Büroleiter: Wer ist das und was macht es?

In der modernen Wirtschaft kann kein einziges Unternehmen mit einem Büro auf die Arbeit eines Büroleiters verzichten. Diese Position beinhaltet die Verwaltung und Verwaltung des Workflows des Büros einer Organisation.

Im Wesentlichen ist der Büroleiter Diese informative und führende Verbindung, in der alle Arbeitsmomente des Unternehmens zusammenlaufen und entschieden werden. Er interagiert zwischen dem Leiter und seinen Untergebenen, informiert normale Mitarbeiter über die vom Leiter unterzeichneten Dokumente, interagiert mit den Kunden des Unternehmens, überwacht die Korrespondenz, überwacht die Leistung des Unternehmens und stellt dem Büro ein Büro zur Verfügung und folgt den direkten Anweisungen des Direktors und seiner Stellvertreter.

Büroleiter - ein Mitarbeiter, der dem gesamten Büro einen vollwertigen Workflow bietet. Die Beschreibung des Berufs hilft, das Wesentliche der Arbeit besser zu verstehen.

Nach dem Klassifikator der Arbeitsberufe und der Positionen der Arbeitnehmer unterscheiden sich der Beruf des Büroleiters und seine Aufgaben erheblich vom Beruf des Sekretärs. Der Büroleiter, zunächst der Organisator der Büroräume des Unternehmens, Manager und Administrator in einer Person. Der Beruf eines Sekretärs impliziert seine Unterordnung unter eine bestimmte Person (Direktor, stellvertretende Direktoren, Top-Manager) und nur die Führung seiner Angelegenheiten.

Der Büroleiter kontrolliert die gesamte aktuelle Arbeit des Büros, hauptsächlich die Papierarbeit. Verfolgt ununterbrochen den Überblick Büroausstattungbietet Firmenmitarbeiter Schreibwaren, informiert die Mitarbeiter rechtzeitig über die vom Leiter erteilten Bestellungen, Anweisungen und Ankündigungen für das Büro, empfängt eingehende Anrufeführt bei Bedarf einen Kalender mit Sitzungen und Reisen des Direktors. In diesem Fall wird die Stelle als "Büroleiter mit den Funktionen einer Sekretärin" bezeichnet.

Da die Arbeit des Büroleiters organisatorische, informative und administrative Maßnahmen umfasst, umfasst seine berufliche Verantwortung bestimmte funktionale Aufgaben. Darin liegt die Beschäftigung und das Wesen der Tätigkeit des Büroleiters, die:

• um das Büro auf den neuen Arbeitstag vorzubereiten: Überprüfen Sie den Betrieb von Telefonen, Computern und Bürogeräten sowie die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien (Papier, nachgefüllte Druckerpatronen).
• überwachen, Sauberkeit in Büroräumen überwachen, Einhaltung der Hygienestandards (ordnungsgemäße Beleuchtung, Belüftung, Temperaturbedingungen in den Räumlichkeiten), Überprüfung des Betriebs von Split-Systemen;
• rechtzeitiger Kauf von Büromaterial und versorgen sie rechtzeitig mit Büroangestellten;
• Trinkwasser bestellen, Waschmittel, Toilettenpapier, Servietten;
• Steuern Sie den aktuellen Workflow: die notwendigen Dokumente, Berichte und Arbeitsmaterialien vorbereiten, die für die vollwertige Arbeit des Büros erforderlich sind, andere Arbeitsmomente und Aufgaben lösen;
• tägliche Überwachung der Arbeit des Fahrers und Kuriers;
• wie vom Manager angewiesen, Büroleiter verteilt Aufgaben auf Mitarbeiter, legt ihnen Aufgaben fest, macht sie auf die notwendigen Arbeitsinformationen aufmerksam, bestimmt den Grad ihrer Verantwortung, analysiert die Wirksamkeit des Ergebnisses;
• monatliche finanzielle Ausgaben berechnen und schätzen Überwachung der Umsetzung des Büros bei der Instandhaltung;
• ein Arbeitszeitblatt führen die Anzahl der Tage und Stunden, die jeder Mitarbeiter innerhalb des Kalendermonats gearbeitet hat, um das Arbeitszeitblatt rechtzeitig in die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übertragen;
• Überwachung der Einhaltung der Arbeitsdisziplin: im Falle von Verspätungen, vorzeitiger Beendigung der Arbeit, Abwesenheit von Mitarbeitern die Unternehmensleitung informieren, Verstöße und Verstöße gegen die Kleiderordnung nachverfolgen;
• Treffen organisieren Registrieren Sie sich und unterstützen Sie Besucher bei der Lösung ihrer Probleme.

