Eisenhowers matrix - brug tiden korrekt

I vores vanvittigt hurtige århundrede ser tiden ikke ud til at gå, men flyver med hastigheden på et supersonisk fly. I en sådan cyklus af begivenheder og dage, fyldt med en masse anliggender og planer, kan vi ofte ikke realisere endda halvdelen af ​​det, der var planlagt. Og jeg vil fange alt. Hvordan man bruger tiden korrekt, ved hjælp af Eisenhower-matrix, vil vi overveje mere detaljeret.

Tid er alt, hvad vi har. For bedre eller værre, vi lever vores liv afhænger direkte af, hvordan og hvad vi bruger vores tid på. Og de, der vil have tid til at gøre meget på deres vej, lærer som regel at styre deres tid effektivt. Tidsstyring (tidsstyring) er ikke andet end planlægning. Det er det, der hjælper med at stoppe med at bekymre sig på grund af en bitter følelse af, at tiden er kort, at den er virkelig mangler, og på grund af dette kan intet gøres.

Engang engang var den berømte amerikanske militære og politiske figur Dwight David Eisenhower alvorligt engageret i at finde en løsning på problemet med effektiv planlægning, han var også USAs præsident. Og det lykkedes ham at finde en løsning på dette problem, han kom endda op med sit tidsstyringssystem.

Det skete bare så, at den menneskelige hjerne lettere og bedre opfatter struktureret information, det vil sige bragt ind i et specifikt system, opdelt i hylder. På samme tid ville det være rart at visualisere disse hylder og gøre dem visuelle, f.eks. Ved hjælp af en slags diagrammer eller diagrammer.Det er netop dette princip om distribution af sager, der ligger til grund for Eisenhower-matrixen, som er en af ​​de førende metoder i teorien om effektiv tidsstyring.

Visualisering af handlingsplanen og handlingerne ved hjælp af matrixen er meget enkel. Tegn en firkant på papir, del den med to vinkelrette linjer i fire lige store felter. Du skal få et vindue med en grill i form af et kors. Disse felter vil opdele din sag i 4 grupper, som hver vil afhænge af tegn på betydning / uvigtighed og uopsættelighed / ikke-haster. Felterne dannet fra krydset mellem linjerne kaldes kvadranter (matematisk koncept) og betegnes som følger:

• kvadrant A (vigtige og presserende opgaver);
• kvadrant B (vigtige, men ikke presserende opgaver);
• kvadrant C (ikke vigtige, men presserende opgaver);
• kvadrant D (uvæsentlige og ikke-presserende opgaver).

Eisenhower-matrixen har både fordele og ulemper. Vi beskriver både det og det andet, og vi begynder med fordele.

• På trods af navnet “matrix”, som indebærer noget komplekst, er systemet faktisk meget let at forstå og anvendes uden problemer.
• Tilfælde, mål og målsætninger er kun opdelt i fire kategorier, hvilket hjælper med at navigere dem bedre.
• Fordelingen af ​​opgaver i henhold til kriterierne for hastende karakter og vigtighed giver dig mulighed for at skubbe ikke-presserende og uvæsentlige anliggender i baggrunden, hvorved du kan bevæge dig foran og vigtig og presserende. Sådan analyseres og filtreres sager. Dem, der slet ikke har brug for at spilde tid, fjernes.
• Den største fordel er, at matrixen giver dig mulighed for at gøre tidsomkostninger så effektive som muligt, hvilket igen gør det muligt at gøre alt til tiden.

Ulemper ved dette system er også tilgængelige.

• Matrixen er ineffektiv i langvarig planlægning. Det er velegnet til aktuelle anliggender eller til den nærmeste fremtid.
• Når der ikke er daglige mål, er det ikke nødvendigt at bruge et sådant system.
• For at bruge matrixen effektivt skal du hurtigt og nøjagtigt fordele målene i grupper. For at gøre dette skal du forstå, hvilke af dem der kan tildeles graden af ​​"vigtig", og hvilke mål der ikke er meget vigtige, som skal udfyldes hurtigst muligt, og hvilke der er valgfri. En sådan træning tager tid, det vil sige, matrixen “fungerer” ikke for dig med det samme, men det er et minus.
• Og som et resultat af det foregående afsnit kan der være fejl med nøjagtigheden af ​​at tildele sager en bestemt status.

