Gerente de oficina: ¿quién es y qué hace?

En los negocios modernos, ninguna empresa con una oficina puede prescindir del trabajo de un gerente de oficina. Este puesto implica la administración y gestión del flujo de trabajo de la oficina de una organización.

En esencia, el gerente de la oficina es ese enlace informativo y líder donde todos los momentos de trabajo de la empresa convergen y se deciden. Él interactúa entre el jefe y sus subordinados, informa a los empleados comunes sobre los documentos firmados por el jefe, interactúa con los clientes de la compañía, monitorea la correspondencia, monitorea el desempeño de la compañía y proporciona a la oficina una oficina, y sigue las instrucciones directas del director y sus suplentes.

Gerente de oficina: un empleado que proporciona a toda la oficina un flujo de trabajo completo. La descripción de la profesión ayudará a comprender mejor la esencia del trabajo.

Según el clasificador de profesiones laborales y puestos de empleados, la profesión de gerente de oficina y sus deberes son significativamente diferentes de la profesión de secretario. El gerente de oficina, en primer lugar, el organizador del espacio de oficina de la empresa, gerente y administrador en una sola persona. La profesión de secretario implica su subordinación a una persona específica (director, subdirectores, altos directivos) y la conducción de sus asuntos únicamente.

El gerente de la oficina controla todo el trabajo actual de la oficina, principalmente el papeleo. Realiza un seguimiento ininterrumpido equipo de oficinaproporciona empleados de la empresa papelería, informa oportunamente a los empleados de las órdenes, instrucciones y anuncios para la oficina emitidos por el jefe, recibe llamadas telefónicas entrantes, si es necesario, mantiene un calendario de reuniones y viajes del director. En este caso, la vacante se llama "gerente de oficina con las funciones de secretaria".

Dado que el trabajo del gerente de la oficina incluye acciones organizativas, informativas y administrativas, sus responsabilidades laborales incluyen ciertas tareas funcionales. En esto radica el empleo y la esencia de la actividad del gerente de la oficina, que debería:

• para preparar la oficina para el nuevo día laboral: verificar el funcionamiento de teléfonos, computadoras y equipos de oficina, la disponibilidad de consumibles (papel, cartuchos de impresora rellenados);
• monitor, monitor de limpieza en locales de oficinas, cumplimiento de las normas sanitarias (iluminación adecuada, ventilación, condiciones de temperatura en las instalaciones), verificar el funcionamiento de los sistemas divididos;
• compra oportuna de suministros de oficina y proporcionarles trabajadores de oficina a tiempo;
• pedir agua potable, detergentes, papel higiénico, servilletas;
• controlar el flujo de trabajo actual: preparar los documentos, informes y materiales de trabajo necesarios para el trabajo completo de la oficina, resolver otros momentos y tareas de trabajo;
• supervisar diariamente el trabajo del conductor y el servicio de mensajería;
• como lo indique el gerente, el gerente de oficina distribuye deberes entre los empleados, establece tareas para ellos, les señala la información de trabajo necesaria, determina el nivel de su responsabilidad, analiza la efectividad del resultado;
• calcular y estimar gastos financieros mensuales en el mantenimiento de la oficina, monitorear su implementación;
• mantener una hoja de tiempo la cantidad de días y horas trabajadas por cada empleado dentro del mes calendario, a tiempo para transferir la hoja de tiempo a la contabilidad de la nómina;
• supervisar el cumplimiento de la disciplina laboral: en caso de demoras, salida anticipada del trabajo, absentismo de los empleados, informar a la gerencia de la empresa, realizar un seguimiento de las infracciones y el incumplimiento del código de vestimenta;
• organizar reuniones registrarse y ayudar a los visitantes a resolver sus problemas.