Die Hauptkompetenzen des Büroleiters umfassen die Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen, Sitzungen, Sitzungen:

• er muss alle notwendigen Materialien vorbereiten, Gewährleistung der Teilnahme an den Veranstaltungen aller interessierten Parteien, Aufzeichnung des Treffens;
• mit Kunden und Partnern des Unternehmens zu korrespondieren, Mailing-Materialien;
• Arbeit mit eingehender und ausgehender Bürokorrespondenz, registrieren, senden;
• Unterstützung und Unterstützung für Mitarbeiter bei der Lösung von Konflikten und Streitigkeiten;
• Büroarbeit koordinieren Überprüfen Sie am Ende des Arbeitstages die Büroausstattung, die Beleuchtung, die Split-Systeme und die Klimaanlagen auf ihre Trennung von der Stromversorgung.
• In einigen Fällen ist der Büroleiter für die Suche und Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich (platziert Informationen zu den erforderlichen Stellenangeboten auf speziellen Websites, durchsucht Lebensläufe, führt eine vorläufige Auswahl der Bewerber durch und führt Interviews durch);
• informiert potenzielle Kunden schriftlich oder telefonisch über die Kosten von Waren und Dienstleistungen gemäß der Preisliste;
• berät am Standort der Unternehmensabteilungen, ihre Funktionen;
• unterhält einen Kundenstamm Unternehmen;
• Führt Wartungsarbeiten vor Ort durch, Werbung für Waren und Dienstleistungen, Bestellung von Souvenirs, Druck, Verteilung von Informationsmaterial.

Um die Position des Büroleiters zu besetzen, muss ein Kandidat über die für die Ausführung dieser Arbeit erforderlichen Schlüsselqualifikationen sowie über bestimmte persönliche und berufliche Qualitäten verfügen.

Die persönlichen Qualitäten eines Menschen sind die biologischen und sozialen Komponenten, die seine Persönlichkeit ausmachen. Biologische Komponenten Ein Mensch erhält von der Natur, seinen Eltern und Vorfahren in Form eines bestimmten Satzes von Genen. Soziale Komponente - Dies ist das soziale Umfeld, in dem eine Person aufgewachsen ist.

Beide Komponenten bilden Charakter und Persönlichkeit und verleihen dem Individuum bestimmte Eigenschaften, sowohl gute als auch negative. Indem Sie alle Persönlichkeitsmerkmale einer Person zusammenstellen, erhalten Sie ein objektives, zuverlässiges psychologisches Porträt.

Zu den positiven Eigenschaften der Persönlichkeit gehören Charakterzüge wie:

• Ehrlichkeit
• Beharrlichkeit beim Erreichen des Ziels;
• Aufmerksamkeit;
• Selbstdisziplin;
• Verantwortung und Organisation;
• Fleiß, Ausdauer;
• innerer Adel;
• Objektivität;
• Geselligkeit, Höflichkeit, freundliche Einstellung zu Menschen;
• Gelassenheit, Entschlossenheit, Aufmerksamkeit, Pünktlichkeit;
• Mangel an Konflikten, Fähigkeit zur Beilegung von Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern, Optimismus und Positivität in allem;
• Schnelligkeit, schneller Witz, Hilfsbereitschaft;
• Aktivität, Ehrgeiz.