Vi overvejer hver kvadrant i matrixen mere detaljeret.

Hvis du er en master i planlægning, vil kvadrant A være tom. Hvis der opstod ting i det, indikerer dette din dårlige organisation. Du tillader uddannelse inden for affald og blokeringer. Årsagen til dette billede er som regel dovenskab.

Ellers prioriterer du måske ikke ordentligt. Nogle gange er sådanne situationer tilladt, men når dette systematisk overholdes, er det simpelthen nødvendigt at arbejde med personlig selvdisciplin. For at undgå at "afvikle" tækken i kvadrant A er det nødvendigt at håndtere de opgaver, der er indført i de resterende felter, på en rettidig måde.

Men en lille opgaveliste i kvadrant A kan stadig indtastes. Det kan være:

• sundhedsspørgsmål;
• tilfælde, hvis svigt kan fremkalde udseendet af problemer, forværre livskvaliteten, true familiens velvære og arbejde;
• tilfælde, hvis svigt markant vil komplicere vejen til at nå de vigtigste mål eller føre til deres forstyrrelse;
• vej ud af forskellige nødsituationer og krisesituationer.

Hvis du alligevel har mange punkter i denne kvadrant, skal du opgive alle bestræbelser på at fjerne dem. Og glem ikke, at implementeringen af ​​visse punkter fra listen over vigtige og presserende kan omdirigeres fuldstændigt, delegeres til nogen fra fuldmægtigede, det er ikke nødvendigt at bære hele byrden af ​​alle anliggender kun på dig selv.Denne tilgang vil hjælpe dig med hurtigt at klare fylden af ​​kvadrant A.

Iagttagelser viser, at mennesker, der foretrækker at løse problemer fra kvadrant B, bliver de mest succesrige, bevæger sig hurtigere op på karrierestigen, er mest økonomisk velstående, har ingen mangel på tid og lever et harmonisk, fuldt ud liv. Ikke-presserende opgaver hører til kategorien af ​​de mest lovende og prioriterede opgaver, og hvis en person lægger dem sin vigtigste opmærksomhed, udvikler alt sig som det skal.

Det skal huskes, at den manglende hastighed i gruppe B undertiden fører til en forsinkelse i opfyldelsen af ​​de udpegede punkter, og de migrerer til gruppe A, hvor de allerede vil kræve et hurtigt svar. Hvis vi løser vigtige, men ikke meget presserende opgaver gradvist og regelmæssigt, vil denne proces fortsætte roligt og effektivt. Det er nødvendigt at henvende sig til denne type forretninger på en ansvarlig måde, og den manglende hastighed gør det muligt at kontrollere sagenes fremskridt fuldt ud, bringe alle detaljer til det ideelle, klart tænke igennem alle trinene og derved opnå et produktivt resultat.

Eisenhowers matrix lærer dig primært, hvordan du prioriterer. Dette betyder, at det vigtigste ved planlægningen er evnen til at skelne mellem vigtige spørgsmål, der fører dig til store mål fra sekundære mål. De opgaver, der skal bringes i gruppe C, er ikke vigtige, i det væsentlige er dette ting, der distraherer fra de vigtigste mål, de bidrager ikke til fremme, men tværtimod kun hindrer udviklingsprocessen. Ofte forhindrer de dig i at koncentrere dig om at nå vigtige mål og dermed reducere effektiviteten af ​​fortidens spænding.