Las principales competencias del gerente de la oficina incluyen la preparación y realización de negociaciones, reuniones, reuniones:

• debe preparar todos los materiales necesarios, asegurar la asistencia a eventos de todas las partes interesadas, mantener un registro de la reunión;
• para mantener correspondencia con clientes y socios de la empresa, hacer materiales de correo;
• trabajar con correspondencia entrante y saliente de la oficina, registrarlo, enviar;
• brindar asistencia y asistencia a los empleados en la resolución de conflictos y disputas;
• coordinar el trabajo de oficina al final de la jornada laboral, revise el equipo de oficina, la iluminación, los sistemas divididos y los aires acondicionados para ver si están desconectados de la fuente de alimentación;
• en algunos casos, el gerente de la oficina es responsable de encontrar y contratar nuevos empleados (coloca información sobre las vacantes necesarias en sitios especiales, revisa currículums, realiza una selección preliminar de solicitantes, realiza entrevistas);
• informa a los clientes potenciales por escrito o por teléfono sobre el costo de bienes y servicios de acuerdo con la lista de precios;
• asesora sobre la ubicación de los departamentos de la empresa, sus funciones
• mantiene una base de clientes empresas;
• Realiza tareas de mantenimiento del sitio, publicidad sobre bienes y servicios, pedidos de recuerdos, impresión, distribución de materiales informativos.

Para ocupar el puesto de gerente de oficina, un candidato debe tener las habilidades clave necesarias para llevar a cabo este trabajo, así como ciertas cualidades personales y profesionales.

Las cualidades personales de una persona son los componentes biológicos y sociales que conforman su personalidad. Componentes biológicos una persona recibe de la naturaleza, sus padres y antepasados ​​en forma de cierto conjunto de genes. Componente social - Este es el entorno social en el que una persona creció.

Ambos componentes forman carácter y personalidad, dotando al individuo de ciertas cualidades, tanto buenas como negativas. Al reunir todos los rasgos de personalidad de una persona, puede obtener un retrato psicológico objetivo y confiable.

Las cualidades positivas de la personalidad incluyen rasgos de carácter tales como:

• honestidad
• persistencia en el logro de la meta;
• atención
• autodisciplina;
• responsabilidad y organización;
• laboriosidad, perseverancia;
• nobleza interior;
• objetividad
• sociabilidad, cortesía, actitud amistosa con las personas;
• compostura, determinación, atención, puntualidad;
• falta de conflicto, capacidad de resolver disputas entre empleados, optimismo y positivo en todo;
• rapidez, ingenio rápido, amabilidad;
• actividad, ambición.

Detrás de este rasgo de personalidad está la educación psicológica y emocional de una persona, su herencia y el entorno social en el que creció.

Las cualidades negativas de la personalidad incluyen:

• falta de reunión, descuido;
• perspectiva deprimida de la vida, falta de optimismo;
• incapacidad para recoger pensamientos a tiempo y resolver consistentemente las tareas asignadas;
• naturaleza agresiva;
• tendencia al chisme y la intriga.

Las cualidades comerciales de una persona son su capacidad para realizar ciertas tareas y funciones laborales.

Puede juzgar por sus cualidades comerciales qué tan eficientemente el solicitante podrá organizar su proceso de trabajo, qué tan bien cumplirá sus responsabilidades laborales. Para administrar con éxito la oficina, el solicitante debe poseer, además de conocimientos y habilidades, ciertas cualidades comerciales, que incluyen:

• educación, nivel de habilidad;
• experiencia laboral;
• aprendiz rápido, adaptación a nuevas condiciones;
• exigencia con uno mismo y con los demás;
• capacidad de trabajar en condiciones de multitarea, resolver simultáneamente varios problemas a la vez;
• pensamiento analítico, la capacidad de pensar de manera flexible y poco convencional, sacar conclusiones correctas, generalizar;
• perspicacia comercial;
• cualidades de liderazgo;
• voluntad de trabajar horas extras;
• oratoria, diplomacia y persuasión;
• Habilidades de comunicación empresarial.