Hinter diesem Persönlichkeitsmerkmal steht die psychologische und emotionale Erziehung eines Menschen, seine Vererbung und das soziale Umfeld, in dem er aufgewachsen ist.

Die negativen Eigenschaften der Persönlichkeit umfassen:

• mangelnde Montage, Nachlässigkeit;
• depressive Lebenseinstellung, mangelnder Optimismus;
• Unfähigkeit, Gedanken rechtzeitig zu sammeln und zugewiesene Aufgaben konsequent zu lösen;
• aggressive Natur;
• Tendenz zu Klatsch und Intrigen.

Die geschäftlichen Qualitäten eines Menschen sind seine Fähigkeit, bestimmte Arbeitsaufgaben und -funktionen auszuführen.

Sie können anhand der Geschäftsqualitäten beurteilen, wie effizient der Bewerber seinen Arbeitsprozess organisieren kann und wie gut er seine beruflichen Aufgaben erfüllen wird. Um das Büro erfolgreich zu führen, muss der Antragsteller neben Kenntnissen und Fähigkeiten über bestimmte Geschäftsqualitäten verfügen, darunter:

• Bildung, Qualifikationsniveau;
• Berufserfahrung;
• schneller Lerner, Anpassung an neue Bedingungen;
• Genauigkeit für sich selbst und andere;
• Fähigkeit, unter Multitasking-Bedingungen zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Probleme gleichzeitig zu lösen;
• analytisches Denken, die Fähigkeit, flexibel und unkonventionell zu denken, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen, zu verallgemeinern;
• Geschäftssinn;
• Führungsqualitäten;
• Bereitschaft zu Überstunden;
• Redekunst, Diplomatie und Überzeugungsarbeit;
• Geschäftskommunikationsfähigkeiten.

Berufliche Qualitäten eines Menschen sind eine Kombination aus persönlichen und geschäftlichen Qualitäten sowie all den Fähigkeiten, die er im Laufe seiner Karriere erworben hat. Bei seiner beruflichen Tätigkeit sollte der Büroleiter:

• bestimmte Kenntnisse haben Fähigkeiten in Büromanagement;
• professionell Setzen Sie Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten in die Praxis um.
• in der Lage sein, mit Dokumenten zu arbeiten die Prinzipien der Organisation des Workflows kennen, die Regeln für die Bildung des Archivs;
• ein selbstbewusster Computerbenutzer sein und andere Bürogeräte;
• den Workflow-Prozess genau kennen, Arbeiten Sie mit eingehenden und ausgehenden E-Mails, kennen Sie die Regeln für deren Registrierung, bringen Sie die Beschlüsse des Leiters unverzüglich zu den Struktureinheiten, halten Sie die Fristen ein, innerhalb derer die Mitarbeiter des Unternehmens die von ihnen verfassten Dokumente ausführen, senden Sie ausgehende E-Mails per Post oder Kurier;
• über administrative Fähigkeiten verfügen;
• Schnell tippen können die Grundsätze und Regeln für die Erstellung bestimmter Dokumente kennen (Anordnungen, Anweisungen, Anweisungen, Dekrete);
• Verwalten Sie schnell nützliches Wissen (Notfallkontakte, Elektrik, Sanitär, Lieferservice zum Mittagessen);
• Fremdsprachen beherrschen (nicht immer), obwohl in einigen Unternehmen die Kenntnis einer bestimmten Fremdsprache die Hauptbedingung für den Kandidaten ist und in diesem Fall der Büroleiter fließend eine Fremdsprache sprechen, lesen und schreiben muss;
• in der Lage sein, richtig zu sprechen und zu schreiben, Drücken Sie Ihre Gedanken in einer guten literarischen Sprache aus.
• eigene Geschäftsetikette Fähigkeiten.

Keine Hochschule lehrt den Beruf des Büroleiters. Sie können eine Ausbildung erhalten und ein Diplom oder ein Zertifikat für eine Berufsausbildung in Budget- oder privaten Ausbildungszentren oder Colleges erhalten.