Du skal ikke forveksle presserende spørgsmål fra felt C, som er uvæsentlige, med presserende spørgsmål fra felt A, som bare er ekstremt vigtige. Dette fører som regel til det faktum, at det virkelig vigtige vil forblive i baggrunden. Et levende eksempel på en sådan situation kan være møder, der pålægges af nogen udenfor, som du ikke har brug for, eller tømme lange samtaler, gå til fester og festligheder, invitationer, som kommer fra folk, der ikke er interesseret i dig, nogle husholdningsopgaver, fordeling af husholdningsapparater og lignende. Ja, dette skal gøres hurtigst muligt, men løsningen af ​​disse opgaver er ikke en vigtig nødvendighed, og deres manglende opfyldelse medfører ingen problemer.

Klasser fra denne gruppe giver ikke noget, tværtimod, de kan gøre meget skade. De skulle forsøges at blive udsat indtil senere, og det er bedre at ignorere dem fuldstændigt. Men fjenden skal være kendt ved syne - det er bydende nødvendigt at udarbejde en liste over sådanne ”skadedyr” i felt D, fordi det er netop disse aktiviteter, der ”spiser op” vores tid. Det er disse ting, der er så fristende og attraktivt for mange mennesker på grund af deres ligefremhed og løftet om at give afslapning og glæde at tilbringe tid i den søde lykke.

Sådanne karakteristika ved disse "sager" skaber en stor fristelse til at behandle dem i første omgang og lade, som de siger, hele verden vente. Det kan være ekstremt vanskeligt at komme ud af en pulje af sådanne pseudo-genstande, da de virkelig trækker en person. Men forsøg på at ødelægge vanen med at håndtere dem bør ikke opgives.

Disse aktiviteter inkluderer:

• samtaler om intet, tomme, meningsløse samtaler (både telefonisk og live);
• det samme som samtalerne fra foregående afsnit, korrespondance i messengers, sociale netværk, alle former for chats;
• se film, serier, tv-programmer, der ikke bærer en semantisk belastning, distraherende fra alvorlige problemer og anliggender, der forårsager forskellige negative følelser;
• computer og andre (ikke-udviklende) spil.

Hvile for krop og sjæl er utvivlsomt nødvendigt, men der er mange andre nyttige måder til dens implementering:

• læsning af kvalitetslitteratur;
• ture til udstillinger, teatre og museer;
• intelligensudviklende spil;
• undervisning i poolen, motionscenter, vandreture på skøjtebaner, ekskursioner ud af byen, rejser osv.

Hvis du ikke helt kan eliminere skadelige erhverv fra gruppe D fra dit liv, skal du i det mindste forsøge at udskyde dem, kun være opmærksom på dem, når tingene fra gruppe A og B er afsluttet. Men prøv at minimere den tid, der bruges på "tomme" aktiviteter .

Der er stor sandsynlighed for at tilskrive sagen til en upassende gruppe. Dette er det største problem i opbygningen af ​​et hierarki af vores prioriteter. For at gøre det lettere at håndtere det skal du lære at svare på to spørgsmål med to ord - “ja” eller “nej”. For eksempel: "Vil gennemførelsen af ​​denne sag hjælpe mig med at komme nærmere mit hovedmål?" Svaret "ja" betyder sagens betydning, svaret "nej" er ikke vigtig.

”Hvis jeg ikke løser dette problem nu, vil det miste sin relevans i morgen?” Svaret "ja" betyder, hvor meget det haster, svaret "nej" - ikke presserende. Når du har bestemt kategorien for hver lektion på denne måde, skal du først gøre tingene fra gruppe A og derefter fra gruppe B.

Det bedste tidspunkt at sammensætte en matrix er begyndelsen på en ny dag. Tænk nøje over, hvilke opgaver du står over for i den nærmeste fremtid, og skriv dem ned i form af en regelmæssig liste. Test derefter hver af dem ved hjælp af ovenstående spørgsmål, og anbring dem i felterne i henhold til svarene. Glem ikke at nævne de mindste og mest ubetydelige sager, som bare tager vores tid forgæves.