Las cualidades profesionales de una persona son una combinación de cualidades personales y comerciales, además de todas las habilidades que logró adquirir a lo largo de su carrera. En sus actividades profesionales, el gerente de la oficina debe:

• tener cierto conocimiento habilidades en gestión de oficina;
• profesionalmente ponga en práctica sus conocimientos y habilidades;
• poder trabajar con documentos conocer los principios de la organización del flujo de trabajo, las reglas para la formación del archivo;
• ser un usuario seguro de la computadora y otros equipos de oficina;
• Conocer a fondo el proceso de flujo de trabajo. trabaje con el correo entrante y saliente, conozca las reglas para su registro, lleve de inmediato las resoluciones del jefe a las unidades estructurales, siga los plazos para que los empleados de la empresa ejecuten los documentos escritos por ellos, envíe la correspondencia saliente por correo o mensajería;
• tener habilidades administrativas;
• Ser capaz de escribir rápido conocer los principios y reglas para la preparación de ciertos documentos (órdenes, instrucciones, instrucciones, decretos);
• Gestionar rápidamente conocimientos útiles (contactos de emergencia, electricidad, fontanería, servicios de entrega de almuerzos);
• saber idiomas extranjeros (no siempre), aunque en algunas empresas el conocimiento de un determinado idioma extranjero es la condición principal para el candidato, y en este caso el gerente de la oficina debe hablar, leer y escribir con fluidez en un idioma extranjero;
• ser capaz de hablar y escribir correctamente expresa tus pensamientos en un buen lenguaje literario;
• propio habilidades de etiqueta comercial.

Ninguna institución de educación superior enseña la profesión de gerente de oficina. Puede obtener capacitación y obtener un diploma o certificado de capacitación vocacional en centros de capacitación privados o de presupuesto, universidades.

En las grandes empresas, por regla general, quieren ver a un especialista en este puesto solo con educación superior, Las pequeñas empresas pueden contratar a un empleado con educación secundaria o secundaria especializada.

Lo principal a lo que cualquier empleador presta atención es experiencia laboral en este puesto, nivel de habilidades informáticas, conocimiento del equipo de oficina y la capacidad de trabajar en él, conocimiento de los conceptos básicos de papeleo y archivo, conocimiento de lenguas extranjeras

Para componer correctamente un currículum y obtener una posición apreciada, necesita en detalle, pero honestamente declare toda la información sobre usted: Personal, profesional, cualidades empresariales, experiencia laboral en una posición similar, nivel de educación.

El nivel de salario esperado dejará en claro al empleador lo que puede ofrecer y lo que el candidato está solicitando.

No brinde información falsa sobre experiencia laboral, educación - Todo esto se puede verificar fácilmente, en este caso la vacante para el solicitante será inaccesible, simplemente lo rechazarán.

La presencia de una fotografía es un momento positivo para el candidato, el empleador necesita saber qué currículum está considerando. El gerente de la oficina es la cara de la empresa, y no es indiferente al empleador que lo representará.

Asegúrese de indicar el nivel de su educación, a menudo el empleador para este puesto acepta especialista con mayor educación económica, legal, psicológica o filológica.

Dicha información será útil para el empleador.

Al compilar un currículum, adhiérase a su estructura:

• información personal - nombre, edad, contactos;
• personal - la sección se considera no obligatoria para la ejecución, pero es mejor completarla;
• habilidades básicas - indique qué programas de oficina tiene, enumere todos los cursos de educación continua, seminarios, capacitaciones y otra capacitación adicional que haya completado;
• experiencia laboral - enumere todas sus prácticas, pasantías, proyectos completados, programas de voluntariado, en orden cronológico, indique las empresas para las que trabajó anteriormente, educación y capacitación (refleje todos los programas educativos y las instrucciones que completó);
• recomendaciones - en esta sección, indique los nombres y contactos de las personas que pueden recomendarlo a un nuevo empleador, para responderle positivamente.

Si un solicitante de empleo sin experiencia laboral solicita el puesto de gerente de oficina, entonces sería mejor no reflejar esta sección en absoluto. No es necesario mostrarle al empleador una falta de conocimiento y habilidades. En este caso, es mejor describir sus cualidades personales y comerciales, qué tipo de educación tiene básica y adicional (seminarios, capacitaciones).

Como experiencia laboral, se pueden especificar prácticas industriales, pasantías de pregrado, habilidades para organizar eventos específicos, participación en olimpiadas, conferencias, concursos y varias pruebas. Si tiene logros y éxitos que están directamente relacionados con su trabajo futuro, asegúrese de escribir esta información en un resumen.