyistä työnkulkua: valmistella toimiston täysimittaiseen työskentelyyn tarvittavat asiakirjat, raportit, työmateriaalit, ratkaista muut työhetket ja tehtävät;
• seurata päivittäin kuljettajan ja kuriirin työtä;
• johtajan ohjeiden mukaan, toimistopäällikkö jakaa tehtävät työntekijöiden kesken, asettaa heille tehtävät, tuo heidän huomionsa tarvittavan työskentelytiedon, määrittelee heidän vastuun tason, analysoi tuloksen tehokkuutta;
• laskea ja arvioida kuukausittaiset rahoituskulut valvoa toimiston ylläpitoa;
• pitää aikataulua kunkin työntekijän kalenterikuukauden aikana työskentelemien päivien ja työtuntien lukumäärä ajoissa, jotta aikataulu voidaan siirtää palkanlaskentaan;
• seurata työkurin noudattamista: viivästysten, varhaisen työstä poistumisen tai työntekijöiden poissaolon yhteydessä ilmoitettava asiasta yrityksen johdolle, seurata rikkomuksia ja pukeutumismääräysten noudattamatta jättämistä;
• järjestää kokouksia rekisteröidä ja auttaa vierailijoita heidän ongelmiensa ratkaisemisessa.

Toimistopäällikön pääkompetensseihin kuuluu neuvottelujen, kokousten ja kokousten valmistelu ja johtaminen:

• hänen on valmisteltava kaikki tarvittavat materiaalit, varmistaa kaikkien asianomaisten osapuolten osallistuminen tapahtumiin, pitää kirjaa kokouksesta;
• olla yhteydessä yrityksen asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, tehdä postitusmateriaaleja;
• työskennellä saapuvan ja lähtevän toimiston kirjeenvaihdolla, rekisteröi se, lähetä;
• antaa apua ja apua työntekijöille konfliktien ja riitojen ratkaisemisessa;
• koordinoida toimistotyötä tarkista työpäivän päätteeksi toimistolaitteet, valaistus, split-järjestelmät, ilmastointilaitteet niiden irtoamiseksi virtalähteestä;
• Joissain tapauksissa toimiston johtaja vastaa uusien työntekijöiden löytämisestä ja palkkaamisesta (sijoittaa tiedot tarvittavista avoimista työpaikoista erityisillä sivustoilla, etsii ansioluetteloita, suorittaa hakijoiden alustavan valinnan, suorittaa haastattelut);
• ilmoittaa potentiaalisille asiakkaille kirjallisesti tai puhelimitse tavaroiden ja palveluiden hinnoista hinnaston mukaan;
• neuvoo yrityksen osastojen sijainnin suhteen, heidän tehtävänsä;
• ylläpitää asiakaskuntaa Laitoksen;
• Suorittaa työmaan ylläpito tehtäviä, tavaroiden ja palveluiden mainostaminen, matkamuistojen tilaaminen, tulostaminen, tiedotusmateriaalien jakelu.

Toimihenkilön tehtävien hoitamiseksi hakijalla on oltava tämän työn suorittamiseen tarvittavat avaintaidot sekä tietyt henkilökohtaiset ja ammatilliset ominaisuudet.

Ihmisen henkilökohtaiset ominaisuudet ovat biologiset ja sosiaaliset komponentit, jotka muodostavat hänen persoonallisuutensa. Biologiset komponentit ihminen saa luonnosta, vanhemmiltaan ja esi-isiltään tietyn geenisarjan muodossa. Sosiaalinen osa - Tässä on sosiaalinen ympäristö, jossa ihminen kasvoi.

Nämä molemmat komponentit muodostavat luonteen ja persoonallisuuden, antavat yksilölle tietyt ominaisuudet, sekä hyvät että negatiiviset. Yhdistämällä kaikki ihmisen persoonallisuuspiirteet saat objektiivisen luotettavan psykologisen muotokuvan.