Det samlede antal opgaver, du bestemmer selv. Når du har opdelt sagerne i de relevante kategorier, kan du skrive i en notesbog eller oprette en regelmæssig praktisk liste i telefonarrangøren, efterhånden som hastigheden og betydningen mindskes, så den første på listen er sagerne fra gruppe A, den anden fra B, den tredje fra C og fra D du behøver ikke at skrive overhovedet. Glem ikke at opgaver fra gruppe A og C er underlagt delegation til familie, venner, kolleger eller underordnede. Men gruppe B - det er de ting, det er vigtigt at gøre alene.

Eisenhowers matrix kan bruges af alle, der har brug for den. Det er godt, fordi det vil være lige så nyttigt for alle, uanset alder og social status: lederne af organisationer og virksomheder, og almindelige arbejdere og kontorarbejdere, husmødre og studerende og børn, der studerer i skoler.

Lad os se på et eksempel på, hvordan daglige optagelser i Eisenhower-systemet kan se ud.

Gruppe af presserende og vigtige spørgsmål:

• kør bilen til servicestationen for reparationer, da jeg har brug for den til arbejde;
• forelægge en kvartalsrapport;
• håndtere et problem med et kreditkort.

En gruppe med presserende, men vigtige anliggender:

• at udvikle et nyt emne og skitsere de vigtigste retninger for et nyt projekt;
• holde op med at ryge;
• lære engelsk;
• Køb medlemskab af gymnastiksalen.

Gruppe af presserende, men ikke vigtige spørgsmål:

• gå til årsdagen for San Sanych fra den juridiske afdeling;
• lykønsker alle på sociale netværk med den første dag i foråret.

Gruppe af presserende og uvigtige anliggender:

• rengør skabet;
• lav ting på mezzaninet;
• se serien;
• leg med en papegøje.

Eisenhowers matrix kan sammenlignes med et rensningssystem, et filter, der giver dig mulighed for at slippe af med unødvendige ting. Først kan det være nødvendigt at udarbejde det dagligt, men med ophobningen af ​​erfaring vil du begynde at føle på intuitionniveau, hvilken forretning der hører til hvilken kategori. Og så snart et sådant tidsstyringssystem er mestret, og du lærer at bruge det effektivt, samt distribuere sager korrekt i henhold til kvadranter, vil du straks føle en bølge af frihed.Du vil begynde at have tid til at gøre alt til tiden og på samme tid ikke at haste, dit liv vil blive bragt tilbage til det normale, mål, der synes uopnåelige, vil pludselig nås. Og du vil blive garanteret tilstedeværelsen af ​​fremragende kondition og stærkt humør, energi og kraft.

Disciplin er grundlaget for succes. Sikkert, du var opmærksom på sådanne mennesker, der mangler sådanne kvaliteter, de befinder sig i en uendelig hvirvelvind af uendelige "gerninger", hele tiden de gør noget tomt, meningsløst, men ifølge deres udsagn er umulig vigtig. Og synet af disse mennesker er konstant træt, udmattet, tabt, elendig. De er altid irriterede, nøjeregnede og rastløse.

Hvis du ikke ønsker at være sådan og ikke ønsker at vække folk sympati og medlidenhed hos mennesker, skal du handle efter det modsatte princip. Hvis alt sker for dem, og du vil have de modsatte resultater, skal du handle på de modsatte måder. Nemlig: at sætte disciplin i orden, mestre metoderne for selvorganisering, overholde klare planer, tidsplaner og regimer, klart forstå, hvornår og hvad de skal gøre, og vigtigst af alt, hvorfor alt dette, hvad er formålet. Og Eisenhower-matrixen vil være en stor hjælper for dig i disse spørgsmål.

Faktisk er det ikke for ingenting, at dens grundlægger, hvis navn hun bærer, var i stand til at opbygge en sådan svimlende karriere og blive en af ​​de mest berømte og elskede af de amerikanske folkepræsidenter såvel som en meget succesrig militær figur. Og alt dette til trods for, at denne store mand blev født i en fattig familie. Du kan med sikkerhed tage et eksempel fra sådanne mennesker og bruge de værktøjer, der er opfundet af dem.