In großen Unternehmen wollen sie in der Regel einen Spezialisten in dieser Position nur mit höherer Bildung sehen, Kleine Unternehmen können einen Mitarbeiter mit sekundärer oder sekundärer Fachausbildung einstellen.

Die Hauptsache, auf die jeder Arbeitgeber achtet, ist Berufserfahrung in dieser Position, Computerkenntnisse, Kenntnisse der Büroausstattung und die Fähigkeit, daran zu arbeiten, Kenntnisse der Grundlagen von Papierkram und Archivierung, Fremdsprachenkenntnisse.

Um einen Lebenslauf korrekt zu verfassen und eine geschätzte Position zu erhalten, benötigen Sie im Detail, aber geben Sie ehrlich alle Informationen über sich selbst an: persönliche, berufliche, geschäftliche Qualitäten, Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, Bildungsniveau.

Die Höhe des erwarteten Gehalts macht dem Arbeitgeber klar, was er anbieten kann und was der Bewerber beantragt.

Geben Sie keine falschen Informationen über Berufserfahrung und Ausbildung - All dies kann leicht überprüft werden. In diesem Fall wird die Stelle für den Bewerber unzugänglich, sie wird ihn einfach ablehnen.

Das Vorhandensein eines Fotos ist ein positiver Moment für den Kandidaten. Der Arbeitgeber muss wissen, wessen Lebenslauf erwogen wird. Der Büroleiter ist das Gesicht des Unternehmens, und es ist dem Arbeitgeber, der es vertritt, nicht gleichgültig.

Geben Sie unbedingt das Niveau Ihrer Ausbildung an, häufig den Arbeitgeber für diese Position akzeptiert Spezialist mit höherer wirtschaftlicher, juristischer, psychologischer oder philologischer Ausbildung.

Solche Informationen sind für den Arbeitgeber nützlich.

Beachten Sie beim Erstellen eines Lebenslaufs dessen Struktur:

• persönliche Informationen - Name, Alter, Kontakte;
• persönlich - Der Abschnitt gilt als nicht ausführungspflichtig, es ist jedoch besser, ihn auszufüllen.
• Grundfertigkeiten - Geben Sie an, über welche Office-Programme Sie verfügen, und listen Sie alle Weiterbildungskurse, Seminare, Schulungen und sonstigen zusätzlichen Schulungen auf, die Sie abgeschlossen haben.
• Berufserfahrung - Listen Sie alle Ihre Praktiken, Praktika, abgeschlossenen Projekte und Freiwilligenprogramme in chronologischer Reihenfolge auf und geben Sie die Unternehmen an, für die Sie zuvor gearbeitet haben, sowie die Aus- und Weiterbildung (spiegeln Sie alle Bildungsprogramme und Bereiche wider, die Sie abgeschlossen haben).
• Empfehlungen - Geben Sie in diesem Abschnitt die Namen und Kontakte von Personen an, die Sie möglicherweise einem neuen Arbeitgeber empfehlen, um positiv auf Sie zu reagieren.

Wenn sich ein Bewerber ohne Berufserfahrung für die Stelle als Büroleiter bewirbt, ist es besser, diesen Abschnitt überhaupt nicht zu berücksichtigen. Dem Arbeitgeber muss kein Mangel an Wissen und Fähigkeiten nachgewiesen werden. In diesem Fall ist es besser, Ihre persönlichen und geschäftlichen Qualitäten zu beschreiben, welche Art von Ausbildung Sie grundlegend und zusätzlich haben (Seminare, Schulungen).

Als Berufserfahrung kann man Industriepraxis, Praktika für Studenten, Fähigkeiten bei der Organisation bestimmter Veranstaltungen, Teilnahme an Olympiaden, Konferenzen, Wettbewerben und alle Arten von Tests angeben. Wenn Sie Erfolge und Erfolge haben, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer zukünftigen Arbeit stehen, schreiben Sie diese Informationen unbedingt in eine Zusammenfassung.