Persoonallisuuden positiivisiin ominaisuuksiin sisältyy sellaisia ​​luonteenpiirteitä kuin:

• rehellisyys;
• pysyvyys tavoitteen saavuttamisessa;
• care;
• itsekuri;
• vastuu ja organisaatio;
• ahkeruus, sitkeys;
• sisäinen jalo;
• objektiivisuus;
• sosiaalisuus, kohteliaisuus, ystävällinen asenne ihmisiin;
• rakkaus, päättäväisyys, tarkkaavaisuus, täsmällisyys;
• konfliktin puute, kyky ratkaista työntekijöiden väliset riidat, optimismi ja positiivinen kaikessa;
• nopea, nokkela, avuliaita;
• aktiivisuus, kunnianhimoisuus.

Tämän persoonallisuusominaisuuden takana on ihmisen psykologinen ja emotionaalinen kasvatus, hänen perinnöllisyys ja sosiaalinen ympäristö, jossa hän varttui.

Persoonallisuuden kielteisiä ominaisuuksia ovat:

• kokoonpanon puute, huolimattomuus;
• masentunut elämänkatsomus, optimismin puute;
• kyvyttömyys kerätä ajatuksia ajallaan ja ratkaista johdonmukaisesti annettuja tehtäviä;
• aggressiivinen luonne;
• taipumus juoruihin ja juonitteluun.

Ihmisen liikeominaisuudet ovat hänen kyky suorittaa tiettyjä työtehtäviä ja toimintoja.

Voit arvioida liiketoimintaominaisuuksien perusteella, kuinka tehokkaasti hakija pystyy organisoimaan työprosessinsa, kuinka hyvin hän suorittaa työtehtävänsä. Toimiston onnistuneeksi johtamiseksi hakijalla on oltava tietojen ja taitojen lisäksi tietyt liiketoimintaominaisuudet, joihin kuuluvat:

• koulutus, taitotaso;
• työkokemus;
• nopea oppija, sopeutuminen uusiin olosuhteisiin;
• vaativuus itseään ja muita kohtaan;
• kyky työskennellä monitehtävissä, ratkaista samanaikaisesti useita asioita kerralla;
• analyyttinen ajattelu, kyky ajatella joustavasti ja epätavallisesti, tehdä oikeita johtopäätöksiä, yleistää;
• liike-elämän taito;
• johtajuusominaisuudet;
• halu tehdä ylitöitä;
• puhetta, diplomatiaa ja suostuttelua;
• liiketoiminnan viestintätaidot.

Henkilön ammatilliset ominaisuudet ovat yhdistelmä henkilökohtaisia ​​ja liiketaloudellisia ominaisuuksia sekä kaikki taidot, jotka hän onnistui hankkimaan koko uransa ajan. Ammatillisessa toiminnassaan toimiston johtajan tulisi:

• on tietyt tiedot taitoja toimistojen hallinta;
• ammattimaisesti laita tietosi ja taidot käytännössä;
• osaa työskennellä asiakirjojen kanssa tuntee työnkulun organisoinnin periaatteet, arkiston muodostamisen säännöt;
• olla luottavainen tietokoneen käyttäjä ja muut toimistotarvikkeet;
• tuntee perusteellisesti työnkulun prosessin, työskennellä saapuvan ja lähtevän postin kanssa, tuntea sen rekisteröintiä koskevat säännöt, tuoda päällikön päätökset viipymättä rakenneyksiköihin, seurata määräaikoja, joiden kuluessa yrityksen työntekijät voivat toteuttaa kirjoittamansa asiakirjat, lähettää lähtevät kirjeenvaihto postitse tai kuriirilla;
• oltava hallintotaitoja;
• Pystyy kirjoittamaan nopeasti tuntee tiettyjen asiakirjojen (määräykset, ohjeet, ohjeet, asetukset) laatimisen periaatteet ja säännöt;
• hallita nopeasti hyödyllistä tietoa (hätäyhteydet, sähkö, putkistot, lounastoimituspalvelut);
• osaa vieraita kieliä (ei aina), vaikka joissakin yrityksissä tietyn vieraan kielen tuntemus on ehdokkaan pääedellytys, ja tällöin toimiston johtajan on sujuva puhua, lukea ja kirjoittaa vieraalla kielellä;
• kyetä puhumaan ja kirjoittamaan oikein, ilmaista ajatuksesi hyvällä kirjallisella kielellä;
• oma liiketiketti taidot.

Mikään korkeakoulu ei opeta toimistopäällikön ammattia. Voit saada koulutusta ja saada tutkintotodistuksen tai todistuksen ammatillisesta koulutuksesta budjetti- tai yksityisissä koulutuskeskuksissa, korkeakouluissa.

Suurissa yrityksissä he yleensä haluavat nähdä asiantuntijan tässä tehtävässä vain korkea-asteen koulutuksella, Pienet yritykset voivat palkata työntekijän, jolla on keskiasteen tai keskiasteen erikoistunut koulutus.

Tärkein asia, johon jokainen työnantaja kiinnittää huomiota, on työkokemus tässä tehtävässä, atk-taito, toimistolaitteiden tuntemus ja kyky työskennellä sen parissa, tiedot paperityön ja arkistoinnin perusteista, vieraiden kielten tuntemus.

Jotta voit kirjoittaa ansioluettelosi oikein ja saada arvostetun aseman, tarvitset yksityiskohtaisesti, mutta sano rehellisesti kaikki itsestäsi koskevat tiedot: henkilökohtaiset, ammatilliset, liiketaloudelliset ominaisuudet, työkokemus vastaavassa asemassa, koulutustaso.

Odotettu palkkataso tekee työnantajalle selväksi, mitä hän voi tarjota ja mitä hakija hakee.

Älä anna vääriä tietoja työkokemuksesta, koulutuksesta - Kaikki tämä voidaan helposti tarkistaa. Tällöin hakijan vapaaseen kohtaan ei pääse, he vain hylkäävät hänet.

Valokuvan läsnäolo on positiivinen hetki hakijalle, työnantajan on tiedettävä, jonka jatkamista harkitaan. Toimistopäällikkö on yrityksen kasvot, eikä työnantaja ole välinpitämätön edustamaan sitä.

Muista ilmoittaa koulutustasosi, usein työnantaja tähän tehtävään vie asiantuntija, jolla on korkea taloudellinen, oikeudellinen, psykologinen tai filologinen koulutus.

Tällaiset tiedot ovat hyödyllisiä työnantajalle.

Kun kokoat ansioluetteloa, noudata sen rakennetta:

• henkilökohtaiset tiedot - nimi, ikä, yhteystiedot;
• henkilökohtainen - osaa ei pidetä pakollisena toteuttamista varten, mutta on parempi täyttää se;
• perustaidot - ilmoita, mitkä toimisto-ohjelmat sinulla on, lista kaikki jatkokoulutuskurssit, seminaarit, koulutukset ja muut suoritetut lisäkoulutukset;
• työkokemus - luettele kaikki käytännöt, harjoittelujaksosi, suoritetut projektit, vapaaehtoisohjelmat kronologisessa järjestyksessä, ilmoita aikaisemmin työskennellyt yritykset, koulutus ja koulutus (heijastavat kaikkia suorittamasi koulutusohjelmia ja -ohjeita);
• suosituksia - ilmoita tässä osiossa niiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot, jotka voivat suositella sinua uudelle työnantajalle vastaamaan positiivisesti sinuun.

Jos työnhakija, jolla ei ole työkokemusta, hakee toimiston päälliköksi, on parempi olla pohtimatta tätä kohtaa ollenkaan. Työnantajalle ei tarvitse osoittaa tietojen ja taitojen puutetta. Tässä tapauksessa on parempi kuvata henkilökohtaiset ja liiketoiminnalliset ominaisuutesi, millainen koulutus sinulla on perus- ja ylimääräisellä koulutuksella (seminaarit, koulutukset).

Työkokemuksena voidaan määritellä teollisuuskäytäntö, perustutkintoharjoittelu, erityistapahtumien järjestämisen taidot, osallistuminen olympialaisiin, konferensseihin, kilpailuihin ja erilaisiin kokeisiin. Jos sinulla on saavutuksia ja onnistumisia, jotka liittyvät suoraan tulevaan työhösi, muista kirjoittaa nämä tiedot yhteenvetoon.